テレワーク導入の手順や要検討ツールについて解説！導入時の助成金は？

テレワーク導入の進め方７ステップ

労働人口の減少に対策するための「働き方改革」のもとで、総務省や厚労省が主体となってテレワークの導入支援がなされています。厚労省が公開しているテレワーク総合ポータルサイトには、テレワーク導入のプロセスが詳しく解説されています。

参考：テレワークの導入プロセス｜厚労省

具体的にテレワークはどのように導入すればいいのでしょうか。テレワークの導入プロセスは、導入の検討から導入後の評価まで７段階に分類できます。

導入の進め方についてそれぞれ解説していきます。

１．導入検討・経営判断・全体方針決定

テレワーク導入にあたってまず重要なのが、最終的に得たい効果を考えて導入の目的を明確にすることです。例えば生産性の向上や、人材の確保などが挙げられるでしょう。テレワークの導入自体が目的にならないように、テレワーク導入で自社が得たい効果は何なのかを整理しておきましょう。

またテレワーク導入の目的や意義については、経営トップから従業員へ説明共有し、理解や協力を得られるように努めましょう。その後、テレワーク導入のガイドライン（ポリシー・基本方針）を策定します。ガイドラインに盛り込む内容は、一例として以下のようなものが挙げられます。

• ●導入目的
• ●導入範囲
• ●対象業務
• ●頻度
• ●導入コスト

２．推進体制の構築

次にテレワーク導入に向けた推進体制の構築に着手します。社内の各部署がテレワークの意義を理解し、導入が円滑に進むよう体制を整えましょう。

そのためには、プロジェクトチームの設置が有効です。メンバーは、テレワーク導入に関わる社内制度や施策を担当する部門を中心にします。経営企画部門、総務・人事部門、情報システム部門、そしてテレワーク導入の対象部門のメンバーなどで構成しましょう。

３．現状把握や導入課題の抽出

プロジェクトチームが発足したら、各部署の現状分析を行いましょう。確認しておきたいポイントは以下のようなものです。

• ・就業規則に関連する社内の制度（勤怠管理制度や給与や手当など）
• ・人事評価制度（目標管理制度、成果にもとづく評価制度など）
• ・ICT環境（テレワークに対応できるシステムかなど）
• ・業務時間や業務で使用する書類の形態（紙か電子かなど）
• ・労働組合がある場合は組合の考え方（労働組合がない場合には従業員の考え方）
• ・セキュリティや個人情報の取扱いルール

現状を把握しておかないと、現場に余計な混乱を生じさせたり非効率になったりする可能性があります。特に就業規則やテレワークにおける社員の評価制度は明確にしておかないと、トラブルの原因になりがちですので、抜けもれなくチェックしましょう。

４．テレワークに関する社内ルール作り

現状を把握し、対象者や対象業務がはっきりした後は、テレワーク導入に向けた社内ルールの作成に移りましょう。定めるルールには以下のようなものがあります。

テレワークの形態や頻度を決める

テレワークの形態には「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィスワーク（施設利用型）」があります。各部署や業務に適した形態を選ぶようにしましょう。また、頻度についても決めなければいけませんが、導入初期段階ではまずトライアルとして週１～２日程度でスタートさせるのが無難です。制度やルールの大幅改定も避けられます。

勤務形態を設定する際は、在宅勤務の場合、部分在宅と終日在宅勤務どちらにするのか、サテライトオフィスワークの場合は、自社専用か他社共用のシェアオフィスも認めるかなど、詳細についても詰めておきましょう。

勤怠管理を見直す

テレワークを初めて導入する場合、勤怠管理方法を確認し、就業規則にテレワーク勤務に関する規定を盛り込みましょう。就業規定に直接規定を加える方法と、「テレワーク勤務規程」という個別の規程を定める方法があり、所定の手続きを踏む必要があります。

勤怠管理の中でも、特に始業・終業時刻の報告と記録の残し方については具体的に決めておきましょう。メールやチャットツール、電話で報告する方法や、勤怠管理システムやエクセルを活用して労働時間を記録管理する方法などがあります。テレワークを利用する場合の申請や承認方法についても、あわせて検討しましょう。

人気の勤怠管理システムはこちらから確認できます。

電子化すべき紙文書を選定する

紙ベースの見積書や稟議書では、捺印や回覧しないといけないために、テレワーク中でも出社するケースがあります。テレワークで業務の効率性や生産性向上を目的とする場合、紙文書の電子化は欠かせません。ただし、すべての紙文書を電子化するには時間も手間もかかるため、まずは優先的に電子化するべき書類はどれかを決めましょう。

