サテライトオフィスとは？設置するメリット・デメリットを解説

サテライトオフィスとは？

サテライトオフィスとは、本社や支社ではない小規模オフィスや、遠隔勤務用の施設のことを指します。勤務者がサテライトオフィスでも本社や支社と同様に働けるよう、通信環境が整備されているのが一般的です。

なぜそのような施設を利用するのでしょうか？現在、「働き方改革」という言葉もある通り、労働人口の減少に伴い多様な働き方の実現が求められています。そんな中、東京・大阪など大都市の仕事を地方でも行えるサテライトオフィスに注目が集まっているのです。

サテライトオフィスとモバイルワーク・在宅勤務の違い

同じテレワークの中に「モバイルワーク」「在宅勤務」という働き方があります。これらとサテライトオフィスの違いはなんでしょうか。

モバイルワークは電車や飛行機などの移動中や商談と商談の合間にカフェで働くことを指し、在宅勤務は文字通り自宅で働くことを指します。つまり、サテライトオフィスは「働くための施設」であるのに対し、モバイルワークや在宅勤務は働く場所ではないということが大きな違いです。ですから、安定した通信環境で働きたい、顧客情報を自宅で取り扱われるのはちょっと不安、といった企業が向いています。具体的にはコールセンターやSEなど顧客対応業務がサテライトオフィスに向いている職種の代表です。

それ以外にも、地方にサテライトオフィスを保有しておくことで社外研修の会場に利用したり、従業員にいつもと違う環境で働いてもらうことでリフレッシュさせ、新たなアイディアの創造を目的にしている企業もあります。

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サテライトオフィスと支社の違い

「本社ではないオフィスなら支社と同じでは？」と思う方も多くいらっしゃると思います。では、次はサテライトオフィスと支社の違いについて解説していきましょう。

両者において、基準とされる明確な違いがあるというわけではありません。多くの場合、「サテライトオフィスは働き方に対応することが目的であるため必要最低限の機能を保持しているが、支社はその場所で業務を進めることが目的であるため組織の機能を保持している」と紹介されています。簡単にいえば、支社をさらにコンパクトにしたオフィスがサテライトオフィスということになります。

サテライトオフィスの種類

サテライトオフィスには、オフィススペースの契約形態で「専用型」と「共用型」の2つの分類があります。

専用型サテライトオフィス

1つが「専用型サテライトオフィス」です。これは自社や自社のグループ専用の施設として利用するタイプです。社員は在宅勤務のように施設で業務ができるほか、営業活動の移動中や出張中なども立ち寄って作業が行えます。専用型には、事業所とは別に設置する場合と、事業所内に専用のスペースを設ける「スポットオフィス」があります。

共用型サテライトオフィス

もう1つが「共用型サテライトオフィス」です。これは複数の企業が共同で利用するオフィススペースです。「シェアオフィス」や「コワーキングスペース」と呼ばれています。企業やフリーランスで働く人、個人事業主、起業家などが一定の契約のもとにオフィススペースを共有して仕事をします。共用型のサテライトオフィスのなかには、情報交換会やイベントを開催している施設もあります。

サテライトオフィスを活用するメリット

サテライトオフィスには働く人から見ると、主に以下のようなメリットがあります。

メリット１． 移動時間が削減できる

サテライトオフィスでの勤務では、移動時間の削減が見込めます。例えば、顧客に近い場所に施設があれば、顧客先から帰社するための移動を減らすことができます。顧客からの要望に素早く応えることも可能です。

また自宅に近い場所に施設がある場合には、会社のオフィスに出社する必要がなくなります。通勤時間の節約にもなるので、その分を仕事に使ったり、満員電車のストレスから解放されたりすることで生産性が高まることが見込めます。

メリット２．地方でも勤務ができる

「Uターン」と呼ばれる、地方出身で地元に戻って働きたい人や「Iターン」と呼ばれる、首都圏で生まれ育ち、地方に移住して働きたい人であれば、希望する地方にサテライトオフィスが設置されていると、転職や退職をすることなく同じ会社で働くことができます。

総務省では、ベンチャー企業を対象にして、地方での仕事や新しい働き方を生み出すことを目指しサテライトオフィス開設を推進する支援策「お試しサテライトオフィス」や、地方のサテライトオフィスなどのテレワーク環境を整備する地方自治体や企業に対し費用の一部を補助する事業「ふるさとテレワーク推進事業」に取り組んでいます。こうした流れを受けて、地方でのサテライトオフィス開設を進めている企業が増えています。

メリット３． 家族を気にせずに業務ができる

もし在宅勤務で働くとなった場合には、仕事中に家族から家事を頼まれるようなことも考えらます。そうなるとは仕事が中断され、生産性が落ちることになりかねないでしょう。しかし、サテライトオフィスであれば、そうした邪魔が入ることはありません。

なかには、テレワークでは自宅に仕事を持ち込むことを望まない家族がいる社員もいます。サテライトオフィスがあれば、そうした人でも家族への配慮をしなくて済み、同居人の生活リズムを崩すことなく仕事ができます。

サテライトオフィスのデメリット・注意点

一方、サテライトオフィスでは、主に以下のようなデメリットや注意すべき点があります。

デメリット１．セキュリティーの意識

共用型のサテライトオフィスの場合には、他人とスペースを共有するため常にセキュリティーを念頭に置くことが重要になります。例えば、PCやスマホの画面をのぞき見をされないようにする、会社との連絡や顧客先と商談といった会話の内容がほかの人に漏れたり聞かれたりしないようにするといったことが想定されます。

セキュリティーを常に意識していなければ、個人情報や自社の重要な経営情報などの漏えいにつながる危険があります。同様に、使用するノートPCやタブレット、スマホなどの端末の紛失や盗難にも気を付けなければいけません。

デメリット２．業務上のコミュニケーション

サテライトオフィスで働く場合、会社との連絡には携帯電話やインターネットを使ったコミュニケーションツールなどを利用します。携帯電話やコミュニケーションツールを使えばリアルタイムでさまざまな連絡をとることができます。

しかし、実際に対面して同僚や上司と話し合うのと同じ効果は得られるとは限りません。そのためコミュニケーション不足にならないように気を配ることが大切です。これは在宅勤務やモバイルワークにも共通している課題です。

デメリット３．自己管理の意識

サテライトオフィスでは、自己の責任ですべての業務を遂行することになります。そのため、オフィスで働くときよりも業務や時間に対する自己管理を意識しなければいけません。

例えば、担当する業務が決められた締め切り日に完了する、または成果物が得られるようにするための業務計画を策定し、上司や同僚と共有するなどの行動を、自ら能動的に取り組んでいくなどが考えられます。一方、日々の業務では勤怠の連絡や日報、進捗報告をすることで、就業の様子を明確にしておきましょう。

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サテライトオフィスの導入障壁は高めだが、働き方は変わる！

サテライトオフィスを利用すれば、地方で働きたい社員や育児や介護の事情で自宅勤務をしたいが、家族への配慮が必要な人も離職や転職をすることなく、仕事を続けることができます。

ただし、サテライトオフィスは、オフィスを新たに開設したり、オフィスを借用したりするため在宅勤務やモバイルワークに比べてコストがかかることが予想されます。また導入コストや記事でも述べた会社とのコミュニケーション不足の懸念や勤怠管理、情報漏えいのリスクといったクリアすべきハードルもあります。

そのため、導入にあたっては「サテライトオフィスで、どのような効果を得たいか」を明確することが重要になります。