テレワークのメリットとは？デメリットの解決策も紹介

テレワークとは

まずはじめに、テレワークについておさらいです。

「テレワーク」とは、ICT（情報通信技術）を使った、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方をいいます。ノートPCやタブレット、スマートフォン（スマホ）などのモバイル機器などとインターネットなどの通信環境を利用することで、本来勤務するオフィスなどから離れ、自宅などで仕事ができます。

「テレワーク」と聞くと、在宅勤務をイメージしがちですが、働く場所によって「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス（施設利用型）ワーク」の３つのタイプに分かれています。それぞれの働き方や違いについては、以下で確認しましょう。

在宅勤務

自宅を仕事場所として、所属する会社のオフィスに終日出勤しないで働く勤務形態です。顧客への訪問や会議参加などで外出することもなく、１日の業務をすべて自宅で行います。

モバイルワーク

交通機関での移動中や顧客先、カフェなどを就業場所にして働くタイプです。会社や顧客などとの連絡は、ノートPCやタブレット、スマートフォン（スマホ）、携帯電話などのモバイル機器とインターネットを使って行います。

サテライトオフィス（施設利用型）ワーク

会社以外のオフィスや遠隔勤務用の施設を使って働くスタイルです。専用施設、レンタルオフィス、複数社で共同利用するオフィス（シェアオフィス）などがあります。

サテライトオフィスが社員の自宅近くにある場合、施設内にテレワーク専用の作業スペースを設ければ、通勤時間を削減できるでしょう。また、顧客先に近い場所にある施設を利用したり、新規でオフィスを開設したりすればスピーディーな顧客対応や、営業などが顧客先から本来働いているオフィスに帰社する移動時間などの削減が可能です。

テレワークとリモートワークに明確な違いはない

テレワークと類似の言葉としてリモートワークが挙げられますが、大きな違いはなく同じような意味で使用されています。

■テレワーク

「tele = 離れて」と「work = 仕事」を組み合わせた造語。

■リモートワーク

「remote=遠隔」と「work = 仕事」をかけ合わせた言葉。

いずれも遠隔で業務を行う意味です。

企業がテレワークを導入するメリット

ここからは企業がテレワークを導入した場合に期待できるメリットについて見ていきましょう。社員側のメリットについては後述します。

• １．生産性・効率性の向上
• ２．営業効率・顧客満足度の向上
• ３．コスト削減
• ４．人材の確保
• ５．事業継続性の確保

それぞれについて、詳しく説明していきます。

１．生産性・効率性の向上

テレワークを導入すれば、生産性の向上や業務効率化を見込めます。これはテレワークの働き方が影響しています。

作業を中断されにくい

テレワークの働き方には「在宅勤務」「サテライトオフィスワーク」「モバイルワーク」という形態があります。

在宅勤務やサテライトオフィスの場合、自宅や社外の専用スペースが作業場になり、作業に集中できる空間をつくれます。そのため、社内業務中に発生していた予定外の打ち合わせや会議、顧客の訪問などでの作業中断はほとんどありません。

その結果、社員はよりいっそう業務に集中でき、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

すきま時間を活用できる

モバイルワークでは端末と通信機器を使って社外で働くため、移動中でも作業できます。すきま時間を有効に使えるので、仕事の効率化が見込めるわけです。

２．営業効率・顧客満足度の向上

モバイルワークを導入することで、営業担当者の場合、オフィスへの出勤頻度や時間、顧客先への移動時間が削減できます。そこで生まれた時間を新規顧客の開拓や既存顧客の対応にあてれば、営業効率や顧客満足度が上がり、業績向上が見込めます。

３．コスト削減

テレワークを導入すると、通勤に関わるコストや紙の管理コストを削減できます。

通勤交通費やワークスペースを削減できる

まず、社員が出社しなくてよいので、通勤定期代などの交通費を減らせます。

ワークスペースの削減にもつながるでしょう。出社する社員が減ることで個々の執務スペースを設けなくて済むからです。テレワーク利用者に定期的な出社を課している場合でもフリーアドレス制にしておけば、オフィスを効率的に利用できます。

また、企業によっては完全に在宅勤務に切り替えも可能なので、支店の廃止や縮小に伴い、大幅なコストダウンも期待できるでしょう。

紙の保管スペース、印刷コストの削減も

業務で必要な資料や書類を電子ファイル化し、社外からでもアクセスできるようにすれば、紙書類の保管スペースや印刷コストも削減できます。

４．人材の確保

テレワークでは時間や場所に縛られない柔軟な働き方が実現できます。そのため、さまざまな事情を抱えた人に就業機会を提供できます。

多様な人材を活用できる

例えば、就労意欲があっても障害などで通勤が困難な人、労働意欲のある高齢者などです。中には、能力やスキルがある人や豊富な業務ノウハウを持っている人も少なくありません。こうした人たちに戦力として働いてもらうことは、企業にとっては多様な人材の活用につながります。

