勤怠管理をもっと効率化！タイムレコーダーの機能と選定ポイント

タイムレコーダーとは？

タイムレコーダーとは、出退勤の時刻を正確に記録するためのシステムです。企業が従業員の勤怠管理の際に、「シンプルな出退勤の記録用のシステム」として、タイムレコーダーは長年使用されてきました。

近年では、働き方の多様化や、テクノロジーの進歩に合わせて、残業時間の管理ができる製品や給与計算システムと連動した製品など、次々と便利で高機能なタイムレコーダーが登場しています。

タイムレコーダーの機能

昔の打刻方法は、紙製のタイムカードへの印字でした。従業員がカードを押すと、その時間が日付とともにアナログで印字され、出勤と退勤時間の証明となります。現在ではこの記録もデジタル出力化できるようになっている一方で、分かりやすい操作性から、今もタイムカードを使っている企業も多いです。

そんな中、勤怠管理のデジタル化が進み、タイムレコーダーもデータ出力や認証などの新たな機能が搭載されたものも出てきました。

① 出力機能（ネットワーク連携）

タイムカードが主流となっていたタイムレコーダーですが、従業員の打刻時間をデジタルに取得して、勤怠管理・就業管理システムにデータ転送する機能が一般的になっています。こうしたネットワーク連携により、アナログ管理ではなくなるため、従業員本人や管理者がいつでも日次で出退勤状況の確認をできるようになりました。

さらには、データをデジタルで出力できるようになることで、タイムカードのように転記する必要がないため、入力ミスも軽減できます。勤怠情報の実績表は、CSVファイルやPDFファイルなどの出力形式、SDカードやUSBへの出力先で、出力することができます。より給与計算システムとの連携が楽にできるようになりますね。

② 認証機能（社員証、携帯電話認証）

タイムカードがなくなった代わりに、誰が打刻しているかの認証機能が別に求められるようになりました。そこで、多くの企業では、社員証としてICカードを配布し、そのカードを読み込ませることで識別しています。これにより、出退勤時間の不正打刻の防止が可能となります。ICカードなら、入退室管理にも利用できますね。

一方、パートやアルバイトの社員には、社員証としてICカードを配布したり所持させたりすることができない場合もあります。そのようなケースへの対応策として、携帯電話やスマートフォンで打刻者を把握する機能を持ったシステムもあります。

また、データセンターや工場など、機密性の高い場所への出入りを監視するために、指紋認証や指静脈認証など生体認証に対応するシステムも多くなっています。

チェックしておきたい　タイムレコーダーの選定ポイント

せっかく勤怠管理システムを導入しても、打刻時に使うタイムレコーダーが自社に合っていないと、従業員にとっては使いにくいツールとなってしまいます。

タイムレコーダーと勤怠管理システムはセットになっているものもありますが、それぞれの機能を持ったものを個別に導入し、自社内で組み合わせて使うこともできるため、まずは自社の状況に合ったタイムレコーダーを選定することが重要になります。

ここでは、タイムレコーダーの選定ポイントを紹介しましょう。

■使用規模

　タイムレコーダーには、ハードウェアの対応可能規模が設定されています。
　数十人対応のものから、ネットワークでの数千人対応のものまであります。
　使用人数を確認してから導入しましょう。

■耐久性

　タイムレコーダーは、屋外や工場、極寒や酷暑、湿気の有無、振動や騒音などの影響を受けます。
　事前に設置場所の使用環境や製品そのものの耐久年数を確認しましょう。

■正確性

　打刻における時間の正確性は重要です。電波時計のタイムレコーダーなら、正確に管理できます。

■打刻機能

タイムレコーダーでの打刻には、さまざまな方法・機能があります。
• ・不正打刻の防止機能
• ・個人のIC定期券、電子マネーカードを利用した打刻機能
• ・携帯電話、スマホを利用した打刻機能
• ・徹夜、休日出勤、停電時のイレギュラーな打刻への対応

　事前に自社で必要とする打刻機能や発生する特殊処理に対応しているか確認しましょう。

■システム連携

　使用する勤怠管理・就業管理システムとの相性も確認します。
　グループウェア対応の機種もあります。

自社に合うタイムレコーダーを！

勤怠管理システムの主要な構成要素であるタイムレコーダーは、多彩な機種が登場しています。ソフトウェアを含むシステムで固有の機器に固定される場合もありますが、システムとは独立した特徴のあるタイムレコーダーを選ぶこともできます。

自社のニーズに合致した製品を選定するためにも、資料を取り寄せたり、トライアルが可能な場合には実機で操作性を確認しましょう。また、クラウド型の勤怠管理・就業システムを利用する場合、タイムレコーダーを用意せずに、PCやスマホのアプリで打刻管理ができるサービスもあります。

自社にとってどんなタイムレコーダーが最適なのかを検討する際には、タイムレコーダー以外での打刻管理の方法も合わせて見てみることもおすすめです。

勤怠管理システムについて知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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