《コラボフロー》の評判・口コミまとめ
コラボフローに寄せられた多数の口コミから良い口コミ・悪い口コミをピックアップし、比較に役立つポイントをITトレンド編集部が独自にまとめました。（2023/02/21 公開）
《コラボフロー》の良い評判・口コミ
ExcelとWebの操作ができればオンラインで稟議の承認や見積もり発行が可能となります。プログラミング知識不要の直感的な操作性に評価が集まっています。クラウドシステムで場所を選ばず運用と共有が可能なため、リモートワークの促進やペーパーレスにつながったとの声も寄せられました。
テレワーク時代の電子稟議システムとして
稟議決裁のフローにおいて、捺印して回覧するという方法はテレワークの普及で非効率となってきた。その点コラボフローを利用すれば捺印不要でワークフロー通りに回覧し決裁権者の承認が下りればウェブ上で完結する。しかもクラウドシステムなので社外のPCでも申請から承認、決裁まで可能となったのでスピーディーな意思決定ができるようになった。ワークフローの作成方法は非常に直感的で、条件分岐や閲覧制限など自由に設定できる為カスタマイズもしやすい。また、一定期間経過するとリマインドメールも届くので処理の停滞も回避しやすい。
申請の画面、フロー作成が簡単
Excelベースで画面設計ができるので、HTMLを製作したりするスキルがあれば、比較的簡単に申請作成することができます。フローもアイコンをドラッグしてつなげるだけでいいので簡単です。
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《コラボフロー》の悪い評判・口コミ
高機能かつカスタマイズしやすいとの声が多い中、入力項目の変更や申請後の修正がしづらい、通知が分かりづらいなど細かな融通性の向上を求める声もありました。また、導入するための初期設定の手間や既存システムと連携できない可能性も想定できるため、そういった面がクリアできるかの確認が必要となるようです。
修正や編集がもっとしやすくなると嬉しい
一度申請した案件で修正や変更を行いたい場合に関して、第一ステップの承認者が承認をしてしまった場合、自身で取り消しや、承認した第一ステップの人からは差し戻し等ができないこと。また、ステップが先に進んでしまっていた場合で差し戻しをお願いした場合、また最初のステップから進めないといけないこと。
細かな仕様に改善の余地あり
決裁時に申請者にしか通知メールが入らない点は改善の余地があると思います。通知メールを配信するメンバーを追加できるようになると良いと思います。また、製品の調査を申請する際に、品目が50点までしか入力できない点は改善してほしいと思います。加えて、エクセルのフォーマットに入力したものをアップロードしてそれぞれの項目に反映させる機能があると良いと思います。
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フォーマット変更も反映が早く、カスタマイズしやすい
この製品のいい点
社内稟議にこの製品を利用するようになって約2年経ちますが、現在は安定しているものの、実運用当初はフォーマット変更が多発していました。各社員から管理部へ連絡し、その度に修正してもらうという流れでしたが、IT技術者ではない管理部社員が対応するにも関わらず修正反映が早く、カスタマイズしやすいようです。
コラボフローの改善してほしい点
設定の問題かもしれませんが、申請済、承認済等にフィルタリングされているワークフローが一定期間(3ヶ月？)経つと検索画面からしか参照できなくなるので、私的には自分が起票した過去のワークフローを見る事が多いので、そのまま残っていて欲しいです。
システムの不具合がありましたか？
覚えてる範囲では2回程サーバトラブルでつながらなくなりましたが、世界的な問題(プロバイダ？)だったと思うので、この製品自体でトラブルというのは起きてないです。
コラボフロー導入で得られた効果・メリット
それまで使用していた製品だとカスタマイズがなかなか大変で、フォーマットを変えずに備考欄に全て記載するような運用になってしまっており、人によって記載する粒度等に差異が出ていましたが、統一化できました。
以前利用していた製品の解約理由
社内システムの全体的な刷新があり、その際に社内稟議フローをこの製品に移行。
検討者にオススメするポイント
UIもシンプルで直感的に使いやすく、カスタマイズもしやすいので、いいと思います。
直感的に使えるワークフローシステム
この製品のいい点
普段使用している紙の稟議書のイメージをシステム上で再現できるので、特段違和感なく利用し始めることができます。