また、出社せずにWeb上で捺印や書類の回覧ができるワークフローシステムの活用などを検討するのもいいでしょう。以下の記事で情報収集するのもおすすめです。

関連記事

watch_later 2021.05.19

【2021年最新】ワークフローシステムとは？タイプ別に見るおすすめ製品27選と導入メリット

続きを読む ≫

テレワーク導入のための教育・研修を実施する

テレワーク導入で失敗しないためには、教育や研修は不可欠です。教育や研修により、社内における認識のすり合わせや意識改革、スムーズな導入と業務遂行が実現します。こうしたプログラムは、テレワーカーだけでなく全社的に実施するのが望ましいでしょう。

５．ICT（情報通信技術）環境の整備

テレワークには、ICT環境の整備が不可欠です。ICT環境整備の進め方を３つのポイントから解説していきます。

既存のICT環境の活用

既存のIT資産を生かして、テレワーク用のICT環境を構築することも可能です。以下のいずれかの仕組みがあるか確認しましょう。

■リモートデスクトップ

遠隔でオフィス端末のデスクトップを操作。テレワーク端末へのデータ保存は不可。

■仮想デスクトップ

オフィスのサーバから提供される仮想デスクトップを遠隔操作。テレワーク端末へのデータ保存は不可。

■クラウド型アプリケーション

クラウド上で提供されるアプリケーションに、社内外からアクセスして操作。テレワーク端末へのデータ保存は選択できる。

■会社支給のPC

会社で使っているPCなどを持ち帰って利用。テレワーク端末へのデータ保存が可能。

リモートデスクトップや仮想デスクトップ、クラウド型アプリのいずれも情報通信ネットワークのセキュリティは確保されますが、初期費用を抑えられるのはリモートデスクトップやクラウド型アプリです。

労務管理をリモート化する

テレワークを行うにあたり必要不可欠であるのが「労務管理」です。始業・終業時刻の記録や報告をする勤怠管理、業務時間中の在席管理、業務遂行状況を把握する業務管理が該当しますが、従来の管理方法ではテレワークに対応しきれません。

Web上で始業・終業などが記録できるクラウド型勤怠管理システムを使う、メールやチャットを活用する、PCのログ取得で労働時間を把握するなど、テレワークに対応できるシステム導入も検討しましょう。

労務管理のリモート化に役立つ勤怠管理システムの比較検討には、以下の記事がおすすめです。

関連記事

watch_later 2021.10.14

【2021年版】定番の勤怠管理システム30選を徹底比較！

続きを読む ≫

コミュニケーション環境を整える

テレワークは、上司や同僚と顔をあわせずに仕事をする時間が増えます。その結果、コミュニケーション不足が生じ、テレワーク利用者の業務効率の低下につながります。

この問題の解決には、ビジネスチャットや社内SNSなどのコミュニケーション活性化ツールを活用しましょう。さらに、端末の画面やファイルなどを共有し、リアルタイムの共同作業ができる「Web会議システム」といったITツールを使えば、より密度の高い意思疎通が図れるでしょう。

各ツールの最新情報は以下の記事で確認できます。

関連記事

watch_later 2021.04.26

【2021年最新】社内SNSツール・アプリ18製品比較！無料製品も紹介

続きを読む ≫

関連記事

watch_later 2021.09.22

【2021年版】Web会議システム比較おすすめ13選！定番・無料製品も紹介

続きを読む ≫

その他テレワークで生じる課題解決に役立つシステム

テレワークを本格的に運用すると、「勤怠管理ができない」「コミュニケーションがとりずらい」以外にも課題が生じる可能性があります。

以下の記事でテレワークで役立つシステムをまとめて紹介しています。顧客との商談や採用活動はどうしたらいい？といったお悩み解決のためのツールも紹介しているので、参考にしてください。

関連記事

watch_later 2020.08.14

在宅勤務(テレワーク)に必要なITシステムは？短期・長期施策に分けて紹介

続きを読む ≫

６．セキュリティ対策の実施

社外でIT機器などを利用するテレワークでは、不正アクセスやIT機器の紛失による情報漏えいなどのセキュリティリスクが発生します。ここでは効果的なセキュリティ対策について紹介します。

端末管理を徹底する

端末の紛失やウイルスによる情報漏えいのリスクは、端末管理を徹底して対策しましょう。具体的には、ウイルス対策ソフトウェアを導入するのがおすすめです。

また、モバイル端末を使う場合は、複数の端末を一元管理できるMDMを導入するのもよいでしょう。リモートロックやデータ暗号化など、端末からの情報漏えいを防ぐ機能が搭載されています。

