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正しく選ぶための名刺管理システム選定ポイント

クラウドか買い取りか「システムのタイプ」を考える

名刺管理システムのタイプは、大きく2つに分類できます。システムやデータをメーカーの運営するサーバに置くクラウド型と、自社のサーバで運用できる買い取り型です。

自前のサーバや専門的なメンテナンスの必要がないクラウド型は、導入や運用が容易な点がその最大のメリットとなっており、ここ数年の名刺管理システムの普及に貢献するシステムの多くがクラウド型です。

一方の買い取り型は、外部のクラウドサーバではなく、自社のサーバに情報を保管できるというセキュリティ面の強化がメリットとなります。 双方のメリットを踏まえた上で、自社に適したシステムを検討しましょう。

方法と対応スピードは？「名刺情報の登録方法」をチェックする

名刺情報の登録がなければ宝の持ち腐れとなってしまう名刺管理システムにおいて、その登録方法は運用の成否に関わる重要な要素です。以下の点に注意しつつ内容を比較しましょう。

●取り込み方法と対応機器

多くのシステムで、スキャナやスマートフォンのカメラでの取り込みが可能です。対応する機器の種類、専用スキャナであればその入手方法も合わせて確認しましょう。外回りの多い業種では、スマートフォンのカメラによる取り込みの有無は特に大きなチェックポイントです。

●データの正確さと反映スピード

クラウド型システムの場合、機器により取り込まれたデータをオペレーターによる目視で確認・修正するデータ補正のサービスを提供するシステムは多くあります。その精度はもちろん、補正した最終的な情報がデータベースに反映されるまでの時間もシステムにより異なります。

翌日に反映されるのと、3日後に反映されるのでは利用価値も変わってくるだけに、しっかりと検討しておきたいポイントです。

何にいくらかかるのか？「コストとパッケージの範囲」

名刺管理システムの導入、維持にかかるコストは商品によりさまざまです。特にクラウド型の場合、利用する従業員数や情報を取り込む名刺の数により運用にかかる費用が異なることも珍しくありません。導入時だけでなく、維持にかかる費用も踏まえて比較しましょう。

また、オペレーターによるデータ補正サービスを省く、取り込む名刺の数を制限するなど、サービスを限定することで価格を抑えたパッケージもあります。提示されている金額の中にどのサービスがどれだけ含まれているのか、種類と量の双方を把握して比較することが大切です。

使い勝手を左右する「機能と操作性」

システムごとに異なる機能や操作性も大切な選定ポイントです。使用していないシステムの機能の善し悪しは把握しにくいですが、 “自社にとっての使いやすさ”を念頭にシミュレーションしてみましょう。以下のように大まかな要素に分けて考えると整理しやすくなります。

●名刺データの管理機能

本分である名刺の管理機能では、情報の絞り込みや社内における人脈の可視化の性能など利用頻度の高い機能を中心に、操作性、情報の表示の仕方などを含めた使い勝手を見ていきます。実際に利用することになる従業員のパソコンスキルを考慮することもスムーズな運用に欠かせないポイントです。

●営業活動に役立つ付属機能

企業にまつわる最新ニュースやコンタクトの履歴を名刺に紐づけるものなど、営業活動に役立つオリジナルの機能を設けているシステムは多くあります。機能の有無、自社のワークスタイルにおいての必要性などを検討しましょう。

●データを流用する機能

情報を余すところなく活用する為に便利なデータの流用性もシステムによって違いがあります。一定の条件で絞り込んだ名刺情報へのメール配信など名刺管理システムを利用したデータの流用に加え、名刺情報をエクスポートしてSFAに取り込むなど、別システムで有効活用できる機能の有無も検討材料として確認しましょう。

まとめ

名刺交換からビジネスがスタートしますが、残念ながら名刺交換だけで終わってしまうこともあります。一方でビジネスは時期やタイミングなどにも左右されるものです。名刺情報は有効活用すれば「情報資産」にもなり得ます。

そのためにも名刺情報を効率的に管理することが必要です。ここで紹介した選定ポイントを確認しながら、最適な名刺管理システムの導入を検討していきましょう。

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