コラボフローの改善してほしい点
私の組織では、決裁において決裁者の前に関係部署へ伺いをたてる「合議」という制度があります。この合議者は稟議によって流動的なのでコラボフロー上で再現しようとするのが難しいです。
コラボフロー導入で得られた効果・メリット
シンプルに印刷コストが低減されたほか、自分が回した稟議書がいまどこまで回覧されているのかが一目でわかるので非常に便利です。
テレワーク時代の電子稟議システムとして
この製品のいい点
稟議決裁のフローにおいて、捺印して回覧するという方法はテレワークの普及で非効率となってきた。その点コラボフローを利用すれば捺印不要でワークフロー通りに回覧し決裁権者の承認が下りればウェブ上で完結する。しかもクラウドシステムなので社外のPCでも申請から承認、決裁まで可能となったのでスピーディーな意思決定ができるようになった。ワークフローの作成方法は非常に直感的で、条件分岐や閲覧制限など自由に設定できる為カスタマイズもしやすい。また、一定期間経過するとリマインドメールも届くので処理の停滞も回避しやすい。
コラボフローの改善してほしい点
高機能なので入力項目も豊富でカスタマイズもしやすいのだが意外と痒い所に手が届かないところもある。一つは入力項目を電子稟議の種類ごとに変更できないこと。入力項目がたくさんあるに越したことはないが稟議の内容によってはその多くが入力不要項目となるが、不要なのかどうかユーザーでは判断できない場合があるので稟議の種類ごとに入力不要箇所はマスキングするなどの処理ができればよいと思う。またコメントの機能は、決裁後は返信できず、上役からコメントで質問を受けてしまった場合は結局メールや電話などで回答する必要があるので手間がかかる。
システムの不具合がありましたか？
たまにつながりにくいなどのトラブルがあるようでメールが届くが実害は今のところない。
コラボフロー導入で得られた効果・メリット
以前は営業所や部署をまたがる発議をする場合、決裁を得るまで相当期間がかかっていたがそれでも捺印を必須とするルールがそれを許していた。しかしリモートワークの推進とコラボフローのような電子稟議システムが増えてきたため出社せずに、顔を合わすことなく決裁を得ることができるようになり、所要期間も約半分に短縮された。当社は似たような稟議を発議することも多いので以前の稟議をコピーして流用する機能があることも好評のようである。
検討者にオススメするポイント
働き方改革で意思決定の迅速化を図るならお薦めのシステムです。
進捗状況がよく分かる
この製品のいい点
稟議書や申請書類など、現在どこの部署の誰のところで止まっているのかが分かりやすいのがとても良いと思います。
また、入力画面も順を追って入力していけば難しくなく、初めて使用する人でも割と簡単に操作ができる点も評価できます。
コラボフローの改善してほしい点
決裁時に申請者にしか通知メールが入らない点は改善の余地があると思います。通知メールを配信するメンバーを追加できるようになると良いと思います。
また、製品の調査を申請する際に、品目が50点までしか入力できない点は改善してほしいと思います。加えて、エクセルのフォーマットに入力したものをアップロードしてそれぞれの項目に反映させる機能があると良いと思います。
システムの不具合がありましたか？
特にありません。
コラボフロー導入で得られた効果・メリット
これまで紙ベースで書類申請をしており、申請漏れや担当者間で保留になっていたりなど、当事者以外が進捗状況を把握しにくいことが問題となっていました。
コラボを導入したことで、一部書類を除き検索して進捗状況を確認できることで、担当者が不在でも状況確認ができるため、CS向上にも役立っています。
パッと状況がわかり、ガルーンとの連携も
この製品のいい点
申請したものが今どのフェーズにいるのかが、自分の申請画面に行くだけで、細かな検索をしなくても申請中なのか差し戻しがあるのかがわかります。様々な届け出を一括して管理できるので、検索や管理がとても楽です。
コラボフローの改善してほしい点
弊社のシステム上の問題かもしれませんが、初めて申請を行う際に、書き方がわからないことが多いです。記入例のようなものが表示できるようにできれば、より使いやすいかなと思います。
システムの不具合がありましたか？
弊社のシステム上の問題かもしれませんが、現在、システム障害ですべての申請が行えなくなってしまいました。
一部ワークフローは復帰したものの、過去のデータがなくなってしまっていたり、復帰にもかなり時間が掛かりました。
コラボフロー導入で得られた効果・メリット
