選定ポイントをチェック！ 名刺管理ソフト・アプリの選び方

名刺管理ソフトの選定ポイント

名刺管理ソフトを選定する際、何に注目すべきなのでしょうか。以下で選び方を解説します。

クラウド型かオンプレミス型か

名刺管理ソフトのタイプは、大きく２つに分類できます。システムやデータをベンダーが運営するサーバに置く「クラウド型」と、自社のサーバで運用できる「オンプレミス型」です。

自前のサーバや専門的なメンテナンスの必要がないクラウド型は、導入や運用が容易な点が最大のメリットです。ここ数年は、名刺管理ソフトにおいてもクラウド型が普及しています。インターネットを介して利用するため、セキュリティ機能が優れたソフトを選ぶと安心でしょう。

一方オンプレミス型は、外部サーバではなく、自社のサーバに情報を保管できるというセキュリティの強さがメリットとなります。導入コストはかかりますが、カスタマイズやほかのシステムとの連携がしやすいです。

双方のメリットを踏まえた上で、自社に適しているのはどちらか検討しましょう。

名刺情報の登録がしやすいか

名刺情報の登録がなければ宝の持ち腐れとなってしまう名刺管理ソフトにおいて、その登録のしやすさは運用の成否に関わる重要な要素です。

名刺管理ソフトの多くは、スキャナやスマートフォンのカメラで名刺情報の取り込みが簡単にできます。対応する機器の種類はもちろん、専用スキャナで取り込むのであればその入手方法も確認しましょう。特に外回りの多い場合は、スマートフォンのカメラによる取り込みができることは大きなポイントです。

ただし、名刺情報が正しく読み込めないケースが稀にあります。カメラに写しだされた名刺のテキストが正常にデータ化されたことを確認しなければなりません。

名刺管理ソフトの中には、取り込んだ名刺情報をベンダー側のオペレーターが目視で確認・修正する、データ補正サービスを提供していることがあります。運用を楽にしたい場合はこういったサービスを検討してみるのも良いでしょう。

なお、データ補正サービスは補正精度はもちろん、補正した内容がデータベースに反映されるまでの時間がベンダーによって異なります。翌日に反映されるのと、３日後に反映されるのでは利用価値が変わってくるだけに、しっかりと確認しておきたいポイントです。

コストとサービス内容は妥当か

名刺管理ソフトの導入、維持にかかるコストは製品によりさまざまです。特にクラウド型の場合、利用する従業員数や名刺の数によって、運用にかかる費用が異なることも珍しくありません。導入時だけでなく、維持にかかる費用も踏まえて比較しましょう。

また、オペレーターによるデータ補正サービスを省き、取り込む名刺の数を制限するなど、サービスを限定することで価格を抑えたパッケージもあります。提示されている金額の中にどのサービスがどれだけ含まれているのか、比較することがポイントです。

使い勝手が良く、必要な機能が搭載されているか

名刺管理ソフトはさまざまな社員が利用するため、IT初心者でも操作できるソフトが求められます。無料トライアルなどを利用して、導入前に操作性を確認しておくことが望ましいです。 “自社にとっての使いやすさ”を念頭に、シミュレーションしてみましょう。

また、必要な機能が搭載されているかどうかも必ず確認しましょう。名刺管理機能はどのソフトにも搭載されていますが、営業活動に役立つ機能やデータの連携機能の有無は、製品により異なります。余計な機能を搭載しているとコストが膨れ上がるだけでなく、使いこなせず導入した意味がなくなってしまいます。以下で、付帯的な機能の詳細をご紹介しますので、本当に必要なのか判断する参考にしてみてください。

●営業活動に役立つ機能

名刺情報に紐づいた企業の組織ツリーや人事異動ニュースを表示する、コンタクトの履歴を残す、名刺情報をもとに営業の案内メールを配信するなど、営業活動に役立つオリジナルの機能を搭載するソフトがあります。

●データの連携機能

名刺情報をエクスポートしてSFAやCRMに取り込む、SNSと名刺情報を連携する、など別システムに名刺情報を移行して有効活用できるソフトがあります。

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名刺管理アプリの選定ポイント

基本的に名刺管理アプリの選定ポイントはソフトと同じですが、少し異なる点があります。それは「名刺情報の保存先を、端末にするかクラウドにするか」です。

端末に保存する場合はオフラインであるため、セキュリティ面で安心です。しかし、保存容量が限られていたり情報共有がしにくかったりと、注意点があります。

対して、クラウドに保存する場合はネット環境が必要でセキュリティの強化が求められますが、大量の名刺情報を保存・共有できます。

名刺管理アプリの利用規模・範囲を踏まえて、検討すると良いでしょう。

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自社に最適な名刺管理ソフト・アプリを選定しましょう

名刺管理ソフト・アプリの種類は豊富ですが、以下のポイントに注目すれば自社に最適なものが見つかるはずです。

• ●ソフトの場合は「クラウド型かオンプレミス型か」
• ●アプリの場合は「名刺情報の保存先を、端末にするかクラウドにするか」
• ●名刺情報の登録がしやすいか
• ●コストとサービス内容は妥当か
• ●使い勝手が良く、必要な機能が搭載されているか

十分に比較検討し、名刺管理ソフト・アプリを導入しましょう。