勤怠管理で使うタイムレコーダーの選び方は？メリットや種類も解説

勤怠管理でタイムレコーダーを使うメリット

タイムレコーダーとは、出退勤の時刻を正確に記録するためのシステムです。企業が従業員の勤怠管理を行う際に、「シンプルな出退勤の記録用システム」として長年使用されてきました。

タイムレコーダーは、ほかの出退勤打刻方法と比べて以下のメリットがあります。

シンプル

タイムレコーダーにはさまざまな種類がありますが、もっともオーソドックスなのはカードに印字するアナログタイプです。これはIT機器に慣れていない人でも使いやすいのが魅力です。

確認が簡単

勤怠管理システムの中には、本人と管理者でなければ管理できないものがあります。一方、旧来のタイムレコーダーは紙に直接印字されるため、誰でもすぐに確認できます。プライバシーの観点からは良くないかもしれませんが、状況把握が容易なのはメリットと言えるでしょう。

勤怠管理で使うタイムレコーダーの種類

近年、さまざまな種類のタイムレコーダーが登場しています。ここでは４つ見ていきましょう。

１．集計機能付きタイムレコーダー

月間実労働時間や残業時間などを集計できるタイムレコーダーです。旧来のタイムレコーダーでは打刻を基に人が集計作業を行う必要がありましたが、集計機能付きであればその手間が発生しません。人件費を節約できると共に、人為的ミスのリスクも減らせます。

ただし、紙をベースとした管理方法である以上、単純な計算にしか対応していません。従業員数が多く、働き方が多様な企業で運用するには不向きと言えます。一方、中小企業ならば集計ルールが複雑化しづらく、導入コストが低いメリットもあるため適しています。

２．PC接続型タイムレコーダー

PC接続型タイムレコーダーでは、これまで解説してきたものとは異なり、勤怠記録をデジタルデータとして扱えます。専用の機器で打刻し、その記録を勤怠管理・就業管理システムにデータ転送する形式が一般的です。

PC接続型タイムレコーダーは基本的に集計機能を備えています。前述した集計機能付きタイムレコーダーと異なり、ある程度複雑な集計にも対応可能です。そのほか、デジタルデータであるため、給与計算システムなど他システムへのデータ転記が容易なのもメリットと言えます。

ただし、紙ベースのタイムレコーダーと比較すると機器が高額です。また、タイムカードと従業員の紐づけを毎月行わなければならないのが負担になります。

３．認証機能付きタイムレコーダー

ここまで紹介してきたのは、いずれも紙のタイムカードを利用するタイムレコーダーです。一方、認証機能付きタイムレコーダーでは、紙を用いません。ICカードなどを利用して本人認証を行い、システム上に始業・終業時刻を記録します。

認証機能付きタイムレコーダーのメリットは、不正打刻を防げることです。紙のタイムカードと異なり、本人でなければ打刻できません。また、デジタルデータであるため、他システムとの連携も容易です。

しかし、ICカードは紙のタイムカードよりも高額です。特にアルバイトやパートなどの従業員が多くいる職場ではコストが大きくなります。なぜなら、社員証となるICカードを保有していないケースが多いからです。この場合、新たにアルバイト・パートの人数だけICカードを用意しなければならず、費用がかかります。

４．タブレットアプリ型タイムレコーダー

これは、その名のとおりタブレットのアプリによって勤怠管理を行うタイムレコーダーです。複雑な集計機能にも対応しており、柔軟な使い方ができます。給与計算システムなどとの連携もスムーズです。

タブレットアプリ型タイムレコーダーは、クラウド型勤怠管理システムの１機能である場合と、単体システムの場合があります。

前者は、月額費用を継続的に支払って利用するもので、打刻以外にもさまざまな機能が備わっています。後者は基本的に無料あるいは買い切りですが、タイムレコーダーの機能しか備わっていないため、ほかの勤怠管理機能は別ツールで補わなければなりません。両者の詳しい違いは後述しますが、コストとメリットを踏まえて自社に適した方を選ぶことが大切です。

勤怠管理で使うタイムレコーダーの選び方

タイムレコーダーを選ぶ際、どのような点に留意すれば良いのでしょうか。

会社の従業員規模に合っているか

従業員規模によって最適なタイムレコーダーは異なります。まず、タイムレコーダーは利用可能人数が定められていることがあります。したがって、従業員数よりも利用可能人数が少ない製品は導入できません。

また、向き不向きも考慮して選ぶ必要があります。たとえば、小規模で利用者数が少ないのであれば、シンプルな紙ベースのタイムレコーダーでも問題なく使えるため、コストが安く済むでしょう。

一方、従業員数が多いのであれば、ある程度機能が豊富なタイムレコーダーの方が適しています。また、導入支援やその後のサポート、他システムとの連携機能などが優れた製品を選ぶと、円滑に運用できるでしょう。

使いやすさに優れているか

タイムレコーダーは基本的に毎日使うものです。したがって、使うのが億劫になるような扱いづらい製品ではいけません。誰でも簡単に扱える、シンプルで使い勝手の製品を選ぶことが大切です。

特に、認証機能付きやタブレットアプリ型には注意しましょう。打刻方法は簡単か、認証はスムーズか、打刻漏れのリスクはないかなど、実際に使ってから導入に踏み切りましょう。

一方、管理者にとって使いやすいかどうかも重要な要素です。他システムとの連携性や集計機能の柔軟さなどを踏まえて製品を選定しましょう。

タイムレコーダーと勤怠管理システムの違い

タイムレコーダーとは、その名のとおり始業・終業時刻を記録するシステムです。紙ベースのもののほか、ITシステム上でデジタルデータとして勤怠記録を管理することもありますが、基本的な役割は時刻の記録に過ぎません。

それに対して、勤怠管理システムは勤怠管理業務を総合的に支援するツールです。タイムレコーダーとしての機能だけでなく、休暇申請やシフト管理機能なども備えています。

勤怠管理システムはクラウド型サービスが多く、月額料金を支払って利用します。インターネットさえあれば使えるため、場所を選ばないのも魅力です。ただし、セキュリティの観点から、データを自社で管理できるオンプレミス型が採用されるケースもあります。

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タイムレコーダーについて理解し、適切な勤怠管理を！

タイムレコーダーはシンプルで使いやすいため、多くの企業で使われています。一昔前は紙に打刻するものが主流でしたが、今では以下のような種類も登場しました。

• ■集計機能付き
• ■PC接続型
• ■認証機能付き
• ■タブレットアプリ型

また、自社に適したタイムレコーダーを選ぶには以下の点に留意しましょう。

• ■会社の規模
• ■使いやすさ

以上を踏まえ、適切な勤怠管理を行いましょう。