海外勤務でも勤怠管理！管理方法・注意点と勤怠管理システムの機能

海外でも勤怠管理は必要？

政府が働き方改革を推進している中、勤怠情報の管理は非常に重要性を増してきています。勤怠情報とは、出退勤時刻や労働時間、休暇取得状況などをはじめとした社員の「出勤状況」をまとめたものです。勤怠情報は給与や人事評価にも関わってくる情報であるため、企業は必ず管理しなければなりません。

勤怠管理が必要なのは、海外出張など海外勤務時においても同様です。しかし、こと海外勤務となると、日本の法律が適用されるのか、現地の法律に適応されるのか、分からなくなってしまう担当者もいるのではないでしょうか？一口に海外勤務といっても、その種類によって勤怠管理方法は異なります。そこで、海外勤務時における勤怠管理の方法を種類別にそれぞれ確認していきましょう。

あなたは完璧？海外勤務の種類とその勤怠管理方法

海外勤務における種類は、「海外出張」「海外出向」「海外移籍」の3つです。

海外出張

そもそも出張とは、業務のために普段とは異なる勤務地へ行き、仕事を行うことを意味します。その勤務地が海外の場合が海外出張にあたり、日本の企業の指揮命令下において業務を遂行します。勤務が一時的で、目的の業務の達成後に元の勤務地へ戻る場合が多いです。

■海外出張の勤怠管理方法

海外出張における勤怠管理方法は、日本の企業の指揮命令下にあるため、日本の勤怠管理ととくに変わることはありません。日本の企業に出社をするのと同様に、出退勤時は打刻が必要です。管理者は、日本の社員と同様に、勤怠情報の管理及び承認を行います。

海外出向

海外出向とは、日本の企業に所属をしながら、出向先の現地企業の指揮命令下において業務を行う勤務形態です。派遣社員と同じように、労働時間や就業場所などは出向先企業の責任となり、解雇・退職など地位にかかわる部分については出向元企業の責任となります。給与計算に関しては、実際に給与を支払う側の就業規則が適用され、給料を支払う側に労働基準法順守の責任を負います。

■海外出向の勤怠管理方法

勤怠管理は給料を支払う側が行う必要がありますが、どちらが支払うかは場合によって異なります。もし出向元である日本企業が支払う場合には、通常通り出退勤の管理、承認を行います。

海外転籍

海外転籍とは、日本の企業との雇用契約が切れ、現地の企業と雇用契約を結んだ勤務形態のことです。指揮命令系統は現地の企業下にあり、転籍先である現地の法律が適用されます。

■海外転籍の勤怠管理方法

現地の企業に勤怠管理を任せる形となります。日本の労働条件と現地の労働条件が異なる場合があるため、管理項目も異なる可能性があります。

つまり、日本の制度に合わせて勤怠管理を行う必要があるのは、「海外出張」と「海外出向」の2パターンのときです。

海外出張・海外出向時における勤怠管理の注意点

では、日本に管理責任がある場合の「海外出張」と「海外出向」の勤怠管理における注意点について紹介していきます。

① 時間外労働や休日出勤の扱い

日本企業が時間外労働や休日出勤を指示した場合を除いては、時間外労働や休日出勤はないものとして扱われます。時間外労働については、みなし労働時間制が適用され、実際の労働時間にかかわらず、所定時間の労働をしたものとして計上する場合が多いです。

② 移動時間の扱い

海外出張の際の移動時間は、労働時間に含めないことが一般的です。海外への移動は、長時間を要し、負担も大きいことから、労働時間に入れるべきと考えることも多いですが、一般的に含めません。

海外出張・海外出向で活用できる勤怠管理システムとは？

市場に出ている勤怠管理システムの中には、海外での活用を想定したものも多くあります。その勤怠管理システムに搭載されている機能を2つご紹介します。

① 多言語対応機能

英語をはじめとした各種言語に対応することで、海外支社などにも共通した勤怠管理システムを導入することが可能になるでしょう。システムを統一して勤怠管理を行えるため、一括管理をしている日本企業の管理部門は管理工数を大きく削減することができると思います。

現地法人に出向していて、承認を得る必要がある場合があっても、言語の違いによるコミュニケーションエラーは起きにくくなるでしょう。

② 時差対応機能

特に海外出張時には、これまで通り日本で使っている勤怠管理システムをそのまま使うことが多くあると思います。その際に、システムが日本標準時のままでは、出退勤時刻の記録を正しくすることができません。

時差対応機能があれば、現地での出退勤打刻をすると現地時間で記録されるため、正確な出退勤時刻を把握することができます。

【まとめ】 海外出張・出向に勤怠管理システムを有効活用！

海外勤務時の場合も勤怠管理は必要です。勤怠管理システムの中には、海外出張や海外出向時に適用した機能を持ったものもあります。海外支社や拠点などを有している企業の場合は、対応できる勤怠管理システムを検討してみてもいいかもしれませんね。