無料FAQシステム７選！導入時の注意点と失敗しないための選び方

完全無料で使えるFAQシステム

まずは、完全無料で使えるFAQシステムを紹介します。一切コストをかけたくない、という場合はぜひご覧ください。

ナレッジリング

株式会社CBIT

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ナレッジリング の比較ポイント

• あいまいな検索でも候補ワードの表示で的確に回答を入手できる
• 投稿テキストだけでなくファイル内も同時検索する高い検索精度
• 内部での質問・回答はナレッジとして蓄積され検索候補対象に

株式会社CBITが提供するクラウドFAQシステム「ナレッジリング」は、コールセンター業務を支援する機能が充実しています。曖昧なワードでの検索やファイル内検索に対応し、オペレーター同士が相談できるコミュニティ機能などを搭載しています。アカウント数20、利用容量最大500MBまでなら、30日間無料で使えるプランが用意されています。

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helpfan

有限会社アフェからリリースされている「helpfan」は、入会費や年会費、利用料など一切不要で、FAQサイトを構築できるサービスです。誰でも使いやすい管理画面でFAQの編集ができます。そのほか、サイト内全文検索やアクセス解析導入、ヘルプサイトの公開なども可能です。

Tayori

株式会社PR TIMESが提供する「Tayori」は、FAQサイトやナレッジベースを作成できるカスタマーサポートツールです。プログラミング知識がなくても操作でき、テンプレートにFAQを入力していくだけで完成します。問い合わせフォームやチャットとの連携も可能です。フリープランと有料プランがあり、ユーザー１人だと無料で使えます。なお、無料プランでは作成できるFAQやアンケートの数が１つまでです。

phpMyFAQ

「phpMyFAQ」は、日本語にも対応したオープンソースのFAQソフトウェアです。質問と回答を投稿し、それを承認すればFAQを公開できます。MySQLやSQLiteなどのデータベースとの連携や、権限の設定ができるので、社内ナレッジベースとしての利用も可能です。

無料FAQシステムの注意点

次に、無料FAQシステムを利用するにあたって注意しなければならない点を解説します。

機能や利用人数の制限がある

無料FAQシステムは、使える機能や利用人数に制限を設けている場合が多いです。例えば、登録できるFAQ数やユーザーアカウント数が限られています。もちろん、制限がかけられていても問題なく使えるケースもあります。

しかし、制限により利便性が損なわれるのであれば、有料プランを申し込んだ方が得策かもしれません。機能を拡張するために別途費用が発生することもあります。

また、「無料プラン」なのか「無料トライアル」なのかという点にも注意が必要です。一般的に、無料プランの場合は機能や利用人数に制限が設けられてはいるものの、そのまま永年的な利用が可能です。一方、無料トライアルの場合は利用日数の制限が設けられています。

無料トライアルは、あくまでも導入前のテストという位置づけです。利用規模が大きく、有料プランを検討している場合は、失敗のないよう積極的に活用しましょう。

オープンソースはライセンスに準拠する必要がある

オープンソースなら導入費はかからないので、コスト削減につながります。しかし、定められたライセンスに準拠する必要がある点に注意しましょう。

オープンソースは、個人や組織によって開発されたシステムの枠組みのようなもので、自由度の高さが魅力ですが、導入やカスタマイズのハードルが高いという難点もあるのです。

なお、オープンソースのライセンスは70種類を超えます。一例としては、以下のようなものが挙げられます。

• ■Apache v2：著作権および修正箇所表記必須／商用利用や修正・配布可能／トレードマークの使用不可／責任免除
• ■MIT：著作権の表記必須／商用利用や修正・配布可能／法的責任免除

それぞれのライセンスによって必須項目や許可されているもの、禁止されているものが異なります。ライセンスに準拠しない使用を行った場合、開発元から訴えられる可能性もあるため気をつけましょう。

無料トライアルが使えるFAQシステム

無料製品では制限が多く、事足りないという場合には有料製品を導入しましょう。ここでは有料製品の中でも、無料トライアルが使えるFAQシステムを紹介します。導入前に操作感や機能を確認できるので、現場に合ったものを選べるでしょう。

