テレワークのメリット【企業側】
総務省の調査によると、令和元年９月末時点で企業におけるテレワークの導入率は20.2％でしたが、令和３年には51.9％に達し、導入予定がある企業を含めると60％近くに至ります。東京都内企業におけるテレワーク実施率は令和４年10月時点で54.1％と高い数値を示し、半数以上の企業でテレワーク導入が進んでいます。
テレワークの導入は企業に対しどのようなメリットをもたらすのでしょうか。ここからは企業の視点でみる、テレワークの導入メリットを解説します。
参考：通信利用動向調査（令和３年調査）｜総務省
参考：テレワーク実施率調査結果をお知らせします！｜ 東京都
１．生産性・効率性の向上
社内で勤務していると、予定外の打ち合わせや会議、顧客の訪問などによる作業中断が起こりえます。しかしテレワークでは主に一人で作業を進めるため、誰かに話しかけられることもなく、作業に集中できます。そのため、テレワークでは業務効率化や生産性向上が可能です。
２．営業効率・顧客満足度の向上
営業担当者の場合、オンライン商談やWeb会議を活用すれば、オフィスへの出勤頻度や時間、顧客先への移動時間が削減できます。浮いた時間を新規顧客の開拓や既存顧客の対応にあてれば、営業効率や顧客満足度が上がり、業績向上も見込めるでしょう。
３．コスト削減
テレワークを導入すると、通勤にかかる費用が削減できます。さらにワークスペースを縮小すれば、オフィスの賃料や設備費も節約可能です。テレワーク利用者に定期的な出社を課している場合でもフリーアドレス制にしておけば、オフィスを効率的に利用できます。完全に在宅勤務に切り替えられる企業の場合、支店の廃止や縮小に伴い、大幅なコストダウンも期待できるでしょう。
また、業務で必要な資料や書類を電子ファイル化し、社外からでもアクセスできるようにすれば、紙書類の保管スペースや印刷コストも削減できます。
４．人材の確保
テレワークでは時間や場所に縛られない柔軟な働き方が可能です。出産・育児・介護・配偶者の転勤など、やむを得ない事情でも離職せずに勤務できます。スキルをもっていながらも就業が困難だった人を即戦力にできれば、大きなメリットとなるでしょう。
５．事業継続性の確保
テレワークは事業継続においてリスクヘッジの役割も担います。地震などの自然災害が起きた場合、テレワークを導入しておけば在宅勤務やモバイルワークを活用し、事業を継続できるでしょう。近年では新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、３密を避けるためにテレワークを導入する企業が急増しています。予期せぬ事態が起こった時にも業務を続けられる環境は今後も必要でしょう。
６．デジタル化の推進
テレワークの導入を機に、後回しにしていたDX化を進められます。例えば、在宅環境でもオンライン上でスムーズに情報共有するため、社内資料のペーパーレス化や電子印鑑・電子契約の導入など、クラウドサービスの導入が考えられます。また、業務プロセスの見直しにより、業務の効率化も期待できるでしょう。
７．企業のブランドイメージアップ
ワークライフバランスの実現を重視する人は増えており、テレワークの実施は企業のアピールポイントになりえます。多様な働き方に対応する柔軟性の高い企業として、魅力的にうつる可能性があるでしょう。
なお、テレワークを導入する際に、あわせて検討したいのが勤怠管理システムです。オフィス外で働く従業員の出退勤の時間を管理し、就業時間を正確に把握できます。以下のページでは問い合わせ数の多い勤怠管理システムをランキング順に紹介しているので、興味のある方はぜひチェックしてください。
テレワークのメリット【従業員側】
テレワークは従業員にも多くの恩恵をもたらします。通勤時間がなくなることで、ストレス軽減や個人の余暇時間を増やせるなどのメリットが得られるでしょう。ほかにも個人の都合に配慮した働き方も可能なため、子育てや介護中であっても働きやすいなどの利点もあります。
ここからは、テレワーク導入で社員側が得られるメリットについて説明します。
１．通勤のストレス削減
