在宅勤務中の社員のサボりを防ぐには？企業が実施すべきこと

在宅勤務でなぜ社員はサボるのか？

そもそも、なぜ在宅勤務で人はサボるのでしょうか。労働時間中にサボることは良いことではありません。しかし、そのサボる理由は一概に社員が悪いとは言えないのではないでしょうか。まずは在宅勤務でサボる理由について考えてみましょう。

集中力が続かない

普段は真面目な社員であっても、自宅だと気が散ってしまいがちです。家族がいる方は小さなお子さんの世話で全く仕事が捗らないこともあるでしょう。一人暮らしの方は反対に、誰かと一緒でないと仕事ができないという方もいます。

このように在宅勤務では、仕事に専念できるオフィスワークと異なり、さまざまな理由で集中力が続かないのです。

オンとオフの切り替えができない

朝起きてスーツに着替えることで、仕事モードになる方も多いのではないでしょうか。また、通勤電車に乗ることで気持ちの切り替えができるという方もいます。オフィスワークであれば仕事のオンとオフがはっきりしているため、仕事に集中して取り組めます。

一方で、在宅勤務の場合は、服装も自由で一日中自宅で過ごし、時には一歩も外に出ないこともあるでしょう。このような環境であればオンとオフの切り替えができないのも当然です。

仕事が管理されていない

上司がすぐ近くにいる部下に声をかけて仕事の進捗を確認することは、在宅勤務だとできません。また、部下も上司が近くにいないとつい気が緩んでしまうこともあるでしょう。

互いの状況が見えない在宅勤務では、業務管理ツールなどで進捗の見える化が求められます。仕事の管理がされていない状況では、部下がサボってしまうのも無理もないことでしょう。

仕事の目的を理解していない

在宅勤務で仕事が進まない理由を突き詰めてみると、実は社員が仕事の目的を理解していないことが本質的な問題であるとわかります。オフィスワークでは、ただ会社にいて会議をして資料を作成していれば仕事をしたことになっていないでしょうか。

一般的に在宅勤務では、物理的に人と関わる時間が減るため、自ら動かなければ仕事が回ってきません。自ら動くためには、何のために仕事をしているのか、という仕事の目的を理解することが不可欠です。

つまり、社員がサボってしまう理由は、仕事の目的を普段から理解していなかったからです。そしてさらに突き詰めてみると、実は上司も仕事の目的を理解しておらず、これまで部下に指導もしてこなかったからという可能性もあるでしょう。

社員のサボりを防ぐために企業が実施していること

いかなる理由であっても、仕事中に社員がサボることは企業にとって生産性の低下につながります。そのため、各企業では社員がサボることを防ぐために、さまざまなITツールを活用しています。

社内SNSやチャットツールの活用

あるベンチャー企業では、社内SNSを導入してその日の成果物や仕事の取り組み状況を担当者が毎日アップロードできるようにしています。SNSが業務ツールにもなっているため、業務の相談や進捗管理もSNS上で可能です。

また、チャットツールを導入している企業では、定期的に上司が部下の業務状況をチャットで確認しています。SNSやチャットを活用すれば、社員にとって抵抗感が少なく自然に業務管理ができるでしょう。

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常時ビデオ会議接続の活用

ビデオ会議をチーム内で常時接続することで、お互いの業務状況を把握している企業もあります。業務の監視だけでなく、オフィスワークのように何かあればすぐ話しかけられるような状態にして仕事を円滑に進めようとしているのです。

ただし、常に自宅の様子をみられている状況になるため、社員からは息苦しいという声があがる場合もあります。

監視ツールの活用

監視ツールを使用した業務管理を行う大企業もあります。監視ツールは、マウスやキーボードの動きを検知して、一定時間入力がないと監視者に通知が送られる仕組みです。

Webのアクセス情報を読み取り、仕事と関係のないサイトを見ていないかどうかもチェックできます。さらには、どの時間帯にどんなアプリケーションを使用しているかまでも把握可能です。社員の業務状況を厳密に管理したい企業での導入が広がっています。

過度な監視は逆効果？休憩も必要

これまで在宅勤務を導入してこなかった企業では、社員がきちんと仕事をするのかどうか疑心暗鬼になっている場合もあるでしょう。そして社員への疑いから、つい仕事を管理するのではなく監視してしまうことも多いようです。

一方で、在宅で勤務する社員は、さまざまな理由で仕事を中断することがあります。家族の面倒を見ることもあれば、仕事中に宅配便などの来客もあるでしょう。また、駅や幹線道路の近くに住んでいる方であれば、騒音で集中力がそがれてしまうこともあるのではないでしょうか。集中できないのであれば、思い切って一定時間休憩をとったほうが生産性が上がります。

こうした仕事の中断を見込んで、気分を切り替えながら仕事をする「スイッチワーク」を推奨する企業も出始めています。スイッチワークは、メリハリをつけるために短時間集中で仕事をしながら、合間に休憩や家事などの私用をはさむことを奨励する働き方です。

オンオフのメリハリをつけることで仕事の集中力が高まり、子育てや介護などさまざまな事情がある方も快適に働くことができます。そもそも、在宅勤務とオフィスワークでは全く働き方が異なるため、休憩時間の設定も余裕を持たせると良いでしょう。

社員のサボりを防ぐ、在宅勤務のルール

管理職がこまめに仕事の管理を行うマイクロマネジメントが主流の企業では、社員の仕事の進捗が見えないことが不安な場合もあるでしょう。そんな場合は、ここまでご紹介したことを踏まえて、以下のような在宅勤務のルールを定めておくのがおすすめです。

成果物で管理する

在宅勤務では物理的に相手の状況が見えないため、プロセス管理よりも思い切って仕事の成果物で管理を行ったほうがよいでしょう。あらかじめ仕事に対する内容や要件、納期を決めておき、納期までに間に合うよう成果物を納品してもらいます。どうしても心配な場合は、未完成の段階で成果物を提出してもらい、その進捗をチェックするのがおすすめです。

部下の仕事の納期と成果物の水準を管理するようにルールを定め、成果物に対する責任者が誰なのかを明らかにしておくとよいでしょう。

中抜けをOKにする

ここまでご紹介したように、在宅勤務ではさまざまな事情でどうしても離席しなければいけないタイミングがあります。そこで、中抜けを認める規程を整えておくことが必要です。

まず前提として、私用で離席する場合は、その時間を勤務時間にカウントしないように定めておくべきでしょう。そのうえで、中抜けの回数や１回あたりの時間も決めておきます。会社として公式に中抜けを認めることで、サボらずにメリハリをつけて仕事に取り組むことができるようになります。

在宅勤務のルールを整備して社員のサボりを防ごう

在宅勤務の社員がサボることを防ぐために、社内SNSやチャットツールなどを使って、適度に業務管理を行うのは問題ありません。しかし、行き過ぎた監視体制は、社員が息苦しく感じ、普段の力を発揮できなくなってしまいます。

在宅勤務のルールを決めておけば、社員が働きやすくなり、生産性も高まります。サボる社員を悪とするのではなく、そもそも在宅勤務は従来の働き方と全く異なることを認識したうえで、新しい働き方のルールをつくっていきましょう。