勤怠管理・給与計算のアウトソーシングサービス４選！選び方も解説

勤怠管理・給与計算のアウトソーシングについて

アウトソーシングは外部からの調達を意味し、外部委託とも呼ばれます。勤怠管理や給与計算の代行サービスを利用するメリット・デメリットについて知る前に、まずはアウトソーシングの実態について十分に理解しておきましょう。

給与計算をアウトソーシングする日本企業は約20％

給与計算など専門性の高い業務を外部の業者に依頼する「アウトソーシング」という考え方は、アメリカで発展しました。

専門的な知識をもつ人材の雇用や、人材育成にかかるコストを削減するのが目的です。日本でも、1990年代のバブル崩壊以降に注目されるようになりました。2014年時点で、日本の企業の約20％が給与計算をアウトソースしているといわれています。

一方海外では、約60％の企業がアウトソースサービスを利用しているという情報があります。日本と比較すると、アウトソースサービスの利用率は高くないといえるでしょう。

参考:給与計算アウトソーシング市場に関する調査結果2014｜市場調査とマーケティングの矢野経済研究所

アウトソーシングで可能な勤怠管理業務

アウトソーシングには、オンラインで業務を代行してくれるオンラインアシスタントと、クラウドサービスがあります。ASPやクラウドの勤怠管理システムを利用して実施できる業務には、次のようなものが挙げられます。

●予定登録

残業や休暇、出勤日などの勤務予定を申請し、登録できます。申請された勤務予定に対して上長が承認や差し戻しする、ワークフローとしても利用できます。

●長期休暇登録

夏季休暇や育児休暇などの長期休暇を事前に登録できます。

●有給休暇管理

有給休暇の取得状況や取得限度日数を管理できます。

●残業時間の管理

あらかじめ設定された限度時間を超過しそうな場合に、上長や本人に警告する機能を備えている場合もあります。

●稼働時間管理

稼働時間を集計し閲覧やエクスポートを可能にする機能をもつサービスもあります。

従業員の出退勤管理はもちろん、適切な労働時間かどうか、労務コンプライアンスが遵守されているかなどのチェックも代行してもらえます。

なお、上記で紹介した勤怠管理業務は、勤怠管理システムの導入でも対応可能です。勤怠管理システムに興味がある方は、こちらも参考にしてください。人気の製品や特徴がわかります。

勤怠管理・給与計算をアウトソースするメリット

勤怠管理の業務や給与計算を外部委託するメリットについて、説明します。

人件費とシステムのコスト削減

企業では毎月、出退勤の時刻集計や有給休暇の状況把握をし、勤怠情報を元に給与計算が行われています。特に給与計算は専門的な知識や細かい作業を必要とするため、専門知識をもつ人材の雇用・育成に人的コストがかかります。

給与計算システムなどを利用することで人件費の削減が可能です。しかし、システムを利用するためのコストがかかってしまうでしょう。

主要事業への集中が可能

勤怠管理も給与計算も専門的な知識を必要とし、さらに正確性も要求される重要な業務です。一方で、新たな利益を産み出すことのない業務でもあります。

アウトソーシングの利用で浮いた金銭的・人的なリソースを、育成計画や採用計画といった主要業務に集中的に投資できます。また、結果的に企業の利益拡大を図れるのもメリットです。

法令改定への対応がスムーズに

税制や社会保険制度、労働法などの法令が改定されると、給与の計算方式もあわせて変更する必要があります。

その際、給与計算システムのアップデートや社内向けの業務マニュアルの改訂、勤怠管理・給与計算担当者への教育などの作業が発生します。アウトソーシングを利用すれば、面倒な法令改定もコストを抑えてスムーズに対応できるでしょう。

勤怠管理・給与計算をアウトソーシングするデメリット

勤怠管理や給与計算を外部委託するデメリットについても確認します。

勤怠管理・給与計算のノウハウが自社に残らない

アウトソーシングを利用すれば、自社に勤怠管理や給与計算に関するノウハウをもつ人材は不要になります。しかし、給与計算や勤怠管理関連については軽微なことであっても、都度アウトソーシング先に問い合わせや依頼をする必要があります。そのため、社内業務におけるボトルネックとなってしまう可能性があるでしょう。

また万が一アウトソーシング先で問題が発生した場合、自社で対応ができなくなり、勤怠管理・給与計算業務が滞ってしまうというリスクもあるでしょう。

勤怠管理・給与計算の情報漏えい

勤怠管理や給与計算に必要な情報には、個人情報や企業の機密情報も含まれます。アウトソーシングする以上は重要な情報を社外に持ち出すことになるため、情報漏えいのリスクがつきまといます。