満員電車など通勤にストレスを感じる人は多いでしょう。テレワークであれば、オフィスに出社する必要がなく、通勤による肉体的・精神的な疲労が緩和されます。より健康な状態で働けるため、社員は高い集中力を維持しながら仕事ができるでしょう。
２．ワーク・ライフ・バランスの実現
ワーク・ライフ・バランスとは、仕事と私生活の時間をバランスよくとることです。プライベートが充実すれば仕事の生産性向上や離職防止が期待されます。
テレワークでは通勤時間が短縮されるため、社員に時間の余裕が生まれます。個人の生活にゆとりがもてるだけでなく、より業務に集中でき、仕事の効率性もあがるでしょう。
育児や介護と仕事の両立が可能
テレワークは、育児や介護をする社員にも有効です。育児中の社員は、仕事と育児で心身の負担が大きく、両立できずに仕事をあきらめざるを得ない人もいます。しかしテレワークであれば、通勤しなくていいため時間にも体力的にも余裕ができます。実際に、テレワークを取り入れた柔軟な働き方で、出産後も離職せずに働き続ける女性は少なくありません。
介護を必要とする家族がいる場合も同様です。介護では、食事の世話など決まったタイミングで時間を割かなければいけないのが一般的です。テレワークと時短勤務の制度を適用すれば、介護の時間を確保しながら働けるでしょう。
空いた時間の有効活用（自己研鑽や健康管理）
通勤時間の短縮や業務効率化により空いた時間で、スキルアップや副業などの自己投資へ時間を費やせます。社員の能力があがれば、企業にとってもメリットとなるでしょう。
３．生産性の向上
テレワークでは一人で業務に取り組むことが多いため、手を止める機会が減ります。そのため、オフィスよりも集中できる社員が多いようです。自身の働きやすい環境下でリラックスして仕事ができるため、生産性もあがるでしょう。
４．モチベーション・意欲の向上
テレワークを選択できることで企業への信頼が高まるなど、従業員満足度の向上が期待できます。業務に対するモチベーションアップにもつながるでしょう。
参考:テレワークの効果・効用｜厚生労働省
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テレワークのデメリットと解決策【企業側】
テレワークは、従業員の就業時間の正確な把握やマネジメントが難しく、セキュリティの面でも不安があるなど、メリットばかりではありません。
ここでは、注意すべきテレワークの問題点と企業が取るべき解決方法について解説します。
１．勤怠管理が難しい
テレワークでは上長の目の届かない場で勤務するため、社員の勤怠状況を把握できません。自己申告に頼って正確な勤怠管理を怠ると、長時間労働の原因となるでしょう。
解決策：勤怠管理やログ管理システムの活用
テレワーク下で勤怠管理するには、ログ管理システムや勤怠管理システムの活用がおすすめです。
勤怠管理システムは、さまざまなデバイスでどこからでも出退勤時間を管理できます。長時間労働の防止や正確な労働時間の把握に役立つでしょう。勤怠をリアルタイムに確認できる点も強みです。ログ管理システムは、パソコンの操作ログを収集し管理できます。パソコン操作の時間を把握すれば、業務開始のおおよその目安がわかるほか、時間管理の意識付けにも有効でしょう。
勤怠管理システムの比較検討にはぜひ以下の記事を一読ください。低コストで利用できる製品や不正防止に強みをもつ製品など、ニーズ別に最適な製品をおすすめしており、ゼロから調べる手間が省けます。
２．セキュリティリスクが高まる
テレワークでは、業務用のパソコンやスマホなどの端末を外部にもち出して作業をします。そのため、紛失や盗難に気をつけなくてはなりません。また、画面の覗き見や電話の盗み聞きなどによる情報漏えいのリスクも発生します。
解決策：セキュリティ対策ツールの利用や教育の徹底
セキュリティリスクを回避するためには、パスワードロックの設定やデータをクラウド上に置くなどの工夫が必要です。さらにウイルス対策ソフトの導入や通信の保護や暗号化、もち出しに関する社内ルールの設定なども実施しましょう。
