サテライトオフィスとは？
サテライトオフィスとは、本社や支社よりも小規模のオフィスや、遠隔勤務用の施設を指します。一般的に、本社や支社と同様に働けるよう通信環境が整備されています。
支社・支店やテレワークとは、規模や設置目的、設備が異なります。サテライトオフィスと支社・支店には以下の違いと特徴があることを覚えておきましょう。
- ■サテライトオフィス
- 多様な働き方への対応が目的で、必要最低限の機能を保持する。支社・支店に比べて小規模であることが多い。
- ■支社・支店
- 業務を進めることが目的で、組織の機能を保持する。
- ■テレワーク
- 多様な働き方への対応が目的という点ではサテライトオフィスと同じだが、デスクやインターネット環境などの設備は自身で揃える必要がある。
なお、サテライトオフィスには自社専用施設である「専用型サテライトオフィス」と、複数の企業が共同で利用する「共用型サテライトオフィス」の２タイプがあります。共用型は「シェアオフィス」や「コワーキングスペース」などのことです。
「安定した通信環境で働きたい」、「顧客情報を自宅で取り扱われるのは少し不安」といった企業には専用型サテライトオフィスが適しています。具体的には、コールセンターやSEなどの顧客対応業務が多い職種に最適です。また、共用型サテライトオフィスは「自宅では業務に集中できないという従業員の声に応えたい」「コストを抑えてテレワークの場を確保したい」といった場合に適しています。ただし、機密性の確保が難しい点や、PCなどの備品は自身で用意する点が課題です。
サテライトオフィスが注目される理由
サテライトオフィスが近年注目を集めている背景には、以下の理由があります。
- ●働き方改革の施行により、働き方が多様化した
- ●地域活性化の取り組みの一つとして政府が推奨している
- ●新型コロナウイルス感染症の拡大により、テレワークがより広まった
労働人口が減少しているなか、多様な働き方を実現し、労働力不足の改善や生産性向上を目指す目的で施行されたのが働き方改革です。テレワークが推奨されるようになり、ICT（情報通信技術）の発展も伴って、場所や時間にとらわれずに働くことが可能になってきました。また、地域活性化施策の一つとして自治体がサテライトオフィスを誘致しているケースも増えています。総務省は、「おためしサテライトオフィス」という施策を実施し、ベンチャー企業を中心に、お試し勤務を推進しています。
またテレワークには自宅で業務を行う「在宅勤務」、電車での移動時などに業務を行う「モバイルワーク」、本社から離れた小規模オフィスで勤務を行う「サテライトオフィス」があります。昨今では新型コロナウイルス感染症の拡大が影響し、在宅勤務を中心にテレワークを導入する企業が急増しました。厚生労働省の資料によると、通勤時間の短縮や業務プロセスの見直しに効果があったとされる一方、「仕事のオンオフがしにくい」「Wi-FiやPC環境が整っていなくて不便」「育児・介護で業務の中断を余儀なくされる」などの声もあがりました。
自社専用のサテライトオフィスであれば、インターネット環境や通信設備が整っているほか、セキュリティについても安心度は高く、在宅勤務やモバイルワークでは勤務が難しい人にも対応可能です。つまり、サテライトオフィスは在宅勤務を実践して浮上した問題点を解決するのにも役立ちます。
参考：テレワークを巡る現状について｜厚生労働省
参考：おためしサテライトオフィス｜総務省
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サテライトオフィスの種類と実例
サテライトオフィスは設置されるエリアやオフィススペースの契約形態で分類されます。特徴について見ていきましょう。
都市型サテライトオフィス
「都市型サテライトオフィス」はその名のとおり、都市部に設置されたサテライトオフィスです。地方に本社のある企業が拠点として利用することが多く、都市部の営業所代わりに使われます。本社と都市部の営業先を行き来するよりも移動時間を短縮できるほか、業務効率化も実現可能です。
都市型サテライトオフィスの導入事例としては、日立製作所が知られています。自社のサテライトオフィス「BizTerrace」と、株式会社ザイマックスの「ZXY Share」を運用し、グループ全体で月間延べ５～６万人が利用しています。
参考:日立はどのようにテレワークを進めてきたのか｜日立製作所
郊外型サテライトオフィス
「郊外型サテライトオフィス」は、ベッドタウンなど郊外に設置されるサテライトオフィスです。都心への通勤時間の短縮や交通費削減にもつながり、ワークライフバランスの実現が期待できます。
例えば東京都が運営するサテライトオフィス「 TOKYOテレワーク・モデルオフィス」も該当します。府中市、東久留米市、国立市に設置されています。
参考:TOKYOテレワーク・モデルオフィス｜東京テレワーク推進センター - テレワークのことが相談できる -
地方型サテライトオフィス
「地方型サテライトオフィス」は主に都市部に本社のある企業が活用する、地方に構えたサテライトオフィスです。地方活性化や雇用促進にもつながるとされ、国や地方自治体も誘致を後押ししています。
なかには地方にサテライトオフィスを保有して社外研修の会場に利用する企業や、従業員に普段と違う環境で働いてもらうことによるリフレッシュ効果を狙いとする企業もあります。
なお、サテライトオフィスで働く従業員の勤怠管理にはシステム導入がおすすめです。無料でまとめて資料請求できますのでお試しください。
サテライトオフィスを活用するメリット
サテライトオフィスには働く人から見ると、主に以下のメリットがあります。
