ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■連携できる採用チャネル別
- 求人媒体との応募者連携：ジョブカン採用管理、PERSONA、sonar ATS by HRMOS、JobSuite CAREER、RPM、採用一括かんりくん、i-web、HERP Hire、Talentio、ジョブオプ採用管理
- 採用サイト・応募フォーム作成：ジョブカン採用管理、採用一括かんりくん、i-web、HERP Hire、Talentio、ジョブオプ採用管理、採用係長
- 人材紹介会社との推薦連携：ジョブカン採用管理、PERSONA、sonar ATS by HRMOS、JobSuite CAREER、採用一括かんりくん、HERP Hire、Talentio、リクナビHRTech 採用管理
- 求人検索エンジンへの掲載連携：採用係長
- ■乗り換え時の支援内容別
乗り換え前に洗い出す採用チャネルとのつながり
採用管理システムの乗り換えは、どの採用チャネルからどの方法で応募が入っているかを洗い出すことから始めます。応募の入口がわかれば、新しいシステムで同じ流れを再現できるか、どこを手作業で補うかを判断できるためです。
求人媒体ごとの連携方式
求人媒体からの応募は、媒体ごとに取り込み方が異なります。APIを通じて応募者情報を自動登録する方式のほか、応募通知メールを読み取って登録する方式や、媒体の管理画面からCSVを出力して取り込む方式があります。
現行の採用管理システムで使っている媒体を一覧にし、それぞれの取り込み方式と担当者の手作業の有無を記録しましょう。乗り換え先が同じ媒体に対応していても、連携方式が変わると取り込める項目やタイミングが変わる場合があります。
自社採用サイトと応募フォーム
自社の採用サイトや応募フォームを採用管理システムの機能で作っている場合、乗り換えに伴ってページや応募フォームの作り直しが必要になる場合があります。採用サイトを自社のWebサイト上で運用し、フォームだけを採用管理システムとつないでいる場合は、送信先の切り替えが中心です。
どちらの構成かによって作業量が大きく変わるため、ページの管理者と応募フォームの送信先を先に確認しておきましょう。求人ごとのページ数や、説明会の申込フォームの有無もあわせて書き出しておくと、見積もりの精度が上がります。
人材紹介会社と社員紹介の受付経路
人材紹介会社からの推薦は、紹介会社が採用管理システムに直接登録する方式と、メールで受け取り人事担当者が登録する方式があります。直接登録してもらっている場合は、新しいシステムでの推薦方法を各社に案内し、必要に応じてアカウントを発行します。
社員紹介（リファラル採用）の受付フォームや、紹介者への報奨金を管理する項目も見落としやすい部分です。紹介会社の数や社員紹介の運用ルールを整理し、乗り換え時の連絡先と案内時期を決めておくと、推薦の受付が途切れにくくなります。
採用管理システムの応募者データを移す範囲
応募者データは、すべてを移すのではなく、使い道ごとに移す範囲を決めることが大切です。選考中の候補者、内定者、過去の応募者では必要な情報が異なるため、区分ごとに移行の要否と方法を整理します。
候補者の状態ごとの移行区分
移行対象は、選考中の候補者、内定者や入社予定者、過去の応募者の3つに分けると整理しやすくなります。選考中の候補者と内定者のデータは日々の業務で使うため、新しい採用管理システムへ確実に移す必要があります。
過去の応募者は、再応募の確認や将来の声かけに使う場合だけ移す方法もあります。過去データをどこまで残すかは、後述する保管期間のルールとあわせて決めましょう。移す件数を絞ると、移行作業の負担と確認の手間も軽くなります。
添付ファイルとやり取りの履歴
履歴書や職務経歴書などの添付ファイル、候補者とのメール履歴は、CSVの項目データとは別に出力が必要な場合があります。現行システムで一括出力できるか、出力した後にどの候補者のファイルかを特定できる形になっているかを確認しましょう。
