ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■使いたい機能別
- 紙の書式をもとに申請フォームを作りたい：AppRemo、Styleflow、Create!Webフロー、X-point Cloud、楽々WorkflowII、Streamline、ワークフローEX、DocGear3
- 金額や部署に応じて承認経路を自動分岐させたい：HUEワークフロー、HotBiz8、AppRemo、Create!Webフロー、Streamline
- 代理承認や滞留した申請の督促を使いたい：AppRemo、HUEワークフロー、HotBiz8、ジョブカンワークフロー、楽々WorkflowII、バクラク申請
- スマートフォンで申請や承認を行いたい：HotBiz8、ジョブカンワークフロー、バクラク申請、マネーフォワード クラウド経費、DocGear3、WaWaFlow
- 電子帳簿保存法に沿って書類を保存したい：楽々WorkflowII、バクラク申請、マネーフォワード クラウド経費
申請フォームを作成して申請を受け付ける
ワークフローシステムで最初に行う作業は、申請フォームの作成です。どの項目を入力させ、どの書類を添付させるかで、承認者の確認の手間や差し戻しの回数が変わります。ここでは、フォーム作成から申請者の操作までを説明します。
紙の申請書をもとにしたフォーム項目の整理
まず、現在使っている稟議書や経費申請書、休暇届などを集め、記入欄を洗い出します。件名や申請日、金額、取引先、申請理由など、書類ごとに必要な項目を整理し、テキスト入力や数値、日付、選択肢といった入力形式を割り当てていきます。
紙の書式をそのまま再現すると、使われていない欄まで残る場合があります。移行を機に、承認判断に使っていない項目は削るとよいでしょう。申請の種類が多い場合は、利用頻度の高い書類から順にフォーム化すると負担を分散できます。
入力ルールと添付ファイルの設定
フォームを作ったら、入力ルールを設定します。必須項目の指定や、金額欄に数字以外を入れられないようにする制限、選択肢の固定などを使うと、記入漏れや表記ゆれによる差し戻しを減らせます。
見積書や領収書の添付を求める申請では、添付を必須にできるかも確認しましょう。添付できるファイル形式や容量の上限は製品によって異なります。スキャンした画像やPDFを添付する運用が多い場合は、事前に上限を確認しておくと安心です。
申請者が申請を出すときの操作
申請者の操作は、申請フォームを選んで入力し、送信するだけで済むケースが中心です。送信後は、自分の申請がどこまで承認されたかを画面で確認できるため、紙のように回覧先へ所在を問い合わせる必要がなくなります。
過去の申請をコピーして新しい申請を作れる場合は、定期的な購買申請などで入力の手間を減らせます。下書き保存や申請の取り下げの方法も、操作説明に含めておくと申請者が迷いにくくなります。
承認経路（承認ルート）を設定するワークフローの使い方
承認経路は、申請が誰の手を経て決裁されるかを決める設定です。社内の決裁規程や職務権限表をもとに組み立てると、ルールと実際の運用のずれを防げます。ここでは承認経路を設定する際の主な使い方を取り上げます。
金額や部署で分岐する承認ルートの組み方
ワークフローシステムでは、申請内容に応じて承認ルートを分岐させる設定を使えます。例えば、購買申請で10万円未満は課長決裁、10万円以上100万円未満は部長決裁、100万円以上は役員決裁とする場合、金額欄の値に応じて経路を切り替えます。
部署ごとに承認者が異なる場合は、申請者の所属部署をもとに上長を自動で割り当てる方法もあります。分岐の条件を増やしすぎると設定の確認が難しくなるため、決裁規程の区分にあわせて必要な分岐に絞るとよいでしょう。
合議と回覧の組み込み方
経理や法務など、決裁者以外の部署に確認を求める場合は、合議や回覧を経路に組み込みます。合議は関係部署の同意を得る手続きで、回覧は内容を共有するための手続きです。両者を区別して設定すると、誰の判断が必要かを明確にできます。
複数の部署に同時に確認を依頼する並列承認と、順番に確認する直列承認を選べる製品もあります。並列にすると処理の待ち時間を短くできる一方、全員の承認がそろう条件か、一人の承認で進む条件かを決めておく必要があります。
組織変更や人事異動に伴う経路の見直し
承認経路は、一度設定すれば終わりではありません。組織変更や人事異動のたびに、承認者や部署の情報を更新する必要があります。更新が漏れると、退職者や異動前の上長に申請が届き、処理が止まる原因となります。
役職や部署に承認者をひも付ける設定にしておくと、個人名で設定する場合に比べて異動時の修正箇所を減らせます。人事システムや組織マスタと連携できるかどうかも、運用の手間を左右するポイントです。
承認者の操作｜代理承認と差し戻しの使い方
承認者が日々行う操作は、承認・却下・差し戻しの判断と、不在時の対応です。操作の意味をそろえておかないと、部署ごとに使い方がばらつきます。ここでは承認者向けの使い方を説明します。
承認・却下・差し戻しの使い分け