離職防止

また出産や育児、介護、配偶者の転勤などが原因で優秀な社員が退職・離職せざるを得ない場合もあるでしょう。通勤を伴わず、働く場所にも縛られないテレワークを導入すれば、育児や介護に携わる時間を捻出できるため、こうした人材の流失防止につながります。

時間を有効活用できる

グローバル化が進む中で、優秀な人材の確保は企業にとって不可欠です。優秀な人材に力を発揮してもらうには、会社で働く意義を見出してもらうという動機付けが重要です。テレワークでは時間を有効に使えるため、そうした人たちが計画的かつ自律的に作業できるでしょう。

企業のアピールポイントになる

テレワークを導入すれば、アイデアを構想する時間を捻出できます。計画的に仕事ができ、プライベートや家族との時間も作れるようになるでしょう。その結果、ワーク・ライフ・バランスという仕事と生活の調和の実現も図れるようになります。

こうした環境を整えている企業は優秀な人材にとって魅力的な職場に映ります。その結果、社内であればそうした人材の離職防止、社外からは新たな人材確保につながる可能性があるといえるでしょう。

５．事業継続性の確保

テレワークは事業継続においてリスクヘッジの役割をも担います。

自然災害時でも作業を継続できる

事業継続の面からもテレワークは貢献できるといえます。自然災害や感染症の流行などが起きた場合、テレワークを導入しておけば在宅勤務やモバイルワークを活用し、事業を継続できます。

例えば自然災害が発生したケースでは、出勤することなく自宅での業務が可能なため、事業での損害を最小限に抑えられるでしょう。また、最近では新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、３密を避けるためにテレワークを導入する企業が急増しています。

どんなときでも情報共有できる

テレワークで情報共有ができるICT環境を構築しておけば、災害時や感染症の流行時であっても、社員同士での迅速な情報伝達や共有が可能です。

非常時にテレワークを活用するためには、平常時からテレワークを運用していることが大切です。テレワークに慣れておけば、いざというときでもスムーズに移行ができるでしょう。

テレワーク導入による社員のメリット

ここからは、テレワーク導入で従業員側が得られるメリットについて説明します。

• １．ワーク・ライフ・バランスの実現
• ２．育児や介護と仕事の両立が可能に
• ３．通勤のストレス軽減

１．ワーク・ライフ・バランスの実現

テレワークで在宅勤務が導入されている場合、制度を利用すれば通勤時間がなくなり、その時間に集中して業務を行えます。モバイルワークであれば、オフィスに出社しない直行直帰の働き方もできるため、通勤時間が短縮されます。

時間を有効に使えるようになれば、仕事の効率性が上がり、仕事時間の短縮も見込めるでしょう。その結果、時間的な余裕が生まれ、個人の生活にゆとりが持てます。 最近は、仕事と個人の生活を上手に調和させる「ワーク・ライフ・バランス」が重視されていますが、テレワークであれば実現が期待できます。

２．育児や介護と仕事の両立が可能に

テレワークは、育児や介護をする社員にも有効です。

育児中の社員は、仕事と育児で心身の負担が大きく、両立できずに仕事をあきらめてしまう人も少なくありません。こうした人に対してテレワークは有効です。これは総務省が推進する働き方改革の目的に沿っています。

通勤にかかる時間をカットできるので、オフィス勤務よりも時間にゆとりができます。実際に、テレワークを取り入れた柔軟な働き方で、出産後も離職せずに働き続ける女性も多いです。

介護が必要な家族がいる場合にも同様です。介護の場合、食事の世話など決まったタイミングで時間を割かなければいけないのが一般的ですが、テレワークと時短勤務の制度を適用すれば、介護の時間を確保しながら働けるでしょう。

３．通勤のストレス軽減

人によって程度は異なりますが、満員電車などで通勤にかかるストレスを感じている人は少なくないでしょう。テレワークであれば、オフィスに出社する必要がなくなります。その結果、通勤による肉体的・精神的な疲労が緩和されます。より健康な状態で働けるため、社員は高い集中力を維持しながら仕事ができるでしょう。

テレワークのデメリット

テレワークの導入には、以下のようなデメリットもあります。

• １．勤怠管理が複雑化する
• ２．セキュリティリスクが高まる
• ３．コミュニケーションが少なくなる
• ４．自己管理が難しい
• ５．部下のマネジメントや評価がしにくい

