タイムカードから勤怠管理システムに移行するメリットを解説

タイムカードによる勤怠管理のデメリット

タイムカードを使った勤怠管理は、労働時間を紙で管理しているため、さまざまな課題を生じさせます。まず、タイムカードを使った勤怠管理のデメリットについて解説します。

１．集計・計算・データ化に手間がかかる

タイムカードを使った勤怠管理は、タイムカードに書かれた打刻情報、勤怠情報をエクセルなどに入力する工程が発生します。さらにタイムカードを目視で確認しながら入力するため、ミスが起きやすいというデメリットもあるでしょう。ミスに気付きにくく、間違った労働時間が集計されてしまう可能性もあります。

ミスに気がつかずそのままになってしまうと、誤った勤怠情報が給与計算に反映されてしまい、給料の未払いが起きる恐れもありますし、従業員の会社への不満へとつながりかねません。

また、雇用形態・勤務形態が異なる従業員の勤怠情報の管理は複雑であるため、手作業での処理は集計に時間がかかり、管理者の労働生産性が下がってしまう恐れもあるでしょう。

２．タイムカードの保管場所・費用が必要

タイムカードを含めた労働関係に関する重要な書類は、労働基準法により、従業員の退職後も最終出社日から３年間（2,020年４月１日以降のタイムカードは５年間に変更）、保管が義務づけられています。そのため、長期に渡り全従業員のタイムカードを保管しなければいけません。

それだけの書類を保管するとなると、広い場所や保管コストが必要になります。また、再度タイムカードを参照する際にも、手作業で探す手間が発生するでしょう。

参考:労働基準法

３．打刻方法が限られる

タイムカードを利用した勤怠管理は、打刻の方法や時刻が限られてしまいます。出勤時に打刻をする際、自分のタイムカードを探すのに手間取ったり、タイムレコーダーの前に行列ができたりすることもあるでしょう。また、直行直帰など、外出先から打刻ができない場合や打刻を忘れてしまった場合には、正しい労働時間を記録できません。働き方改革が進み、在宅勤務やリモートワークといったテレワークでの働き方が広まっていくと思われますが、タイムカードでの勤怠管理には限界があるかもしれません。

４．不正打刻が起こりやすい

タイムカードを使った勤怠管理は打刻漏れや残業時間を申告する際、手で修正される場合が多くあります。手書きでの勤怠情報の修正は、いつ変更されたか、誰に変更されたかが分からないため、データの改ざんの危険性があります。

また、本人による打刻かどうかを証明出来ないため、代理打刻を行い、労働時間の割増計上などの不正打刻が起きる恐れもあるのです。

５．残業や有給管理がしづらい

タイムカードの場合、残業時間をリアルタイムで把握するのが難しく、月末になってはじめて長時間労働が可視化するといった問題が起こりがちです。また働き方改革により有給休暇の取得・消化は義務化しており、企業は適切に管理を行わなければなりませんが、タイムカードでは対応が難しく、別なシステムを利用して取得数や消化状況を確認する必要があるでしょう。

勤怠管理システム導入のメリット

タイムカードを使った勤怠管理のデメリットを解決できるのが、勤怠管理システムです。近年、勤怠管理システムを導入している企業が増加しているのも、タイムカードと比べて大きなメリットが存在しているためです。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて解説していきます。

１．集計業務の効率化やミス削減

勤怠管理システムは総労働時間や残業時間、休暇の取得状況などを自動集計できます。タイムカードでは必須だったエクセルや他システムへの転記入力も不要になり、ミスも発生しません。また、集計データをCSVやPDFなどの形式で出力できるため、雇用形態・勤務体系や、事業部・個人単位など、さまざまな条件で簡単にデータを出力し、給与計算や人事評価などの他のシステムへ反映させられます。業務効率化にもつながるでしょう。

２．コスト削減

勤怠管理システムはデータで従業員の勤怠管理を行うため、勤怠情報にまつわる書類の保管コストやタイムカードの購入費用をかけずに管理可能です。また、集計や打刻にかかっていた時間を削減できるため、その分の人件費も削減できるでしょう。

給与計算は特に工数や人的コストがかかる業務ですが、勤怠管理システムのなかには給与計算システムも兼ね備えた製品があります。そういった製品を活用すれば、従業員一人ひとりに対応した労働時間での給与が自動計算されるので大幅な効率化が進み、結果としてコスト削減につながるでしょう。

