どう評価する？テレワークにおける人事評価の課題と施策

テレワークが普及した背景

新型コロナウイルス拡大により、急速に普及が進んでいる「テレワーク」。中小企業では、従前とコロナでの導入をあわせると28.9%の企業がテレワーク実施に取り組んでいます。 なおテレワークは場所や時間を有効活用できることから、以下のメリットがあります。

• ・人材の確保
• ・生産性の向上
• ・コストの削減（通勤コスト、印刷コストなど）
• ・事業継続性の確保

しかし一方では以下のようなデメリットが想定されます。

• ・セキュリティリスク
• ・コミュニケーション不足
• ・勤怠管理の複雑化
• ・マネジメント・評価方法への課題

オフィス外部で作業を行うことから、情報漏洩やコミュニケーション不足がさまざまな業務に支障をきたしてしまいます。なかでもテレワークにより各社員の勤務態度や行動を細かく把握できないことから、人事評価に課題を感じている企業が増えてきているようです。

参考：テレワークの最新動向と総務省の政策展開｜総務省情報流通行政局 情報流通高度化推進室

テレワークにおける人事評価の課題

テレワークの常態化に伴い、人事評価が企業の新たな課題となっています。どういった点がテレワーク下での人事評価の課題となるのでしょうか。

ワークフローの滞り

テレワークはオフィスでの業務に比べ、コミュニケーションの低下により情報共有が難しくなる傾向にあります。例えば上司と人事担当者が意見交換しながら社員の評価を決めていく場合には、密な相談ができず評価プロセスが止まってしまう可能性が考えられるでしょう。

そのほか書類チェックや決済の遅延による「手続きの滞り」も課題のひとつです。特に手書きやハンコの押印などのルールがある場合は、テレワークでは作業が煩雑化し、手続きが止まってしまう恐れがあります。

業務プロセスの評価が難しい

オフィス勤務とテレワークでは働き方が異なり、テレワークでは上司や他の同僚の目が届かない場所で働く場合もあります。上司は目の前にいない部下をマネジメントし、評価しなければなりません。

近年成果主義の弊害が指摘されるなか、仕事への取り組み方やコミュニケーションの取り方などを人事評価に取り入れる試みが見られるようになってきています。プロセス重視の人事評価は、成果主義の評価よりも柔軟性を持たせられるのが利点です。しかし、テレワークにおいては上司と部下が物理的に離れて作業をするため、対面でのコミュニケーションの量も減ってしまい、業務プロセスの評価が難しくなってしまいます。

ゆえにそのことを考慮した評価項目の設定が必要であり、オフィス勤務の場合とは違った方法で人事評価をしたほうがよいでしょう。

評価方法や評価基準があいまい

評価方法や基準があいまいになってしまうこともテレワークを行ううえでの課題です。明確な評価項目が設定されていない場合、評価する人によってバラつきが生じます。例えば、「Web会議での発言を評価に含めるのか？」「成果物だけで評価するのか？」など、共通の認識を持つ必要があります。

また、テレワークとオフィス勤務の社員が混在する企業では、人事評価の項目を工夫する必要があるでしょう。プロセス重視の人事評価では、テレワークの社員は不利になります。こういった不公平感をなくしていくことが重要です。

テレワークにおける人事評価への施策

テレワークでは社員が働いている様子を見ることができず、従来のプロセス重視の人事評価制度では対応できません。そういった状況をどうカバーすればよいのか、２つの方法を見てみましょう。

コミュニケーションの工夫

積極的にコミュニュケーションが行われるように、コミュニケーションのルール化をおすすめします。業務予定の報告や業務終了後のアウトプットの報告を習慣づけるような仕組みを設けましょう。また、業務の中で相談事項が発生した場合にも同様に報告してもらい、折を見て適宜相談の場を設けるなどし、課題を解消していくことも重要です。

なお、必ずリモートでコミュニケーションを取る必要はありません。電話やメールでは伝わりにくい話もあるでしょう。その場合は対面で話し合うなど、臨機応変に使い分けることが効果的です。

