ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えで解決したい課題別
- 入力が定着しない：Frictio、GENIEE SFA/CRM、Translead CRM
- 他システムとの連携が足りない：Microsoft Dynamics 365 Sales、キントーン、FlexCRM
- 費用と利用状況が見あわない：JUST.DB、HubSpotCRM、Customa!
- ■移行・定着で重視したい点別
- Excelや他システムのデータを取り込みたい：JUST.DB、Pipedrive
- 導入後の定着支援あり：esm(eセールスマネージャー)、GENIEE SFA/CRM、Translead CRM
CRMの乗り換えを検討すべきタイミング
CRMの乗り換えを考えるべきなのは、現行CRMの使い方を見直しても解決しない課題が続いているときです。設定や運用ルールの改善で済む問題まで乗り換えで解決しようとすると、移行の負担だけが増えます。ここでは乗り換えを検討する代表的なサインを紹介します。
入力されず顧客情報が更新されない
営業担当者が商談記録を入力せず、顧客情報が古いまま更新されていない状態は乗り換えを考えるサインの一つです。入力項目が多すぎる、スマートフォンから操作できないといった理由で、入力が後回しになるケースがあります。
ただし、原因が入力ルールの不備や教育不足にある場合は、乗り換えても同じ状況が続く可能性があります。まず入力されない理由を現場にヒアリングし、画面構成や操作性の問題なのか、運用の問題なのかを切り分けてから判断しましょう。
必要な連携や機能が足りない
事業の拡大や業務の変化によって、現行CRMでは必要な連携や機能をまかなえなくなった場合も検討のタイミングです。例えば、MA（マーケティングオートメーション）ツールと見込み客の情報を連携したい、会計システムと請求情報をつなげたいといった要望が出てくるケースです。
こうした要望が増えると、CSVの手作業での取り込みや二重入力が発生し、担当者の負担が大きくなります。現行CRMのオプションやAPI（外部システムとデータをやり取りする仕組み）で対応できないかを確認し、難しい場合に乗り換えを検討します。
費用と利用状況が見あわない
ライセンス費用に対して実際に使っている機能や人数が少ない場合も、乗り換えを考える理由の一つです。上位プランを契約しているのに一部の機能しか使っていない、退職者のアカウントが残ったままといった状況がこれにあたります。
一方で、乗り換えにはデータ移行や社員教育の工数がかかります。月額費用の差額だけで判断せず、移行作業の人件費や並行稼働期間の二重コストも含めて比較しましょう。プランの見直しやアカウント整理で費用を抑えられる場合もあります。
CRM乗り換えの手順【準備編】
CRM乗り換えの成否は、データを動かす前の準備段階で大きく左右されます。準備編では、現行CRMの課題整理から要件定義、乗り換え先の候補選びまでを3つのステップで進めます。期間の目安は、企業規模やデータ量によって変わる点に注意しましょう。
ステップ1：現行CRMの課題と利用状況を棚卸しする
最初に、現行CRMで何が問題になっているのかを具体的に洗い出します。営業部門やマーケティング部門、カスタマーサポート部門など、CRMを使う部署ごとに不満点と要望を集めると漏れを防げます。
あわせて、登録されている顧客数や商談数、使っている項目と使っていない項目、連携しているシステムも一覧にします。この棚卸しの結果は、乗り換え先に求める条件を決める材料と、移行するデータの範囲を決める材料の両方として役立ちます。
ステップ2：乗り換え先の要件と移行範囲を決める
棚卸しの結果をもとに、乗り換え先のCRMに求める要件を「必須」と「あれば望ましい」に分けて整理します。すべてを必須にすると候補が絞れず、費用も膨らみやすくなるためです。
同時に、どのデータを移行するかも決めます。過去すべての履歴を移すと作業量が増え、古い情報が混ざってデータの質も下がりがちです。直近数年分の取引がある顧客に絞る、休眠顧客はCSVで別保管するなど、業務に必要な範囲を見極めましょう。
ステップ3：候補を比較しトライアルで確かめる
要件が固まったら、条件を満たす候補を数製品に絞り込み、資料請求やデモで詳細を確認します。比較では機能の有無だけでなく、データのインポート方法や移行支援の内容、契約期間の縛りも確認しておくと安心です。
可能であれば無料トライアルを利用し、実際の顧客データの一部を取り込んで操作感を確かめます。現場の営業担当者にも触ってもらい、入力にかかる時間や画面のわかりやすさについて意見を集めると、導入後のギャップを減らせます。
