タイムカードを電子化するタイミングとは？メリットデメリットも解説

タイムカード電子化の背景とは

度重なる法改正や労務管理の強化に対応するため、従来のアナログなタイムカード管理から電子化する動きが進んでいます。ここではタイムカード電子化に至るまでの背景について、かつての社会問題や法改正について解説します。

「名ばかり管理職」問題

企業が利益を重視するあまり、過重な長時間労働や割増賃金の不払いが社会問題となり、厚生労働省は2001（平成13）年に「基発339号」を発令しました。従来のハンコによる記録ではなく、タイムカードやICカードによる客観的な打刻記録が原則として求められるようになったのです。これにより勤怠管理システムは、一気に着目されるようになりました。

同時期にインターネットの普及と相まって、クラウド型のシステムが広がりをみせます。それまで高価で導入ハードルが高かった勤怠管理システムも、クラウド型の安価で使いやすい製品が多く発売されたことで、導入が後押しされました。

また2005年にファストフードチェーン店の直営店店長が、会社側へ未払い残業代などの支払いを求める裁判を起こします。このとき「名ばかり管理職」が社会問題として浮上、同時に「ブラック企業」と呼ばれる企業も社会的に糾弾され、大きく業績を落とすケースもありました。結果多くの企業が、人事制度も含めて勤怠管理や勤怠管理システムの見直しを迫られたのです。

参照：「マクドナルド店長は管理監督者に非ず 750万円の支払いを認める地裁判決」｜MyNewsJapan 伊勢一郎

労働基準法の改正

政府も一連の事件を重く見て、2010（平成22）年４月に大幅な労働基準法の改正を実施し、時間外労働の割増賃金率を引き上げました。労使協定により、１か月に60時間超の時間外労働を行った労働者に支払われる割増賃金に代わり、有給休暇を付与できる制度や、有給休暇の時間単位での取得などが導入されました。

法改正はその後も頻繁に実施されます。2016（平成28）年からは従業員に年５日の年次有給休暇の取得が義務づけられ、2019年４月からは企業規模にかかわらず、月間60時間超の時間外手当は50%割増になりました。こうした法改正は中小企業にとっては死活問題との指摘もありますが、法規を守らず従業員に健康問題が発生すると、企業は莫大な慰謝料を請求され社会的な制裁を受けるリスクがあることを忘れてはいけません。

参考：働き方改革関連法のあらまし （改正労働基準法編）｜厚生労働省

タイムカードを電子化するメリット・デメリット

タイムカードを手作業で管理する方法から電子化する方法へ切り替えた場合、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。具体的に解説します。

メリット

タイムカードを電子化するメリットとして、勤怠状況のリアルタイムな管理や多様化する働き方への対応、コスト削減などがあります。

■リアルタイムな勤怠状況が把握できる

月末に集計していた勤怠管理も、電子化することでリアルタイムに把握でき、有給休暇の取得状況や長時間労働者の検知なども確認できる。

■集計作業が効率化

ICカードや自分のPC・スマートフォンで打刻できるため、システムに自動で反映される。また勤怠の締め日に勤務実績の申請のボタン一つで勤怠情報の登録が可能。タイムカードから転記する手間も省け、入力ミスも回避できる。

■不正打刻を防止

タイムカードでは代理打刻が可能だが、生体認証やスマートフォンによる打刻を利用することで不正打刻を防げる。

■紙コスト削減

紙のタイムカード代やインク代などのコスト削減が実現。また記入済タイムカードの保管場所も不要。

■シフト作成にデータ活用できる

残業が多い曜日や従業員を分析し、最適な人員配置やパートやアルバイトのシフト表作成にも有効活用できる。

デメリット

タイムカードを電子化するデメリットとしては、コストや導入にかかる時間などがあるでしょう。

■コストがかかる

月額数百円から利用できるものから、サーバ構築や保守費用などで数百万円かかるものもある。雇用形態が複数ありカスタマイズが必要な場合だと、導入に時間がかかるケースもある。

■不具合や紛失の恐れも

指紋認証や顔認証では、反応しづらいケースもある。また通常会社で保管しておくタイムカードと比べると、ICカードやスマートフォンは紛失したり、自宅に忘れたりする可能性もある。

勤怠管理システムのメリット・デメリットについては、以下の記事で詳しく解説しています。

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タイムカードを電子化するタイミング

これまでの背景から、労務コンプライアンスへの関心は高まっています。働き方改革関連法案の施行で、企業にはリアルタイムの勤怠管理が求められており、すでにタイムカードでの勤怠管理には限界がきています。長時間労働を防止し、より正確な労働時間を把握したい場合は、タイムカードを電子化すべきでしょう。

また在宅勤務や直行直帰など多様化する働き方を導入したい場合や、データ集計や給与計算に工数がかかってしまっている場合は、タイムカードの電子化が課題解決の糸口となるため、導入を検討する一つのタイミングともいえます。

以下の記事では、2021年最新の勤怠管理システムを、価格や特徴などで比較し紹介しています。タイムカードを電子化するタイミングで、ぜひ参考にしてください。

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タイムカード電子化のコスト

紙のタイムカードやタイムレコーダーによる勤怠管理の場合、紙代・インク代・タイムレコーダー本体料金がかかります。

一方、勤怠管理システムはクラウド型で月額数百円で使用できるシステムもあれば、サーバ構築や保守費用など数百万円かかるものまでさまざまです。これまでタイムカードやエクセルで管理していた企業の場合、コストは増える可能性があるかもしれません。

また生体認証やICカードなどさまざまな打刻方法がありますが、SuicaやPASMOなど、従業員がすでに保有しているICカードを活用した勤怠管理システムを導入すれば、コストも削減できます。自社に適した勤怠管理システムをを導入できれば、費用以上の効果が期待できるため、結果的に低コストとなる場合もあるでしょう。

タイムカードを電子化する際の注意点とは

タイムカードを電子化し、新たに勤怠管理システムを導入する場合、以下の点に注意しましょう。

■自社のワークスタイルに合っているか

出社時刻が全社一斉の場合、顔や指紋認証では時間がかかることもあるため、スマートフォンやそれぞれのPCで打刻する方法などを選択する。また外回りや出張の多い職場には、GPSによる位置情報が備わっているものが便利。

■最適なコストパフォーマンスか

自社の規模に見合わない多機能なものを導入すると、コストがかかる。シンプルな打刻機能以外にも、給与連携やシフト管理などさまざまな機能があるが、自社に必要な機能は何かを導入前にを洗い出し、最適なコストパフォーマンスのものを選択する。

■社内でのルール化・周知

タイムカードから切り替えてうまく運用するためにも、勤怠管理の方法をルール化し、従業員に周知することが大切。また従業員からの質問やトラブル時などに対応できる体制を構築する。

タイムカードを電子化し勤怠管理を効率化しよう

アナログなタイムカードの管理方法を電子化することで、適切な労務管理や集計作業の効率化、コスト削減などさまざまなメリットがあります。多様化する働き方を導入したい場合や、労務管理を強化し働きやすい職場環境を構築したい場合などは、電子化するタイミングといえるでしょう。

労働環境を整備する根幹となる勤怠管理システムの重要性を見直し、自社に合ったシステムや仕組み作りについて検討してみてはいかがでしょうか。