在宅勤務を導入する課題と解決策
在宅勤務にはいくつかクリアしなければいけない課題があります。その課題とシステムでできる解決策を紹介します。
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- 集まって会議や確認ができない
- ミーティングや会議、打ち合わせができない。
ちょっとした相談ができない。 - ▶Web会議システム
▶グループウェア
▶PBX - 誰が何をしているかわからない
- 誰がいつどんな業務をどのくらいしているかわからない。
勤務時間や休憩が管理できず、生産性の低下や働きすぎが発生。 - ▶勤怠管理システム
- コミュニケーションがとれない
- 同僚や社員とコミュニケーションが取れない。
社内の研修やトレーニングができない。 - ▶ビジネスチャット
▶eラーニングシステム - 営業活動ができない
- 顧客との商談ができず、営業ができない。
個々の営業の活動や売上額が把握できず、見通しが立たない。 - ▶オンライン商談システム
▶SFA - 採用活動ができない
- 応募者との面接など採用業務が滞る。
ホテルや会議室で行う説明会ができず自社のアピールができない。 - ▶Web面接システム
▶動画配信システム - 事務作業ができない
- 押印ができず、決済書や申請書のワークフローが滞る。
紙の書類の処理ができない。 - ▶ワークフローシステム
- セキュリティを強化しなくてはならない
- 社内の情報にリモートでアクセスできるようにしなければならない。
セキュアな環境で社内へのアクセスできるようにしなくてはいけない。
外部からの脅威へ対策強化しなくてはいけない。 - ▶リモートアクセスツール
▶VPN
▶UTM
◆在宅勤務をする際にまず導入したいシステム
さあ明日から在宅勤務を始めよう！としても、最低限の準備ができていなければ、仕事が回らず混乱してしまうでしょう。ここでは、比較的簡単に導入できて、在宅勤務を始めるときに導入の緊急度の高いシステムを紹介します。
まずは一部の業務や、チームの業務だけを置き換えられるかから検討してみてはいかがでしょうか。
「Web会議システム」なら在宅で会議もできる
在宅勤務をする際の課題として真っ先に挙げられるのが、会議や打合せの実施方法ではないでしょうか。自宅にいながら会議を開くための手段として有効なのが、Web会議システムの利用です。
Web会議システム：遠隔地との対面コミュニケーションを実現
Web会議システムとは、遠隔地にいる人とインターネット回線を通じて音声・映像をやりとりできるコミュニケーションツールのことです。
会議のやり方と言えば、参加者全員が一か所に集まり、資料を見ながら議論や打合せを行うのが一般的です。しかし、在宅勤務の場合はそれぞれが自宅で仕事をしているため、会議のために集まることができません。
これを解決するのがWeb会議システムです。Web会議システムを活用すれば、簡単操作で相手のPCと接続し、互いの表情や声を確認しながら会議を開くことができます。製品によっては資料共有機能も搭載されており、普段の会議と同じ感覚で利用することができます。
低コストかつすぐに導入できる製品が多い
遠隔地とも距離を感じずにコミュニケーションがとれるWeb会議システムですが、低コストかつ導入が簡単であるというメリットがあります。
Web会議システムは普段の業務で利用しているPCから利用することができます。製品の提供形態にもよりますが、PCに専用ソフトをインストールしたり、ブラウザ経由で特定のURLにアクセスすることですぐに利用開始できます。
特に最近増えているクラウド型の製品の場合は、自社で専用サーバーを用意したり、定期的な老朽化対策を行う必要がないため、導入コストとランニングコストを大幅に削減することができるのです。
PC以外にスマートフォンなどのモバイル端末からアプリを経由して手軽に利用できるものもあり、導入は非常に簡単であると言えるでしょう。本格導入前に無料トライアルを実施している製品もあるため、自社の在宅勤務体制構築の第一歩として、まずは製品をチェックしてみませんか。
在宅勤務で大活躍する「グループウェア」
