アナログからデジタルへ！勤怠管理システムの歴史と進化

タイムレコーダーの誕生

タイムレコーダーは1871年、米国で発明されました。その頃日本は明治4年、断髪令や帯刀禁止令が出されたころです。世界史の観点で見てみると、当時は産業革命の時期にあたります。工場では大量に従業員を雇い、工業製品の大量生産が開始されました。

当時は手書きで従業員の出退勤時刻を管理していましたが、複雑なシフトも発生し、大量に雇っている従業員全員の記録を正確に行うことは課題の1つでした。

そこで、時計と印字機能のある現在のタイムレコーダーの原型が開発されました。タイムレコーダーは、世界中に輸出され、多くの企業の勤怠管理の効率を上げました。富国強兵に必死に取り組んでいた時代に、日本でも輸入され、多くの工場で利用されていたようです。

しかし、海外製品の輸入に頼っていては国力増進になりません。国からの奨励もあり、1931（昭和6）年、初の国産タイムレコーダーが製作されました。ほどなくして、日中戦争や太平洋戦争が勃発し、生産中止に追いやられますが、戦後すぐに生産が再開されています。

タイムレコーダーのデジタル化

日本は戦争終結、後高度経済成長期を迎えます。重化学工業が飛躍的に拡大し、多くの工場や企業でタイムレコーダーが活躍しました。

当時の使い方は、出退勤時に、タイムレコーダーに従業員の名前が記されたタイムカードを差し込んで時刻を印字し、タイムカードを人事担当者が集計して勤務時間を計算していました。すべて手作業で行っていたため大変な労力が求められました。

ここに、大きな改革が起こります。タイムレコーダーのデジタル化です。コンピュータと連動して勤務時間を自動集計する「勤怠管理システム」が登場したのです。

この勤怠管理システムを使うことで、業務負荷を大幅に軽減することができるようになりました。従業員は勤怠の締め日に勤務実績の申請のボタン一つで、勤怠情報を登録できるようになったのです。もちろん、転記ミスや計算ミスも無くなりました。

リアルタイム勤務時間の集計も可能なので、データを様々な場面で活用することも可能になります。例えば、残業が多い日や従業員を分析し、最適な人員配置や、パートやアルバイトのシフト表の作成のベースとしても有効活用できるようになりました。

労務コンプライアンスへの関心の高まり

当初は、正確で効率的な勤務時間の計測・計算が主目的の勤怠管理システムでしたが、2000年以降、その性格を大きく変えていきます。

「名ばかり管理職」問題

企業が利益を重視するあまり、過重な長時間労働や割増賃金の不払いが社会問題となり、厚生労働省は2001（平成13）年に「基発339号」を発令します。従来のハンコによる記録ではなく、タイムカードやICカードによる客観的な打刻記録が原則として求められるようになったのです。これにより、勤怠管理システムは一気に着目されるようになりました。

同時期に、インターネットの普及と相まって、クラウド型のシステムが広まりました。それまで高価で導入のハードルが高かったシステムですが、クラウド型の安価で使いやすい勤怠管理システムが多く発売されたこともあり、広く導入が進む後押しになりました。

また、2005年にファーストフードチェーン店の直営店店長が会社側へ、未払い残業代などの支払いを求める裁判を起こしました。このとき、「名ばかり管理職」が社会問題として浮上しました。同時に「ブラック企業」と呼ばれる企業も社会的に糾弾され、ブラック企業として報道された企業が、大きく業績を落とすケースもありました。このとき、多くの企業は、人事制度も含めて勤怠管理システムの見直しを急ぐことになりました。

参照：「マクドナルド店長は管理監督者に非ず 750万円の支払いを認める地裁判決」｜MyNewsJapan 伊勢一郎

労働基準法の改正

政府も一連の事件を重く見て、2010（平成22）年4月に大幅な労働基準法の改正を実施し、時間外労働の割増賃金率を引き上げました。労使協定による1ヵ月に60時間を超える時間外労働を行った労働者に支払われる割増賃金に代わり、有給休暇を付与できる制度や、有給休暇の時間単位での取得などが導入されました。

法改正はその後も頻繁に実施されます。例えば、2016（平成28）年からは従業員に年5日の年次有給休暇の取得が義務づけられたり、2019年4月からは企業規模にかかわらず月間60時間超の時間外手当は50%割増になります。こうした法改正は、中小企業にとっては死活問題とも指摘されています。しかし、法規を守らず従業員に健康問題が発生したりすると、企業は莫大な慰謝料を請求されたり、社会的な制裁を受けるリスクがあります。

時代に即した勤怠管理システムを

発明当初は、従業員の勤務実績を正確に手間なく管理するだけの目的で活用されたタイムレコーダーですが、今やデジタルの勤怠管理システムに成長し、時代の変化やテクノロジーの進歩に合わせて変化を続けています。

給与の支払いや、労働環境の整備の根幹になる勤怠管理システムの重要性を見直し、自社に合ったシステムや仕組み作りについて検討してみてはいかがでしょうか。