タイムカードから勤怠管理システムへ移行しよう！　5つのメリットと4つの選定ポイント

理解しておきたいタイムカードの4つの課題

タイムカードを使った勤怠管理は、労働時間を紙で管理しているため、さまざまな課題があります。まず、タイムカードを使った勤怠管理における4つの課題について詳しく解説していきます。

① 集計・計算・データ化に手間がかかる

タイムカードを使った勤怠管理は、タイムカードに書かれた打刻情報、勤怠情報をエクセルなどに入力する必要があります。その際には、タイムカードを目視で確認しながら入力するため、ミスが発生しやすいという課題もあります。さらには、ミスをしたときに気付きにくく、間違った労働時間が集計されてしまう可能性もあります。

発生したミスがそのままになってしまうと、誤った勤怠情報が給与計算に反映されてしまい、給料の未払いが起きる恐れがありますし、従業員の会社への不満につながってしまうかもしれません。
また、雇用形態・勤務形態が異なる従業員の勤怠情報の管理は複雑であるため、手作業で処理することで集計に時間がかかり、管理者の労働生産性が下がってしまうこともあるでしょう。

② タイムカードの保管場所・費用が必要

タイムカードを含めた労働関係に関する重要な書類は、労働基準法（平成27年5月29日公布）により、従業員の退職後も最終出社日から3年間、保管をすることが義務づけられています。そのため、3年分の全従業員のタイムカードを保管していなければいけません。
それだけの書類を保管するとなると、広い場所や保管コストが必要になります。また、再度タイムカードを参照する際にも、手作業で探す手間が発生してしまいます。
データのバックアップが必須となっている今、タイムカードの勤怠情報をデータとして簡単に保管することができれば、管理者の負担を減らすことにも繋がります。

③ 打刻方法が限られる

タイムカードを利用した勤怠管理は、打刻の方法や時刻が限られてしまいます。出勤時に打刻をする際、自分のタイムカードを探すのに手間取ってしまったり、タイムレコーダーの前に行列ができてしまったりすることもあるでしょう。
また、直行直帰など、外出先から打刻が出来ない場合や打刻を忘れてしまった場合には、正しい労働時間を記録することができません。働き方改革が進み、在宅勤務やリモートワークといったテレワークでの働き方が広まっていくと思われますが、、そうなってくるとタイムカードでの勤怠管理は難しいかもしれません。

④ 不正打刻が起こりやすい

タイムカードを使った勤怠管理は打刻漏れや残業時間を申告する際、手で修正される場合が多くあります。手書きでの勤怠情報の修正は、いつ変更されたか、誰に変更されたかが分からないため、データの改ざんの危険性があります。

また、本人が打刻を行ったことを証明出来ないため、代理打刻を行い、不正に多い労働時間を計上するなどの不正打刻が起きてしまう恐れもあるのです。

勤怠管理システムの5つのメリット

タイムカードを使った勤怠管理の課題を解決できるのが、勤怠管理システムです。近年、勤怠管理システムを導入している企業が増加しているのも、タイムカードと比べて大きなメリットが存在しているためです。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて解説していきます。

① 集計業務の効率化

勤怠管理システムにより、総労働時間や残業時間、休暇の取得状況などを、リアルタイムで把握することが可能です。タイムカードで打刻をしていた際に発生していた面倒な入力・計算業務を行わなくとも、現在の労働時間・残業時間を自動的に計算してくれます。

これにより、会社の従業員が今どのくらい残業をしているのか、月末時点でどのくらい残業をしそうかなどの落着残業時間を知ることもできます。事前に把握できることで、残業時間が多くなりそうな従業員をフォローすることもできるでしょう。また、勤務体系・雇用形態に応じた設定もできるため、集計も非常に簡単です。

② コスト削減

勤怠管理システムはデータで従業員の勤怠管理を行うため、勤怠情報にまつわる書類の保管コストやタイムカードの購入費用をかけずに管理することが可能です。また、集計や打刻にかかっていた時間を削減できるため、その分の人件費も削減することができるでしょう。

③ 多彩な打刻方法

従業員の出退勤時間を記録する打刻方法が多彩なことも、勤怠管理システムのメリットです。主な打刻方法は、PCやモバイルを使って出勤・退勤時間の記録をする方法ですが、その他にもICカードや生体認証などを使った打刻方法もあります。非常に簡単な上に、本人にしか打刻が出来ないため、不正を防ぐことにもつながります。