承認は申請内容を認めて次の承認者へ進める操作、却下は申請を認めず手続きを終える操作です。差し戻しは、内容の修正や資料の追加を求めて申請者などに戻す操作で、修正後に再申請してもらえます。
差し戻しの際は、どこを直せばよいかをコメント欄に具体的に書くと、やり取りの往復を減らせます。差し戻し先を申請者に限るか、途中の承認者にも戻せるかは製品によって異なるため、社内のルールとあわせて確認しましょう。
不在時に備えた代理承認の設定
出張や休暇で承認者が不在になると、申請が滞る場合があります。これを防ぐのが代理承認で、あらかじめ代理人と期間を設定しておくと、その期間の申請を代理人が処理できます。
代理承認を使う場合は、誰がどの範囲を代理できるかを決裁規程とあわせて定めておくことが大切です。代理で承認した記録が履歴に残るかも確認しましょう。承認期限を過ぎた申請を通知する機能があれば、処理の遅れに気づくきっかけにもなります。
スマートフォンでの承認と通知の確認
ワークフローシステムには、スマートフォンやタブレットから承認できる画面を備えた製品があります。外出の多い管理職でも、移動の合間に申請を確認できるため、承認待ちの時間を短くできる場合があります。
新しい申請や差し戻しをメールやチャットで通知する設定も、あわせて確認しておきましょう。通知が多すぎると見落としにつながるため、通知の対象や頻度を利用者が調整できるかも選定時の確認項目です。
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承認済み書類の保存と電子帳簿保存法への対応
承認が終わった申請書や添付書類は、税務や監査で確認を求められる場合に備えて保存します。請求書や領収書などの取引書類を扱う場合は、電子帳簿保存法の要件を踏まえた保存方法を決めておきましょう。
電子取引データの保存要件と検索の使い方
電子帳簿保存法では、メールやWebで受け取った請求書などの電子取引データを、電子のまま保存することが求められています。保存の際は、改ざんを防ぐ真実性の確保と、必要なときに見られる可視性の確保が要件とされています。
可視性の要件には、取引年月日や取引金額、取引先で検索できることが含まれます。ワークフローシステムで保存する場合は、これらの項目を申請フォームに入れておくと検索に使えます。要件の詳細は国税庁の公表資料で確認し、自社の運用にあうか判断しましょう。
監査や問い合わせに備えた承認履歴の確認
ワークフローシステムには、誰がいつ申請し、誰がいつ承認や差し戻しをしたかという履歴が残ります。内部監査や税務調査で確認を求められた際は、この承認履歴を申請書とあわせて提示できます。
履歴を確認する際は、申請番号や期間、申請者などで絞り込めるかがポイントです。保存期間が長い書類もあるため、契約終了時にデータを出力できるかや、保存期間の設定方法についても事前にベンダーへ確認しておくと安心です。
ワークフローシステムを社内に定着させる使い方
ワークフローシステムは、全社員が同じルールで使ってはじめて効果を発揮します。設定が終わった後も、移行する申請の範囲や操作の案内方法を工夫すると、紙やメールでの申請に戻ることを防げます。
対象の申請を段階的に広げる
最初からすべての申請を移すと、利用者が新しい操作に慣れる前に問い合わせが集中する場合があります。まずは経費精算や休暇申請など、件数が多く書式が決まった申請から始めると、操作に慣れる機会を増やせます。
次に、稟議や契約審査など承認経路が複雑な申請へ広げていきます。段階ごとに差し戻しの件数や処理にかかった日数を確認し、フォームや経路を見直すと、次の申請を移す際の改善点が見えてきます。
操作マニュアルと問い合わせ窓口を整える
申請者向けと承認者向けでは、必要な操作が異なります。それぞれの立場に分けた短い操作マニュアルを用意すると、読む側の負担を減らせます。画面の画像を入れ、差し戻しへの対応や代理承認の設定など、迷いやすい操作を中心にまとめるとよいでしょう。
問い合わせ窓口は特定の担当者1人に任せず、複数人で対応できる体制にします。よくある質問をまとめて社内で共有しておくと、担当者が替わっても同じ品質で回答できます。
申請フォームや承認経路の設定で比べるワークフロー一覧
この記事で紹介するワークフローシステムを、申請フォームの作り方や承認の操作に関わる特徴で一覧にしました。紙やExcelの書式を生かせるか、代理承認やスマートフォンでの承認に対応しているかを比べる際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| AppRemo | 既存のExcel申請書をそのまま使って申請できる。条件分岐や代理承認、督促メールにも対応 |
| Styleflow | ExcelやWord、紙の稟議書の見た目をそのまま申請フォームにできる。ルート分岐の条件も設定可能 |
| Create!Webフロー | 紙の申請書と同じ見た目のフォームを作成できる。所属や役割をもとに承認者を指定できる |
| X-point Cloud | これまでの書類デザインを入力フォームに再現できる。承認済み書類の内容を自動で集計 |
| HUEワークフロー | 金額や申請内容による条件分岐をノーコードで設定できる。代理申請・代理承認にも対応 |
