ナレッジマネジメントツールとは
ナレッジマネジメントツールとは、個人の持つナレッジを組織のナレッジとして広め、企業の競争力を強化するのに役立つツールです。多くの企業では知識やノウハウが個人に埋没して可視化されず、組織で共有されていません。
その埋没しているナレッジを可視化し、組織で共有できる形にしていくのがナレッジマネジメントツールの目的です。
ナレッジマネジメントツールとは何か、更に詳しく知りたい方はこちらの記事をチェックしてみてください。
ステップ１．トップの強い意思表明による全社の意識改革
ナレッジマネジメントツール導入に際して、まず求められるのが社員の意識改革であり、これを実現するには企業のトップのリーダーシップが不可欠になります。
全社で協力体制を作る
特に全社で共有したいナレッジを持っているのは経験豊かで優秀な社員ですが、多くの人は自分のノウハウをオープンにするのを嫌がります。成功の秘訣やノウハウを明かしてしまえば、自分の存在価値がなくなってしまう危険性があると考えているからです。こうした非協力的な考え方から変えていかなければなりません。
失敗例も成功例も当価値なナレッジである
ナレッジマネジメントにおいては、成功例だけではなく失敗例も歓迎します。人間は失敗しながら成功事例を積み重ねていくからです。失敗例については、ベテランならずとも多くの社員が持っているでしょう。
しかし、自分の失敗例を喜んでオープンにする社員はほとんどいません。ここにもトップによる呼びかけが必要です。管理職など役職が上の人間が積極的に失敗例を出していくと、一般社員も失敗例の発信に積極的になります。
「失敗」を「ヒヤリハット」に名称変更する
「失敗」という名称ではなく「ヒヤリハット」という名称に変えてツールの活用に成功している企業もあります。「ヒヤリハット」という名称は「失敗しそうになってヒヤッとした」「失敗しそうになってハッとした」という由来から来た言葉です。
前述の失敗例の発信も、ヒヤリハットという名称であればより多くのナレッジが集めやすくなるでしょう。
ステップ２．ナレッジマネージャの育成と手順書作り
企業トップの号令だけでは、ナレッジマネジメントツール導入の成功は困難です。現場への定着を目指しましょう。
手順書（マニュアル）を作成する
多くの企業にとってナレッジマネジメントツール導入は初めてのことであり、使用に際して手順書の作成が必要となります。どのような内容をどのタイミングでツールに投稿・登録するのか。自分たちの登録したナレッジをどのように検索し、どのように活かしていくのかを、具体的に示していきましょう。
ナレッジマネージャを中心に現場への浸透を目指す
これら手順書を作成するのがナレッジマネージャです。ナレッジマネージャは各現場を牽引していくリーダーたちです。こうしたリーダーを選抜・教育して現場にナレッジマネジメントを根付かせていきます。
ナレッジマネージャ一人ひとりに、ナレッジマネジメントツール導入の目的をよく理解させることが大切です。
定期的な打ち合わせで問題を解決していく
ナレッジマネージャを集めて定期的に打ち合わせを実施しましょう。実際にツールを使ってみて現場からどのような声が上がっているのか確認し、問題があれば解決策を探ります。
ナレッジマネジメントツールの活用は導入当初はうまくいっても段々と活用しなくなり、１年ほどで社内から忘れ去られてしまう事例が少なくありません。ナレッジマネージャたちは社内文化への定着を目指して常に最適化することを続ける必要があります。
効果測定で導入の成果を社内共有する
また、効果測定もナレッジマネージャの重要な役割です。ナレッジを提供した現場社員からすると、自分が時間をかけてツールに入力した知識がどれだけ役立っているかを知りたいと思うのは当然です。またツールの導入にはコストがかかっていますから、費用対効果があったのかは報告する義務があるでしょう。
ステップ３．ナレッジ共有を義務化し継続を促す
ナレッジマネージャとしての業務もナレッジの提供も、最終的には義務化しなければ続きません。
ツールの活用を人事評価項目に盛り込む
例えば人事評価項目に「ナレッジマネジメントツールへ成功体験を◯個投稿する」という項目を設けます。ナレッジの提供を正当に評価することが必要です。ナレッジマネジメントの定着に時間がかかってる場合は、このようなやや強制的な手段を持って定着を促進することも時には大切です。
偏った成果主義を見直す
ある企業では成果主義への過度の偏りがありました。ナレッジマネジメントが根付かない理由を探っていると、社員から「自分の成果を他人に提供するようなことはできない」という意見が本音としてでてきました。
個々人が競い合いスキルアップするのは良いことですが、度が過ぎると企業としての競争力の低下に繋がります。成果主義を掲げる企業の場合は、ナレッジマネジメントツールの活用を如何に企業の成長に繋げていくか考えることが重要です。
文化に根付くまで何度も繰り返す
一過性の効果の現れとして「業績が伸びた」と喜んではいけません。長期的な施策を繰り返していくことで、ナレッジの共有が企業文化となり、個人のナレッジは組織のナレッジになっていきます。このように、社内の風土や文化のレベルまで引き上げることで、ナレッジマネジメントツール導入を成功へと導くことができます。
ナレッジマネジメントツールは導入後の定着活動が重要
ナレッジマネジメントツールの導入はそれ自体がゴールではありません。導入しただけで企業文化への定着活動を行わないと、あっという間に存在を忘れられてしまいます。この記事を参考に、ナレッジマネジメントツール導入後に最大限効果を発揮できるようにしましょう。
また、以下の記事ではナレッジマネジメントツールの活用に失敗してしまった事例を紹介しています。こちらも合わせてご覧ください。
