総務省も推進するサテライトオフィスとは？メリットや実例を紹介

サテライトオフィスとは？

サテライトオフィスとは、本社や支社ではない小規模オフィスや、遠隔勤務用の施設を指します。本社や支社と同様に働けるよう、通信環境が整備されているのが一般的です。

サテライトオフィスと支社の違いがいまいちよくわからないと思う方もいるでしょう。明確な基準があるわけではありませんが、一般的に以下のように考えられています。

■サテライトオフィス

多様な働き方への対応が目的で、必要最低限の機能を保持。

■支社

業務を進めることが目的で、組織の機能を保持。

簡単にいえば、支社をさらにコンパクトにしたオフィスがサテライトオフィスです。

サテライトオフィスが注目される理由

なぜサテライトオフィスが近年注目を集めているのか、その背景には働き方改革関連法案の施行と新型コロナウイルス感染症の拡大があります。

働き方改革の施行

働き方改革の施行が、サテライトオフィスへの関心の高まりの一因と考えられるでしょう。多様な働き方を実現し、労働力不足の改善や生産性向上を目指すのが、働き方改革です。ICT（情報通信技術）を活用して、場所や時間にとらわれずに働く「テレワーク」は代表的な取り組みの一つで、サテライトオフィスとはテレワークの一種です。柔軟な働き方への解決策として期待がよせられ、需要の高まりへとつながっています。

なお、同じテレワークの一種である「モバイルワーク」「在宅勤務」との違いについては以下を参考にしてください。

■サテライトオフィスワーク

本社から離れた場所にある遠隔勤務用の小規模オフィスで働くこと。最低限の通信設備は整っている。

■モバイルワーク

ノートPCやスマホ、タブレットを活用し、電車や飛行機などの移動中や商談と商談の合間にカフェなどで働くこと。

■在宅勤務

会社のオフィスに出勤をせずに、自宅を就業場所として働くこと。

サテライトオフィスワークは「安定した通信環境で働きたい」、「顧客情報を自宅で取り扱われるのは少し不安」といった企業に適しています。具体的にはコールセンターやSEなど顧客対応業務が向いている職種の代表です。

新型コロナウイルス感染症の拡大

コロナ禍により、企業にはテレワーク推進が今まで以上に求められるようになりました。自社専用のサテライトオフィスであれば、インターネット環境や通信設備が整っているほか、セキュリティについても安心度は高く、在宅勤務やモバイルワークでは勤務が難しい人にも対応可能です。

サテライトオフィスの種類

サテライトオフィスは設置されるエリアやオフィススペースの契約形態で分類されます。特徴について見ていきましょう。

都市型サテライトオフィス

その名のとおり、都市部に設置されたサテライトオフィスです。都市部を担当する営業社員が、出先でも利用でき、営業先から帰社せずとも仕事ができます。地方に本社のある企業が活用する場合も多いです。

都市型サテライトオフィスの導入事例としては、日立製作所が知られています。自社のサテライトオフィス「BizTerrace」と、株式会社ザイマックスの「ZXY Share」を運用し、グループ全体で月間延べ５～６万人が利用しています。

参考:日立はどのようにテレワークを進めてきたのか｜日立製作所

郊外型サテライトオフィス

ベッドタウンなど郊外に設置されるサテライトオフィスです。都心への通勤時間の短縮や交通費削減にもつながり、ワークライフバランスの実現が期待できます。

例えば東京都が運営するサテライトオフィス「 TOKYOテレワーク・モデルオフィス」もこれに該当するでしょう。府中市、東久留米市、国立市に設置されています。

参考:TOKYOテレワーク・モデルオフィス｜東京テレワーク推進センター - テレワークのことが相談できる -

地方型サテライトオフィス

主に都市部に本社のある企業が活用する、地方に構えたサテライトオフィスです。地方活性化や雇用促進にもつながるとされ、国や地方自治体も誘致を後押ししています。

中には地方にサテライトオフィスを保有して社外研修の会場に利用したり、従業員にいつもと違う環境で働いてもらうことでリフレッシュ効果を狙ったりする企業もあります。

ここで総務省の取り組みを紹介しましょう。

■おためしサテライトオフィス

ベンチャー企業を対象にして、地方での仕事や新しい働き方の創生を目指し、サテライトオフィス開設を推進する支援策

■ふるさとテレワーク推進事業

地方のサテライトオフィスなどテレワーク環境を整備する自治体や企業に対し、費用の一部を補助する事業

こうした流れを受け、地方でのサテライトオフィス開設を進める企業が増えています。

参考:おためしサテライトオフィス｜総務省

専用型・共用型サテライトオフィス

上記３つ以外に、オフィススペースの契約形態による分類もあります。「専用型サテライトオフィス」と「共用型サテライトオフィス」です。

専用型サテライトオフィスは、自社や自社のグループ専用の施設です。在宅勤務のように業務ができるほか、営業活動の移動中や出張中なども立ち寄って作業が行えます。専用型には事業所とは別に設置する場合と、事業所内に専用のスペースを設ける「スポットオフィス」があります。

共用型サテライトオフィスは、複数の企業が共同で利用するオフィススペースです。「シェアオフィス」や「コワーキングスペース」とも呼ばれます。企業やフリーランスで働く人、個人事業主、起業家などが一定の契約のもとにオフィススペースを共有する形式です。共用型のサテライトオフィスのなかには、情報交換会やイベントを開催している施設もあります。

サテライトオフィスを活用するメリット

サテライトオフィスには働く人から見ると、主に以下のようなメリットがあります。

• ●コスト削減ができ生産性アップも期待
• ●地方の優秀な人材を採用できる
• ●子育てや介護中の人でも働きやすい環境が整えられる
• ●BCP（事業継続計画）対策にもなる
• ●家族を気にせずに業務ができる