在宅勤務を行うとなると必要になるのがグループウェアです。
グループウェア：コミュニケーションが円滑になる
グループウェアとは、組織のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率化するツールです。グループウェアの機能には、以下のような情報を共有するための機能が豊富に搭載されています。
- ・スケジュール管理
- ・ワークフロー
- ・掲示板
- ・電子メール
- ・Web会議
- ・文書管理（ファイル管理）
さらに、コミュニケーションの円滑化だけでなく、スマホからのアクセスや社内のペーパーレス化を実現することが可能です。
グループウェアを在宅勤務で使うメリット
グループウェアには紹介したように機能が豊富に搭載されているので、グループウェアを導入するだけで多くのシステムの役割を果たします。
さらに、スケジュール管理や電子メール、Web会議といった機能は在宅勤務であっても、社内のコミュニケーションをスムーズにできます。また、ワークフローの機能は、必要な承認フローを遠隔で行えるので、在宅勤務であっても仕事を滞らせることなく進めることが可能です。
在宅勤務のコミュニケーションを円滑にする「PBX」
ここからは、在宅勤務で必須ともいえるPBXについて解説していきます。
PBX:外線・内線のコミュニケーションを効率化する
PBXとは、お客様からの電話対応や社内における内線接続を効率化するシステムのことで、コールセンターはもちろん、内線の取次や外線の転送など、その用途は多岐にわたっています。
またPC接続やスマホの内線化もできるため、ビジネスフォンよりも需要は高まっているのです。
在宅勤務でPBXを活用するメリット
特にインターネット回線を利用するIP-PBXを利用すると、内線設定の工事不要で外線・内線対応をPCで行うことができます。
また先ほどご紹介したスマホ内線化機能により、自身のスマホから会社の番号で外線発信もできるため、長期間のリモートを前提とする在宅勤務では必須の製品といえるのです。
「ビジネスチャット」でコミュニケーションをスムーズに
在宅勤務を推進する上で、ビジネスチャットツールの整備は非常に重要です。
ビジネスチャットツール：メールよりもリアルタイムなやりとり
ビジネスチャットツールとは、クラウド上でチャットメッセージをやりとりできるシステムです。社内コミュニケーションのツールとして、通常の社内のやりとりでもメールに代わるツールとして中小企業から大手企業問わず導入されています。
少人数で始めることも可能なので、チームで作業を進めなくては行けないプロジェクトから導入していくのもよいでしょう。
ビジネスチャットツールを在宅勤務で使うメリット
在宅勤務の最大の懸念の一つとも言えるのが、コミュニケーションが取りにくくなることです。社内なら隣の人にちょっと聞ける相談事も、メールや電話で聞かなければいけないのは手間でしょう。そこで役立つのがビジネスチャットツールです。
オンラインで常にメッセージの通知を行ったり、会話形式でメッセージのやり取りができるので、メールにありがちな「お疲れ様です。」などのメッセージは不要です。
グループのチャットも簡単に作れるので、プロジェクト毎に相談を進めたり、ファイルやデータをアップしコメントをしたりすることができます。
勤務時間や休憩時間を管理する「勤怠管理システム」
在宅勤務をはじめとするテレワークでは、社員の勤怠状況を明確に把握し管理することが重要になります。その管理方法として、便利なのがクラウド型の勤怠管理システムです。クラウド型の勤怠管理システムであれば最短数日で導入が可能なものも多いため、「今すぐ在宅勤務を取り入れたい！」企業はまず導入すべきシステムといえます。
勤怠管理システム：在宅勤務でもリアルタイムで勤怠管理
勤怠管理システムはインターネット経由で、始業・終業などを記録するITシステムです。インターネットを使うため、在宅勤務で働く社員が社内外のどこからでもシステムを利用することが可能で、すぐに勤怠の報告ができます。端末はPCやタブレット、スマートフォンなど機器を問わずにアクセスできます。