ここでは注意すべきテレワークの問題点について解説していきます。

１．勤怠管理が複雑化する

基本的に社員がオフィス外で働くことになるので、テレワークをする社員がどのくらいの時間働いたのかを管理するのが難しくなります。社員の労働実態が把握しにくいと、勤怠管理が煩雑になり、長時間労働につながる可能性があります。

２．セキュリティリスクが高まる

スマホやタブレットなどの端末を外部に持ち出して作業をするため、端末を紛失してしまったり、盗難にあう可能性も否めません。また画面を他者に見られてしまったり、会社との連絡や顧客先との商談内容を、ほかの人に盗み聞きされたりするといった情報漏えいのリスクが発生します。

３．コミュニケーションが少なくなる

テレワークを導入すると、社員がそれぞれ違う場所で働くことになるので、社員同士のコミュニケーションが少なくなってしまいます。コミュニケーションが少なくなると、情報共有がスムーズにできず業務効率が落ちてしまうなどの問題が生じます。

４．自己管理が難しい

テレワークはオフィスから離れた場所で、すべての業務を自己責任で遂行しなければなりません。長時間労働やサービス残業を行わないよう、仕事の優先順位を整理して、時間配分や業務内容を管理する必要があります。特に在宅勤務の場合、仕事とプライベートの切り替えが難しいため、集中力が低下して生産性が落ちる恐れもあるでしょう。

５．部下のマネジメントや評価がしにくい

部下を直接指導する機会が減少し、細かな指導や十分なフォローが行われないことで、人材育成や部下のモチベーションに影響がでる可能性も考えられます。また、労働実態が見えにくいため、勤務態度の評価が難しい点もデメリットの一つでしょう。

テレワークによるデメリットの解決策

テレワークのデメリット解消につながるツールや対策を紹介します。

勤怠管理システムやログ管理システムを活用する

勤怠管理の複雑化や自己管理の難しさを解消するには、ログ管理システムや勤怠管理システムなどを活用するのが有効でしょう。

ログ管理システムはパソコンの操作ログを収集し管理できるため、パソコン操作を開始した時間や業務内容の把握に利用できます。業務開始のおおよその目安がわかるほか、時間管理の意識付けを促せるでしょう。

勤怠管理システムは、さまざまなデバイスでどこからでも出退勤時間を管理できます。長時間労働の防止や正確な労働時間の把握に役立つでしょう。勤怠をリアルタイムに確認できる点も強みです。

勤怠管理システムについては以下の記事を参考にしてください。メリットや人気の製品、選び方について紹介しています。

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セキュリティ対策ツールの利用や教育の徹底

セキュリティリスクを回避するためには、パスワードロックの設定やデータをクラウド上に置くといった工夫が必要です。さらにウイルス対策ソフトの導入や通信の保護や暗号化、持ち出しに関する社内ルールの設定なども行いましょう。

総務省では、テレワークを業務に活用する際のセキュリティ上の不安を払拭するためのガイドラインを策定しています。経営者、システム・セキュリティ管理者、テレワーク勤務者の立場ごとに行うべきセキュリティ対策を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

参考:テレワークセキュリティガイドライン（第５版）（令和３年５月）｜総務省

コミュニケーションツールの活用

日常的なコミュニケーションの活性化を狙うには、ビジネスチャットやグループウェア、社内SNSなどのツール活用がおすすめです。メールよりも心理面でのハードルが低く、気軽に報告や相談ができるでしょう。リアルタイムでの双方向コミュニケーションがとれるため、仕事ぶりの確認ができるメリットもあります。

ほかにもWeb会議やテレビ会議システムといった、顔をあわせて業務ができるシステムも効果的です。Web会議システムはオンライン研修を行ったり、ディスカッションやロールプレイングを行ったりと、人材育成にも役立てられるでしょう。

総務省の調査によると、テレワーカーのコミュニケーション確保のための対策として、８割以上の企業がビジネスICTツールや制度の導入を行っています。中でも、ビデオ会議システムの導入が最多で、次いでチャットの導入と続いています。

参考:テレワークによる働きやすい職場の実現｜総務省

紹介したシステムのほかにも、テレワークのデメリットを解消するさまざまなITツールがあります。以下の記事でまとめて紹介していますので、ぜひご覧ください。

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テレワークは企業にとって生産性やコスト削減、育児・介護を抱える社員の離職防止といった短期的な効果がある一方で、多様で優秀な人材を確保できるといった長期的な効果も期待できます。

企業はもちろん社員にとっても魅力的なテレワークですが、導入にはさまざまな手続きやコストがかかります。まずは、勤怠管理の徹底からはじめるとよいでしょう。