クラウド型日報システムとは
クラウド型日報システムは、インターネットを通じて日報を入力、共有するシステムです。オンライン上で業務日報提出や管理ができるため、時間や場所を選ばずに記入し、共有もしやすくなります。また、システムを利用するので自社でサーバを設置する必要がなく、コストをかけずに実装しやすいでしょう。
クラウド型日報システムを導入する主な目的は、業務効率化と情報管理の精度向上です。日報作成における時間を短縮できるだけでなく、どこからでもアクセス可能なため、より柔軟な働き方が実現します。また、日報データの一元管理によって、情報把握が容易になり、業務進捗や意思決定の精度が高まるでしょう。
クラウド型日報システムのメリット
オンラインで日報を入力できるクラウド型日報システムには多くのメリットがあります。ここでは、利便性や業務効率化、情報漏えいのリスク低減について解説します。
時間・場所にとらわれずに利用が可能
クラウド型日報システムはスマートフォンからのアクセスも可能で、出張先やテレワーク先など、どこからでも日報作成・提出が行えます。時間や場所を選ばずに日報の作成や共有、閲覧ができるため、業務の柔軟性が向上します。
一元管理による業務効率化
クラウド型日報システムを導入すると、日報データが一元的に管理されるため情報の見落としが減少し、管理者の業務効率が大幅に向上します。また、入力者にとっても情報が一か所に集約されるため、過去の日報を参照しやすくなるでしょう。
紛失による情報漏えいリスクがない
日報には重要な業務内容や取引先情報が含まれることが多く、情報漏えいのリスク管理が重要です。クラウド型日報システムでは、紙の日報のように紛失するリスクがありません。くわえてISO27001やISO27017などのセキュリティ基準を満たしたものや、SSL対応&IPアドレス制限などさまざまなセキュリティ機能が搭載されている製品も多くあるため、情報漏えいのリスク低減にも役立ちます。
日報システム導入のメリットは、以下の記事で詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
クラウドで日報を共有するならSFAツールの活用もおすすめ
日報をクラウド上で管理したいのであれば、クラウド型のSFAツールを活用するのもおすすめです。SFAツールは営業活動において進捗や顧客情報などの管理や情報共有を支援するツールで、日報機能を搭載した製品も多くあります。SFAの機能と日報機能を組み合わせて活用することで、顧客情報と営業担当者の活動が相互に確認できるようになります。進捗状況や各従業員の活動を把握・管理しやすくなるため、営業データと照らしあわせた的確なフィードバックや課題の発見、営業戦略の改善検討も容易になるでしょう。
このようなメリットがあることから、営業部門や顧客情報・営業情報を活用して業務を行う部門を中心に、SFAツールを日報システムとして活用する企業も増えています。
以下の記事では、SFAツールの概要やおすすめ製品を紹介しているため、ぜひご覧ください。
【無料あり】日報機能があるクラウド型SFAツールを紹介
ここでは、ITトレンド編集部がおすすめする日報機能を搭載したクラウド型SFAツール のなかから、人気の高い製品をランキング順で紹介します。
InfAjast インフアジャスト
- 2020年から5年連続SFA部門第1位！時代にマッチした進化するSFA
- はじめてでも安心！月契約＆導入から定着まで手厚い伴走サポート
- 独自の顧客履歴で営業ノウハウも蓄積、営業状況を即座に把握
顧客・日報・案件管理などの機能を搭載し、営業活動の可視化や属人化の防止に貢献するSFAツールです。
Sales Force Assistant
- 【AI秘書】が営業現場の一人ひとりをアシストする「真のSFA」
- 【日報型SFA】だから、一日一覧でデイリーに「営業の見える化」
- 【三種の神器】で顧客との関係性を可視化する「顧客の見える化」
アシスタントAIが蓄積された顧客情報や案件情報、 商談内容を自動的に学習・解析し、営業担当者や上司・マネージャーに役立つ情報やアドバイスを与えます。
