ERPにおける「RFP」とは？導入に失敗しないための作成ポイント

ERPにおける「RFP」とは？

ERPにおける「RFP」とは、どのようなものなのでしょうか。

ERPベンダーに製品の提案を依頼する書類

RFPは、ベンダーに製品の提案を依頼する際に用いる書類で、自社に最適なERPを導入するのに役立ちます。現在のERPは、国内だけでなく海外企業も多く導入しており、機能や料金も多種多様です。そのため、既存のラインナップから自社に最適なERPを正確に選ぶのは困難といえます。

そこで、ベンダーに製品の提案を依頼する「RFP」が重要になるのです。RFPをしっかり作成することで、ベンダーにどんな機能をつけてほしいかが正確に伝わります。あらかじめ必要な機能が分かるため、製品のミスマッチが起きにくくなるのです。

RFPの目的は、自社の求める機能をベンダーに伝え、よい提案を受けることです。ベンダーからの提案が自社の希望にマッチするほど、導入後の業務効率化も進みます。RFPの作り方を学んで、ベンダーからよい提案を受けましょう。

「RFI」よりも詳しい情報が得られる

RFIは、提供製品の基本スペックや種類、実績などの情報の開示を、ベンダーに依頼する書類です。「ベンダーに情報を求める」という点ではRFPと同じですが、RFPより情報の精度が低くなります。回答期間は短めですが、カタログやパンフレットに載っている程度の情報しか得られません。依頼の内容も、基本的なことが多くなります。

一方RFPは、「提案の範囲や要件」「提案者に守ってほしいこと」などが明確に決まっており、依頼の内容も多種多様です。ベンダーの回答範囲が限定されているため、その分価値のある情報を取得できます。たとえば見積金額などは、より正確に提示されるでしょう。

つまりRFPを提出する前段階に行うのが、RFIとなります。

コレが基本！RFPの作り方

RFPの具体的な作成方法を紹介します。作成のタイミングは、開発ベンダーとの契約から、数カ月前が一般的です。書類内容は、大まかに分けると３項目あります。

１．自社の現状・システム構築の目的を書く

自社の現状やERP導入の目的などを、ベンダーに分かりやすく説明します。詳細なほど自社に最適な提案が受けられるので、会社の方針や人材の有無、優先的に解決すべき課題なども具体的に記載しましょう。作成の際は、RFPによってERPの全体像が分かるように、問題の背景や環境も明記してください。

それぞれの課題解決が、目標の方向性とマッチしているかが大切です。

２．機能・導入要件を書く

必要な機能・人材・予算・スケジュールなど、ベンダーに回答してほしい内容を書きます。コストが過大にならないように、現実的な範囲での要望を記載しましょう。既存システムの種類や連携方法・頻度、サーバのOSやブラウザ、ウイルス対策ソフトなど、導入後に想定されるシステム環境も提示します。

開発メンバーは、この段階で決めるのがおすすめです。プロジェクトリーダーは、性格や人柄、ベンダーとの相性によって決めます。

導入要件は、「４W１H」の型に当てはめると書きやすいです。

３．補足事項を書く

検討事項・提案書への記載順・対応窓口・選定基準など、書類の提出に関する細かな事項をまとめます。作成段階では解決できない疑問点を記載しておくと、回答を得られやすいのでおすすめです。

補足事項をしっかり書くことで、複数のベンダーを比較検討しやすくなります。検討過程や内容を客観視する効果もあるため、最終チェックという観点でも活用可能です。

ERP導入を成功させる！RFPの作成ポイント

RFPの作成において、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

機密保持契約を交わす

ベンダーに情報を提示する際は、機密保持契約の締結が必要です。機密保持契約がない場合、どこまで情報を開示すればよいか分からず、RFPの内容が薄くなります。依頼内容が不十分だと、ベンダーも最適な回答ができません。

機密保持契約を結ぶことで、自社の機密情報を必要な範囲で必要なだけ提供できます。複製の許可や使用後の返却・廃棄についても設定可能なので、情報提供後の漏洩リスクも抑えられるでしょう。

具体的な回答を得られるようフォーマットを工夫する

求める回答を得るために、回答形式をある程度統一し、質問も詳細に書く必要があります。ベンダーごとに回答形式が異なると、複数のベンダーを比較検討する時に混乱するためです。

詳細な回答が欲しい場合は、Excelファイルなどで別途回答フォーマットを作成しましょう。見積金額も、ライセンス費用・メンテナンス費用・５年総額など、項目を指定しておくと分かりやすいです。求める回答内容を記したチェック表を、RFPに添付するのもよいでしょう。

誰が見ても読みやすい内容にする

誰が見ても読みやすい内容にすることで、提案を受けられる可能性が高まります。作成の際は、専門用語や難しい言い回しは避けましょう。記載する内容は、以下を参考にしてください。

• ■機能要件
• ■導入目的や背景
• ■優先的に解決すべき課題
• ■予算
• ■システム環境
• ■スケジュール

上記の内容なら、適度なボリュームになり、ベンダーも理解しやすいです。

RFPを作成して、自社に最適なERPを見つけましょう

RFPは、ERPベンダーに製品の提案を依頼する書類です。自社のシステム環境や要望を伝える重要な書類なので、慎重に作成しましょう。作成手順は、以下の通りです。

• １．自社の現状・システム構築の目的を書く
• ２．機能・導入要件を書く
• ３．補足事項を書く

作成時は、機密保持契約を交わし、回答フォーマットを工夫します。誰が見ても分かる内容にすることも大切です。

RFPを作成して、自社に最適なERPを見つけてください。