個人情報・機密情報の取り扱いに関して徹底した教育や資格取得が行われている企業を選ぶなど、アウトソース先の選定には注意が必要です。

勤怠管理・給与計算アウトソーシングの選び方

ここでは、勤怠管理・給与計算のアウトソーシングサービスを選ぶ際のポイントを解説します。

予算に合った料金相場であるか

アウトソーシングサービスの料金が人的・システムコストを上回ってしまっては意味がありません。自社での勤怠管理・給与計算にかかっている人件費やシステムの導入・維持費と、アウトソースサービスの料金を比較してください。そのうえで、コストを削減できるか確認しましょう。

費用は従業員規模や代行を依頼する業務の範囲、オプション等によって異なります。給与計算代行は給与計算のみの依頼なら割安で、社員50名規模でも月額40,000円から60,000円ほどで利用できます。しかし、勤怠管理などオプションをつけたぶんだけ割高になるでしょう。

自社に見合った業務範囲であるか

勤怠管理・給与計算といっても、業務範囲はさまざまです。勤怠管理と給与計算だけでなく、採用や退職、人材配置といった人事業務も依頼する必要があるのかなど、どこまでをアウトソースすべきか検討してください。検討したうえで、対応で可能なきるサービスを選ぶ必要があります。

安全性が高く、セキュリティが徹底されているか

勤怠管理・給与計算の実施には、社員の個人情報や企業の機密情報といった重要な情報をアウトソーシング先に提供する必要があります。

情報漏えいのリスクを減らすためにも、アウトソーシング先の安全性やセキュリティ対策には十分注意しましょう。プライバシーマークを取得しているか、業務を再委託していないかがチェックポイントです。

勤怠管理・給与計算のアウトソーシング４選

ここからは、勤怠管理・給与計算のアウトソースサービスをご紹介します。

トライアンフ

元企業人事の担当者が現場で培ったノウハウを活かし、業務の可視化・最小化といったサポートを提供している企業です。勤怠管理・給与計算のほか、書類回収や賞与計算、帳票作成や年末調整の代行など、多方面で業務のアウトソース化に対応しています。プライバシーマーク認定企業であり、定期的な監査や顧客情報へのアクセス制限など、個人情報の管理も徹底しているため安心です。

ペイロール

ペイロールは2020年３月時点で、国内最多規模の253社、98万人から給与計算業務を受託している給与計算業務のリーディングカンパニーです。基本的な給与・賞与計算サービスのほか、SaaS型のWebサービス「e-pay」での勤怠管理も可能です。勤怠実績を従業員がWeb上で入力、勤怠の集計値はいつでも確認できます。プライバシーマークやISO27001（ISMS認証）も取得しているため、セキュリティ体制も安心できるでしょう。

フルキャストホールディングス

人材派遣や人材紹介を行うフルキャストグループが提供する給与計算代行サービスは、細かな要望や特殊な勤務体系にも対応可能な完全カスタマイズ型の給与計算アウトソーシングサービスです。勤怠計算・給与計算・即給サービス・給与明細・年末調整といったメニューから、自社の課題解決に必要なサービスが組み合わせられます。勤怠計算はタイムシートやタイムカードのデータ化、企業の計算条件に合わせた計算処理がアウトソースできます。

エコミック

エコミックでは給与計算だけでなく、給与計算に関わる前後工程すべてを網羅的に受託するフルスコープ型サービスを提供しています。JISQ15001をベースとした個人情報保護マネジメントシステムを構築し、プライバシーマークも取得済です。従業員数100名ほどの中・小企業から１万人近い大企業まで対応実績があり、基本の給与計算や賞与計算業務に加えて、勤怠計算や有給休暇管理、仕訳データの作成などもオプションサービスとして用意されています。

勤怠管理の代行には勤怠管理システムも有効

勤怠管理のアウトソーシングは、給与計算代行のオプションである場合がほとんどです。勤怠管理の業務効率化や担当者の負担軽減を目的とするのであれば、勤怠管理システムを導入するのもひとつの方法です。

勤怠管理システムには以下のようなメリットがあります。給与計算システムと連携できる製品や、両システムが入った製品を導入すれば、正確かつ効率的に事務作業ができコスト削減にもつながるでしょう。

• ●勤怠データの入力や集計が自動化される
• ●給与計算システムと連携対応していれば給与計算も自動化できる
• ●法改正にもシステムアップデートで対応できる

勤怠管理システムのメリットや、人気製品、価格などを確認したい人は、こちらの記事がおすすめです。アウトソーシングとあわせて比較検討してみましょう。

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アウトソーシングを検討する際には、メリット・デメリットを十分に理解しましょう。また、アウトソーシングによる効果を最大限に発揮するためにも、利用する機能や費用についてさまざまなサービスを比較する必要があります。必要に応じて、勤怠管理システムや給与計算システムの活用も検討してください。