CRM乗り換えの手順【移行編】
乗り換え先が決まったら、データ移行と切り替えの作業に進みます。移行編では、データの整理からテスト移行、本番移行と並行稼働までを3つのステップで解説します。一度で完了させようとせず、検証を挟みながら段階的に進めることが重要です。
ステップ4：データを整理し項目を対応づける
移行前に、現行CRMのデータを整理します。同じ会社が別名で二重登録されている、電話番号の書き方がばらばらといった状態のまま移すと、新しいCRMでも検索や集計がうまくいきません。重複の統合や表記の統一、不要データの削除を先に済ませておきましょう。
次に、旧CRMの項目を新CRMのどの項目に入れるかを対応表にまとめます。この作業をマッピングと呼びます。選択肢の値が異なる項目や、新CRMに存在しない独自項目の扱いもこの段階で決めておけば、移行後の手直しを減らせるでしょう。担当者や取引先の名前など、ほかのデータとひも付く項目は特に慎重に確認しましょう。
ステップ5：テスト移行で差分を検証する
本番移行の前に、一部のデータでテスト移行を行います。取り込んだ後は、件数が移行元と一致しているか、文字化けや項目のずれがないか、顧客と商談のひも付けが保たれているかを確認します。
問題が見つかったらマッピングやデータを修正し、再度テストを行います。新CRMで自動メール送信などのワークフローを設定している場合は、取り込み時に意図せず動作しないかも確かめましょう。検証方法はベンダーの手順に従うと安全です。検証結果は記録に残し、関係者で共有しておくと、本番移行の判断材料として役立ちます。
ステップ6：本番移行と並行稼働で切り替える
テストで問題がなくなったら本番移行を実施します。移行作業中に旧CRMへ入力されたデータが漏れないよう、入力を止める期間や差分を追加で移す方法を事前に決めておきます。
切り替え直後は、一定期間だけ旧CRMを閲覧できる状態で残す並行稼働を検討しましょう。過去の履歴を確認したいときに参照でき、移行漏れに気づいた場合も対応できます。旧CRMの契約終了日から逆算してスケジュールを組むことが大切です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCRMの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換え後にCRMを定着させるポイント
データ移行が終わっても、現場で使われなければCRMを乗り換えた意味がありません。乗り換え後の数か月は、入力ルールの見直しや操作研修、利用状況の確認を続けることが定着につながります。ここでは定着に向けた3つの取り組みを紹介します。
入力ルールと画面を現場にあわせて見直す
定着のために最初に取り組みたいのは、入力の負担を減らすことです。必須項目を必要最低限に絞り、営業担当者がよく使う項目を画面の上部に配置するだけでも、入力の手間は変わります。
入力ルールは文書にまとめ、誰がいつ何を入力するのかを明確にします。運用を始めた後も現場から改善要望を集め、定期的に画面や項目を見直す仕組みを作りましょう。一部の担当者だけが設定を把握している状態は避け、複数人で管理することが大切です。
研修とマニュアルで操作を習得してもらう
新しいCRMの操作に慣れてもらうには、利用部門ごとの研修と、いつでも見返せるマニュアルの用意が有効です。営業担当者と管理職では使う機能が異なるため、役割に応じて内容を分けると理解が進みます。
ベンダーが操作説明会やオンライン講座、ヘルプページを提供している場合もあるため、契約前に支援の範囲を確認しておきましょう。社内で質問を受け付ける窓口を設け、よくある質問をナレッジとして共有すると、問い合わせ対応の負担も減らせます。
利用状況を確認し改善を続ける
乗り換え後は、ログイン状況や入力件数を定期的に確認し、使われていない機能や部署がないかを把握します。数値で利用状況を見ると、定着が進んでいない箇所を早めに見つけられます。
利用が進まない場合は、操作が難しいのか、入力するメリットが伝わっていないのかを確かめます。CRMに蓄積したデータを営業会議で活用するなど、入力した情報が業務に役立つ場面を作ると、現場の入力意欲を高めるきっかけとなります。
乗り換え先候補となるCRMの特徴一覧