esm(eセールスマネージャー)
- 定着率95％！定着支援の専門チームが課題に合わせて徹底支援。
- 5,500社超、185業種以上で採用されているCRM/SFA
- 確かな効果。売上192%、営業会議時間1/6を実現するCRM/SFAツール
営業現場での使いやすさを重視し、営業担当者の工数を最小限にする設計になっています。スマートデバイスで活用できる点が特徴です。
kintone
- 受発注管理,商品管理,プロジェクト管理など幅広い業務に対応
- コミュニケーション機能も搭載、業務に必要な情報を一箇所に集約
- 多言語対応で、海外拠点でも利用可能
開発の知識がなくても業務アプリを簡単に作成できるクラウドサービスで、業務日報や顧客管理、商談管理などのアプリ作成も可能です。
GENIEE SFA/CRM（旧：ちきゅう）
- 誰もが使いやすいシンプルなインタフェース
- 最小限の入力作業で営業効率を最大化
- 業績を伸ばせる国内No.1*のSFA/CRM
自社の基準にあわせて専用レポートを作成でき、行動情報と提案を可視化することで営業行動の徹底実現に役立つ点が特徴です。
Sales Square
- 営業日報や商談履歴が会社のナレッジに！
- メンバーのスキルを営業データから見える化！
- さまざまな軸から商談を分析して「勝ちパターン」を発見！
営業データと人材データを組み合わせ、営業成果UPと組織のパフォーマンス向上が期待できるSFAプラットフォームです。
全製品のランキングを確認したい方は、以下のボタンから最新ランキングをご覧ください。
日報機能を搭載したクラウド型SFAツールの選び方
現代のビジネス環境において、効率的な日報管理は業務進捗とコミュニケーションの両面で重要です。日報機能を搭載したクラウド型SFAツールを選ぶ際は、自社のニーズにあった機能、コスト効率のよい料金プラン、他サービスとの連携が可能かどうかを検討する必要があります。以下で詳しく解説します。
自社の利用目的に適した機能があるか
日報の入力方法や承認プロセス、データのエクスポート機能など、具体的な業務要件に合致しているかを確認して製品を選定しましょう。さらに、直感的な操作が可能か、画面は見やすいかなど、従業員の使いやすさも重要なポイントです。
また、SFAツールには日報機能のほか、顧客管理機能や商談管理機能などさまざまな機能を搭載しています。日報機能のほかにどのような機能が必要か、自社の利用目的や課題にあわせて比較検討しましょう。くわえて、将来的な業務の拡張や変更に対応できる製品を導入すると、リプレイスの必要がなく長期的な活用が可能です。
料金プランは予算にあっているか
自社に必要な機能が網羅されており、コストパフォーマンスの高いシステムを導入することが望ましいでしょう。
システムの料金体系は、ユーザー数や使用量にもとづくものや、一律の月額制などさまざまです。また、追加機能やカスタマイズによる料金の変動も考慮に入れる必要があります。総合的なコストを把握し、予算内で最大の価値が得られるプランを選びましょう。
他サービスとの連携は可能か
日ごろから使用している他サービスとの連携能力も、クラウド型SFAツール選定の重要なポイントです。既存の顧客管理システムや名刺管理システムのほか、Googleのようなクラウドサービスやチャットツールとの連携可否は、業務効率化を大きく左右します。
特にファイル共有や予定管理、カレンダー機能などの日常的に使用する機能との互換性は、作業のスムーズさに直結するため、事前に確認しておくことが重要です。これらのサービスとシームレスに連携できるシステムを選ぶことで、日報管理の効率を一段と高められるでしょう。
まとめ
外出が多い業種や部署、テレワークなどを導入している企業では、場所を問わずに日報作成・提出や管理ができるクラウド型のシステムがおすすめです。また、企業によってはクラウド型SFAツールを日報管理システムとして活用している場合も多くあります。
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