テレワークとは
まずはじめに、テレワークについておさらいです。
「テレワーク」とは、ICT（情報通信技術）を使った、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方のことです。ノートPCやタブレット、スマホなどのモバイル機器とインターネットなどの通信環境を利用することで、本来勤務するオフィスなどから離れ、自宅などで仕事ができます。
総務省の調査によると、令和元年９月末時点で企業におけるテレワークの導入率は20.2％でしたが、令和２年には47.5％まで大幅上昇しています。東京都内企業におけるテレワーク実施率は令和３年６月時点で63.6％と高い数値を示し、半数以上の企業でテレワーク導入が進んでいるようです。
参考：通信利用動向調査（令和２年調査）｜総務省
参考：テレワーク実施率調査結果をお知らせします！｜ 東京都
なお「テレワーク」と聞くと、在宅勤務をイメージしがちですが、働く場所によって「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス（施設利用型）ワーク」の３つのタイプに分かれます。それぞれの働き方や違いについては、以下で確認しましょう。
在宅勤務
自宅を仕事場所として、所属する会社のオフィスに終日出勤しないで働く勤務形態です。顧客への訪問や会議参加などで外出することもなく、１日の業務をすべて自宅で行います。
モバイルワーク
交通機関での移動中や顧客先、カフェなどを就業場所にする、いつでもどこでも業務可能な働き方です。会社や顧客などとの連絡は、ノートPCやタブレット、スマートフォン、携帯電話などのモバイル機器とインターネットを使って行います。
サテライトオフィス（施設利用型）ワーク
会社以外のオフィスや遠隔勤務用の施設を使って働くスタイルです。専用施設、レンタルオフィス、複数社で共同利用するオフィス（シェアオフィス）などがあります。
テレワークとリモートワークに明確な違いはない
テレワークと類似の言葉としてリモートワークが挙げられますが、大きな違いはなく同じような意味で使用されています。
- ■テレワーク
- 「tele = 離れて」と「work = 仕事」を組み合わせた造語。
- ■リモートワーク
- 「remote=遠隔」と「work = 仕事」をかけ合わせた言葉。
いずれも遠隔で業務を行う意味です。
企業がテレワークを導入するメリット
ここからは企業がテレワークを導入した場合に期待できるメリットについて見ていきましょう。社員側のメリットについては後述します。
- １．生産性・効率性の向上
- ２．営業効率・顧客満足度の向上
- ３．コスト削減
- ４．人材の確保
- ５．事業継続性の確保
それぞれについて、詳しく説明していきます。
１．生産性・効率性の向上
テレワークを導入すれば、生産性の向上や業務効率化を見込めるでしょう。これはテレワークの働き方が影響しています。
作業を中断されにくい
テレワークの働き方には「在宅勤務」「サテライトオフィスワーク」「モバイルワーク」という形態があります。
在宅勤務やサテライトオフィスの場合、自宅や社外の専用スペースが仕事場になり、作業に集中できる空間をつくれます。そのため、社内業務中に発生していた予定外の打ち合わせや会議、顧客の訪問などによる作業中断はほとんどありません。
その結果、社員はよりいっそう業務に集中でき、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
すきま時間を活用できる
モバイルワークでは端末と通信機器を使って社外で働くため、移動中でも作業できます。すきま時間を有効に使えるので、仕事の効率化が見込めるわけです。
２．営業効率・顧客満足度の向上
モバイルワークの導入で、営業担当者の場合、オフィスへの出勤頻度や時間、顧客先への移動時間が削減できます。そこで生まれた時間を新規顧客の開拓や既存顧客の対応にあてれば、営業効率や顧客満足度が上がり、業績向上も見込めるでしょう。
３．コスト削減
テレワークを導入すると、通勤に関わるコストや紙の管理コストを削減できます。
通勤交通費やワークスペースを削減できる
まず、社員が出社しなくてよいので、通勤定期代などの交通費を減らせます。
ワークスペースの削減にもつながるでしょう。出社する社員が減ることで個々の執務スペースを設けなくて済むからです。テレワーク利用者に定期的な出社を課している場合でもフリーアドレス制にしておけば、オフィスを効率的に利用できます。完全に在宅勤務に切り替えられる企業の場合、支店の廃止や縮小に伴い、大幅なコストダウンも期待できるでしょう。
紙の保管スペース、印刷コストの削減も
業務で必要な資料や書類を電子ファイル化し、社外からでもアクセスできるようにすれば、紙書類の保管スペースや印刷コストも削減できます。
４．人材の確保
テレワークでは時間や場所に縛られない柔軟な働き方が実現できます。そのため、さまざまな事情を抱えた人に就業機会を提供できます。