乗り換え先によっては、添付ファイルやメール履歴をまとめて取り込めない場合もあります。その際は、選考中の候補者だけ手作業で登録し、過去分は社内の権限を絞った保管場所で管理するなど、運用で補う方法を検討します。データ移行の支援範囲は製品ごとに異なるため、見積もり時に確認が必要です。
応募経路と採用コストの記録
媒体ごとの応募数や採用数、掲載費用の記録は、採用活動を振り返るための重要な材料です。乗り換えで応募経路の名称や区分が変わると、前年との比較ができなくなる恐れがあります。
移行前に、現行システムの応募経路の名称と分類を一覧にし、新しいシステムで同じ分類を設定しておきましょう。過去の集計結果は、レポートとして出力して保管しておく方法もあります。分析の継続性を保つことで、乗り換え後も媒体の費用対効果を同じ基準で比べられます。
乗り換えで応募者の個人情報を扱う際のルール
応募者データは個人情報であり、移行や保管、削除にも個人情報保護法などのルールが関係します。乗り換えは、利用目的や保管期間を見直す機会としても活用できます。判断に迷う点は法務部門や専門家に確認しましょう。
利用目的の範囲での移行と保管
個人情報保護法では、個人情報の取得時に利用目的を通知または公表することが求められます。応募書類やWebフォームなどで本人から直接取得する場合は、原則として取得前に利用目的を明示する必要があります。また、職業安定法でも、募集企業は採用業務に必要な範囲で求職者の個人情報を収集・保管・使用することが求められています。
本人の同意がある場合などの例外もありますが、過去の応募者に将来の求人を案内するなど、当初の目的と異なる使い方をする場合は、応募時に示した利用目的に含まれているかを確認しましょう。乗り換えを機に、応募フォームやプライバシーポリシーの記載を見直しておくと安心です。
参考：法令･ガイドライン等｜個人情報保護委員会
参考：職業安定法｜e-Gov 法令検索
保管期間を過ぎたデータの消去
個人情報保護法では、個人データを利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めなければならないと定められています。不採用者や辞退者のデータを無期限に保管していないか、乗り換え前に確認しましょう。
社内で保管期間を定めていない場合は、選考終了から一定期間で消去するなどのルールを決め、期間を過ぎたデータは新しいシステムに移さない方法もあります。乗り換え先で保管期間の設定や一括削除ができるかも、運用面の確認項目です。
旧システムの解約時と委託先の確認
個人データの取り扱いを外部に委託する場合、委託元は委託先に対して必要かつ適切な監督を行うことが求められます。乗り換え先のクラウドサービスについても、データの保管場所や安全管理の内容、委託の有無を契約前に確認しましょう。
旧システムを解約する際は、データの削除方法と時期、削除の完了を確認する手段を事前にベンダーへ問い合わせておきます。解約後はデータを出力できなくなる場合があるため、必要な出力を終えてから解約手続きを進めることが大切です。
参考：個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号）｜e-Gov 法令検索
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
求人掲載と採用サイトを切り替える段取り
採用チャネルの切り替えでは、応募の受け付けを止めずに新しい採用管理システムへ移すことが目標です。求人掲載の切り替え日と並行期間、採用サイトの公開手順を決めておくと、応募の取りこぼしを抑えられます。
媒体連携の切り替え日の決定
求人媒体との連携は、媒体側で設定変更や申請が必要になる場合があり、すぐに切り替えられるとは限りません。媒体ごとに必要な手続きと所要期間を確認し、全媒体の切り替え日を一覧にしておきましょう。
切り替え日は、応募が集中する時期や大型の求人掲載の開始日を避けると、確認作業に余裕が生まれます。媒体の営業担当者に乗り換えの予定を伝え、連携設定の変更に協力してもらえるか相談しておくと進めやすくなります。
応募の取りこぼしを防ぐ並行期間
切り替え直後は、旧システムに届く応募と新システムに届く応募が混在する可能性があります。一定期間は両方のシステムを確認し、旧システム側に入った応募を新システムへ登録する担当と手順を決めておきましょう。
