ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■活用目的別
- 案件管理・追客漏れの防止：Agentforce Sales (旧：Sales Cloud)、FlexCRM、PASELLY
- 問い合わせフォーム・メール配信による集客：MarkONEシリーズ、Pro Suite、PASELLY
- 見積・請求書類の作成や販売管理ソフトとの連携：PASELLY、Agentforce Sales (旧：Sales Cloud)、フリーウェイ顧客管理
- ■契約のしやすさ別
- 無料プランで始められる：MarkONEシリーズ、HubSpotCRM、PASELLY、GrooForce980、フリーウェイ顧客管理
- 1ユーザーから有料プランを契約できる：FlexCRM
個人事業主がCRMを使うと何が変わるのか
個人事業主がCRMを使うと、顧客とのやり取りや次にすべき連絡を一か所で確認できます。営業、実務、経理を一人で担う働き方では、目の前の作業に追われて顧客対応が後回しになる場面があります。ここでは、CRMが役立つ3つの場面を紹介します。
問い合わせや見積もり後の追客漏れを防げる
CRMを使うと、見積もりを出したまま返事を待っている案件を一覧で確認できます。個人事業主は納品作業に集中している間に、検討中の顧客への連絡が遅れることがあります。
案件ごとに「次の連絡日」を登録しておけば、期日が近づいたときに通知を受け取れる製品もあります。記憶やメールの受信箱だけに頼らず、連絡のタイミングを仕組みで管理できる点が、一人で働く人にとっての利点です。
既存顧客へのリピート提案の時期を逃さない
過去の取引日や購入内容を記録しておくと、既存顧客へ次の提案をする時期を判断しやすくなります。例えば、年1回の保守契約や季節ごとの依頼がある業種では、前回の取引から一定期間が過ぎた顧客を抽出して連絡できます。
新規の顧客を探すよりも、既存顧客との関係を続けるほうが、営業にかける時間を抑えられる場合があります。取引履歴をもとに連絡先を選べる点は、営業専任者のいない個人事業主にとって役立ちます。
紹介元や集客経路ごとの成果が見える
顧客ごとに「どこから知ったか」を記録すると、紹介、Webサイト、SNS、展示会といった集客経路ごとの成果を比べられます。どの経路から受注につながっているかがわかれば、限られた時間と広告費をどこに使うかを決める材料として使えます。
紹介で受注した顧客がわかれば、紹介者へのお礼や近況報告も漏れなく行えます。売上の記録だけでは見えない流入元の傾向を残せる点も、CRMを使う理由の1つです。
一人営業の案件を見える化するCRMの使い方
個人事業主がCRMを使い始めるときは、多くの機能を使うより、案件の流れを一覧で見られる状態を先につくることが大切です。ここでは、一人営業でも続けやすい案件管理の使い方を3つの手順で説明します。
案件の段階を決めて一覧で見る
最初に、問い合わせから受注までの段階を3～5つ程度に分けて登録します。例えば「問い合わせ」「ヒアリング済み」「見積もり提出」「受注」「失注」のように、自分の仕事の流れにあわせて名前を決めます。
CRMの案件一覧やボード表示で段階ごとに案件を並べると、どこで止まっている案件が多いかがひと目でわかります。段階を細かくしすぎると更新の手間が増えるため、最初は少なめにして必要に応じて増やしましょう。
次の連絡日と連絡内容を登録する
案件ごとに「いつ」「何を」連絡するかを登録しておくと、追客を予定として管理できます。例えば「見積もり提出から1週間後に電話で確認」「資料送付の3日後にメールでフォロー」のように具体的に残します。
カレンダーアプリと同期できるCRMであれば、ほかの予定と同じ画面で確認できます。同期の方式や対応するカレンダーアプリは製品によって異なるため、普段使っているアプリに対応しているかを導入前に確かめましょう。
受注・失注の理由を記録する
案件が終わったら、受注または失注の理由を短く記録しておきます。「価格が予算をこえた」「納期があわなかった」「他社に決まった」などを選択肢にしておくと、入力の手間を抑えながら傾向を集計できます。
理由がたまると、見積もりの出し方や提案内容を見直す根拠として活用できます。一人で働いていると振り返りの機会が少なくなりがちなため、CRMの記録を定期的な見直しの材料として使うとよいでしょう。
個人事業主に向くCRMの選び方と3つの型