多様な人材を活用できる
例えば、就労意欲があっても障害などで通勤が困難な人、労働意欲のある高齢者などです。なかには、能力やスキルがある人や豊富な業務ノウハウを持っている人も少なくありません。こうした人たちに即戦力として働いてもらうことは、企業にとっても大きなメリットがあります。
離職防止
また出産や育児、介護、配偶者の転勤などが原因で優秀な社員が退職・離職せざるを得ない場合もあるでしょう。通勤を伴わず、働く場所にも縛られないテレワークを導入すれば、育児や介護に携わる時間を捻出できるため、こうした人材の流失防止につながります。
企業のアピールポイントになる
テレワークを導入すれば、アイデアを構想する時間を捻出できます。計画的に仕事ができ、プライベートや家族との時間も作れるようになるでしょう。結果、ワーク・ライフ・バランスという仕事と生活の調和の実現も図れるようになります。
環境が整った魅力的な企業として、社外からの新たな人材確保や離職防止につながる可能性があるといえるでしょう。
５．事業継続性の確保
テレワークは事業継続においてリスクヘッジの役割をも担います。
自然災害時でも作業を継続できる
事業継続の面からもテレワークは貢献できるといえます。自然災害や感染症の流行などが起きた場合、テレワークを導入しておけば在宅勤務やモバイルワークを活用し、事業を継続できるでしょう。
例えば自然災害が発生したケースでは、出勤せずに自宅での業務が可能なため、事業での損害を最小限に抑えられるでしょう。また、最近では新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、３密を避けるためにテレワークを導入する企業が急増しています。
どんなときでも情報共有できる
テレワークで情報共有ができるICT環境を構築しておけば、災害時や感染症の流行時であっても、社員同士での迅速な情報伝達や共有が可能です。
非常時にテレワークを問題なく活用するためには、平常時からテレワークを運用し慣れておくことが大切です。スムーズな移行ができるでしょう。
テレワーク導入による社員のメリット
ここからは、テレワーク導入で従業員側が得られるメリットについて説明します。
- １．ワーク・ライフ・バランスの実現
- ２．育児や介護と仕事の両立が可能に
- ３．通勤のストレス軽減
１．ワーク・ライフ・バランスの実現
テレワークで在宅勤務が導入されている場合、制度を利用すれば通勤時間がなくなり、その時間に集中して業務を行えます。モバイルワークであれば、オフィスに出社しない直行直帰の働き方もできるため、通勤時間が短縮されます。
時間を有効に使えるようになれば、仕事の効率性が上がり、仕事時間の短縮も見込めるでしょう。結果、時間的な余裕が生まれ、個人の生活にゆとりがもてます。 最近は、仕事と個人の生活を上手に調和させる「ワーク・ライフ・バランス」が重視されていますが、テレワークであれば実現が期待できます。
２．育児や介護と仕事の両立が可能に
テレワークは、育児や介護をする社員にも有効です。
育児中の社員は、仕事と育児で心身の負担が大きく、両立できずに仕事をあきらめる人も少なくありませんが、テレワークなら通勤しなくていいため時間にも体力的にも余裕ができます。実際に、テレワークを取り入れた柔軟な働き方で、出産後も離職せずに働き続ける女性は多いです。
介護が必要な家族がいる場合も同様です。介護では、食事の世話など決まったタイミングで時間を割かなければいけないのが一般的ですが、テレワークと時短勤務の制度を適用すれば、介護の時間を確保しながら働けるでしょう。
３．通勤のストレス軽減
人によって程度は異なりますが、満員電車などで通勤にかかるストレスを感じる人は多いでしょう。テレワークであれば、オフィスに出社する必要がなく、通勤による肉体的・精神的な疲労が緩和されます。より健康な状態で働けるため、社員は高い集中力を維持しながら仕事ができるでしょう。
テレワークのデメリットと解決策
テレワークの導入には、以下のようなデメリットもあります。
- １．勤怠管理が複雑化する
- ２．セキュリティリスクが高まる
- ３．コミュニケーションが少なくなる
- ４．自己管理が難しい
- ５．部下のマネジメントや評価がしにくい
ここでは注意すべきテレワークの問題点と解決策ついて解説していきます。
１．勤怠管理が複雑化する
基本的に社員がオフィス外で働くことになるので、テレワークをする社員がどのくらいの時間働いたのかを管理するのが難しくなります。社員の労働実態が把握しにくいと、勤怠管理が煩雑になり、長時間労働につながる可能性があります。
解決策：勤怠管理やログ管理システムの活用
勤怠管理の複雑化を解消するには、ログ管理システムや勤怠管理システムやログ管理システムの活用するのがおすすめです。
