資料請求リスト
0

タイムカードの保管期間は何年?保管方法や注意点を解説

タイムカードの保管期間は何年?保管方法や注意点を解説

タイムカードに関わる業務は月末の集計だけでなく、原本の保管も必要です。乱雑に保管しているとトラブルにもなり得るため、注意しましょう。

この記事では、タイムカードで勤怠管理を行う企業の担当者に向けて、保管の必要性や法的要件、保管方法をわかりやすく解説します。

この記事は2024年4月時点の情報に基づいて編集しています。
\ 無料で一括資料請求!/
目次

    タイムカード保管の必要性

    タイムカードは漫然と保管しておけばよいわけではなく、必要なときに取り出せるよう整理して保存しておくのが望ましいとされています。まずはタイムカード保存の必要性と、保管されたタイムカードがどういったときに必要となるかについて解説します。

    労働基準法で保管義務がある

    タイムカードをはじめ、各従業員の勤怠データは労働基準法で保管が定められています。

    第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

    参考:労働基準法 | e-Gov法令検索

    また、同法にはタイムカードの保管期間に関する罰則が明記されています。違反すると30万円以下の罰金を科される可能性があります。

    労働基準監督署の調査時に必要になる

    労働基準監督署から企業が労働基準法に抵触していないか調査されることがあります。調査項目の一つに「労働時間の管理が適切に行われているか」が含まれており、勤務記録としてタイムカードが必要です。

    社内トラブルを防ぐ

    タイムカードは客観的な勤務状況の証明として役立ちます。例えば従業員から残業代の未払いや給与計算ミスを指摘された場合、タイムカードを公開すれば正確な金額がわかるでしょう。

    勤怠管理システム紹介ページ遷移画像

    タイムカードの保管期間

    タイムカードの保管期間は従来3年間でしたが、2020年の法改正により5年に延長されました。 したがって法改正前のタイムカードであれば、5年間保管しなくても違法にはなりません。ただし法改正に伴い賃金請求権の消滅時効も5年に変更されたため、法改正前のタイムカードであっても最低5年以上保管することをおすすめします。

    また、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合のタイムカードは、7年間の保管が必要なため注意しましょう。

    参考:労働基準法の一部を改正する法律(令和2年法律第13号)の概要|厚生労働省

    タイムカードの保管方法

    紙のタイムカードは紛失や劣化のリスクがあるため、期間ごとにファイリングしたうえで湿度や温度の適した環境下で保管するのが望ましいといえます。スキャンして電子化しておけば、万が一の消失に備えられるほか検索性も向上するためおすすめです。

    電子データでタイムカードを保管する場合も期間ごとにフォルダ分けし、いつのデータかわかるようファイル名を工夫して管理します。個人情報が含まれているため、アクセス制限をかけるなど、セキュリティ対策も欠かさず行いましょう。

    勤怠管理システムでタイムカードを管理すると、保管場所が不要になるほか、管理コストを減らせます。最新の法改正にも対応でき、業務効率化につながるでしょう。システム導入を検討中の方は以下の記事も参考にしてください。

    関連記事 【2025ランキング】勤怠管理システム比較29選!料金や満足度も紹介

    タイムカード保管時の注意点

    ここからは、タイムカードを保管する際の注意点について解説します。

    契約形態に応じて起算日が異なる

    勤怠データは基本的に給与の支払いが完了した日を起算日とします。例えば、2024年1月分の給与を2024年2月25日に支払った場合は、1月のタイムカードを2029年3月24日まで保管しなければなりません。

    ただし派遣社員の場合は、例外的に派遣契約が終了した日を起算日とします。契約形態によっては保管すべきタイムカードの範囲が異なるため注意しましょう。

    すべての従業員のタイムカードを保管する

    従来労働基準法では、タイムカードの保管対象者を「管理監督者に該当する労働者とみなし労働時間制適用者以外」としていました。しかし現在、労働安全衛生法により長時間労働の抑制を目的として、すべての従業員における労働時間の把握が義務付けられています。したがって、対象外とされる管理監督者やみなし労働時間制の適用者についても、タイムカードは一定期間保管しておく必要があります。

    また退職した従業員についても、タイムカードを破棄せず保管していなくてはなりません。なぜなら、退職後であっても賃金未払いなどの賃金請求権が執行される可能性があるためです。

    参考:労働安全衛生法 | e-Gov法令検索

    タイムカードの保管期間を知り適切に管理しよう

    タイムカードは、労働基準監督署の立ち入り調査や労災の保険給付や助成金の申請などに用いられることがあります。すぐに必要なデータを探し出せるよう、電子データにて管理するのがおすすめです。

    勤怠管理システムなら、勤怠時間の管理だけでなく、日々の勤怠打刻や有給管理なども効率化できます。タイムカードをアナログで管理している方は、資料請求などを活用し、システム導入も検討してみてください。

    勤怠管理システム紹介ページ遷移画像
    \ 無料で一括資料請求!/
    新NISAに関する実態調査アンケート

    アンケート回答者の中から毎月抽選で10名様に

    Amazonギフトカード1,000円分が当たる!

    電球

    ITトレンドMoneyみんなのおサイフ事情では

    「新NISAに関する実態調査」をしております。

    ぜひご協力ください。

    it-trend moneyロゴ
    新nisaアンケートロゴ
    \匿名OK!カンタン2分で完了/アンケートに答える
    IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「タイムカードの保管期間は何年?保管方法や注意点を解説」というテーマについて解説しています。勤怠管理システム・就業管理システムの製品 導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。
    このページの内容をシェアする
    facebookに投稿する
    Xでtweetする
    このエントリーをはてなブックマークに追加する
    pocketで後で読む
    勤怠管理システム・就業管理システム_診断バナー
    認知度、利用経験率No.1のITトレンド 勤怠管理システム・就業管理システム年間ランキング
    カテゴリー関連製品・サービス
    カテゴリー関連製品・サービス
    KING OF TIME
    株式会社ヒューマンテクノロジーズ
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.1
    「ジンジャー勤怠」
    jinjer株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    3.8
    ジョブカン勤怠管理
    株式会社DONUTS
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.0
    レコル
    中央システム株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.5
    「キンタイミライ」
    株式会社ネオレックス
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.2
    CLOUZA
    アマノビジネスソリューションズ株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.0
    セコムあんしん勤怠管理サービスKING OF TIME Edition
    セコムトラストシステムズ株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.2
    タッチオンタイム
    株式会社デジジャパン
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.1
    就業管理システム『TimeWorks』
    株式会社WorkVision (FUYO LEAS GROUP)
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    5.0
    キンコン
    株式会社ソウルウェア
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.2
    安心の導入支援!『e-就業OasiS』
    株式会社ニッポンダイナミックシステムズ
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    3.7
    クラウド勤怠『 CYBER XEED就業 』
    アマノビジネスソリューションズ株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    3.8
    勤怠管理+グループウェアの【TimeBiz】1人79.2円~
    株式会社ASJ
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    3.2
    KING OF TIME
    iビジネスパートナーズ株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.5
    マネーフォワードクラウド勤怠
    株式会社マネーフォワード
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.2
    One人事
    One人事株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.2
    ロウムメイト勤怠
    株式会社カオナビ
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    0.0
    『ShiftMAX』
    KYODOU株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.0
    TimePro-VG
    アマノ株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    3.7
    ALIVE SOLUTION TA
    三菱電機デジタルイノベーション株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    3.8
    freee勤怠管理Plus
    フリー株式会社
    ☆☆☆☆☆
    ★★★★★
    ★★★★★
    4.3
    ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
    勤怠管理システム・就業管理システムの製品をまとめて資料請求