適正な勤怠管理は企業の義務！労働時間・残業時間管理は正確に

適正な勤怠管理を怠った場合のリスク

企業は従業員の出退勤時間や時間外労働の量、休憩や有給の取得状況などを把握しておかなければいけません。これらの勤怠管理を怠った場合、どのような問題が起こるのでしょうか。

勤怠管理の重要性をリスク面から解説します。

１. 残業代の未払い請求

勤怠管理を怠った場合、起こりうる問題として退職した従業員から残業代の未払い分を請求されることがあります。

労働基準法では法定労働時間が定められており、「１日８時間」「１週間40時間」となっています。時間外労働を行った場合、経営者は法で定められた割増賃金を従業員に支払わなければいけません。

さらに残業代の未払い請求をされた場合、未払いの残業代の支払いだけでは済まないことがあります。労働基準法では、裁判所は割増賃金を支払わなかった経営者に対して、割増賃金とは別にこれと同額の付加金の支払いを命じることができる、と定めています。

もし、残業代の未払い請求をされた場合は従業員に対して残業代の最大２倍額の金額を支払わなければならない可能性があるということです。

２. 過重労働者やメンタルヘルス不調者の増加

従業員の時間外労働や休日出勤の把握がきちんとできていないと、過重労働者やメンタルヘルス不調者の増加を招いてしまうリスクがあります。企業側は勤怠管理によって、従業員の心と身体の健康状態も管理する義務があり、過重労働による過労死やメンタルヘルスの不調は企業側の責任となります。

３. 厚生労働省によるブラック企業認定

厚生労働省はブラック企業を毎月Webサイト上で公開しています。ブラック企業認定を受けてしまうと、企業としての信頼性は損なわれ、優秀な人材確保に影響を及ぼす可能性があります。

４. 企業のイメージダウンと信用失墜

過重労働による過労死がマスコミで取り上げられると企業のイメージダウンと企業に対する信用失墜で業績の悪化につながる可能性があります。さらに、従業員の過労死が労災認定を受ければ、損害賠償の支払い義務が発生します。

その結果、ブラック企業として認知されるようになり、企業の社会的信用は著しく失われ、経営に与えるダメージは大きなものになるでしょう。

５. 罰則を受ける可能性

労働基準法第39条では以下のように定められています。

「使用者は、その雇入れの日から起算して６箇月間継続勤務し全労働日の８割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した10労働日の有給休暇を与えなければならない。」

第39条（年次有給休暇）|　厚生労働省

経営者は従業員に対して法で定められた有給休暇を取得させる必要があり、これに違反すると６ヶ月以下の懲役、または30万円以下の罰金が課せられます。

労働時間と残業時間の定義をおさらい

適正な勤怠管理を行うには「労働時間」と「残業時間」、これらの言葉の意味を正確に理解していなければなりません。まずは労働時間と残業時間の定義について今一度振り返るとともに、残業代の基本的な計算方法について解説します。

労働時間の定義

労働基準法では、「何をしている時が労働時間なのか」に関しては一般的に「労働者が使用者に労務を提供し、使用者の指揮命令に服している時間」とされています。

労務を提供していない、待機時間でも使用者の指揮命令下に服している時間であれば労働時間とみなされます。

下記のケースが労働時間に該当します。

• ●昼休み中の電話当番や来客当番
• ●更衣時間（制服・作業服の着用が義務付けられている場合）
• ●会社命令による外部研修
• ●出張中の業務内の移動時間など

法定労働時間と所定労働時間

労働時間には「法定労働時間」と「所定労働時間」の２種類があり、残業時間とは、所定労働時間を超えて働いた時間を指します。

■法定労働時間

労働基準法に定められている労働時間。１日８時間、週40時間を超えて労働させてはならないと、雇用形態問わず法律で定められています。

■所定労働時間

法定労働時間内で会社が決めた労働時間。休憩時間を除く始業時間から終業時間です。会社の事情により労働時間を自由に設定できます。

法定時間外労働（法定外残業）と法定内残業

残業には「法定時間外労働」と「法定内残業」の２種類があり、残業代は所定労働時間を超えて働いた際に支払われる賃金ですが、厳密には種類によって計算方法が異なるため、就業規則と照らし合わせて、正確に理解しましょう。

■法定時間外労働（法定外残業）

法定労働時間を超えて行われた時間外労働（残業）。

■法定内残業（法内残業）

会社で定められている所定労働時間を超え、法定労働時間内で行われた残業。

残業代の計算方法

次に残業代の基本的な計算方法について解説します。ただし、以下の計算方法は通常の勤務体系（固定労働制）における計算方法であり、変形労働制やフレックスタイム制の場合は、算出方法が異なる部分がありますのでご注意ください。