一方で、人事総務担当や管理者は、リアルタイムで社員の就業状況を確認できます。また、テレワークで働く社員が複数いたとしても勤怠情報の集計が容易です。クラウド型の勤怠管理システムは、テレワークの導入を考えている企業にとって最適のシステムといえるでしょう。
こんな企業は勤怠管理システムの導入を！
- ・現在タイムカードや社内でのみ対応できるシステムで勤怠管理をしている
- ・今すぐ在宅勤務を導入したいので、早急に勤怠管理の課題を解決したい
「Web面接システム」で在宅勤務でも採用活動を止めない
在宅勤務の場合、オフィスでの面接や説明会の実施はできません。そんな状況下でも採用活動を進められるのがWeb面接システムです。Web面接システムを導入することで、応募者は自宅や外出先で・採用担当者は自席にいながら面接を行うことができます。
Web面接システム：オンラインで面接を実施
Web面接システムのメリットは在宅勤務の実現や効率化だけではありません。Web面接の内容は動画として共有できるため、社内ノウハウの構築に利用できます。担当者間の判断基準を比較検討することで、面接自体を仕組み化することも可能です。面接官のスキルアップにも利用でき、企業全体の生産性向上にもつながります。
こんな企業はWeb面接システムの導入を！
- ・在宅勤務でも採用活動をストップしたくない
- ・社外の面接会場に出向くことができなくなった
「オンライン商談システム」で在宅勤務の営業をスムーズに
在宅勤務での営業活動には、オンライン商談システムの導入をおすすめします。
オンライン商談システム：営業活動をオンラインで行う
オンライン商談システムとは、インターネット回線を利用し、営業活動をオンラインで行うシステムです。
訪問営業では移動にかかる時間やコストが発生しますが、オンライン商談システムは社内にいながら商談が行えるため、移動にかかる時間は不要。1人あたりの商談数を増やすだけでなく、商談後すぐに契約手続きを進められ、リードタイムの短縮にもつながります。Web会議システムに比べて、トークスクリプト機能や資料共有機能など商談に特化したシステムが多いです。
オンライン商談システムを在宅勤務で使うメリット
在宅勤務で営業活動をおこなう場合、電話やメールだけでは非効率になりがちです。オンライン商談システムを活用することで対面のコミュニケーションを叶え、営業活動を円滑にすすめることができます。
相手に大切なポイントが伝わらずに機会損失を起こす前に、オンライン商談システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
◆今後在宅勤務を導入する際に導入したいシステム
在宅勤務を今後導入したい、もしくは導入しているけれど長期的にシステムの整備をすすめていこうと考えている企業も多いでしょう。ここでは、導入の重要度は高いが、社内の整備や調整も必要なシステムを紹介します。
システムによっては、短期導入が可能なものもあるので、社内の優先度に合わせて検討してみてはいかがでしょうか。
在宅勤務中に情報を共有するなら「動画配信システム」
大規模な説明会や研修を動画やライブで配信するなら、動画配信システムの導入を検討しましょう。
動画配信システム：社内の情報共有のプラットフォームになる
動画配信システムとは、インターネット上に動画を配信するシステムです。配信方法もさまざまで、ダウンロード配信からライブ配信、 ストリーミング配信などがあり、自社に合う方法で配信が行えます。
動画配信といっても会議や研修動画の配信だけでなく、マニュアルなどのちょっとした動画も共有することができます。 また、アカウントの権限管理や配信設定が行える機能やセキュリティ対策も行われているので、機密性の高い内容でも安心して配信することが可能です。
動画配信システムを在宅勤務で使うメリット
在宅勤務を行うと、研修や業務説明といった「口頭で伝える内容」を文面で伝えるのは難しく、だからと言って頻繁にWeb会議を行うと業務に支障が出ます。そこで、動画配信システムを活用することで、逐一Web会議やメールで伝える必要なく効率的に伝えたい内容を共有できます。