- ●コスト削減と生産性の向上が期待できる
- ●地方の優秀な人材を採用できる
- ●子育てや介護中の人でも働きやすい環境が整えられる
- ●BCP（事業継続計画）対策になる
- ●家族を気にせずに業務ができる
コスト削減と生産性の向上が期待できる
サテライトオフィスは、通勤時間と交通費の節約が可能です。自宅から近い場所にサテライトオフィスがある場合、自由時間が増えてワークライフバランスの向上につながるでしょう。その結果、生産性を高められます。
また、外回りの多い営業職は移動時間の削減も叶います。顧客のオフィスに近い場所に施設があれば、本社へ帰社せずとも迅速かつスムーズな対応が可能です。
そのほか、支社や支店と比べて小規模かつ必要最低限の設備投資ですむため、経費が抑えられる点もメリットです。
地方の優秀な人材を採用できる
地方にもサテライトオフィスが設置されていれば、「Uターン」と呼ばれる地方出身で地元に戻って働きたい人や、「Iターン」と呼ばれる首都圏で生まれ育ち、地方に移住して働きたい人を積極的に採用できるでしょう。また、転職や退職せずに同じ会社で働きながら地方勤務が実現できます。
子育てや介護中の人でも働きやすい環境が整えられる
自宅に近いサテライトオフィスであれば、通勤時間を育児や介護、ひとり時間に費やせるでしょう。突然の事故や病気など、子どもや家族に何かあった際にもスピーディーに対応できます。育児や介護を理由とした離職防止にも役立てましょう。
BCP（事業継続計画）対策になる
BCP（事業継続計画）対策とは、企業が自然災害や大火災、テロなどに遭遇しても事業を継続させる、中断した場合でも早期復旧を可能にするための計画立案です。本社以外にも業務ができる環境を整えておけば、万が一のリスク回避にも有効でしょう。
家族を気にせずに業務ができる
もし在宅勤務で働くとなった場合には、仕事中に家族から家事を頼まれるようなこともありえます。仕事が中断され、生産性が落ちかねません。しかし、サテライトオフィスであれば、邪魔は入らず業務に集中できるでしょう。また、同居家族が自宅への仕事持ち込みを嫌がるケースもあります。サテライトオフィスがあれば、お互いの精神的負担も軽減できるでしょう。
サテライトオフィスのデメリット
一方サテライトオフィスでは、主に以下のデメリットや課題点があります。
セキュリティの確保
共用型のサテライトオフィスの場合には他人とスペースを共有するため、常にセキュリティを意識しなければなりません。例えば、PCやスマホの画面をのぞき見されないようにする、会社との連絡や顧客先と商談といった会話の内容がほかの人に聞かれないようにする、などに注意する必要があります。
多くのサテライトオフィスでは鍵付きの個室や防音室を使えますが、小さな油断が大きな損失を招きかねません。あらかじめ利用方法を決めておくなど、情報漏えいのリスクを最小限にする対策をしましょう。
セキュリティを常に意識していなければ、個人情報や自社の重要な経営情報などの漏えいにつながる危険があります。同様に、使用するノートPCやタブレット、スマホなどの端末の紛失や盗難にも気を付けなければいけません。
コミュニケーションの機会促進が必要
サテライトオフィスは地理的に本社とは離れています。そのため、本社とサテライトオフィス間でのコミュニケーション不足の解消が課題です。
最近ではWeb会議システムなどの利用も普及し、遠方でもスムーズに連絡を取れるようになりました。携帯電話やコミュニケーションツールを使えば距離を感じることなくリアルタイムで連絡がとれます。しかし、同じオフィスで働くのと同様にはいきません。意識的に連絡を取るようにしなければ、コミュニケーション不足に陥る可能性があるので注意しましょう。
ワークフローの見直し
サテライトオフィスで働く場合、本社で働くよりもワークフローが遅くなりがちです。例えば、本社にいるのであれば書類の提出はそのオフィスでできます。しかし、サテライトオフィスにいる場合は直接持って行ったり郵送したりしなければなりません。必然的にやり取りが遅くなり、業務の迅速性が損なわれます。支障が生じないように、ワークフロー全体を見直す必要があるでしょう。
なお、ワークフローを迅速化するうえで有効なのが、ワークフローの流れの一部を自動化するワークフローシステムです。例えば、申請書の作成や提出をシステム上で一括して行えます。紙への印刷や、手書きによる記入は必要ありません。また、申請した書類はあらかじめ設定しておいた流れに従って担当者に渡っていきます。システムの導入により、自社のビジネスを全体的に加速できるでしょう。
自己管理の意識
サテライトオフィスでは、自己責任ですべての業務を遂行します。そのため、オフィスで働くときよりも業務や時間に対する自己管理を意識しなければいけません。
例えば締切日までの業務完了や成果物提出が実現できるよう業務計画を策定し、上司や同僚と共有するといった行動が求められるでしょう。一方、日々の業務ではチャットツールなどを用いて勤怠の連絡や日報、進捗報告を行い、就業の様子を明確にしておきましょう。労働時間をリアルタイムで把握できる勤怠管理システムの活用もおすすめです。
サテライトオフィスで柔軟な働き方に対応しよう
サテライトオフィスを利用すれば、地方で働きたい従業員や育児や介護など家族への配慮が必要な人も離職や転職をせずに、仕事を続けやすくなります。働く側にとってはワークライフバランスの向上などが見込まれ、企業側にとっても優秀な人材の確保やBCP対策などメリットは多数あります。ぜひこの機会にサテライトオフィス導入を検討してみてはいかがでしょうか。