| HotBiz8 | 役職や金額に応じた承認経路の自動設定に対応。PCやスマートフォンから申請・承認できる |
| ジョブカンワークフロー | 代理申請・代理承認やコピー申請に対応。申請・承認・却下をスマホから行える |
| 楽々WorkflowII | 既存のExcelファイルからフォームを作成可能。代理承認や差し戻し先の指定に対応 |
| バクラク申請 | 申請内容に応じた経路分岐や代理承認に対応。電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応 |
| マネーフォワード クラウド経費 | 経費の申請・承認をスマホで行える。電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応 |
| Streamline | 今使っている紙の書式と同じフォームを作成でき、金額などの条件で承認ルートを分岐できる |
| ワークフローEX | Excelを申請フォームとして使える。インストール不要で、ブラウザ上のドラッグ＆ドロップで申請 |
| DocGear3 | 既存のWord・Excel・PDF帳票をそのまま申請できる。スマホやタブレットにも対応 |
| WaWaFlow | 条件分岐の設定で複雑な承認ルートに対応。スマートフォンから承認を実行できる |
フォーム作成から承認までを進めやすいワークフロー
紙の申請書をフォームに置き換える作業や、承認経路・代理承認の設定を進めやすい製品を紹介します。自社の申請書の形式や決裁規程にあうかを確かめながら比較してみてください。
AppRemo
- 既存のExcel申請書をそのまま使って申請が可能
- 条件分岐や代理申請で多様な承認フローを自動化
- ノーコードなので専門知識不要、誰でも簡単らくらく操作
株式会社システムエグゼが提供する「AppRemo」は、既存のExcel申請書をそのまま使えるワークフローシステムです。申請はExcelファイルをアップロードする方法で行え、申請書内の項目値をもとに承認フローを自動で判定する条件分岐を設定できます。代理申請・代理承認や督促メール、日次の滞留お知らせメールも備えているため、承認の滞りを防ぐ運用を組みやすいでしょう。今使っているExcel申請書の形式を変えずに電子化を始めたい企業の候補です。
Styleflow
- オプション費用一切なし！充実の高機能のすべてを月額350円で
- 進化するワークフロー！お客様に寄り添って成長するサービスです
- 見た目そのまま！既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換
TDCソフト株式会社が提供する「Styleflow」は、ワークフローに特化したクラウドサービスです。ExcelやWord、紙の稟議書の見た目をそのまま申請フォームにできるため、紙から移行しても利用者が戸惑いにくい点が特徴です。ルート分岐の条件設定や承認時のコメント入力など、実現したい承認フローを画面上で設定できます。チャットツールなどのクラウドサービスとの連携機能も用意されており、申請書の形式を保ったまま電子化したい場合に検討しやすい製品です。
Create!Webフロー
- 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- 各種システムと連携して業務全体を効率化
インフォテック株式会社が提供する「Create!Webフロー」は、紙による申請・決裁の流れをシステム上に再現するワークフローシステムです。紙の申請書と見た目が同じフォームを作成でき、独自のフォーマットも自由にデザインできます。所属や役割、申請者との関係で承認者を指定でき、条件分岐やグループ承認にも対応します。組織変更や人事異動の設定はドラッグ＆ドロップで行えるため、異動のたびに承認経路を見直す負担を抑えたい企業に向いています。
X-point Cloud
- 国内シェアNo.1！直感的操作で使いやすく稟議も運用できる機能性
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」は、ノーコードで使えるクラウド型のワークフローです。これまで社内で使っていた書類デザインをそのまま入力フォームとして利用でき、用意されたサンプルフォームを使って運用を始めることも可能です。承認が終わった書類の内容を一覧形式やサマリ形式で自動集計できるため、紙やExcelで行っていた集計作業を減らせます。稟議書だけでなく、各種社内申請や交通費精算などの電子化にも活用できます。
HUEワークフロー
- 複雑な承認ルート・条件分岐もノーコードで設定可能
- 細かい権限設定や組織設定でガバナンス強化を実現
- 使いやすさを追及した直観的な画面デザイン
株式会社ワークスアプリケーションズが提供する「HUEワークフロー」は、複雑な承認ルールと統制の両立を目指したワークフローシステムです。多階層承認に加え、申請書の内容や金額による条件分岐、グループ承認をノーコードで設定できます。代理申請・代理承認の機能もあり、承認者が長期休暇などで不在の場合にも対応可能です。申請書のレイアウトはExcel形式とWebフォーム形式の両方をサポートしており、決裁規程にあわせた経路を細かく組みたい企業に適しています。