乗り換えで解決したい課題や、移行・定着の支援内容に照らして選んだCRMを一覧にまとめました。候補を絞り込む際の比較にお役立てください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| esm(eセールスマネージャー) | 専任の定着支援チームが導入・定着・活用を支援する、営業現場の使いやすさを重視したCRM/SFA |
| Translead CRM | 閲覧・検索・入力を一画面で完結できる画面設計で、専任チームが導入・運用をサポートするCRM／SFA |
| JUST.DB | Excelや他システムから出力したCSVをもとにシステム化でき、同時ログイン数で決まるライセンスを採用 |
| Microsoft Dynamics 365 Sales | Outlook・TeamsなどMicrosoft 365と連携し、顧客・案件・活動履歴を一元管理するCRM／SFA |
| キントーン | ノーコードで自社業務にあう顧客管理アプリをつくれ、プラグインや連携サービスで機能を広げられる |
| FlexCRM | APIやウェブフックで基幹システム・CTI・メールと連携でき、料金は1ユーザー単位の月額制 |
| GENIEE SFA/CRM | AI議事録や名刺の自動データ化で入力負担を抑え、専任スタッフによる伴走支援も用意したSFA/CRM |
| Frictio | 商談・電話・メールの会話をAIが自動で取り込み、CRMへの入力や更新まで担うAIネイティブCRM |
| HubSpotCRM | 期間の制限なく無料で使え、ユーザー数にも制限がないCRM。商談管理やチケット管理の機能を備える |
| Customa! | ユーザー数無制限で利用でき、導入サポートや運用サポートも月額料金に含まれるクラウド型顧客管理システム |
| Pipedrive | スプレッドシートなどからリードを取り込め、販売パイプラインで取引の進捗を追える営業向けCRM |
入力定着と移行支援で選ぶ乗り換え先のCRM
現行CRMで起きている課題の解決につながる機能や、移行後の定着を支える支援体制を基準に製品を選びました。
esm(eセールスマネージャー)
- 定着率95％！定着支援の専門チームが課題に合わせて徹底支援。
- 6,000社超、185業種以上で採用されているCRM/SFA
- 確かな効果。売上192%、営業会議時間1/6を実現するCRM/SFAツール
ソフトブレーン株式会社が提供する「esm(eセールスマネージャー)」は、営業現場での使いやすさを重視してつくられたCRM/SFAです。一度の活動報告をさまざまな切り口のグラフやレポートに反映でき、報告や会議資料づくりの手間を減らせます。入力した情報は予算実績管理表に即座に反映されるため、案件の進捗を見ながらの指示出しも容易です。専任の定着支援チームが導入・定着・活用をサポートするので、旧CRMが使われなくなった反省を生かしたい乗り換えに向いています。
Translead CRM
- 顧客情報を一元管理することで属人化させない顧客データベース
- 日々の営業活動データを記録し活用することで営業の質を向上
- 現場を知り尽くした営業が監修した圧倒的に使いやすいUI
株式会社Transleadが提供する「Translead CRM」は、営業現場の経験をもとに使いやすさを重視して開発されたCRM／SFAです。クリック数や画面遷移を抑えた設計で、データの閲覧・検索・入力を一画面で完結できます。項目はノーコードでカスタマイズでき、データクレンジングや名刺管理の機能も搭載。営業業務に精通した専任チームが、導入から運用までを伴走してサポートします。
JUST.DB
- 【完全ノーコード×生成AI】マウス操作と"ことば"でシステム開発
- 【多彩な標準機能】高い拡張性により、全社DXをJUST.DB1つで実現
- 【同時ログインライセンス】全社展開してもコストを抑制
株式会社ジャストシステムが提供する「JUST.DB」は、プログラミングの知識がなくても業務システムを構築できるノーコードのクラウドデータベースです。顧客管理や問い合わせ管理などのCRM機能をマウス操作で開発でき、これまで使っていたExcelファイルや他システムから出力したデータで素早くシステム化できます。ライセンスは同時にログインできるユーザー数の上限で決まる形態で、実際の利用頻度にあわせて費用を検討できる点も特徴です。
Microsoft Dynamics 365 Sales
- Microsoft 365連携で二重入力を解消し、業務を効率化
- データの一元管理と可視化でデータドリブン経営を促進
- Microsoft Copilotが営業プロセスを最適化し、成果を加速
