ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■移行のしやすさ・規模別
- 表計算ソフトでの管理から移行しやすい：Customa!、SMILEBS2ndEditionCRMQuickCreator
- 無料または低価格で始められる：Customa!、HubSpotCRM
- 社内で顧客情報を一元化して共有したい：FlexCRM、Translead CRM
- ■提供形態・タイプ別
顧客管理を内製する主な方法
顧客管理システムとは、取引先や見込み客の情報、やり取りの履歴をまとめて管理する仕組みです。内製の方法は、使う道具によって大きく3つに分かれます。それぞれの特徴と、向いている場面を確認しましょう。
表計算ソフトでの顧客台帳
もっとも手軽な方法は、表計算ソフトで顧客台帳を作ることです。すでに使っている表計算ソフトなら追加の費用がかからず、項目の追加や並べ替えもすぐにできるため、少人数の企業や立ち上げ期の部署で使われる場合があります。
一方で、ファイルを複数人で同時に編集すると上書きや重複が起こる場合があります。また、商談や問い合わせの履歴を1行に詰め込むと、後から経緯を追うのが難しくなります。顧客数や担当者が少ないうちは十分ですが、規模が大きくなると管理の負担が増えていきます。
データベースソフトでの自作システム
次に、パソコン用のデータベースソフトで入力画面や検索機能を作る方法があります。表計算ソフトより多くのデータを扱え、顧客と履歴を別の表に分けて関連づけられる点が利点です。
ただし、作るにはデータベースの知識が必要で、作った人しか仕組みを理解していないケースが見られます。社外から使いにくい、ファイルの置き場所に依存するといった制約もあります。長年使われてきた自作システムほど、改修や移行の負担が大きくなる傾向です。
ノーコードツールでのアプリ構築
3つ目は、ノーコードツールで顧客管理アプリを作る方法です。プログラミングなしで入力画面や一覧、権限を設定でき、クラウド上で複数人が同時に使えます。
表計算ソフトの課題を解消しつつ、自社の業務にあわせて項目を変えられる点が魅力です。一方で、アプリを作る担当者の設計力によって使い勝手が変わります。部署ごとにアプリを作り続けると、同じ顧客の情報が別々のアプリに分かれてしまう場合もあるため、全体の設計を誰が担うかを決めておきましょう。
自作の顧客管理が限界を迎えるサイン
内製した顧客管理は、使い始めは便利でも、組織が大きくなるにつれて不便が増えていきます。次のような状態が見られたら、仕組みを見直すサインです。早めに気づけば、データが散らばる前に手を打てます。
顧客情報の重複や食い違い
同じ顧客が別々の行に登録されている、担当者ごとに連絡先が違うといった状態は、限界のサインの一つです。複数人が別々のファイルやシートで管理していると、どれが最新の情報か分からなくなります。
重複や食い違いがあると、同じ顧客に二重で連絡してしまう、請求先を誤るといったミスにつながるおそれがあります。月に一度の名寄せ作業に時間を取られているなら、重複を防ぐ仕組みを持つシステムへの移行を考えるとよいでしょう。
対応履歴の分散
過去の商談や問い合わせの経緯を確認したいときに、担当者に聞かなければ分からない状態もサインです。履歴がメールや個人のメモに分散していると、担当者が不在のときに顧客対応が滞ります。
特に、担当者の異動や退職の際に引き継ぎが不十分だと、それまでの関係が途切れてしまう場合があります。顧客ごとに時系列で履歴を残せる仕組みがあれば、誰が対応しても経緯を確認できます。
仕組みの属人化
項目の追加や不具合の修正を、作った人にしか頼めない状態も見直しのサインです。仕組みが属人化していると、その人の業務が忙しいときや不在のときに、改善が止まってしまいます。
設計書や操作手順が残っていない場合、後任者が仕組みを理解するまでに時間がかかります。内製を続けるのであれば、手順書の整備と複数人での管理が必要です。それが難しい場合は、ベンダーが保守を担う専用システムに切り替えるほうが負担を抑えられます。
内製を続けるか移行するかの判断目安
限界のサインが見えても、すぐに移行すべきとは限りません。内製を続けるか、専用のCRMへ移るかは、利用規模と管理体制、連携の必要性で判断します。ここでは3つの目安を紹介します。
利用人数とデータの量
利用する人数が増え、複数の部署や拠点で同じ顧客情報を使うようになったら、移行を検討する目安です。表計算ソフトのファイル共有では、同時編集や閲覧範囲の管理に限界があるためです。
データの量も判断材料の一つです。顧客数や履歴の件数が増えると、ファイルの動作が重くなったり、検索に時間がかかったりする場合があります。今後数年で顧客や担当者がどの程度増えるかを見込んで判断しましょう。
個人情報の管理体制