個人事業主向けとして選べるCRMは、備える機能の範囲によって大きく3つの型に分けられます。自分の仕事で負担になっている作業がどこにあるかによって、適した型は変わります。それぞれの特徴と向いている人を紹介します。
顧客と案件を管理する基本型
基本型は、顧客情報と案件、対応履歴の管理に機能を絞ったCRMです。画面の項目を絞った製品もあり、初めてCRMを使う個人事業主でも設定にかかる時間を抑えられる傾向があります。
顧客数がそれほど多くなく、紹介や既存顧客からの依頼が中心の人に向いています。一方で、メール配信や請求書の作成は別のツールで行う必要がある場合もあるため、ほかのツールとデータを手作業で移す手間が出ないかを確認しましょう。
問い合わせフォームやメール配信を備えた集客型
集客型は、Webサイトの問い合わせフォームやメール配信の機能を持ち、見込み顧客の獲得から管理までを1つのツールで行えるCRMです。フォームから届いた問い合わせが自動で顧客情報として登録されるため、転記の手間を減らせます。
Webサイトやメールマガジンから新しい顧客を集めている人に向いています。メール配信の通数や登録できる連絡先数でプランが分かれる製品もあるため、配信の規模にあわせて料金を確認しましょう。
見積書・請求書と連携する型
見積書や請求書と連携する型は、案件情報をもとに見積書や請求書を作成したり、会計ソフトへデータを渡したりできるCRMです。顧客名や金額を何度も入力し直す手間を減らせる点が特徴です。
受託の仕事が多く、見積もりから請求までの書類作成に時間がかかっている人に向いています。CRM自体に書類作成の機能がある製品と、外部の請求書ソフトと連携する製品があるため、今使っている会計ソフトや請求書ソフトとつながるかを確かめましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCRMの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
個人事業主がCRMの費用を判断する考え方
CRMの料金はユーザー数に応じた月額課金が中心ですが、個人事業主が使う場合は法人向けとは別の点で注意が必要です。無料プランの制限や契約できる最低人数など、一人で使う前提で確認したい点を整理します。
無料プランで試すときの制限
無料プランや無料トライアルを用意しているCRMであれば、費用をかけずに操作感を確かめられます。ただし、無料プランでは登録できる顧客数や案件数、保存できる容量、使える機能に上限が設けられている場合があります。
試すときは、自分の顧客数や今後増える見込みと上限を照らしあわせておきましょう。上限に達したあとに有料プランへ移る場合、データをそのまま引き継げるかも確認しておくと、途中で入力し直す手間を避けられます。
最低契約人数と契約期間
法人向けのCRMには、契約できるユーザー数の下限が決まっている製品があります。1人だけで使うつもりでも、最低人数分の料金がかかる場合があるため、料金表の条件を確認することが大切です。
また、月額料金でも年単位の契約が条件になっていることがあります。事業の状況が変わる可能性を考えると、月単位で解約できるか、途中でプランを変更できるかもあわせて確かめておくと安心です。
外注先やアシスタントが加わるときの費用
事業が広がり、外注先やアシスタントにも顧客情報を見てもらう場合は、ユーザーを追加する費用が発生します。ユーザーごとに料金がかかる製品では、閲覧だけの人にも同じ料金がかかるかどうかで総額が変わります。
閲覧専用のユーザーや、案件ごとに共有範囲を絞れる機能があるかは製品によって異なります。今は一人でも、1～2年後に誰かと情報を共有する可能性があれば、その時点の費用も見積もっておきましょう。
個人事業主がCRMで顧客情報を扱うときの注意点
CRMには顧客の氏名や連絡先などの個人情報が集まるため、個人事業主であっても適切に管理する責任があります。ここでは、法令上の位置づけと、一人で働く人が見落としやすい管理のポイントを説明します。
個人事業主にも適用される個人情報保護法
個人情報保護法は、事業のために個人情報のデータベースを使う事業者であれば、個人事業主も対象としています。顧客リストをCRMで管理する場合、利用目的を示すことや、漏えいを防ぐための安全管理措置を講じることが求められます。
具体的な対応は、個人情報保護委員会が公開している事業者向けの資料で確認できます。顧客から開示や利用停止などを求められた場合の手順も、あらかじめ決めておくとよいでしょう。
スマートフォンやPCの紛失に備える設定