また、モバイル端末を使った打刻ならば、外出先での打刻に対応することも可能です。さらには、GPS対応をした勤怠管理システムもあり、打刻をした場所も管理できるため、さらに正確な勤怠情報の管理につながるでしょう。

④ 給与計算データへの反映

勤怠管理システムは、従業員の勤怠情報をCSVやPDFなどの形式で出力することが可能なため、雇用形態・勤務体系や、事業部・個人単位など、さまざまな条件で簡単にデータを出力し、給与計算や人事評価などの他のシステムへ反映させることが可能です。また、給与計算ソフトと連携し、給与計算まで自動化できる勤怠管理システムも存在します。

⑤ タイムカード保管義務の順守

勤怠管理システムには勤怠情報や賃金に関わる情報が入っており、企業はそのデータを保管しておく義務があります。タイムカードでの打刻であれば、保管場所や費用に困ることもあるかもしれませんが、勤怠管理システムでの打刻であれば、システムに登録された情報はCSV形式でダウンロードでき、簡単に長期保管することができます。

勤怠管理システムの選定ポイント

それでは、勤怠管理システムを選ぶ際には、どのような点に注意するとよいのでしょうか？ここでは、勤怠管理システム選定のポイントを紹介します。

① 自社の就業規則に対応可能か？

会社の業種や従業員規模によって、会社の就業規則は大きく異なります。会社の就業規則は、従業員の勤務形態、給与体系、休日休暇といった項目と密接に関係しているため、自社の就業規則に対応可能な勤怠管理システムを選ぶ必要があります。

シフト管理やスケジュール管理、変形労働時間への対応なども含め、自社の就業規則に無理なく対応できるシステムを選ぶことがポイントです。また、労働基準法を始めとした労働関係の法令は頻繁に改正が行われるため、法改正に対応可能なシステムかどうかも見極めたいところです。

② 給与計算システムとの連携は可能か？

勤怠管理・就業管理システムで集計されたデータは給与計算システムの基礎データとなります。当然ながら、給与計算システムとの親和性が重要となってきます。

>勤怠管理システムと給与計算システムが連携されることにより、出退勤データの入力や勤務時間の計算といった業務がなくなり、自動化、簡素化されることで業務効率化を図ることができます。勤怠管理システムと合わせて、給与計算システムのリプレイスも検討してみてもいいかもしれません。

③ 自社の従業員にとって使いやすいツールか？

出退勤データを収集するタイムレコーダーなどのターミナルの種類や、管理画面でのデータの集計・抽出といった機能が、自社の従業員もしくは管理者にとって使いやすいものかを見極めましょう。

勤怠管理･就業管理システムには、ICカード、生体認証、Web打刻など、多様な打刻方法が用意されています。自社の業務や従業員、コストに合わせて最適なものを選択する必要があります。

さらに、人事･総務担当者や管理監督者がどのような情報を必要とし、その情報をツールから簡単に取り出せるかどうかも確認します。インプット側とアウトプット側の操作性が自社にしっかりとマッチした勤怠管理システムを選定するようにしましょう。

④ キャパシティとセキュリティは十分か？

自社サーバを設置せずにシステムを利用でき、保守運用やコスト面でのメリットも大きい、クラウド型勤怠管理システムの採用が進んできていますが、センタ側のキャパシティはしっかり確認しておく必要があります。
特に勤怠管理システムは、朝の始業時間にアクセスが集中したり、月末にデータの大量の出し入れがあるなど、特定の時間や期間に負荷が集中することが多くあります。そういった負荷に耐えられるかどうかをチェックしておきましょう。

また、情報の機密性やバックアップなどのセキュリティ体制も選定のポイントです。情報セキュリティマネジメントシステムの導入や、ISO27001（ISMS認証）の取得などはひとつの目安になるでしょう。

タイムカードから勤怠管理システムへ

いかがでしたでしょうか？タイムカードの課題から、勤怠管理システムのメリット、システム選定のポイントまで詳しく紹介してきました。

タイムカードを廃止し、勤怠管理システムを導入することで、単なる勤怠管理の効率化だけではなく、さまざまなメリットを享受することができます。まずは、どの製品が自社ニーズに合致するのか、比較検討から始めてみてはいかがでしょうか？