SyncAnswer

株式会社SyncThought

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SyncAnswer の比較ポイント

• ブログを書くような感覚でFAQの作成・公開が可能
• FAQの利用状況をアクセス分析で「見える化」
• スマートフォンなどのマルチデバイスに対応

「SyncAnswer」は、株式会社SyncThoughtがリリースしているクラウド型FAQ管理サービスです。簡単な操作でFAQを作成でき、公開したFAQの評価や分析も可能です。無料トライアルでは、事前にヒアリングを行い、その内容に沿ったデモサイトを作成してくれるので、本番環境に近い状態でお試し運用ができます。

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Freshdesk

OrangeOne株式会社

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Freshdesk の比較ポイント

• 【コロナ対策キャンペーン中】無料ライセンス提供有り
• 【瞬間導入】かんたん設定で、最短1日で運用開始可能！
• 【3つの要素で業務効率化を実現】①ナレッジ共有、②自動化、③分析

世界15万社で導入実績がある「Freshdesk」は、OrangeOne株式会社が提供しています。FAQを事前に登録し、ヘルプデスクをサポートします。問い合わせを一元管理し、優先度順・担当者別に振り分けるので対応の効率を上げられるでしょう。無料で使えるプランがあり、そのほかのプランも21日間の無料トライアルを利用できます。

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CollasQ

株式会社コラボス

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CollasQ の比較ポイント

• 内部FAQを活用し、お問い合わせ対応効率化が実現。
• 高セキュリティで、安全・安心な運用が可能。
• チャットボットや外部連携用のAPI機能付きでわかりやすい。

株式会社コラボスの「CollasQ」は、チャットボットとの連携に対応した社内外向けのFAQサービスです。アクセス制限やIPアドレス単位のアクセス制限など、セキュリティ対策も万全といえるでしょう。初期費用が無料で、月額３万円～利用できるので低コストでの導入が可能です。導入前には30日間の無料トライアルでお試しができます。

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FAQシステム導入のポイント

無料FAQシステムに限らず、FAQシステムをはじめて導入する場合は以下のポイントに気をつけるとよいでしょう。

顧客の疑問を正確に把握しておく

FAQシステムを導入する前に、顧客や従業員が抱える疑問を正確に把握しておきましょう。すでにコールセンターやヘルプデスクがある場合、今までの問い合わせ内容からある程度顧客や従業員のニーズを掴めるはずです。

「どのような問い合わせが多いか」をリストアップしておけば、スムーズにFAQの作成ができます。 システム導入後早期にFAQを立ち上げ、顧客や従業員満足度の向上につなげましょう。

FAQの作成・設定方法を把握しておく

エクセルにFAQをまとめている企業であれば、それをインポートできるFAQシステムがおすすめです。これまでFAQを整備していなかったという企業なら、テンプレートが備わっているFAQシステムを選択するとよいでしょう。以下の記事で紹介している製品にはテンプレートを掲載しているものもあるのでぜひご覧ください。

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検索しやすいか確認しておく

FAQシステムによって問い合わせ対応を効率化するには、顧客に自己解決を促していく必要があります。つまり、検索性の高いFAQシステムでなければなりません。ユーザー視点で操作感や検索精度を確認しておきましょう。

検索ワードが思いつかないユーザーも多いので、閲覧回数が多い順にFAQを表示できたり、タグ検索ができたりするとよいです。

最適なFAQシステムを活用しましょう

問い合わせ対応の効率化や顧客満足度の向上にもつながるFAQシステムですが、無料で使う場合は機能や利用人数に制限があることが多いです。利用規模に応じて、有料プランも検討するとよいでしょう。その際は無料トライアルの活用がおすすめです。

また、FAQシステムの導入に失敗しないためには、あらかじめユーザーの疑問を把握し、FAQの作成・設定方法や検索しやすいかを確認しておく必要があります。さまざまな製品を比較して、最適なFAQシステムを選定しましょう。