「勤怠管理システム」は、さまざまなデバイスでどこからでも出退勤時間を管理できます。長時間労働の防止や正確な労働時間の把握に役立つでしょう。勤怠をリアルタイムに確認できる点も強みです。「ログ管理システム」はパソコンの操作ログを収集し管理できるため、パソコン操作を開始した時間や業務内容の把握に利用できます。業務開始のおおよその目安がわかるほか、時間管理の意識付けにも有効でしょう。
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２．セキュリティリスクが高まる
スマホやタブレットなどの端末を外部に持ち出して作業をするため、端末を紛失してしまったり、盗難にあう可能性も否めません。また画面を他者に見られてしまったり、会社との連絡や顧客先との商談内容を、ほかの人に盗み聞きされたりするといった情報漏えいのリスクが発生します。
解決策：セキュリティ対策ツールの利用や教育の徹底
セキュリティリスクを回避するためには、パスワードロックの設定やデータをクラウド上に置くといった工夫が必要です。さらにウイルス対策ソフトの導入や通信の保護や暗号化、持ち出しに関する社内ルールの設定なども行いましょう。
総務省では、テレワークを業務に活用する際のセキュリティ上の不安を払拭するためのガイドラインを策定しています。経営者、システム・セキュリティ管理者、テレワーク勤務者の立場ごとに行うべきセキュリティ対策を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
参考:テレワークセキュリティガイドライン（第５版）（令和３年５月）｜総務省
３．コミュニケーションが少なくなる
テレワークを導入すると、社員がそれぞれ違う場所で働くため、社員同士のコミュニケーションが少なくなりがちです。コミュニケーションが少なくなると、情報共有がスムーズにできず業務効率が落ちてしまうなどの問題が生じます。
解決策：コミュニケーションツールで接点を増やす
日常的なコミュニケーションの活性化を狙うには、ビジネスチャットやグループウェア、社内SNSなどのツール活用が有効でしょう。メールよりも心理面でのハードルが低く、気軽に報告や相談ができるでしょう。リアルタイムでの双方向コミュニケーションがとれるため、仕事ぶりの確認ができるメリットもあります。
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４．自己管理が難しい
テレワークはオフィスから離れた場所で、すべての業務を自己責任で遂行しなければなりません。長時間労働やサービス残業を行わないよう、仕事の優先順位を整理して、時間配分や業務内容を管理する必要があります。特に在宅勤務の場合、仕事とプライベートの切り替えが難しいため、集中力が低下して生産性が落ちる恐れもあるでしょう。
解決策：システムや運用ルールで業務内容を見える化
先述した「勤怠管理システム」や「ログ管理システム」は、労働時間の可視化、パソコン操作・業務内容の可視化につながるため、オンオフの切り替えや自己管理が苦手な人の意識改革に有効です。ほかにもコミュニケーションツールを使って、業務開始時にその日に行う業務内容の報告、終了時に進捗や成果物の報告を徹底するなど、テレワーク運用のルールを作成しましょう。
５．部下のマネジメントや評価がしにくい
部下を直接指導する機会が減少し、細かな指導や十分なフォローが行われないことで、人材育成や部下のモチベーションに影響がでる可能性も考えられます。また、労働実態が見えにくいため、勤務態度の評価が難しい点もデメリットの一つでしょう。
解決策：Web会議システムを使い面談や研修を開催
Web会議やテレビ会議システムを導入すれば、対面での面談と大差ない環境でワンオーワンミーティングなどが行えるでしょう。業務の進捗確認以外にも、困り事や悩み事の早期発見、キャリアプランのサポートなどにも活用可能です。ほかにもオンライン研修を行ったり、ディスカッションやロールプレイングを行ったりと、人材育成にも役立てられるでしょう。
総務省の調査によると、テレワーカーのコミュニケーション確保や情報共有のための対策として、８割以上の企業がビジネスICTツールや制度の導入を行っています。中でも、ビデオ会議システムの導入が最多で、ついでチャットの導入と続いています。
参考:テレワークによる働きやすい職場の実現｜総務省
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テレワークは企業にとって生産性やコスト削減、育児・介護を抱える社員の離職防止といった短期的な効果がある一方で、多様で優秀な人材を確保できるといった長期的な効果も期待できます。
企業はもちろん社員にとっても魅力的なテレワークですが、導入にはさまざまな手続きやコストがかかります。まずは、勤怠管理の徹底からはじめるとよいでしょう。
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