関連記事

watch_later 2021.09.28

【2021年版】最新のおすすめMDM10選を比較！効果的な選び方も解説

続きを読む ≫

ファイアウォールを導入する

社外からの不正アクセスに対策するためには、ファイアウォールの導入が効果的です。社内ネットワークと外部との境界を設定し、不正アクセスを防ぎます。

また、IPS（侵入防止システム）、IDS（侵入検知システム）を導入すれば、不正アクセスの侵入検知や排除ができます。

関連記事

watch_later 2021.06.08

【2021年版】IDS・IPS製品おすすめ８選！価格・特徴を一覧で比較

続きを読む ≫

関連記事

watch_later 2021.06.03

【最新】ファイアウォールおすすめ製品比較！セキュリティ機能も解説

続きを読む ≫

７．テレワークの導入・評価

最後に、導入による効果を測定する方法について２つ紹介します。

量的評価

定量評価項目には以下のようなものがあります。

• ・顧客対応（顧客対応回数、時間）
• ・情報処理（伝票などの処理件数、企画書の作成件数など）
• ・残業時間（テレワーク対象者とオフィス勤務社員で比較）
• ・オフィスコスト（賃貸料、電気代など）
• ・移動コスト（移動時間、通勤・出張コスト）
• ・情報通信コスト（情報システム保守費用、通信費用）
• ・人材確保（入社応募者数・質、離職率）

これらを評価の基準にして改善していきましょう。

質的評価

定性評価項目には以下のものがあります。

• ・業務改善（知識・情報の共有など）
• ・成果・業績（業績評価の向上など）
• ・コミュニケーション（質や頻度）
• ・情報セキュリティ意識の徹底度
• ・業務の自律性
• ・働き方の質（仕事や働き方・会社に対する満足度、通勤疲労度）
• ・生活の質（ワーク・ライフ・バランスの実現）

これらを参考に、導入効果を見てみましょう。

テレワーク導入時の３つのポイント

テレワークを導入する際には、いくつかの押さえるべきポイントがあります。

１．システム導入時にセキュリティを確認する

ICT環境を整える際に情報通信システムを導入しますが、セキュリティを考慮しましょう。システムによって搭載されているセキュリティ機能が異なるので、自社のセキュリティポリシーとの適合性をチェックする必要があります。

２．テレワーク先の経費に関して取り決めをしておく

テレワーク先でかかる通信費や光熱費の負担に関しては原則会社負担ですが、事前に会社とテレワーカーとの間で取り決めを結びましょう。

また、そのような取り決めはテレワーカーだけでなく全社員に共有すべきです。なぜならテレワーカーとオフィスワーカーが共同作業する際に、認識のズレが起きる可能性があるからです。

３．助成金を申請する

中小企業の場合に限られることが多いですが、テレワークを導入するなら助成金を申請しましょう。テレワークの実施により、労働者の人材確保や雇用管理改善などの効果をあげた中小企業事業主を支援する「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」や、ITツールを導入する企業向けのIT導入補助金などがありますので、有効活用しましょう。

参考：人材確保等支援助成金（テレワークコース）｜厚生労働省
参考：IT導入補助金2021｜ 一般社団法人 サービスデザイン推進協議会

テレワークの導入状況

あらためておさらいですが、テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用して場所や時間に制限されない柔軟な働き方をいいます。総務省が推進する働き方改革のもと、時間や場所に制限されない柔軟な働き方として注目を集めていますが、実際にはどれくらい導入されているのか見ていきましょう。

企業におけるテレワークの導入率は大企業で53.7％

総務省の調査によると、令和２年時点で企業におけるテレワークの導入率は、前年度の20.2％から大幅アップして47.5％に達しました。導入予定がある企業も含めると６割となり、年々増加傾向にあります。加えて、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、テレワークを導入した企業は増えると見込まれましたが、実際に令和３年に実施された調査では、在宅勤務・リモートワークが制度化された企業は、大企業で53.7％、中小企業で23.6％と企業規模で差があるものの、大幅に増加しました。

参考：令和２年通信利用動向調査の結果｜総務省
参考：第14回「新型コロナウイルスに関するアンケート」調査｜東京商工リサーチ

テレワークの課題は業務が限定されること

テレワークは働き方改革の推進もあり、徐々に普及していますが、課題もあります。

多くの企業にとってテレワーク導入の弊害となるのは、社内にいないと完遂できない業務があることです。また、情報漏えいのリスクが発生するのも懸念点の一つでしょう。

テレワークを導入して、業務効率化を！

今回は、テレワークの導入プロセスをまとめました。テレワークの推進は社内の複数部署が関係するため調整に時間を要することもありますが、目的を明確にしてスモールスタートで一部の部署から進めてみるのもよいでしょう。

新型コロナウイルス感染症の影響もあり、テレワークは今後も普及していく見込みです。この機会にぜひテレワーク導入を検討しましょう。