並行期間中は、媒体の管理画面の応募者数と新システムの登録件数を照らし合わせ、取り込み漏れや重複登録がないか確認しましょう。応募者の氏名や応募日時、応募した求人なども照合すると、差異を見つけやすくなります。確認結果を担当者間で共有する仕組みも整えておきましょう。
採用サイトのURL変更への対応
採用サイトや求人ページのURLが変わる場合は、旧URLから新URLへの転送設定を検討しましょう。旧システム側で転送設定ができない場合は、会社のWebサイトや求人票、SNSなどに掲載したリンクを更新します。求人検索サービスに掲載している情報も確認し、応募者が古いページにアクセスしないようにしましょう。
求人検索サービスに求人情報を掲載している場合は、新しいページの情報が正しく反映されているかも確認が必要です。公開前にテスト応募を行い、応募者情報が新しい採用管理システムに正しく登録されるか、自動返信メールが届くかを確かめておきます。
乗り換え後も採用管理システムのデータを活かすには
乗り換え後に採用データを活用するには、旧システムと新システムの記録をつなげて見られる状態にすることが欠かせません。集計の基準をそろえ、社内への定着を計画的に進めておくと、分析や改善を途切れさせずに続けられます。
旧データと新データの集計期間のつなぎ方
乗り換えた年度は、前半を旧システム、後半を新システムで管理することになり、年度全体の集計が難しくなる場合があります。応募数や選考通過率など、毎年追っている指標を事前に決め、両方のデータから同じ定義で集計できるようにしておきましょう。
指標の定義をそろえておけば、媒体ごとの応募単価や採用単価も乗り換え前後で比べられます。集計を表計算ソフトで補う期間が生じる場合は、その期間と担当者を明確にしておくと安心です。
人事部門と面接官への定着
採用管理システムは人事担当者だけでなく、面接官や部門の責任者も使う場合があります。乗り換え後に操作方法がわからず、評価の入力や確認が遅れると、選考の進みにも影響するため、利用者ごとの説明が必要です。
人事担当者向けには応募者登録や媒体連携の確認方法を、面接官向けには候補者情報の閲覧と評価入力の方法を中心に案内しましょう。よくある質問を社内で共有し、問い合わせ先を決めておくと、特定の担当者に負担が集中しにくくなります。
応募経路を引き継ぎやすい採用管理システム一覧
求人媒体や採用サイト、人材紹介会社からの応募をどう取り込めるかという観点で、この記事で紹介する採用管理・選考管理システムを一覧にしました。乗り換え先の候補を絞り込む際の比較材料にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン採用管理 | 大手求人媒体からの応募を自動で取り込み、エージェントからの推薦もシステム内で受け付けられる |
| PERSONA | 約600種類の求人媒体のほとんどに対応。媒体連携や分析機能を備え、導入時の移行支援も相談できる |
| sonar ATS by HRMOS | 求人媒体や外部サービスとの連携に対応。エージェントとの選考情報の共有も可能 |
| JobSuite CAREER | 主要求人媒体100以上の自動取り込み実績があり、人材紹介会社から専用画面で推薦を受け付けられる |
| RPM | 400以上の求人サイトから応募者データを自動で取り込み、媒体ごとの広告効果も分析できる |
| 採用一括かんりくん | 求人媒体の自動取り込みや紹介会社向け専用ページを備え、専任担当が3か月間導入に伴走 |
| i-web | ナビ媒体からの応募データを自動で取り込み、採用サイトを作れるCMS機能も搭載する |
| HERP Hire | 複数の求人媒体から応募情報を取り込み、求人ページや応募フォームの作成にも対応 |
| Talentio | エントリーフォームを含む採用ページの作成と各種媒体との連携で、候補者情報を一元化できる |
| ジョブオプ採用管理 | SEO対策を施した採用ホームページを作成し、複数媒体からの応募者を一元管理できる |