残業代の計算方法は下記となります

■法定外残業の場合

法定時間外労働時間数✕時給単価✕1.25（割増率）

■法定内残業の場合（就業規則により一律割増の企業もあり）

法定内残業の時間数✕時給単価

時間給（１時間当たりの賃金）

残業代の計算を行う場合、計算式には時給単価を用います。パートタイマーやアルバイトなどのように時給制であれば良いのですが、月給制の従業員の場合は時給に換算する必要があります。

時給単価で１円未満の端数が出た場合、50銭未満は切り捨て、50銭以上を１円に切り上げます。時給単価の計算方法は下記となります。

月給÷月平均所定労働時間

また計算式の月給には以下の手当は含まれません。

• ●家族手当
• ●通勤手当
• ●別居手当
• ●住宅手当など

月平均所定労働時間の求め方は下記になります。

（365日－年間所定休日数 ）×１日の所定労働時間÷12ヶ月

うるう年は、366日で計算する必要があります。

割増率（割増賃金）

割増率は以下のケースで率が異なります。

• ●法定労働時間を超えた残業かどうか
• ●深夜労働かどうか（22時～５時）
• ●法定休日労働かどうか

労働パターンと割増率の一覧です。

ここで解説してきた割増率は就業規則などで割増率の決まりがない場合に適用されるものです。就業規則などで決められている割増率が法定割増率よりも高いものであれば、就業規則の割増率が適用されます。

また、法定割増率より低く設定されている場合は、労働基準法によりその就業規則の割増率は無効となります。

１ヶ月の残業代計算における端数処理

残業代を計算するには１ヶ月の総残業時間数が必須の情報ですが、合計した際に分単位の端数が出てしまうことはよくあります。

30分未満の端数が出た場合は切り捨て、30分以上の端数が出た場合は１時間に切り上げます。ただし、端数処理が認められるのは「１ヶ月の総残業時間」だけであり、「１日ごとの残業時間」では端数処理は認められていません。

１ヶ月の残業代における端数処理

１ヶ月分の残業代に１円未満の端数が出た場合、50銭未満の端数は切り捨て、50銭以上の端数は１円に切り上げます。

法令等による適正な勤怠管理の義務

使用者は、法令等により勤務時間や有給の取得状況など従業員の勤怠を把握する義務を負っています。企業としては何らかの方法で、残業時間も含めた従業員の労働時間を正確に集計し、管理しなければなりません。

労働基準法と同法施行規則

労働基準法第108条、同法施行規則第54条では、「事業場ごとに賃金台帳を作成し、労働日数、労働時間数など賃金計算の基礎となる事項や、賃金の額を労働者ごとに記入しなければならない」としており、企業は全従業員の労働日数や労働時間数、時間外・深夜・休日労働時間数などの事項を正確に台帳に記入し、管理する義務があります。

労働時間を適正に把握するための基準

従業員の労働時間を適正に把握するために、厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」を平成29年１月20日に策定し、使用者が従業員の労働時間を正しく管理するべきであると明言した上で、具体的な基準を設けています。

■始業・終業時刻の確認及び記録

使用者が従業員ごとに始業・終業時刻の確認し、記録を行います。

■始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法

使用者による始業・終業時刻の確認・記録方法は主に２つです。具体的には、使用者が自ら確認し記録する方法やタイムカードやICカードなど客観性のある機器を用いて確認し記録する方法です。

■自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う場合の措置

使用者による確認やタイムカード・ICカードの利用をせずに自己申告制により始業・終業時刻の確認を行う場合は、労働者と管理者双方に正しい運用のための十分な説明をする必要があります。また、申告した労働時間と実際の労働時間が合致しているか必要に応じて実態を調査し、補足します。

■労働時間の記録に関する書類の保存

労働時間を記録した出勤簿やタイムカード、賃金台帳などは労働基準法第109条に基づき、３年間保存しなければいけません。

■労働時間を管理する者の職務

労務管理を行う部署の責任者は、従業員の労働実態を認識し、正確に労働時間を管理して、問題があれば対策を講じる必要があります。

■労働時間等設定改善委員会等の活用

労働時間の管理などについて問題がある場合には、労働時間等設定改善委員会を活用して、労働者は使用者と話し合いの場を持ち、解決策を検討することができます。

出典： 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準|厚生労働省

労働安全衛生法の改正

厚生労働省は労働安全衛生法を改正し、2019年４月から管理職についても労働時間の把握を義務付けることを発表しました。これまで管理職は経営者と同じように残業時間の規制対象外でしたが、管理職であっても実際の仕事内容は一般従業員と変わらない場合もあります。

さらに2019年４月から施行される働き方改革関連法により一般従業員の労働時間は減少することが見込まれる一方で、管理職にその分の負担が課せられる過重労働を抑制するため、管理職にも労働時間の把握が義務付けられる運びとなった形です。