総務省は、テレワークのセキュリティリスクを払拭するためのガイドラインを策定しています。経営者、システム・セキュリティ管理者、テレワーク勤務者の立場ごとに行うべきセキュリティ対策を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
参考:テレワークセキュリティガイドライン（第５版）（令和３年５月）｜総務省
３．部下のマネジメントや評価がしにくい
部下を直接指導する機会が減少するため、細かな指導や十分にフォローされないことも課題としてあげられます。人材育成や部下のモチベーションに影響がでる可能性もあるでしょう。労働実態が見えにくいため、勤務態度の評価が難しい点もデメリットの一つです。
解決策：Web会議システムを使い面談や研修を開催
Web会議やテレビ会議システムを導入すれば、対面での面談と大差ない環境でワンオーワンミーティングなどが行えるでしょう。業務の進捗確認以外にも、困り事や悩み事の早期発見、キャリアプランのサポートにも活用できます。さらには、ディスカッションやロールプレイング、オンライン研修など、人材育成にも役立てられるでしょう。
総務省の調査によると、テレワーカーのコミュニケーション確保や情報共有のための対策として、８割以上の企業がビジネスICTツールや制度を導入しています。ビデオ会議システムの導入が最多で、ついでチャットの導入と続いています。
参考:テレワークによる働きやすい職場の実現｜総務省
以下の記事では、おすすめのWeb会議システムを比較紹介しています。選び方も解説しているので、どのような製品を選んだらいいのかわからないという方にも最適です。
テレワークのデメリットと解決策【従業員側】
テレワークにより従業員側が被るデメリットとして、コミュニケーションの減少が挙げられます。また時間や業務進捗の管理を自分自身でも行う必要があるため、セルフマネジメント力が求められるでしょう。以下で詳しく解説します。
１．コミュニケーションが少なくなる
テレワークを導入すると、各々が別な場所で働くため、社員同士のコミュニケーションが少なくなりがちです。コミュニケーションが減少すると、情報共有がスムーズにできず業務効率が落ちるなどの問題が生じます。
解決策：コミュニケーションツールで接点を増やす
日常的なコミュニケーションの活性化を狙うには、ビジネスチャットやグループウェア、社内SNSなどのツール活用が有効でしょう。メールよりも心理面でのハードルが低く、気軽に報告や相談ができるでしょう。リアルタイムでの双方向コミュニケーションがとれるため、仕事ぶりの確認ができるメリットもあります。以下の記事では、おすすめの社内SNSツール・アプリを紹介しており、価格や無料トライアルの有無なども確認できます。最適な製品を選ぶために活用してください。
２．自己管理が難しい
テレワークはオフィスから離れた場所で、すべての業務を自己責任で遂行しなければなりません。長時間労働やサービス残業を行わないよう、仕事の優先順位を整理して、時間配分や業務内容を管理する必要があります。特に在宅勤務の場合、仕事とプライベートの切り替えが難しいため、集中力が低下して生産性が落ちる恐れもあるでしょう。
解決策：システムや運用ルールで業務内容を見える化
勤怠管理システムやログ管理システムは、労働時間の可視化、パソコン操作・業務内容の可視化につながります。オンオフの切り替えや自己管理が苦手な人の意識改革に有効でしょう。またコミュニケーションツールを用いて、業務開始時に予定している業務内容の報告、終了時に進捗や成果物の報告を徹底するなど、テレワーク運用のルールを作成しましょう。
テレワークを導入する際には、勤怠管理の徹底を！
テレワークは企業にとって生産性やコスト削減、育児・介護を抱える社員の離職防止などの効果があります。長期的には、多様で優秀な人材を確保できるといった効果も期待できます。
しかし安易なテレワーク導入は、業務が滞り生産性が落ちる原因にもなるため注意が必要です。まずは一部門からスモールスタートするのがよいでしょう。
テレワーク導入の際には、クラウド型の勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。無料トライアルや資料請求を活用して自社に適した製品を見つけてください。
