タイムカード保管の必要性
タイムカードは漫然と保管しておけばよいわけではなく、必要なときに取り出せるよう整理して保存しておくのが望ましいとされています。まずはタイムカード保存の必要性と、保管されたタイムカードがどういったときに必要となるかについて解説します。
労働基準法で保管義務がある
タイムカードをはじめ、各従業員の勤怠データは労働基準法で保管が定められています。
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
また、同法にはタイムカードの保管期間に関する罰則が明記されています。違反すると30万円以下の罰金を科される可能性があります。
労働基準監督署の調査時に必要になる
労働基準監督署から企業が労働基準法に抵触していないか調査されることがあります。調査項目の一つに「労働時間の管理が適切に行われているか」が含まれており、勤務記録としてタイムカードが必要です。
社内トラブルを防ぐ
タイムカードは客観的な勤務状況の証明として役立ちます。例えば従業員から残業代の未払いや給与計算ミスを指摘された場合、タイムカードを公開すれば正確な金額がわかるでしょう。
タイムカードの保管期間
タイムカードの保管期間は従来３年間でしたが、2020年の法改正により５年に延長されました。 したがって法改正前のタイムカードであれば、５年間保管しなくても違法にはなりません。ただし法改正に伴い賃金請求権の消滅時効も５年に変更されたため、法改正前のタイムカードであっても最低５年以上保管することをおすすめします。
また、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合のタイムカードは、７年間の保管が必要なため注意しましょう。
参考：労働基準法の一部を改正する法律（令和２年法律第13号）の概要｜厚生労働省
タイムカードの保管方法
紙のタイムカードは紛失や劣化のリスクがあるため、期間ごとにファイリングしたうえで湿度や温度の適した環境下で保管するのが望ましいといえます。スキャンして電子化しておけば、万が一の消失に備えられるほか検索性も向上するためおすすめです。
電子データでタイムカードを保管する場合も期間ごとにフォルダ分けし、いつのデータかわかるようファイル名を工夫して管理します。個人情報が含まれているため、アクセス制限をかけるなど、セキュリティ対策も欠かさず行いましょう。
勤怠管理システムでタイムカードを管理すると、保管場所が不要になるほか、管理コストを減らせます。最新の法改正にも対応でき、業務効率化につながるでしょう。システム導入を検討中の方は以下の記事も参考にしてください。
タイムカード保管時の注意点
ここからは、タイムカードを保管する際の注意点について解説します。
契約形態に応じて起算日が異なる
勤怠データは基本的に給与の支払いが完了した日を起算日とします。例えば、2024年１月分の給与を2024年２月25日に支払った場合は、１月のタイムカードを2029年３月24日まで保管しなければなりません。
ただし派遣社員の場合は、例外的に派遣契約が終了した日を起算日とします。契約形態によっては保管すべきタイムカードの範囲が異なるため注意しましょう。
すべての従業員のタイムカードを保管する
従来労働基準法では、タイムカードの保管対象者を「管理監督者に該当する労働者とみなし労働時間制適用者以外」としていました。しかし現在、労働安全衛生法により長時間労働の抑制を目的として、すべての従業員における労働時間の把握が義務付けられています。したがって、対象外とされる管理監督者やみなし労働時間制の適用者についても、タイムカードは一定期間保管しておく必要があります。
また退職した従業員についても、タイムカードを破棄せず保管していなくてはなりません。なぜなら、退職後であっても賃金未払いなどの賃金請求権が執行される可能性があるためです。
タイムカードの保管期間を知り適切に管理しよう
タイムカードは、労働基準監督署の立ち入り調査や労災の保険給付や助成金の申請などに用いられることがあります。すぐに必要なデータを探し出せるよう、電子データにて管理するのがおすすめです。
勤怠管理システムなら、勤怠時間の管理だけでなく、日々の勤怠打刻や有給管理なども効率化できます。タイムカードをアナログで管理している方は、資料請求などを活用し、システム導入も検討してみてください。