顧客管理では氏名や連絡先などの個人情報を扱うため、個人情報保護法にもとづく安全管理措置が求められます。自作の仕組みでは、誰がどの情報を見たか、いつ変更したかを記録できない場合があります。
ファイルを個人のパソコンに保存している、退職者のアクセスを止められないといった状態は、情報漏えいのリスクにつながります。アクセス権限や操作ログを自社で整えるのが難しい場合は、これらの機能を備えた専用システムが選択肢となります。
他システムとの連携の必要性
名刺管理やメール配信、営業支援、会計などのシステムと顧客情報をつなぎたくなったら、移行を考えるタイミングです。自作の仕組みでは、連携のたびにデータを手作業で出し入れする必要があります。
手作業の転記は、入力ミスや反映漏れを招くおそれがあります。CRMのなかには、外部サービスとの連携機能を用意しているものがあります。どのシステムとつなぎたいかを洗い出し、連携できる製品を比較するとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCRMの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
顧客管理システムを内製で続ける場合の注意点
規模が小さく、当面は内製で十分と判断した場合も、将来の移行に備えて作り方を工夫しておくことが大切です。ここでは、内製を続けるときに押さえておきたい注意点を紹介します。
項目設計と入力ルールの統一
まず、顧客情報の項目と入力ルールを決めておきましょう。会社名の正式名称や株式会社の位置、電話番号の書き方などがばらばらだと、検索や重複の確認が難しくなります。
あわせて、顧客ごとに一意の番号を振っておくと、将来ほかのシステムへ移行するときにデータを対応づけやすくなります。項目の意味や入力例をまとめた簡単なルール表を作り、新しく使う人にも共有しておきましょう。
権限管理とバックアップの徹底
次に、誰がどの情報を見られるか、編集できるかを決めて設定します。全員が全データを編集できる状態では、誤って削除や上書きをしてしまうおそれがあります。
バックアップの方法と頻度も決めておきましょう。ファイルが壊れたり誤って消したりした場合に、どの時点のデータに戻せるかが重要です。バックアップを取る担当者と確認する担当者を分けておくと、作業の抜けに気づきやすくなります。
専用のCRMへ移行する手順
移行を決めたら、データの整理と並行運用を計画的に進めます。いきなり切り替えると、データの欠落や現場の混乱が起こる場合があります。ここでは移行の基本的な手順を紹介します。
既存データの整理とクレンジング
移行の前に、既存の顧客データを整理します。重複の統合や表記ゆれの修正、不要になった顧客の削除などを行う作業で、データクレンジングと呼ばれます。
この作業を省くと、新しいシステムにも重複や誤りが引き継がれてしまいます。移行先の項目に対応づけた変換表を作り、少量のデータで試しに取り込んでから本番の移行に進むと安心です。取り込み機能や移行支援の範囲は製品ごとに異なるため、事前に確認しましょう。
並行運用と定着の確認
データを移したら、一定期間は旧来の仕組みと新しいシステムを並行して使い、入力や検索に問題がないかを確かめます。並行期間の終了日を決めておかないと、二重入力が続いて負担が増えるため注意が必要です。
切り替え後は、入力率や更新の頻度を確認し、使われていない機能や項目を見直します。現場の意見を集めて設定を調整すれば、内製で培った業務の工夫を新しいシステムにも活かせます。
自作の顧客管理から移行できる製品一覧
表計算ソフトや自作データベースで管理してきた顧客情報の移行先として検討できる製品を、一覧で比べられるようにまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| キントーン | 自社の業務にフィットする顧客管理アプリをノーコード・ローコードで作れる業務改善プラットフォーム |
| JUST.DB | プログラミングなしで業務システムを構築できるノーコードのクラウドデータベース |
| FlexCRM | 顧客管理やグループウェア、ワークフローを備え、ノンプログラミングで独自システムも構築できる |
| Translead CRM | 顧客情報を一元管理して属人化を防ぎ、全ての情報をワンクリックで見られるCRM／SFA |
| SKYPCE | 名刺のスキャンで顧客情報をデータ化し、新しい名刺の登録で情報を自動更新する |
| Customa! | エクセル管理からの移行を想定した中小企業向けのクラウド型顧客管理システム |
| SMILE BS 2nd Edition CRM QuickCreator | 項目を選んで画面に配置するノーコード開発型CRM。Excelデータを活かした業務システム化に対応 |
| Fullfree | 項目を自由に設定できる顧客管理システム作成用アプリ。複数端末での共有やExcel帳票作成に対応 |