動画配信システムは配信回線のセキュリティ対策が施されており、自宅のPCから接続しても情報漏洩のリスクは抑えられます。さらに、ストリーミング配信を活用することで個人のPC上に動画を残すことなく、動画の共有が可能です。
在宅勤務で研修するなら「eラーニングシステム」
短期的にではないですが、必要になってくるのがeラーニングです。
eラーニングシステム：PCやスマホを通して研修ができる
eラーニングシステムとは、PCやスマホからインターネットを通じて教育・学習ができるシステムのことです。
学習管理システムやクラウドサービスを利用することで、受講者（従業員）に学習資料や動画を配信し、会場に集まらなくとも研修などが行えます。受講者の学習進捗管理や定着度を測るテスト機能が備わっているシステムやサービスも多くあります。
自社で独自のコンテンツを作成し、業務マニュアルの作成やナレッジの共有が可能です。 さらに、eラーニングのシステムやサービスに付属しているコンテンツには、基本的なビジネスマナーやコンプライアンス教育なども用意されている場合もあるので、必ずしも自社でコンテンツを用意する必要はありません。
eラーニングシステムを在宅勤務で使うメリット
eラーニングシステムを導入することで、集合研修のように従業員を1ヵ所に集める必要がなくなり、従業員も在宅勤務を行いながら好きなタイミングで研修内容を受講することができます。
さらに、ビジネスマナーといった基本的な内容から、通常業務のナレッジやマニュアルを動画で共有することもできるので、一斉で行われる新人教育や中途社員へのレクチャーなどさまざまな活用ができるでしょう。
在宅勤務でも決裁できる「ワークフローシステム」
長期的に在宅勤務を実施するうえで必要になるワークフローシステムです。
ワークフローシステム：遠隔からでも稟議申請・承認ができる
ワークフローシステムとは、名前の通り、稟議の申請から承認までの決済業務を効率化するシステムです。決済業務の効率化により迅速な経営判断ができることはもちろん、ペーパーレス化によるコスト削減や、決済資料のシステム管理によってセキュリティの向上も実現することができます。
ワークフローシステムを在宅勤務で使うメリット
このようにメリットの多いワークフローシステムですが、在宅勤務における決済業務の効率化においては、特段大きなメリットを享受することができます。
具体的には、クラウド型ワークフローシステムの利用により、リモート決済が可能になるだけではなく、スマホからの稟議申請・承認も実現可能なのです。
営業マンの在宅勤務には「SFA」
営業を在宅でおこなうには、SFAが最適です！
SFA：営業をオフィスから開放する
SFAとは、Sales Force Automationの略であり、営業支援を目的とするシステムです。主な機能として、下記のものを持ちます。
- 顧客管理
- 営業に必要な情報を管理できる機能です。担当者、役職、商談履歴などの情報を一括管理できます。
- 案件管理
- 営業の進捗を把握、管理できる機能です。案件ごとに必要な営業担当者名、客先担当者、進捗見込み度などの情報を残すことが出来ます。
- 行動管理
- 営業活動における行動や結果を記録する機能です。担当者の訪問回数やサービスの興味関心度合い、受注率などをまとめることが出来ます。これを利用して、提案内容の作成や評価基準として使用することが出来ます。
- 予実管理
- 売上予測と実績を可視化することができる機能です。予算、実績を比較して達成率や達成状況を見ること、営業方針、予算の使い方などの改善、分析をおこなうことが出来ます。
- レポート管理
- 活動報告を管理することができる機能です。定形フォーマットを入力するだけで報告を完了することができるので、営業マンの負担を減らすことが出来ます。また、タイムライン機能によって、営業マンの行動や成果をリアルタイムで共有、把握することが可能です。
SFAを在宅勤務で使うメリット
リモートワークをおこなうにあたっては、SFAを利用した効率的な営業活動をおこなうべきでしょう。新規顧客の開拓や既存顧客の満足度向上などSFAを使用することで可能になり、在宅でも業務をおこなうことが可能です。
