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部署の責任者や人事担当者は社員を評価する「人事考課」を行います。人事考課は、各社員の報酬や昇進を決める重要な業務のため、目的を把握し適切に評価する必要があります。
しかし、社員の人数が多いと評価業務も比例して増えるため、より効率的に人事考課を進めなければなりません。その方法の１つに人事評価システムがあります。
ここからは、適切な人事管理を行うための人事考課や人事評価システムについて紹介していきます。
人事考課とは、社員を評価する方法のひとつです。社員を適切に評価することで、目標達成までのステップ・賞与を決める材料・相応しい環境が決められます。また、人事考課を行うことで様々な業務にも活用できます。その中でも重要なことが「人員の配置」です。適材適所に人員を配置することで業務効率は一層向上するため、人事考課は人事異動を決める大きな要因になります。
ここからは、人事考課と人事異動の関係について説明していきます。
同様の言葉に「人事評価」がありますが、同じ意味で使われることがほとんどです。ニュアンスの違いとして、人事考課はその人に相応しい働く環境となる「配置に対する査定」であり、一方で人事評価は、業績や業務改善などのその人が持つ「能力の評価」です。いずれの言葉も、適材適所へ人員を配置するために必要です。
企業は、社員の能力や実績を正しく評価し、パフォーマンスを最大限発揮できる仕事を与えることを考えるべきです。
新入社員の期間であれば、能力や部署の適正も不明瞭ですが、在籍している期間が長くなると、能力や実績から適切な人事考課を行えます。適切な人事異動には適切な人事考課が不可欠です。そのために、人事考課の目的や方法の把握も重要となります。
人事考課を実施するときの重要なポイントは、異動者に対する評価です。一般的に新しい職場に異動した直後は、研修をメインに業務を行うことが多く、評価に値する実績を残せません。また、慣れない環境のため、能力に相応しいパフォーマンスを発揮できないこともあります。そのため、異動した後の人事考課は工夫が必要です。
ここからは、異動者に対する人事考課のポイントについて紹介していきます。
異動後の人事評価は本来の実力を発揮できないことが多く、他者と比べると不利になる傾向があるため、目標管理制度の導入が重要です。評価者と被評価者の間で、異動後の新しい部署における業務について、悩みをしっかりと解消できるようにミーティングを行い、実情に見合った評価が実施できるようにします。
このような「不公平にならない評価制度」によって、社員のモチベーション向上にも繋がります。
異動者に対する評価方法は、先程の目標管理制度を基にした判断以外にもさまざまな方法があり、社内ルールを決める必要もあります。
社内ルールを決める原則として、異動者に対する評価は、評価対象期間の中で長く在籍していた部署の実績を対象とします。このように異動してからの期間は短いが、異動前の職場ではしっかりとした実績がある場合には、異動前の部署の評価を優先します。この原則を前提に、以下のような評価方法を知ることも重要です。
異動後の人事考課はトラブルを引き起こしやすいため、事前に就業規則の規定で決めておくと安心です。
多くの企業では異動前と異動後の中間の評価をします。この方法のポイントは、異動してからどれくらいの期間を中立な評価に相当するか決めておくことです。ほとんどの企業は１年間で設定していますが、半年間の企業も存在します。
多い手段は評価者と被評価者で話し合いを行う方法です。この方法の場合、全ての異動者に対して実施すると、ミーティングにかかる時間が膨張してしまうため、事前に社内ルールを設定する必要があります。
人事考課は従業員の人数に比例して業務量も増加していき、評価者が複数人であることも多いため、効率化を目的に人事評価システムを導入する企業が増えています。
ここからは、適切な人事考課を行うための人事評価システムについて紹介していきます。
人事評価システムとは、社員の評価をまとめたデータの管理を行い、評価者で共有・確認できるツールです。この人事評価システムの活用で、今までの人事考課を効率化し、短時間・短期間で完了させることができます。
人事評価をエクセルやワードで管理している企業も少なくなく、フォーマットが担当者によって異なることで、業務も煩雑化しています。このような人事考課の「担当者の悩み」を解決できるツールが人事評価システムです。
ここからは、人事評価システムを使う５つのメリットを紹介していきます。
評価の項目が曖昧である「従来の人事考課」であれば、業務に関係ない「印象」が影響して、公平な評価が行われない事態が発生する可能性もあります。人事評価システムでは評価する項目を明確に設定できて、そのルールに則った公平な評価も可能となります。
人事評価システムの導入で、対象を評価するだけでなく、その評価を確認・共有、また応用もしやすくなります。社員のスキルや能力を適切に管理して、最適な人事異動を実現できるようになります。
人事評価システムを使えば、社員の評価を一元管理することが可能です。エクセルで人事評価を行っていると、社員ごとに提出されたファイルを開いて内容を確認・検索する必要がありますが、人事評価システムを活用すれば、部署や評価内容で社員を検索することもできます。
社員の数に比例して、人事評価を管理する人事担当者の負担も大きくなります。たとえば、社員全ての人事考課の内容をエクセルで管理していると、各社員の評価の元データを保存・管理し、評価を１つのエクセルに転記して、まとめる業務も発生します。人事評価システムを使えば、このような管理・転記作業が不要になるため、担当者の負担も大幅に軽減できます。
人事評価システムの活用で、ペーパーレス化を実現し、紙やインクにかかるコストも削減できるようになります。それ以外にも、評価の電子化により、分析・活用もしやすくなります。
明確で公正な評価は、人事考課制度を運用する上で重大な要素となります。適切な目標管理を行うとともに、評価基準を明確にして、正確な評価の実現を目指しましょう。また、人事考課制度の運用は、人事担当者に大きな負担が掛かります。業務効率の向上のためにも、人事評価システムを導入してみてはいかがでしょうか。
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| 12月10日(月) 更新 | |
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