従来の勤怠管理方法と課題

従来から行われている勤怠管理にはタイムカードや手書きによる勤務台帳などがありますが、これらの管理方法には次のような課題があります。

１. 自己申告制による勤怠管理

自己申告制の勤怠管理には、出勤簿に従業員が出勤時間や退勤時間を自ら記入し、後から管理者が確認する方法があります。また、個別にエクセルで出勤簿をつけ、締め日に上司に提出して承認をもらうといった方法もあります。

自己申告制の勤怠管理では不正やミスが起こりやすく、しかし、管理者が従業員全ての記録のチェックを行えば作業コストがかかってしまいます。また、各々がエクセルで勤怠管理を行うことで、従業員は入力作業に時間をとられ、個人の生産性が下がってしまいます。

自己申告制の勤怠管理を採用している場合、企業の規模が大きくなればなるほど勤怠の申告に関わる総作業工数も増え、企業全体の生産性低下を招いてしまいます。

２. ICカードやタイムカードでの勤怠管理

ICカードやタイムカードを勤怠管理に導入している企業も多いでしょう。これらの方法での勤怠管理は勤務時間のデータとしては客観性がありますが、なりすましによる不正打刻や打刻忘れによって正確な情報が得られないリスクもあります。

また、従業員の申請データと実際の労働時間に乖離があった場合、申請データと事業所への入退場記録などを比較し、確認する必要があるため担当者の作業工数が増えてしまいます。

加えて、ICカードやタイムカードの勤怠管理には、勤務時間の集計にエクセルを使用することが多いです。エクセルへの入力は手作業のため、ミスのないよう細心の注意が必要となり、担当者には大きな負担がかかります。

また、ミスによる残業代の未払いといったトラブルを引き起こす可能性も高くなります。

勤怠管理システム導入で得られる５つのメリット

従業員の出退勤時刻、勤務時間や残業時間、労働日数などの稼動状況を一元管理できる勤怠管理システム。その導入効果は適正な労働時間管理だけではありません。システムを導入することで得られる５つのメリットを解説します。

１. 長時間労働の是正

勤怠管理システムは出退勤時刻を自動で記録可能なため、自己申告制の勤怠管理と比べると正確に勤務時間を把握できます。

また、定められた労働時間を超える従業員や休日を取得できていない従業員を自動で知らせる機能もあり、従業員に対して長時間労働の是正を図ることが可能です。

２. 多様な働き方への対応

近年、フレックス制や在宅勤務、サテライト勤務などのさまざまな勤務体系を取り入れる企業が増えています。そうしたさまざまな勤務体系にも柔軟に対応できるよう、勤怠管理システムではスマホやタブレットなどの端末を使用して出退勤の打刻が可能です。中にはGPSを搭載したシステムもあり、打刻場所の確認ができるため不正打刻を防ぐこともできます。

３. 業務効率の向上

勤怠管理システムはさまざまなデバイスに対応しているため、外出先からスマホやタブレットなどで退勤の打刻を行えます。打刻するためだけに帰社する必要もなく、自社に戻らずに済んだ分の時間で他の業務をこなすことも可能なため、業務効率の向上を図れます。

また、勤怠管理システムの活用により、出退勤や残業、有給休暇や直行直帰のデータをシステムで自動集計可能なため、人的コストの削減や人的ミスの予防ができます。これにより、担当者の業務負荷を軽減でき、全体的な業務の効率化が可能です。

４. 正確な給与計算

勤怠管理システムの中には、時間外労働に関するデータから自動的に割増賃金が計算できるシステムもあり、正確な給与計算を行うことが可能です。

給与の自動計算が可能なシステムを導入すると、割増賃金などの手計算による人的ミスがなくなるため、未払い残業代の発生リスクを避けることができます。

５. データの有効活用

勤怠管理システムに給与の自動計算機能が搭載されていなくても人事・給与計算ソフトとの連携により、正確な給与計算をすることが可能です。勤怠管理システムから時間外労働などのデータを給与計算ソフトに反映させることで、給与計算を行います。

さらに勤怠管理システムから従業員の労働時間や残業時間などのデータを集計・分析して、人事戦略にも活用できます。各組織ごとの勤怠状況や業務負担の偏りがないかを把握でき、労働環境の改善、適切な人員配置を行うことができます。

勤怠管理システムの導入で適正な勤怠管理を

企業が従業員の労働時間を適正に管理することは、法令に基づく義務です。しかし、労働時間や残業時間などを集計する業務の煩雑さゆえ、近年は残業代の未払い請求が急増しており、正確な勤怠管理が企業にとってますます重要な課題となっています。

勤怠管理システムは、適正な勤怠管理を実行できるだけでなく、今、国を挙げて取り組むべき課題となっている 「働き方改革」 の推進にもつながります。ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。