１．コスト削減ができ生産性アップも期待

サテライトオフィスでの勤務は、移動時間の削減が見込めるでしょう。例えば、顧客に近い場所に施設があれば、顧客からの要望にも迅速に対応でき、本社へ帰社せずとも仕事ができます。

また自宅に近い場所にサテライトオフィスがある場合、会社に出社する必要がなく、通勤時間の節約にもなります。自由時間が増えたり、満員電車のストレスから解放されたりすることで、ワークライフバランスが向上し、結果的に生産性の高まりが見込めるでしょう。

支社や支店と比べて小規模かつ必要最低限の設備投資ですむため、経費が抑えられる点もメリットです。

２．地方の優秀な人材を採用できる

地方にもサテライトオフィスが設置されていれば、「Uターン」と呼ばれる地方出身で地元に戻って働きたい人や、「Iターン」と呼ばれる首都圏で生まれ育ち、地方に移住して働きたい人を積極的に採用できるでしょう。また、転職や退職せずに同じ会社で働きながら地方勤務が実現できます。

３．子育てや介護中の人でも働きやすい環境が整えられる

自宅に近いサテライトオフィスであれば、通勤時間を育児や介護、ひとり時間に費やせるでしょう。突然の事故や病気など、子供や家族に何かあった際にもスピーディーに対応できます。育児や介護を理由とした離職防止にも役立てましょう。

４． BCP（事業継続計画）対策にもなる

BCP（事業継続計画）対策とは、企業が自然災害や大火災、テロなどに遭遇しても事業を継続させる、中断した場合でも早期復旧を可能にするための計画立案です。本社以外にも業務ができる環境を整えておけば、万が一のリスク回避にも有効でしょう。

５．家族を気にせずに業務ができる

もし在宅勤務で働くとなった場合には、仕事中に家族から家事を頼まれるようなこともありえます。仕事が中断され、生産性が落ちかねません。しかし、サテライトオフィスであれば、邪魔は入らず業務に集中できるでしょう。また、同居家族が自宅への仕事持ち込みを嫌がるケースもあります。サテライトオフィスがあれば、お互いの精神的負担も軽減できるでしょう。

サテライトオフィスのデメリットと課題

一方サテライトオフィスでは、主に以下のようなデメリットや課題点があります。

１．セキュリティーの確保

共用型のサテライトオフィスの場合には、他人とスペースを共有するため常にセキュリティーを念頭に置かなければなりません。例えば、PCやスマホの画面をのぞき見されないようにする、会社との連絡や顧客先と商談といった会話の内容がほかの人に漏れたり聞かれたりしないようにする必要があります。

多くのサテライトオフィスでは鍵付きの個室や防音室を使えますが、小さな油断が大きな損失を招きかねません。あらかじめ利用方法を決めておくなど、情報漏えいのリスクを最小限にする対策をしましょう。

セキュリティーを常に意識していなければ、個人情報や自社の重要な経営情報などの漏えいにつながる危険があります。同様に、使用するノートPCやタブレット、スマホなどの端末の紛失や盗難にも気を付けなければいけません。

２．コミュニケーションの機会促進が必要

サテライトオフィスは地理的に本社とは離れています。そのため、本社とサテライトオフィス間でのコミュニケーション不足の解消が課題となります。

最近ではWeb会議システムなどの利用も普及し、遠方でもスムーズに連絡を取れるようになりました。携帯電話やコミュニケーションツールを使えば距離を感じることなくリアルタイムで連絡がとれます。しかし、同じオフィスで働くのと同様にはいきません。意識的に連絡を取るようにしなければ、コミュニケーション不足が生じる可能性があるので注意しましょう。

３．ワークフローの見直し

サテライトオフィスで働く場合、本社で働くよりもワークフローが遅くなりがちです。例えば、本社にいるのであれば書類の提出はそのオフィスでできます。しかし、サテライトオフィスにいる場合は直接持って行ったり郵送したりしなければなりません。必然的にやり取りが遅くなり、業務の迅速性が損なわれます。支障が生じないように、ワークフロー全体を見直す必要があるでしょう。

なお、ワークフローを迅速化するうえで有効なのが、ワークフローの流れの一部を自動化してくれるワークフローシステムです。例えば、申請書の作成や提出をシステム上で一括して行えます。紙に印刷したり、手書きで記入したりする手間が要りません。また、申請した書類はあらかじめ設定しておいた流れに従って担当者に渡っていきます。システムの導入により、自社のビジネスを全体的に加速できるでしょう。

４．自己管理の意識

サテライトオフィスでは、自己責任ですべての業務を遂行します。そのため、オフィスで働くときよりも業務や時間に対する自己管理を意識しなければいけません。

例えば締切日までの業務完了や成果物提出が実現できるよう業務計画を策定し、上司や同僚と共有するといった行動が求められるでしょう。一方、日々の業務ではチャットツールなどを用いて勤怠の連絡や日報、進捗報告を行い、就業の様子を明確にしておきましょう。労働時間をリアルタイムで把握できる勤怠管理システムの活用もおすすめです。

サテライトオフィスで柔軟な働き方に対応しよう

サテライトオフィスを利用すれば、地方で働きたい社員や育児や介護など家族への配慮が必要な人も離職や転職をせずに、仕事を続けやすくなります。働く側にとってはワークライフバランスの向上などが見込まれ、企業側にとっても優秀な人材の確保やBCP対策などメリットは多数あります。ぜひこの機会にサテライトオフィス導入を検討してみてはいかがでしょうか。