HotBiz8
- 一人71.3円～利用できるワークフロー付クラウド型グループウェア
- 申請フォームを作成してペーパーレス化 申請・承認をスムーズに
- 60日間無料でお試し PC・スマートフォンから利用可能
株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、ワークフロー機能を備えたクラウド型グループウェアです。申請フォームの作成から承認経路の設定、進行状況の確認までを一元管理できます。役職や金額などに応じた承認経路の自動設定、グループ承認や引上承認、代理承認やスキップに対応しており、過去に使った承認経路の再利用も可能です。PCやスマートフォンから申請・承認できるため、外出の多い承認者がいる職場でも承認を進めやすいでしょう。
ジョブカンワークフロー
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンワークフロー」は、社内のさまざまな申請をクラウド上で管理できるワークフローシステムです。下書き保存やコピー申請、再申請、申請書検索に加え、代理申請・代理承認の機能を備えています。申請・承認・却下はスマートフォンからも行えるため、承認者が出張中でも処理を進められます。承認経路や条件分岐も多様な設定が可能で、申請者向けの操作を覚えやすい仕組みを求める企業の候補です。
楽々WorkflowII
- 複雑な承認フローにも対応し、部門～全社・グループ 利用も可能
- 他システムとの連携・データ活用ができる汎用ワークフロー基盤
- AI活用で、申請・承認プロセスやアドオン開発をサポート
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々WorkflowII」は、部門利用から全社・グループ会社での利用まで対応する汎用ワークフロー基盤です。フォームの入力項目や入力形式をマウス操作で設定でき、既存のExcelファイルをアップロードしてフォームを作成することも可能です。条件による自動分岐や合議、代理承認、前の担当者を指定した差し戻しに対応しています。法令対応として電子帳簿保存法への対応も製品ページに示されており、申請から保存まで1つの基盤で扱いたい企業に向いています。
バクラク申請
- AI-OCRが支払い書類や領収書を数秒でデータ化！
- 自社の規程に合わせた稟議・ワークフローをペーパーレスに！
- 承認はチャットアプリで完結！従業員の負担も軽減できる！
株式会社LayerXが提供する「バクラク申請」は、稟議や各種申請をペーパーレス化するワークフローシステムです。申請者の入力内容に応じて承認経路を分岐でき、代理申請・代理承認にも対応しています。事前申請に対する金額超過や重複した申請をアラートで知らせる機能があり、承認してはいけない申請の見落としを防ぎやすいでしょう。Slackやスマートフォンからの承認が可能で、電子帳簿保存法・インボイス制度への対応も示されています。
マネーフォワード クラウド経費
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド経費」は、経費精算を中心とした申請・承認をオンラインで進められるサービスです。出張や購買、住所変更などの申請に使える電子ワークフロー機能を備え、経費の申請も承認もスマートフォンで行えます。電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応しており、領収書を撮影してデータ化する運用も可能です。経費の申請から承認済み書類の保存までをまとめて整えたい企業に適しています。
Streamline （株式会社ミトリ）
- 電子承認に強いワークフロー
- 稟議書・各経費精算書など多彩な申請書に対応
- 見慣れた紙の書類の形式のままでペーパーレス化が可能
ワークフローEX （株式会社Knowlbo）
- 申請フォームがExcel
- インストールが不要でWebブラウザー上で動作可能
- ドラッグ＆ドロップで申請が可能で操作が簡単
DocGear3 （シヤチハタ株式会社）
- 既存のWord/Excel/PDF帳票をそのままワークフロー申請。
- ブラウザ上でPDFに電子印鑑。スマホ/タブレット対応。
- 全文検索とアクセス権設定で文書管理を効率化・安全化。
WaWaFlow （株式会社アイアットOEC）
- 条件分岐設定で複雑な承認ルートに対応
- 安心の大容量クラウドにより2000名以上の利用が可能
- スマートフォンからの承認実行ができる
まとめ
ワークフローシステムの使い方は、申請フォームと承認経路の設定から始め、承認者の操作や代理承認、差し戻しのルールを決める流れで進めると全体を把握できます。最後に、承認済み書類の保存方法を整えておきましょう。電子帳簿保存法への対応や組織変更時の経路の見直しも、運用の中で欠かせないポイントです。自社の申請業務にあうワークフロー製品を比べたい方は、資料請求を活用して機能や操作性を確認してください。
