法令等による適正な勤怠管理の義務
使用者は、法令等により勤務時間や有給の取得状況など従業員の勤怠を把握する義務を負っています。企業としては何らかの方法で、残業時間も含めた従業員の労働時間を正確に集計し、管理しなければなりません。
労働基準法と同法施行規則
労働基準法第108条、同法施行規則第54条では、「事業場ごとに賃金台帳を作成し、労働日数、労働時間数など賃金計算の基礎となる事項や、賃金の額を労働者ごとに記入しなければならない」としており、企業は全従業員の労働日数や労働時間数、時間外・深夜・休日労働時間数などの事項を正確に台帳に記入し、管理する義務があります。
労働時間を適正に把握するための基準
従業員の労働時間を適正に把握するために、厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」を平成29年１月20日に策定し、使用者が従業員の労働時間を正しく管理するべきであると明言した上で、具体的な基準を設けています。
- ■始業・終業時刻の確認及び記録
- 使用者が従業員ごとに始業・終業時刻の確認し、記録します。
- ■始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法
- 使用者による始業・終業時刻の確認・記録方法は主に２つです。具体的には、使用者が自ら確認し記録する方法やタイムカードやICカードなど客観性のある機器を用いて確認し記録する方法です。
- ■自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録する場合の措置
- 使用者による確認やタイムカード・ICカードの利用をせずに自己申告制により始業・終業時刻を確認する場合は、労働者と管理者双方に正しい運用のための十分な説明をする必要があります。また、申告した労働時間と実際の労働時間が合致しているか必要に応じて実態を調査し、補足します。
- ■労働時間の記録に関する書類の保存
- 労働時間を記録した出勤簿やタイムカード、賃金台帳などは労働基準法第109条に基づき、３年間保存しなければいけません。
- ■労働時間を管理する者の職務
- 労務管理を担当する部署の責任者は、従業員の労働実態を認識し、正確に労働時間を管理して、問題があれば対策を講じる必要があります。
- ■労働時間等設定改善委員会等の活用
- 労働時間の管理などについて問題がある場合には、労働時間等設定改善委員会を活用して、労働者は雇用主と話し合い、解決策を検討できます。
参照：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省
労働安全衛生法の改正
厚生労働省は労働安全衛生法を改正し、2019年４月から管理職についても労働時間の把握を義務付けることを発表しました。これまで管理職は経営者と同じように残業時間の規制対象外でしたが、管理職であっても実際の仕事内容は一般従業員と変わらない場合もあります。
さらに2019年４月から施行される働き方改革関連法により一般従業員の労働時間は減少することが見込まれる一方で、管理職にその分の負担が課せられる過重労働を抑制するため、管理職にも労働時間の把握が義務付けられる運びとなった形です。
適正な勤怠管理を怠った場合のリスク
企業は従業員の出退勤時間や時間外労働の量、休憩や有給の取得状況などを把握しておかなければいけません。これらの勤怠管理を怠った場合、どのような問題が起こるのでしょうか。
勤怠管理の重要性をリスク面から解説します。
１. 残業代の未払い請求
勤怠管理を怠った場合、起こりうる問題として退職した従業員から残業代の未払い分を請求されることがあります。
労働基準法では法定労働時間が定められており、「１日８時間」「１週間40時間」となっています。時間外労働を行った場合、経営者は法で定められた割増賃金を従業員に支払わなければいけません。
さらに残業代の未払い請求をされた場合、未払いの残業代の支払いだけでは済まないことがあります。労働基準法では、裁判所は割増賃金を支払わなかった経営者に対して、割増賃金とは別にこれと同額の付加金の支払いを命じることができる、と定めています。
もし、残業代の未払い請求をされた場合は従業員に対して残業代の最大２倍額の金額を支払わなければならない可能性があるということです。
２. 過重労働者やメンタルヘルス不調者の増加