| リクナビHRTech 採用管理 | 中途採用向けの採用管理システム。エージェントから寄せられる候補者の情報を自動で登録する |
| 採用係長 | テンプレートを選んで採用サイトを作成でき、最大5つの求人検索エンジンへの掲載に対応 |
採用チャネルとのつながりを移しやすい製品
求人媒体との連携方式、採用サイトや応募フォームの作成機能、人材紹介会社とのやり取り、乗り換え時の支援内容を確認しながら比較できる製品を紹介します。
ジョブカン採用管理
- 募集から内定までこれ一つ。簡単高機能な採用管理システム
- あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理！
- 媒体別・面接官別など求人効果の分析・レポート作成も可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、新卒・中途・アルバイトなど幅広い採用に対応する採用管理システムです。特定の大手求人媒体からの応募者データを自動で取り込めるほか、エージェントの担当者をユーザーとして登録し、求人の公開や推薦の受け付けをシステム内で行えます。求人ページ作成機能では、IndeedやGoogleしごと検索にフィード連携できるページを作成でき、経路別のレポートで媒体ごとの応募推移も確認できます。
PERSONA
- 全てのデータを出力できる「分析機能」
- 600以上の求人媒体と連携できる「媒体連携」
- 60万人の性格診断データを活用した「アセスメント」
株式会社PERSONAが提供する「PERSONA」は、媒体の一元管理や分析、面接の日程調整に力を入れた採用管理システムです。中途・新卒あわせて約600の求人媒体のほとんどと連携でき、求人ページやイベント用ページの作成、エージェント用推薦ページの発行にも対応しています。専任のカスタマーサクセスによる導入サポートも用意されており、現行システムから応募者データを移す作業を相談したい場合に確認したい製品です。
sonar ATS by HRMOS
- 大手、中小企業の規模問わず累計導入数が2,500件以上の実績
- 求人募集、応募者管理、面接日程調整などのあらゆる業務を効率化
- 求人媒体、適性検査、社内チャットツール、他各種サービスと連携
Thinkings株式会社が提供する「sonar ATS by HRMOS」は、新卒・中途の採用を統合的に管理できる採用管理システムです。応募から内定・入社までの採用フローをフロー図で設定でき、採用状況をリアルタイムに把握できます。求人媒体や適性検査、社内チャットツールなどの外部サービスとの連携に対応。エージェント機能を活用すれば、求人情報や推薦者の選考状況を共有でき、人材紹介会社とのやり取りもまとめて管理できます。
JobSuite CAREER
- 【機能美を追求】教育コスト抑え、現場ですぐに使いこなせる設計
- 【シンプルなUI】必要な情報にすぐアクセス、業務の負担を軽減
- 【採用プロセスの多角的分析】採用活動の改善ポイントを可視化
株式会社ＮＳＤデジタルソリューションズが提供する「JobSuite CAREER」は、中途採用・通年採用のプロセスに特化した採用管理システムです。日経転職版をはじめ、主要求人媒体100以上の自動取り込み実績があります。エージェント管理機能では、人材紹介会社へのメール送信や専用画面を通じた登録者の受け付けが可能です。応募者の進捗や辞退率を媒体別・経路別に自動で集計できるため、乗り換え後も応募経路の分析を続けやすいでしょう。
RPM
- 連携可能な求人媒体は業界最大400以上！
- 応募者情報取込み速度は5~45分！一部媒体はリアルタイム連携も！
- 柔軟な自動対応機能による業務効率と面接設定率を改善！
株式会社ゼクウが提供する「RPM」は、媒体連携や応募者管理、広告出稿・管理、KPI分析、自動面接予約、帳票出力を基本機能とする採用管理システムです。WEB求人から地方の媒体まで、400以上の求人サイトの応募者データを自動で取り込めます。出稿媒体や案件、エリアなどの軸で広告効果を確認でき、30を超えるオプションで業務にあわせた調整も可能です。導入担当者が運用開始までをサポートする体制も用意されています。