商談時など必要なタイミングのみ外出し、残りは在宅、カフェで業務をおこなうといった働き方が可能になります。
在宅勤務でもオフィスと同じ環境を「リモートアクセスツール」
在宅勤務の際、普段業務で使用しているPCを自宅に持ち帰る人は多いでしょう。しかし自宅でPCを開いたら、いつも使っていたあのシステムになぜか接続できない…というのはよくある話です。それを解決してくれるのがリモートアクセスツールなのです。
リモートアクセス：社外から業務システムを利用するためのツール
自宅でもオフィスにいるときと変わらずに仕事をするために必要になってくるのが、リモートアクセスツールです。
リモートアクセスツールとは、社外にいながら社内にいるのと同じように、各業務システムを利用することを可能にするツールです。
リモートアクセスのメリット
経費精算システムやSFA(営業支援システム)など、企業で利用されるシステムはクラウド型とオンプレミス型の２種類に大きく分類することができます。クラウド型の場合は、インターネット回線を経由することで、顧客先や自宅でも特別な操作をせずにいつも通り利用することができます。
一方でオンプレミス型の場合は、自社でサーバーを用意し社内ネットワーク上にシステムを構築するため、一歩会社の外に出ると利用することができなくなってしまいます。リモートアクセスツールで社内ネットに接続することによって、初めて社内にいるのと変わらずシステムを利用することができるのです。
在宅勤務で必須の「VPN」
在宅勤務を導入するのであれば、VPNでインターネットのセキュリティを守りましょう！
VPN：インターネットのセキュリティを高める
VPNとは、「Virtual Private Network」の頭文字を取ったもので、「仮想専用線」という意味になります。インターネットに仮想の専用線を設置し、セキュリティ上安全にやり取りをおこなうことができるようになります。VPNを使用することで、データの盗聴や改ざんなどの外部からの脅威からデータを守ることができます。
VPNを在宅勤務で使うメリット
リモートワークでは、インターネットを介して業務をおこなう必要があるため、インターネット上の安全を確保することは、非常に重要な課題となります。本格的にリモートワークの環境を構築していくのであれば、VPNを利用した安全な回線を用意する必要があるでしょう。
在宅勤務のセキュリティを強化する「UTM」
在宅勤務で心配されるセキュリティですが、最初の第一歩として導入を考えるべき製品がUTMです。
UTM：在宅勤務のセキュリティリスクを防ぐ
UTMとは、日本語で統合脅威管理のことを意味し、多くのセキュリティ脅威を一括で対策できるセキュリティ製品です。近年、IT技術の発展とともにサイバー攻撃も多様化しており、各攻撃毎にセキュリティ対策を行おうとすると、導入コスト・運用コストともに高騰してしまうといった課題があります。そのような状況下でも、UTMを導入すれば、ネットワーク攻撃や不正アクセスだけでなく、ウィルスメールやスパムメールまで対策することができるのです。
UTMを在宅勤務で使うメリット
在宅勤務では、社外秘の情報をリモートで扱うことが前提のため、セキュリティ対策にはより大きな注意を払う必要があります。そんなセキュリティ対策の方法として、VPNとUTMを組み合わせるというものがあります。
UTMによって社内ネットワークを脅威から防御できることため、VPNを利用し各在宅勤務の拠点から社内ネットワークへ接続すれば、リモート環境においてもセキュリティ強度を落とすことなく、業務を行うことができるのです。
システムを活用しながら在宅勤務を快適に
在宅勤務は、コミュニケーションの課題、セキュリティの課題、生産性の向上の課題、などさまざまな課題はあります。一方で、多様な働き方を実現する方法として非常に大きな可能性も持っているでしょう。使い方次第では、企業の成長の強力な後押しとなる施策といえます。その成功のポイントとなるのがITシステムの活用です。
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