パナソニック デジタル株式会社が提供する「Microsoft Dynamics 365 Sales」は、顧客・案件・活動履歴をクラウドで一元管理するCRM／SFAです。Outlookのメールや予定をCRMへ自動でひも付けられます。また、Teams・SharePoint・Power BIなどMicrosoft 365と連携して記録や分析を同じ基盤で進められます。Power AppsやPower Automateによる低コードの拡張で、既存システムとの連携も段階的に追加可能です。連携不足を解消したい乗り換えに適しています。
キントーン
- 自社の業務にフィットする「顧客管理」アプリをつくれる
- ノウハウ活用で商談力を強化
- プラグイン・連携サービスを組み合わせて業務がより効率的に
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、AIとノーコード・ローコードで業務アプリをつくれる業務改善プラットフォームです。顧客の企業情報・担当者・案件・活動履歴を顧客番号や案件番号でひも付けて管理でき、関連データをひとつの画面で確認できます。自社の業務にあわせて顧客管理アプリを組み立てられ、プラグインや連携サービスを組み合わせて機能を広げることも可能です。現行CRMの項目や運用があわなくなった企業の乗り換え先として検討できます。
FlexCRM
- 見やすい画面と直感的な操作性で簡単に使える
- 外部システムと連携できる各種インターフェイスを用意
- ノンプログラミングで利用でき独自システムの構築も可能
株式会社G.FLEXが提供する「FlexCRM」は、顧客管理やプロセス管理、ワークフローなどの業務改善を実現するクラウドサービスです。APIやウェブフックを使って現在の基幹システムと連携でき、CTIやメール、カレンダーとの連携にも対応しています。機能はプログラム開発なしで組み合わせられ、自社で構築・設定すれば初期導入費用0円で導入可能です。料金は1ユーザーあたりの月額で設定されており、利用人数にあわせて費用を見直したい場合にも検討できます。
GENIEE SFA/CRM
- AIが商談・名刺情報をSFA/CRMに自動記録し報告負担を軽減
- SFAに自動記録し報告負担を軽減
- SlackやGoogleなどの外部ツールと標準連携
株式会社ジーニーが提供する「GENIEE SFA/CRM」は、AIを搭載した営業管理・顧客管理プラットフォームです。AI議事録や活動報告の自動作成、名刺のスキャンによる自動データ化で、商談後の記録作業を減らせます。ツールやExcelに散らばった営業データを統合し、顧客・商談・活動を同じ基盤で管理できる点も特徴です。リプレイス時の定着に不安がある企業に向けて、専任スタッフによる伴走支援体制も用意されています。
Frictio
- 全チャネルの会話を自動取得しCRMへ統合
- AIが要約と次アクションを提示し入力工数を削減
- 構造化データで顧客課題・決裁者・競合を可視化
株式会社SYSLEAが提供する「Frictio」は、商談やメールなどの顧客接点をAIが自動で捕捉し、構造化するAIネイティブCRMです。ミーティング・電話・メールのやり取りを取り込み、AIがデータの入力や更新まで担うため、手入力に頼らずに顧客情報を新しい状態に保てます。商談後にはAI要約とアクションアイテムの抽出を行い、次の対応を期限付きで整理できます。入力が続かず情報が古くなったことを理由に乗り換えを考えている企業に向いています。
HubSpotCRM （HubSpot Japan株式会社）
- コンタクトを100万件まで管理可能
- 外部ツールと連携してメール管理を効率化
- マーケティングやCS、CMSまで幅広く対応
Customa! （株式会社アイバス）
- 1社で月額9,980円の低価格
- 5名~100名程度の中小企業向けの顧客管理システム
- IT担当者がいなくても運用開始まで困らない盤石のサポート体制
Pipedrive （株式会社Mer）
- フォームやチャットなどリード獲得機能が豊富
- 179か国・95,000社以上で使われている実績
- モバイル対応で時間・場所を問わず営業をサポート
まとめ
CRMの乗り換えは、現行CRMの課題と利用状況を棚卸しし、要件と移行範囲を決めてから候補を比較する流れで進めます。移行ではデータ整理とマッピング、テスト移行での検証を重ね、並行稼働を設けて切り替えると安心です。乗り換え後も入力ルールの見直しや研修を続けることで定着につながります。移行支援や定着支援の内容は製品によって異なるため、まずは資料請求して複数のCRMを比較してみてください。