採用一括かんりくん
- ルーティン業務70%削減！ 日程調整やメール送信を自動化
- LINE連携で開封率アップ・リッチメニューで歩留まりを劇的改善
- 新卒/中途もこれ1つ！ 継続率98.8%が照明する使いやすさと機能性
HRクラウド株式会社が提供する「採用一括かんりくん」は、新卒・中途のどちらも管理できる採用管理システムです。さまざまな経路の候補者情報を一元管理でき、求人媒体の自動取り込みや紹介会社との連携用の専用ページ、採用ホームページの制作・管理機能を備えています。サポート面では、専任担当による3か月間の導入伴走を用意しており、タスクの進捗をガントチャートで管理できます。導入時の段取りを相談しながら進めたい企業に向く製品です。
i-web
- 導入シェアNo.1の実績と信頼。使いやすい操作性と充実のサポート
- 業界初、リクナビ・キャリタス就活自動連携 その他多数媒体対応
- 業務効率化機能＋分析ツールや採用サイト制作ツールも標準搭載
株式会社ヒューマネージが提供する「i-web」は、新卒採用とキャリア採用を一元管理できる採用管理システムです。Airワーク 採用管理（リクナビ/リクナビNEXT等）やキャリタス就活などからエントリーデータを自動で取り込めます。直感的な操作で採用サイトやWebページを制作できるCMS機能を備え、応募者向けマイページも標準搭載しています。採用サイトと応募者管理をまとめて新しいシステムへ移したい場合に比較したい製品です。
HERP Hire
- AIが選考と面接評価を支援し質と速度を向上
- Slack等から書類確認や評価入力を完結
- DataHubで採用指標を自在に可視化し意思決定を支援
株式会社HERPが提供する「HERP Hire」は、求人管理から応募情報の一元管理、選考管理、日程調整、分析までを一つの流れで扱える採用管理システムです。複数の求人媒体との連携に対応し、応募情報をまとめて管理できます。求人一覧ページや個別求人ページ、応募フォームの作成に加え、リファラル採用やエージェント管理にも対応。AIによる書類選考や面接評価の支援機能も備えており、応募経路の一元管理と選考業務の効率化を進めたい企業に適しています。
Talentio
- 複数の流入経路からの応募も一括管理が可能！
- 複数ベンダーのカレンダーと連携が可能。日程調整も自動で可能
- 現場の面接官も使いやすい簡単な操作画面で採用が”ラク”になる
jinjer株式会社が提供する「Talentio」は、求人の作成・公開から選考、内定通知、集計・分析までを一つの基盤で扱える採用管理システムです。職種情報やエントリーフォームを含む採用ページを作成でき、各種媒体と連携して候補者情報を一元化できます。リファラル採用やタレントプール、エージェント向けの機能も備えています。チャネル別の応募状況や通過率を可視化でき、CSVやAPIでのデータ活用にも対応するため、乗り換え後も応募経路ごとの比較を続けたい企業が検討しやすい製品です。
ジョブオプ採用管理 （株式会社リクルート）
- 最新のSEO対策を盛り込んだホームページ作成で応募者増加！
- 複数媒体の情報を一元管理！1システムで効率的な運用を実現！
- 利用人数による価格変動なし！定額でコストを抑えた運用が可能！
リクナビHRTech 採用管理 （株式会社リクルートキャリア）
- 初期費用なし、月額費用なしの無料システム
- ユーザーアカウント、候補者、紹介会社の登録数は無制限
- シンプルな一覧画面上でプロセスの管理、合否判定まで可能
採用係長 （株式会社ネットオン）
- ボタン一つで採用サイトを簡単作成！
- 最大５つの求人検索エンジンに一括掲載が可能！
- 高い信頼性と充実したサポート *IT導入補助金の対象ツールに認定
まとめ
採用管理システムの乗り換えは、求人媒体や採用サイト、人材紹介会社とのつながりを洗い出し、応募者データを区分ごとに移す範囲を決めることから始めます。応募者の個人情報は利用目的や保管期間を確認し、旧システムの削除方法まで決めておきましょう。乗り換え先の採用管理・選考管理システムが対応する採用チャネルや移行支援の内容は製品ごとに異なるため、資料請求して比較検討してください。
