適切な勤怠管理ができるタイムレコーダーは？選び方やメリットを解説

勤怠管理で使うタイムレコーダーの種類

勤怠管理で使われるタイムレコーダーは、アナログタイプからデジタル化したものまで複数あります。ここではそれぞれの特徴やメリットについて見ていきましょう。

タイムカード型タイムレコーダー

紙のタイムカードに出退勤時間を印字する、アナログタイプのタイムレコーダーです。複雑な設定が不要で、IT機器に慣れていない人でも使いやすいのが最大のメリットですが、打刻漏れや不正打刻、集計ミスが起こりやすいというデメリットもあります。

なお月間実労働時間や残業時間などを集計できるタイムレコーダーも登場しています。集計工程がなくなることで人件費の節約やミスの削減につながるでしょう。ただし紙をベースとした管理方法である以上、単純な計算にしか対応していません。従業員数が多く、働き方が多様な企業で運用するには不向きでしょう。

ほかにも打刻した記録を勤怠管理・就業管理システムにデータ転送できる、PC接続型のタイムレコーダーもあります。デジタルデータであるため、給与計算システムなど他システムへのデータ転記が容易な点がメリットです。

認証機能付きタイムレコーダー

紙のタイムカードに代わり、現在の主流になりつつあるのが、認証機能付きタイムレコーダーです。

ICカードなどを利用して本人認証を行い、システム上に始業・終業時刻を記録します。紙のタイムカードと異なり、本人でなければ打刻できないため、不正打刻を防げるメリットがあります。またデジタルデータであるため、他システムとの連携も容易です。

紙のタイムカードよりも高額になりますが、suicaやPASMOなどの交通系ICカード、nanacoやWAONなど決済系ICカードにも対応しているため、導入費用の削減も不可能ではありません。

タブレットアプリ型タイムレコーダー

タブレットのアプリによって勤怠管理を行うタイムレコーダーです。iPadなどのタブレット端末をタイムレコーダーとして使用できるようになります。複雑な集計機能にも対応しており、柔軟な使い方が期待できます。給与計算システムなどとの連携もスムーズです。

勤怠管理にはどんなタイムレコーダーがベスト？

では勤怠管理には、どんなタイムレコーダーが適しているのでしょうか？解説します。

始業・終業時刻の打刻機能だけでは不十分

「働き方改革関連法」により、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の義務化が定められました。企業は今まで以上に残業管理や残業時間の削減に務める必要がありますが、打刻機能だけのタイムレコーダーでは、残業時間や有給休暇取得状況の正確な把握は難しいでしょう。

また労働時間数をリアルタイムで集計・管理できないという問題点もあります。加えて手作業による集計は、ミスやデータ改ざんを招く恐れもあるでしょう。従業員の労働時間数や休暇取得状況を正確に把握できないと、正しい給与計算も行われません。適切な勤怠管理を徹底できないと、企業コンプライアンスという観点でも大きな問題になってしまうでしょう。

勤怠管理システムと組み合わせることで相乗効果

単なる始業・終業時刻の記録だけを行うタイムレコーダーは、リアルタイムな勤怠管理が求められる今の時代には適していないといえます。そこでおすすめの方法として、勤怠管理システムの導入が挙げられます。

勤怠管理システムにはタイムレコーダーとしての機能に加え、休暇申請やシフト管理機能なども搭載されています。さらに給与計算など他システムとの連携なども考慮されており、生産性向上にも役立てられます。つまり勤怠に関する業務を一元管理できる支援ツールなのです。

また勤怠管理システムのタイムレコーダーは、ICカード以外にも指紋や指静脈などの生体認証打刻、スマホ対応のモバイル打刻認証などにも対応しており、セキュリティや利便性が優れている点もメリットといえるでしょう。

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勤怠管理で使うタイムレコーダーの選び方

タイムレコーダーを選ぶ際、どのような点に留意すればよいのでしょうか。

会社の従業員規模や勤務形態に合っているか

従業員数が多い場合、勤怠管理システムのタイムレコーダー利用が適しています。さまざまな打刻方法に対応していますが、自社の職場環境にあったものを選ぶ必要があります。

定時一斉出社型なのか、シフト制や分散型の出社体制なのかによっても、適した打刻方法は変わります。決まった時間に全社員が出退勤を行うような企業で、生体認証型の打刻を採用してしまうと、紙によるタイムカード打刻以上に時間がかかり、渋滞を発生させる可能性もあります。

また在宅勤務や直行直帰が多い職場の場合、GPS機能付きのスマホ打刻などに対応しているタイムレコーダーを選択すると、勤務形態の多様性にも対応できるでしょう。

必要な機能が搭載されているか

勤怠管理システムにはタイムレコーダーで得た情報をもとに、給与計算と連携できたり、シフト作成に対応したり、さまざまな機能を搭載した製品があります。自社がどこまでの機能を求めるのか、またシステムが自社の勤務形態や有給付与ルールなどの就業規則に対応しているかなど、大前提の確認も大切です。

勤怠管理システムのタイムレコーダー機能を取り入れよう

さまざまなタイムレコーダーがありますが、働き方が多様化し、適切な勤怠管理が企業の義務とされる現代においては、リアルタイムで勤怠を確認できる勤怠管理システムの活用がおすすめです。

出退勤時間の打刻にとどまらず、勤怠管理の業務効率につながる機能を搭載していますので、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。