従業員の時間外労働や休日出勤の把握がきちんとできていないと、過重労働者やメンタルヘルス不調者の増加を招いてしまうリスクがあります。企業側は勤怠管理によって、従業員の心と身体の健康状態も管理する義務があり、過重労働による過労死やメンタルヘルスの不調は企業側の責任となります。
３. 厚生労働省によるブラック企業認定
厚生労働省はブラック企業を毎月Webサイト上で公開しています。ブラック企業認定を受けてしまうと、企業としての信頼性は損なわれ、優秀な人材確保に影響を及ぼす可能性があります。
４. 企業のイメージダウンと信用失墜
過重労働による過労死がマスコミで取り上げられると企業のイメージダウンと企業に対する信用失墜で業績の悪化につながる可能性があります。さらに、従業員の過労死が労災認定を受ければ、損害賠償の支払い義務が発生します。
その結果、ブラック企業として認知されるようになり、企業の社会的信用は著しく失われ、経営に与えるダメージは大きなものになるでしょう。
５. 罰則を受ける可能性
経営者は従業員に対して法で定められた有給休暇を取得させる必要があり、これに違反すると６ヶ月以下の懲役、または30万円以下の罰金が課せられます。
「使用者は、その雇入れの日から起算して６箇月間継続勤務し全労働日の８割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した10労働日の有給休暇を与えなければならない。」
第39条（年次有給休暇）| 厚生労働省
従来の勤怠管理方法と課題
従来から行われている勤怠管理にはタイムカードや手書きによる勤務台帳などがありますが、これらの管理方法には次のような課題があります。
１. 自己申告制による勤怠管理
自己申告制の勤怠管理には、出勤簿に従業員が出勤時間や退勤時間を自ら記入し、後から管理者が確認する方法があります。また、個別にエクセルで出勤簿をつけ、締め日に上司に提出して承認をもらうといった方法もあります。
自己申告制の勤怠管理では不正やミスが起こりやすく、しかし、管理者が従業員全ての記録のチェックを行えば作業コストがかかってしまいます。また、各々がエクセルで勤怠管理を行うことで、従業員は入力作業に時間をとられ、個人の生産性が下がってしまいます。
自己申告制の勤怠管理を採用している場合、企業の規模が大きくなればなるほど勤怠の申告に関わる総作業工数も増え、企業全体の生産性低下を招いてしまいます。
２. ICカードやタイムカードでの勤怠管理
ICカードやタイムカードを勤怠管理に導入している企業も多いでしょう。これらの方法での勤怠管理は勤務時間のデータとしては客観性がありますが、なりすましによる不正打刻や打刻忘れによって正確な情報が得られないリスクもあります。
また、従業員の申請データと実際の労働時間に乖離があった場合、申請データと事業所への入退場記録などを比較し、確認する必要があるため担当者の作業工数が増えてしまいます。
加えて、ICカードやタイムカードの勤怠管理には、勤務時間の集計にエクセルを使用することが多いです。エクセルへの入力は手作業のため、ミスのないよう細心の注意が必要となり、担当者には大きな負担がかかります。
エクセルによる勤怠管理の課題については以下の記事で詳しく紹介しています。
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勤怠管理システム導入のメリット
従業員の出退勤時刻、勤務時間や残業時間、労働日数などの稼動状況を一元管理できる勤怠管理システム。システム導入によって長時間労働の是正や、業務効率の向上が図れるほか、昨今注目されるワークライフバランスに合わせたフレックス制や在宅勤務などにも対応することができます。
勤怠管理システムのメリットをもっと知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
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勤怠管理システムの導入で適正な勤怠管理を
企業が従業員の労働時間を適正に管理することは、法令に基づく義務です。しかし、労働時間や残業時間などを集計する業務の煩雑さゆえ、近年は残業代の未払い請求が急増しており、正確な勤怠管理が企業にとってますます重要な課題となっています。
勤怠管理システムは、適正な勤怠管理を実行できるだけでなく、今、国を挙げて取り組むべき課題となっている「働き方改革」の推進にも繋がります。ぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