３．多彩な打刻方法

従業員の出退勤時間を記録する打刻方法が多彩な点も、勤怠管理システムのメリットです。主な打刻方法は、PCやモバイルを使って出勤・退勤時間の記録をする方法ですが、そのほかにもICカードや生体認証などを使った打刻方法もあります。非常に簡単なうえに、本人にしか打刻が出来ないため、不正防止にもつながります。

また、モバイル端末を使った打刻ならば、外出先での打刻にも対応可能です。さらには、GPS対応をした勤怠管理システムもあり、打刻をした場所も管理できるため、さらに正確な勤怠情報の管理につながるでしょう。

４．不正打刻や改ざんの防止

先述したように勤怠管理システムには不正を防ぐ打刻方法が用意されています。ほかにも勝手に打刻時間を修正できないように、修正には上長の承認が必要だったりシステムにロックをかけられたりする勤怠管理システムも登場しています。いつどのような修正を行ったかが記録として残せるため、不正打刻や改ざんの抑止力として効果が期待できるでしょう。

５．法令遵守できる

勤怠管理システムは残業時間、休暇の取得や消化数も自動集計できるため、状況をリアルタイムで把握できます。従業員が今どのくらい残業をしているのか、月末時点でどのくらい残業をしそうかなどの落着残業時間も簡単かつ精度高く行えるでしょう。事前に把握できれば、残業時間が多くなりそうな従業員をフォローできます。

また、企業は勤怠管理データを保管しておく義務があります。タイムカードでの打刻であれば、保管場所や費用に困ることもあるかもしれませんが、勤怠管理システムでの打刻であれば、システムに登録された情報はCSV形式でダウンロードでき、簡単に長期保管できるでしょう。

勤怠管理システム検討時のチェックポイント

それでは、勤怠管理システムへの移行を考える際には、どのような点に注意してシステムを選定するとよいのでしょうか？ここでは、勤怠管理システム選びのチェックポイントを紹介します。

１． 自社の就業規則に対応可能か？

会社の業種や従業員規模によって、会社の就業規則は大きく異なります。会社の就業規則は、従業員の勤務形態、給与体系、休日休暇といった項目と密接に関係しているため、自社の就業規則に対応可能な勤怠管理システムを選ぶ必要があります。

シフト管理やスケジュール管理、変形労働時間への対応なども含め、自社の就業規則に無理なく対応できるシステムを選ぶことがポイントです。また、労働基準法をはじめとした労働関係の法令は頻繁に改正が行われるため、法改正に対応可能なシステムかどうかも見極めたいところです。

２． 給与計算システムとの連携は可能か？

勤怠管理・就業管理システムで集計されたデータは給与計算システムの基礎データとなります。当然ながら、給与計算システムとの親和性が重要になるでしょう。

勤怠管理システムと給与計算システムが連携されると、出退勤データの入力や勤務時間の計算といった業務がなくなり、自動化、簡素化されることで業務効率化を図れます。勤怠管理システムとあわせて、給与計算システムのリプレイスも検討してみてもいいかもしれません。

３． 自社の従業員にとって使いやすいツールか？

出退勤データを収集するタイムレコーダーなどのターミナルの種類や、管理画面でのデータの集計・抽出といった機能が、自社の従業員もしくは管理者にとって使いやすいものかを見極めましょう。

勤怠管理･就業管理システムには、ICカード、生体認証、Web打刻など、多様な打刻方法が用意されています。自社の業務や従業員、コストにあわせて最適なものを選びましょう。

さらに、人事･総務担当者や管理監督者がどのような情報を必要とし、その情報をツールから簡単に取り出せるかどうかも確認します。インプット側とアウトプット側の操作性が自社にしっかりとマッチした勤怠管理システムを選定するようにしましょう。

４． キャパシティとセキュリティは十分か？

自社サーバを設置せずにシステムを利用でき、保守運用やコスト面でのメリットも大きい、クラウド型勤怠管理システムの採用が進んでいますが、センター側のキャパシティはしっかり確認しておく必要があります。

特に勤怠管理システムは、朝の始業時間にアクセスが集中したり、月末にデータの大量の出し入れがあるなど、特定の時間や期間に負荷が集中するケースが多くあります。そういった負荷に耐えられるかどうかをチェックしておきましょう。

また、情報の機密性やバックアップなどのセキュリティ体制も選定のポイントです。情報セキュリティマネジメントシステムの導入や、ISO27001（ISMS認証）の取得などはひとつの目安になるでしょう。

以下の記事では勤怠管理システムを比較紹介しています。対象従業員規模や価格、打刻方法、機能、連携できるシステム、無料トライアルの有無、口コミなどがひと目で確認できます。ぜひ製品の検討に役立ててください。

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