このようにコミュニュケーションにさまざまな工夫を加えることで、部下の仕事ぶりが見えてくるので上司は評価しやすくなるでしょう。

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グループウェアやビジネスチャットの導入

テレワークによって低下しやすいコミュニケーションを活性化させるには、グループウェアやビジネスチャットの活用がおすすめです。

グループウェアとは組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化を推進するためのソフトウェアです。スケジュール管理、設備予約、文書管理などの機能が搭載されています。

ビジネスチャットとは、ビジネス利用に特化したコミュニケーションツールです。リアルタイムで複数人とコミュニケーションがとれるうえ、画像や動画はもちろん資料ファイルも送信できます。

これらのツールにより進捗管理などを行いやすくなることから、人事評価も明確化しやすくなるでしょう。また文書管理の一元化により手続きの滞りも解消してくれます。

以下の記事では、おすすめのグループウェアや無料で使える製品を比較して紹介しています。

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テレワーク導入企業が目指すべき人事評価制度とは

では、実際にどのような人事評価制度を導入すべきなのでしょうか。

評価方法の明確化

今後ますます顔を合わせて業務を行う機会が減ることで、目に見えやすい成果・実績にフォーカスして評価される傾向が強まるでしょう。部下との齟齬を防ぐためにも評価方法を明確化しておく必要があります。

例えば「いつまでに何を行うか」を記す目標達成シートを共有することで、目標と成果をより明確化させることが可能です。業務スピードやレスポンスなども評価材料に加えることができるでしょう。

評価方法の統一化

評価する側もテレワークに則した評価方法に慣れないうちは、人によって評価内容にばらつきが生じることもあります。しかし評価基準があいまいになることで、部下は不公平感を抱いてしまいます。

そのため評価者による偏りを防ぐ仕組み作りが重要です。仕組み作りの手法の一つとして「人事評価システム」を導入し、人事評価方法の明確化と統一化を図ることも可能でしょう。

業務プロセスと成果のバランスを考慮する

オフィス勤務とは違い、テレワークでは業務プロセスが見えづらいため成果物で評価しがちです。しかし、リモートワークにおいてもプロセスと成果のバランスを考慮した評価制度を取り入れましょう。

完全な成果主義で人事評価すると、社員のモチベーションを削いでしまう可能性があります。また、数字で成果が見えない場合、リモートではより一層評価が難しくなります。プロセスと成果をどのような比重で評価し、どのような評価項目にするのか、各社の事情に合わせて検討する必要があります。

目標管理制度（MBO）を導入する

目標管理制度（MBO）とは「Management By Objective」の略で、組織の目標と並行して個人が自主的に業務目標を定めて実行したものに基づき評価を行う方法です。目標設定から達成まで、上司と部下が相談しながら一緒に取り組みます。目標の達成度合いで評価ができるので、リモートで作業をしていても評価がしやすくなるでしょう。

部下が自己PRする機会を設ける

部下が自身の成果やその成果に至るプロセスについて、上司にアピールできるような機会を設けることも重要です。公平に評価されていないのではないのか、という部下の不安を軽減できるでしょう。

また成果が出なかった社員が、どのような課題に対してどのように改善を試みているのかを自己評価することは、セルフマネジメントにおいても役立ちます。

裁量労働の可視化ができるような仕組み作りを行う

業務の過程が見えないことから、リモートワークに伴って裁量労働制の導入を行うケースも多いでしょう。しかし、裁量労働制を採用するだけでは、特定の従業員ばかりに負担を増やしてしまい、企業の把握できない過剰な労働時間が生まれてしまう可能性もあります。

裁量労働制を取り入れた場合は、まず人事評価のルールや制度の見直しを図りましょう。従業員一人ひとりの公平性や働きやすさに目を向け、さらにその評価基準となる過程がわかるような仕組みづくりを行う必要があります。

テレワークに適した人事評価制度の設計を！

テレワークでは社員の業務プロセスを評価するのが難しく、従来の人事評価制度では対応できないこともあります。そのため、適切な人事評価制度を設計することが先決でしょう。