今まで紙で申請をしていたため、地方の工場だと、本社に提出するのに時間が掛かかっていたものが、スムーズに承認まで進み、社内便で紙を送る等の手間も削減できました。本社ですべての資料を管理するのに多くの場所が必要で、実際探すときには時間が掛かり、保管している意味がほとんどないような状態でした。この製品を使用することで検索ができ、紙のように劣化や文字が読みにくい等がないため、見返したりするときにとても助かっています。
以前利用していた製品の解約理由
導入決定者でないため、乗り換えた理由はわかりません。
分かりやすさと改善がマメに行われるのがよいです
この製品のいい点
簡単に直感的にワークフローを作ることができます。条件分岐も簡単なので複雑なルートも作りやすいと思います。エクセルからの取り込みは少し慣れが必要ですが、乗り越えれば社内帳票のほとんどがすぐにワークフロー化できます。
コラボフローの改善してほしい点
期代わりの処理をユーザー側の条件分岐で反映させているので、そこは自動化してほしいと強く思っています。
コラボフロー導入で得られた効果・メリット
稟議などの案件承認のスピードが圧倒的に早くなりました。管理職のリモートワークへのシフトが現実的になってきました。
検討者にオススメするポイント
サイボウズガルーンとの連携もできます。
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紙の稟議から電子になって3倍以上の時間短縮
この製品のいい点
エクセルをベースにあらゆる申請書を作ることができること。リモートワークが増えてきたので、決裁者が在宅勤務で申請したい書類があればすぐに電子化できる。
コラボフローの改善してほしい点
デザインはまだ改良の余地があると思います。直観的にできるとは言いつつ、ボタンの配置や遷移の仕方は直観的にはできませんでした。
コラボフロー導入で得られた効果・メリット
紙で稟議を回していた際は、申請から決済まで2週間以上かかっていました。回覧先の勤務先が数拠点あり、輸送だけでも1週間かかっていました。余裕を持ってスケジュールを進める必要があり、調整に一苦労でした。電子決裁にすることで、早くて3日で稟議が回るようになり、外部業者とスムーズなやり取りが可能になりました。
直感的に操作でき、導入がスムーズでした
この製品のいい点
直感的に操作できるユーザーインターフェースはこのサービスの優れた部分であり、全社員への導入もスピーディーに行えました。またexcelを利用してフォームの作成が出来るのも便利です。
コラボフローの改善してほしい点
稟議書などの書類において決裁の希望日の設定、予定を忘れないようにリマインド機能などがあると、審議の予定が遅れることがなくなると思うので助かります。
コラボフロー導入で得られた効果・メリット
社内での多くのやり取りが紙からコラボフローに変わったことで入力ミスや多重入力、紙への印刷、転記などの作業が不要になり業務が効率化されました。体感としては一週間かけていた業務が一日で終わるといった感じになっていますね。
面倒な申請業務の簡素化が可能！
この製品のいい点
様々な部署の申請業務を簡単に一本化しまとめることが出来ます。
申請フォーマットや承認ルートなど、簡単に設定が出来るので非常に便利です。
コラボフローの改善してほしい点
承認ルートが設定していても、稀にルート担当者に反映されなかったりすることがままありましたので、もう少し簡単にルート設定が出来れば良いのかと思います。
システムの不具合がありましたか？
承認ルートがきちんと反映されていなかったことがあり、自身の稟議が進まないことがありました。
コラボフロー導入で得られた効果・メリット
過去申請データが簡単に確認でき、再申請時にも再利用が出来るので、申請業務の短縮が出来ます。
詳細検索可能ですが、閲覧権限も付けられる為、プライバシー保護も出来ます。
スムーズな業務フローの処理ができます
この製品のいい点
今まで紙ベースで処理していたものが、システム上に表示されるため何が待ち状態で何が処理済なのか明確になり漏れがなくなります。
コラボフローの改善してほしい点
決裁ルートの調整など細かい変更が可能であるが（権限者が複数いる場合など）、それが利点である反面決裁する側にとっては自分が処理すべきものなのかどうか認識があいまいになっている場合があるので明示的・強制的な表示が欲しい。
コラボフロー導入で得られた効果・メリット
過去の処理や他部署の処理（当社の場合は同一本部内）が閲覧できるため、過去の同じような種類の稟議処理を再利用でき事務作業の効率化が可能となっている。
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