個人事業主は外出先でスマートフォンからCRMを開く機会が多いため、端末の紛失に備えた設定が欠かせません。端末の画面ロックに加え、CRMへのログインに2段階認証を設定しておくと、パスワードだけが知られた場合の不正なログインを防ぎやすくなります。
ほかの端末からログイン中の状態を解除できるか、ログイン履歴を確認できるかも製品ごとに異なります。セキュリティの設定項目を導入前に確かめておきましょう。
解約時の顧客データの持ち出し
CRMを別の製品に替える場合や事業をたたむ場合に備えて、顧客データを書き出せるかを確認しておきます。CSV形式などで顧客情報や対応履歴を出力できれば、ほかのツールへ移したり、手元に保管したりできます。
解約後にデータがいつまで保存され、いつ削除されるかも製品によって異なります。不要になった個人情報を残し続けないためにも、解約時の手順と削除の扱いを利用規約で確かめておきましょう。
個人事業主向けCRMを比較するポイント
型や費用のほかに、個人事業主がCRMを比べる際は、日々の入力の手間と連携先の範囲、顧客が増えたときの対応も確認します。
一人で入力を続けられる操作の手間
営業も事務も自分で担う個人事業主にとって、入力の手間が大きいと記録が途切れます。名刺の撮影による取り込みや、メールの自動保存、スマートフォンからの短い入力に対応しているかを比べましょう。無料プランで一週間ほど実際に使い、入力が負担にならないかを確かめてから契約すると、失敗を避けられます。
項目が多すぎる画面は、入力の負担を増やします。必要な項目だけを残せる設定ができる製品なら、続けやすくなります。
連携できるメールや予約・請求の範囲
普段使っているメールやカレンダー、予約の受付、見積書や請求書の作成と、CRMをつなげられるかを確認します。連携できれば、同じ情報を何度も入力せずに済みます。連携を前提に選ぶ場合は、プランごとの対応範囲を一覧にして、資料で確認しましょう。
連携の有無は製品ごとに異なり、有料プランに限られる場合もあります。自分の仕事の流れで使うものが対象に含まれるかを、導入前に確かめてください。
顧客や案件が増えたときの拡張性
顧客の登録数や案件数に上限がある製品があります。今の顧客数に収まっても、数年後に超えると有料プランへ移る必要が出るため、上限と移行後の料金を確認しておきます。上限を超えた後も、過去のデータを残したまま使い続けられるかを確認しておきます。
アシスタントや外注先と顧客情報を共有する日が来る可能性も考え、利用者を追加できるかと、追加時の費用も見ておくと安心です。
個人事業主・小規模事業者向けCRMの比較表
無料で試せる製品や1ユーザーから契約できる製品を中心に、個人事業主の追客や集客、書類作成に役立つCRMを一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| MarkONEシリーズ | 会員管理・フォーム・メールを組み合わせて利用可能。無料版では1ユーザーでフォームを1つ作成できる |
| FlexCRM | 1ユーザー1,200円～/月で契約でき、90日間の無料トライアルを用意 |
| Agentforce Sales (旧：Sales Cloud) | 案件管理を可視化し追客漏れの防止を支援。Starter Suiteは1ユーザー月3,000円～ |
| Pro Suite | 営業・サービス・メール配信のデータを1つのアプリで確認できる少人数向けCRM |
| PASELLY | 問い合わせフォームから見込み客リストを自動作成。請求書などの書類発行にも対応 |
| HubSpotCRM | 期間の制限なく無料で使えるCRM。ユーザー数の制限がなく、コンタクトを100万件まで管理 |
| GrooForce980 | 2IDまで月額無料、3ID目から980円。顧客管理やスケジュール管理に絞ったシンプル設計 |
| フリーウェイ顧客管理 | 無料で顧客情報を一元管理。フリーウェイシリーズの販売管理ソフトと連携できる |
| 3do1 | ホームページ作成と顧客管理を一体化した、小規模事業者やクリエイター向けのサービス |
個人事業主や少人数の営業を支えるCRM
個人事業主や少人数の企業に向けて、追客の管理や問い合わせからの集客、契約の始めやすさに特徴があるCRMを紹介します。料金や無料で使える範囲は変わる場合があるため、最新の条件を確認しましょう。
MarkONEシリーズ
- 豊富な業種・ 実績から 「かゆいところに手が届く」 機能が充実
- ニーズに合わせて必要機能を組み合わせ、費用対効果の向上を実現
- 導入後は顧客ニーズを把握、様々なアプローチで顧客との関係強化
