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タイムレコーダーの役割

タイムレコーダーには大きく2つの役割があります。時計としての役割と、その打刻です。

タイムレコーダーは、時間を計測する機械であり、時計の役割なくしては機能しません。日本では「出勤記録時計」「勤番記録時計」と訳されるように、時計は重要な役割となっています。その時計も当初はアナログでしたが、現在ではデジタル化され、正確性が増しています。また、アナログ式とデジタルのいずれかを選択できる機械もあります。

打刻は古くは、紙製のタイムカードへの印字でした。従業員がカードを押すと、その時間が日付とともにアナログで印字され、出勤と退勤時間の証明となります。現在ではこの記録もデジタル出力化されるようになっています。一方、わかりやすい操作性から、アナログなタイムカードを使っている企業も多くあります。

この2つの役割は、そのどちらがが欠けてもタイムレコーダーとして使えなくなってしまう、非常に重要なといえる要素です。

タイムレコーダーの進化

機械のデジタル化につれ、タイムレコーダーには認証やネットワークなど、新たな機能が搭載されるようになっています。

出力機能（ネットワーク連携）

タイムカードが主流となっていたタイムレコーダーですが、従業員の打刻時間をデジタルに取得して、勤怠管理・就業管理システムにデータ転送する機能が一般的になっています。これにより、アナログ的な要素がなくなり、耐久性も向上しています。屋外や工場など、有線ネットワークのない場所では、無線LANへの対応も見られます。

タイムカードのように転記の作業がないため、入力ミスの危険性も軽減できます。 勤怠の実績表は、CSVファイルやPDFファイルで出力します。もっとも、従来はカード式だったため、従業員が自分の出勤日数や時間を把握することが簡単にできました。しかし、デジタル化により事務部門への問い合わせが増えたことから、スマートフォンで出勤時間を検索可能にしているシステムもあります。

認証機能（社員証、携帯電話認証）

タイムカードがなくなった代わりに、誰が打刻しているかの認証機能が別に求められるようになりました。そこで、多くの企業では社員証としてICカードを配布し、そのカードを読み込ませることで識別しています。これにより、出退勤時間の不正防止が可能となります。ICカードにより、入退室管理システムにも利用できます。

一方、パートやアルバイトの社員には、社員証としてICカードを配布したり所持させたりすることができない場合もあります。そのようなケースへの対応策として、携帯電話やスマートフォンに対応するシステムもあります。また、データセンターや工場など、機密性の高い場所への出入りを監視するために、指紋認証や指静脈認証など生体認証に対応するシステムも多くなっています。

タイムレコーダーの選定ポイント

せっかく勤怠管理システムを導入しても、打刻時に使うタイムレコーダーが自社の状況に合っていないと、従業員にとっては使いにくいツールとなってしまいます。タイムレコーダーと勤怠管理システムはセットになっているものもありますが、それぞれの機能を持ったものを個別に導入し、自社内で組み合わせて使うこともできるため、まずは自社の状況に合ったタイムレコーダーを選定することが重要になります。ここでは、タイムレコーダー選定の際のポイントを紹介しましょう。

■使用規模

　タイムレコーダーには、ハードウェアの対応可能規模があります。
　数十人対応の機器からネットワークにより数千人対応の機器まであります。
　使用人数を確認してから導入しましょう。

■耐久性

　屋外や工場、極寒や酷暑、湿気の有無、振動や騒音などの影響を機械は受けます。
　事前に設置場所の使用環境を確認しましょう。

■正確性

　時計の正確性のことです。正確性を求めるのであれば電波時計もあります。

■打刻機能

• ・不正打刻の防止機能
• ・個人のIC定期券、買い物系ICカードを利用した打刻機能
• ・携帯電話、スマホを利用した打刻機能
• ・徹夜、休日出勤、停電時のイレギュラーな打刻への対応

　事前に自社で必要とする打刻機能や発生する特殊処理に対応しているか確認しましょう。

■システム連携

　使用する勤怠管理・就業管理システムとの相性も確認します。
　グループウェア対応の機種もあります。

まとめ　～ 奥の深いタイムレコーダー ～

勤怠管理システムの主要な構成要素であるタイムレコーダーは、多彩な機種が登場しています。ソフトウェアを含むシステムで固有の機器に固定される場合もありますが、システムとは独立した特徴のあるタイムレコーダーを選ぶこともできます。

ここでは、個別の機器の紹介はできませんが、自社のニーズに合致した製品を選定するためにも、資料を取り寄せ確認しましょう。また、操作性はカタログからは確認しづらいものですが、非常に大切なポイントです。トライアル期間中に、実機で操作性を試すことができるものもありますので、各社の製品を比較する際にはぜひ参考にしてみて下さい。

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