クラウドERPに移行するべき？手順や移行後の運用方法を解説

クラウドERPに移行するメリット

従来のERPをクラウドERPに移行すると具体的にどのようなメリットがあるかを４点紹介します。

ERPが低コストで使える

従来の型ERPを導入する際はハードウェアを自社で準備しなければならず、運用時のメンテナンスやハードウェア老朽化に伴う更新も自社で行う必要がありました。

そのため、自社内でメンテナンス要員の確保やリプレース時の費用を準備しておく必要がありました。しかし、クラウドERPは定額の使用料以外に突出した支出がなくメンテナンスもサービス提供業者に任せることができるため、トータルでのコスト削減が図れます。

常に最新の型が使える

従来の型ERPであれば一旦導入したソフトウェアをバージョンアップするためには都度費用が発生する上に自社内でバージョンアップ作業を行う必要がありました。

しかし、クラウドERPであればバージョンアップ作業は定期的にサービス提供業者が行っているため、ユーザ側では意識することなくいつでも最新のバージョンを利用することが可能です。

高いセキュリティ環境で使える

従来のERPを自社内に設置する場合、ファイアウォールをはじめとするさまざまなセキュリティ機器によりセキュリティ対策を施さなくてはなりません。さらに一旦対策を講じれば十分というものではなく常に最新のセキュリティを維持する必要があるため、継続した金銭コストと運用の負担が必要になります。

しかし、クラウドERPであればデータはサービス提供事業者側に保管されており、セキュリティ対策もサービス提供事業者側が行います。堅牢なデータセンターで十分なセキュリティ対策を実施しているERPサービスを選定すれば、自社内より高いセキュリティ環境で利用することができます。

拠点や時間に縛られずに使える

パッケージ型ERPを自社内に設置する場合、その多くは自社内のみの利用を想定しており外部からアクセスすることはできません。しかし、クラウドERPであれば自宅や拠点からいつでも利用できるほか、スマートフォンやタブレットなどからアクセスできる製品もあります。

▼クラウドERPとは？
参考記事：ERPのクラウド化って何？気になる解説と価格別製品比較10選
▼クラウドERPのメリットをさらに詳しく
参考記事：知っておくべき！クラウドERPのメリット・デメリットとは？

クラウドERP移行の手順

次に、クラウドERPに移行することを決定したときにどのような手順で進めていけばよいかを紹介します。スムーズに乗り換えるためには、綿密な移行計画を立てることが重要です。

自社の課題やERP導入の目的を確認する

まずは自社の課題を洗い出し、解決するために必要となる要件を定義します。全ての要件をERPが備えていない場合も想定し、機能の重要度に優先順位をつけておくとよいでしょう。

また、導入目的を明確にし関係者で意識統一しておくことも重要です。なぜなら目的を明確にして導入後に効果を測定し、関係者間で要望が食い違うときに本来の導入目的に立ち返って何を優先すべきかを決定することができるからです。

ERP導入の目的を達成するためには、現状の業務にとらわれすぎず、ERPの機能にあわせて業務プロセスの見直しを図る必要が出てきます。

ERPソフトを選定をする

クラウドERPの場合、基本的にはERPの機能に合わせて業務の運用を変更しなくてはなりません。中にはカスタマイズ対応できるものもありますが、その分コストが増加するだけでなく機能が制限されてしまう場合があります。

要件定義をどのぐらい満たすことができるのか、満たせない機能はほかの代替機能もしくは運用変更で対応することができるのかを確認し、自社に一番合ったERPを選びます。また、ERPの選定にあたっては、機能面だけでなくサポート体制やセキュリティ機能が十分かを確認しておくことも重要です。

ERPソフトを運用する体制を調整する

今までパッケージ型のERPを利用していた企業では、業務に合わせてシステムをカスタマイズする運用に現場は慣れています。そのため、今後はクラウドERPへの移行に伴いソフトの機能に合わせて業務の運用を変更しなければならない点を十分に理解してもらう必要があります。

各部署から代表者を選定し、実際の運用がうまく乗るよう現場の声を反映して導入を進めていかなくてはなりません。

ERPを移行する

ERPを移行する際は、問題が発生した際の対処方法をルール化し、現場の声を集める仕組みを構築しておきましょう。そして現場から上がった使い勝手の要望や不具合の対応をまとめてベンダーと共有し、運用が安定するまで改善を図っていきます。

また、ERPの移行に合わせて業務規程や業務マニュアルも作成もしくは改訂する必要があります。

クラウドERP移行後の運用方法

クラウドERPへの移行が完了した後にどのような運用方法が必要となるかを紹介します。

ユーザーの教育をする

移行前にも操作研修などは実施しますが、実際の運用を経て不具合対応や機能修正が発生することで運用方法に変更点が出てきます。そのため運用が安定するまで定期的に変更点を共有し、ユーザーへの教育を継続実施していく必要があります。

導入の効果を測定する

システムの移行によって実際の業務にどのような効果があったのかを測定し、導入の目的を果たせているのかを確認していく必要があります。

もしも、当初想定していたほどの効果が発揮できない場合には、ベンダーに相談して効果を向上させるためのアドバイスをもらうのもよいでしょう。定期的に効果を測定し、試行錯誤を続けることで本来の効果が発揮できる環境を目指していきましょう。

クラウドERPに移行して効率的な運用を！

今回の記事では、クラウドERPに移行するメリット及び実際の移行手順や移行後の運用について紹介しました。この記事を読むことでクラウドERPへの理解が深まったと思います。クラウドERPに移行する場合は、移行手順や移行後の運用を抑えた上でぜひ効果的なシステム導入を目指しましょう。