| HubSpotCRM | 期間の制限なく無料で使えるCRM。ユーザー数に制限がなく、規模を問わず利用できる |
表計算ソフトの次に選びたいCRM
自作の顧客台帳で重複や属人化が目立ってきた企業に向けて、移行先の候補となる製品を紹介します。
キントーン
- 自社の業務にフィットする「顧客管理」アプリをつくれる
- ノウハウ活用で商談力を強化
- プラグイン・連携サービスを組み合わせて業務がより効率的に
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、ノーコード・ローコードで業務アプリを作れる業務改善プラットフォームです。自社の業務にフィットする顧客管理アプリを作れるため、これまで表計算ソフトで管理していた項目構成を活かしながら、システムでの管理へ移行できます。商談のノウハウ活用や、プラグイン・連携サービスによる機能追加にも対応しており、運用しながら仕組みを育てられます。
JUST.DB
- 【完全ノーコード×生成AI】マウス操作と"ことば"でシステム開発
- 【多彩な標準機能】高い拡張性により、全社DXをJUST.DB1つで実現
- 【同時ログインライセンス】全社展開してもコストを抑制
株式会社ジャストシステムが提供する「JUST.DB」は、プログラミングの知識がなくても業務システムを構築できるノーコードのクラウドデータベースです。マウス操作と生成AIを組み合わせてシステムを作れるため、自作データベースの属人化に悩む企業でも、担当者以外が手を入れやすい形で顧客管理を作り直せます。多彩な標準機能を備え、顧客管理以外の業務へも活用を広げられます。
FlexCRM
- 見やすい画面と直感的な操作性で簡単に使える
- 外部システムと連携できる各種インターフェイスを用意
- ノンプログラミングで利用でき独自システムの構築も可能
株式会社G.FLEXが提供する「FlexCRM」は、顧客管理やプロセス管理、グループウェア、ワークフローなどの機能を標準搭載したクラウドサービスです。見やすい画面と直感的な操作性を重視しており、ノンプログラミングで独自システムの構築も可能です。顧客情報と社内の申請や情報共有をまとめて扱えるため、複数の部署で顧客情報を共有したい場合に検討できます。
Translead CRM
- 顧客情報を一元管理することで属人化させない顧客データベース
- 日々の営業活動データを記録し活用することで営業の質を向上
- 現場を知り尽くした営業が監修した圧倒的に使いやすいUI
株式会社Transleadが提供する「Translead CRM」は、営業組織向けのCRM／SFAツールです。顧客情報を一元管理し、特定の担当者に情報が偏らない顧客データベースをつくれます。日々の営業活動データの記録と活用にも対応し、全ての情報をワンクリックで確認できる画面設計が特徴です。対応履歴が個人のファイルに分散している企業にとって、移行先の候補として検討できます。
SKYPCE
- 顧客情報の手入力不要。名刺のスキャンで簡単・正確にデータ化
- 新しい名刺がスキャンされるだけで、情報を自動で更新
- 効率的・効果的なメール配信もSKYPCEで支援
Sky株式会社が提供する「SKYPCE」は、名刺情報を顧客情報として活用する営業名刺管理サービスです。名刺をスキャンするだけで顧客情報をデータベース化でき、新しい名刺が登録されると情報が自動で更新されます。手入力に頼っていた顧客台帳の作成や更新の手間を減らせるため、入力ルールの徹底に苦労している企業に向いています。メール配信の支援もSKYPCEの機能のひとつです。
Customa! （株式会社アイバス）
- 1社で月額9,980円の低価格
- 5名~100名程度の中小企業向けの顧客管理システム
- IT担当者がいなくても運用開始まで困らない盤石のサポート体制
SMILEBS2ndEditionCRMQuickCreator （株式会社OSK）
- ドラッグ＆ドロップで画面設計が完了、プログラミング知識不要。
- 既存資産を活かし、Excelデータ活用で業務システム化が可能。
- 多様なサンプルアプリで幅広い業務用途に対応。
Fullfree （株式会社フリースタイル）
- 自社仕様の顧客管理データベースを作成可能
- 複数端末でのデータ共有と同時編集に対応
- Excelテンプレートを活用した帳票作成が可能。
HubSpotCRM （HubSpot Japan株式会社）
- コンタクトを100万件まで管理可能
- 外部ツールと連携してメール管理を効率化
- マーケティングやCS、CMSまで幅広く対応
まとめ
顧客管理システムの内製は、規模が小さく業務が単純なうちは有効な方法です。ただし、顧客情報の重複や履歴の分散、属人化といったサインが見えたら、専用のCRMへの移行を検討する時期といえます。利用人数や個人情報の管理体制、連携の必要性を目安に判断しましょう。移行のしやすさや提供形態は製品ごとに異なるため、資料請求で比較してみてください。
