社内のナレッジをためる重要性・方法は？注意点についても解説！

社内のナレッジをためる重要性

なぜ社内でナレッジをためることが重要なのでしょうか。

社員が成果を出しやすくするため

企業でナレッジをためると、社員が成果を出しやすくなります。たとえば、ベテラン営業スタッフの営業術をナレッジとして社内で蓄積・共有できれば、ほかの社員も成果を出しやすくなります。

ずっと特定の社員が同じ業務を担当できるのであれば、ナレッジをためる必要はないでしょう。しかし、現実にはそのようなことはあり得ません。やがて退職するときがきますし、急に体調不良で業務を遂行できなくなることもあるでしょう。

そのときに、それまでの担当者以外がその業務を遂行して適切な成果を出すには、ナレッジの蓄積・共有が不可欠です。

業務の効率化を図るため

業務にもよりますが、やるべきことの中には手順が決まり切ったものもあるでしょう。そのような作業は、マニュアル化してナレッジを共有すれば、誰でも担当できるようになります。その都度試行錯誤をする必要がないため、効率的に業務を遂行できるでしょう。

単に業務のやり方を共有するだけであれば、口頭説明で事足りると考える人もいるかもしれません。しかし、それでは共有に時間がかかります。特に、プロジェクトの途中で新たな人員が入った場合などは、時間をかけて業務の手順を教えている暇はないはずです。

そのような時にすぐに対応できるよう、テキストや画像の形式で知識を貯めることが大切です。

社内のナレッジをためる方法

社内でナレッジをためるにはどのような方法があるのでしょうか。２つの方法を解説します。

社内wikiの活用

wikiとは、不特定多数のユーザーが共同で作り上げるWebサイトやそのシステムのことです。wikiの仕組みを使ったサイトとして有名なウィキペディアをイメージすると分かりやすいでしょう。

そして、社内wikiとはそのような仕組みを使って、社内で情報を蓄積・共有するツールを指します。

これを活用すると、社員全員が協力してナレッジをためることができます。同じ質問を何度もされるなど、wikiに追加しておくべきだと思った時に逐次加筆できるのが特長です。

初めから完全なマニュアルを作る必要はないため、利用のハードルが低い方法といえるでしょう。また、全員で協力して作っているという一体感が、モチベーションアップや社内コミュニケーションの促進にも一役買います。

ナレッジマネジメントツールの活用

社内wikiには決まった使い方がありません。ナレッジの蓄積以外にもさまざまな用途で使えます。それに対して、ナレッジマネジメントツールはナレッジの管理に特化したITツールです。ナレッジをためるうえで有益な機能を多く備えています。

たとえば、ツールを活用すると引き継ぎがスムーズになります。ツール内で過去のデータを一元管理しておけば、あちこちから資料を集める必要がないからです。

また、扱えるナレッジが多様なのも特徴です。日報から製品仕様書、機密情報まで社内のさまざまな情報をまとめて管理できます。ナレッジマネジメントツールは社内における知識の共有や活用を総合的に促す手段といえるでしょう。

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社内のナレッジをためる際のポイント

続いて、社内にナレッジをためる際の留意点を２つ見ていきましょう。

目的を明確にする

ナレッジの蓄積を始める前にその目的を明確にしましょう。「情報の活用」といった曖昧な目的ではいけません。具体的に、自社が抱えているどのような問題を解決したいのかを明らかにしましょう。目的がなければ、せっかくコストや手間をかけてナレッジを蓄積しても、何の役にも立ちません。

たとえば、「前回までの会議内容の共有が甘く、会議が進まない」という課題を解決したい場合を考えましょう。このケースでは「議事録をナレッジとして蓄積する」「会議前に必ずそれにアクセスする」などと社内でルールを設けると、事態は改善するでしょう。

このように目的を明確化することで、何を蓄積すべきか、またそれをどう活用すべきかが明らかになります。

適切にマネジメントをする

ただ単にナレッジをためるだけでは、有効活用できるようになりません。個別の知識を融合させ、より価値を高める工夫が求められます。

たとえば、営業を行ううえで有用な試験データをナレッジとして蓄積したとしましょう。このままではただのデータです。しかし、そのデータをどのような顧客にどのような切り口で説明すれば有効かを記せば、それはノウハウになります。

また、別の部門が「こっちのデータも一緒に提示してはどうか」などと提案すれば、さらにノウハウに磨きがかかるでしょう。

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ナレッジを蓄積・活用し、社員の力を引き出そう！

社内にナレッジをためると社員が成果を出しやすくなるうえ、業務が効率化します。以下の方法でナレッジをためましょう。

• ■社内wikiの活用
• ■ナレッジマネジメントツールの活用

また、ナレッジをためる際のポイントは以下のとおりです。

• ■目的を明確化する
• ■適切にマネジメントする

以上を踏まえてナレッジを蓄積・活用し、社員の力を最大限に引き出しましょう。