株式会社ネットウエルシステムが提供する「MarkONEシリーズ」は、会員管理・フォーム・メール配信などを組み合わせられるネットマーケティングシステムです。会員管理・フォーム・メールなどの機能から必要なものを組み合わせ、1つの管理画面で扱えます。無料版ではフォーム作成機能を試せます。有料プランは最低利用期間が6カ月のため、契約期間もあわせて確認しましょう。
FlexCRM
- 見やすい画面と直感的な操作性で簡単に使える
- 外部システムと連携できる各種インターフェイスを用意
- ノンプログラミングで利用でき独自システムの構築も可能
株式会社G.FLEXが提供する「FlexCRM」は、1ユーザーから月額で契約でき、一人で顧客と案件を管理したい個人事業主も始めやすいクラウドサービスです。参考価格はスタンダードプランで1ユーザーあたり1,200円から、初期費用は0円で、最低利用期間は1か月からです。90日間の無料トライアルがあり、トライアル中に登録したデータは本契約後もそのまま使えます。プロセス管理や顧客管理に加えてカレンダー表示やダッシュボード表示も備え、PC・スマホ・タブレットからアクセスできます。
Agentforce Sales (旧：Sales Cloud)
- 15万社の圧倒的な導入実績とノウハウ
- 導入企業は売上30%アップを実現！
- 世界でも日本でもトップシェアのCRM/SFA
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Agentforce Sales (旧：Sales Cloud)」は、案件管理を可視化し、追客漏れの防止を支援するCRM/SFAです。見込み客の発掘から成約までの営業活動をAIが支援します。参考価格はStarter Suiteで1ユーザーあたり月3,000円から、最低利用期間は12ヶ月です。取引先・取引先責任者の情報管理、商談・見積、売上予測、メール配信、モバイル機能などを備えており、外出先から案件の状況を確かめたい場面でも使えます。年単位での契約となる点を踏まえ、事業の見通しとあわせて検討するとよいでしょう。
Pro Suite
- セールス・サービス・メール配信を１つに集約
- 統合された顧客データでビジネスの成長を実現
- 少数精鋭の成長企業が求める今すぐ役立つ機能
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Pro Suite」は、少人数の成長企業向けのオールインワンCRMです。営業、カスタマーサービス、メールによるアプローチのデータを1つのアプリで確認できます。顧客管理や商談管理など営業活動に必要な管理項目を登録後すぐに使い始められ、ダッシュボードのテンプレートも搭載しています。既存顧客へのメール配信と案件管理をまとめたい場合の選択肢です。契約は年間単位です。オンラインからクレジットカードで決済することもできます。
PASELLY （株式会社entershare）
- 問い合わせフォームから、自動的に見込み客管理リストを作成
- 見込み客の育成から、商談管理、クロージングまでを一元管理
- 請求書などの書類とメールの発行・送信がシステム上でできる
HubSpotCRM （HubSpot Japan株式会社）
- コンタクトを100万件まで管理可能
- 外部ツールと連携してメール管理を効率化
- マーケティングやCS、CMSまで幅広く対応
GrooForce980 （株式会社ヒューアップテクノロジー）
- 2IDまで月額無料、3ID目から980円。
- 分析機能を絞り込み、営業目線のシンプル操作
- 法人・個人に対応し携帯利用可能
フリーウェイ顧客管理 （株式会社フリーウェイジャパン）
- 無料で顧客情報を一元管理できる
- マイナンバー・勤怠・顧客管理ソフトを提供。
- シリーズ製品連携で業務効率化とコスト削減
3do1 （エディプレックス株式会社）
- 契約・知識不要で直感的にサイト開設可能。
- HP作成に加え、行動ログ・顧客属性の可視化やCRM機能も搭載。
- スモールビジネス向けの柔軟な導入が可能。
まとめ
個人事業主にとってCRMは、一人で営業と実務を兼ねるなかで、追客漏れを防ぎ既存顧客との関係を保つための道具です。まずは案件の段階と次の連絡日を管理するところから始め、集客や請求書作成の負担に応じて機能範囲を選びましょう。無料プランの制限や最低契約人数、個人情報の管理方法もあわせて確認することが大切です。自分の働き方にあうCRMを比べたい方は、資料請求を活用してください。
