派遣社員の勤怠管理方法を解説！勤務時間の把握だけでよいのか？

派遣社員の勤怠管理は派遣元・派遣先両方の対応が必要

派遣社員は派遣元企業と雇用契約を結ぶため、派遣元が派遣社員の勤怠情報を把握管理し、賃金の支払いを行う必要があります。しかし派遣社員が実際に労働を行う場所は派遣先企業のため、日々の勤務において派遣元企業の目は届きません。

賃金の支払いや有給休暇の付与は派遣元企業から行われるため、イメージがしやすいと思います。気をつけたいのは勤務時間や休憩時間など、勤怠時間の管理です。派遣社員の給与形態は一般的に『時給制』がとられます。よって、派遣社員は時間単位での勤怠管理が必要なのです。

派遣社員の日々の始業・終業時刻や休憩時間については、基本的には派遣先（就業先）の企業が管理し、派遣元企業に報告しますが、そうではないケースも存在します。実際に筆者が派遣社員として働いていた際は派遣元・派遣先両方に報告義務があったため、二重で管理していました。

次に、派遣元企業・派遣先企業それぞれの管理項目について解説していきます。

派遣元企業の管理項目

派遣社員は、派遣元の企業と雇用契約を結んでいます。そのため賃金支払いや年次休暇付与は派遣元が責任を負います。派遣先において時間外労働や休日出勤を行った場合、その割増賃金を実際に支払うのは派遣元です。

具体的に派遣元企業が管理すべき項目は以下のものが挙げられます。

賃金支払/時間外労働の割増賃金の支払い

派遣社員ないしは派遣先企業から提出された勤怠管理情報に則り、賃金を支払う必要があります。また時間外労働（残業）や休日労働、深夜業等が発生した際は、割増賃金を支払う必要があります。

年次休暇の付与/管理

雇用日から６カ月間継続勤務し、かつ全労働日の８割以上出勤している場合には年次休暇が発生します。

また2019年４月から施行された働き方改革関連法により、10日以上の年次有給休暇が発生した社員には年５日の取得が義務付けられています（労働基準法第39条）。この義務は『派遣元』に課せられるため、派遣社員の有給管理も求められるようになっています。

災害補償

労働者災害補償保険法（平成28年４月１日施行）では、「この法律においては、労働者を使用する事業を適用事業とする。（第３条）」と記載されており、労災保険の適用は労働者を使用する事業＝派遣元企業の義務とされています。

参考:労働基準法

参考:労働者災害補償保険法

派遣先企業の管理項目

派遣社員に対して、業務の指示や指導を行うのは派遣先企業です。そのため派遣先企業の指揮命令下で直接派遣社員に関わることについては、派遣先企業が管理する必要があります。

具体的に派遣先企業が管理する項目は、以下のとおりです。

労働時間

始業や終業、休憩時刻を記録し勤務時間を把握するだけでなく、長時間労働の改善も派遣先企業の責任です。派遣社員の場合、36協定は派遣社員と派遣元企業で締結します。そのため派遣先企業はその締結内容を正しく把握し、締結された範囲内に収まるよう労働時間の管理をしなければなりません。

休憩の取得

休憩時間の適正な取得も派遣先企業の責任です。休憩時間については派遣社員も正規雇用社員も変わりません。６時間以上の勤務から発生します。健康に業務を行う環境づくりは派遣先・派遣元共通の義務といえます。なお健康診断については、派遣元企業が管理します。

安全衛生面での管理

労災については派遣元企業に責任がありますが、実際に業務の指示を行い、設備の管理を行うのは派遣先企業になります。そのため、設備の不具合など「労働者派遣の実態からみて、派遣元に責任を問うことが困難な場合」などは派遣先企業が責任を負うことになります。また契約条件に含まれない危険性を伴う業務や、健康に影響がでる材料を扱わないなどの注意も必要です。

パワハラやセクハラの防止など

パワハラやセクハラについては安全衛生面の管理同様、実際に業務を行う派遣先企業にも管理責任が課されています。また、苦情の申し出を受けた場合は、派遣先管理台帳への記載を行い、派遣元への連絡も必要です。

派遣社員の勤怠管理における問題点とは？

派遣社員の勤怠管理は、正規雇用の社員と比較して煩雑な場合が多く、その分問題も発生しやすいです。上記でも説明したとおり、日々の労働時間については勤務時の指揮命令を下す立場である派遣先企業が管理するため、派遣元企業が社員の労働時間をリアルタイムで把握できないという問題があります。特に、タイムカードなどを用いて派遣社員の出退勤時間を管理する場合は顕著でしょう。

また派遣社員が派遣元に提出した出勤表に虚偽がないか、申請していない時間外労働を行っていないかのチェックが派遣先任せになってしまい、サービス残業や、賃金の未払いが生じてしまう問題点もあるといえます。

ほかにも多くの派遣社員を抱える派遣元が、どの派遣先でどんな勤務状況なのかをそれぞれ個別に把握することが求められるなど、従業員の管理面でも大きな課題があります。

派遣社員の勤怠管理に対応した勤怠管理システムとは？

課題であるリアルタイムでの勤怠管理を可能にするのが、勤怠管理システムです。紙やタイムカードで管理する場合、実際の勤務時間を派遣元企業が確認できるまでに最大１ヵ月ものタイムラグが発生します。長時間労働の是正が遅れる、適性な賃金の支払いができないなどのトラブルにつながりかねません。派遣社員の正しい勤怠管理は、派遣社員自身だけでなく派遣元・派遣先企業のためにも必須といえるでしょう。

派遣社員を多く雇用している企業であれば派遣企業向けに特化した勤怠管理システムがおすすめですが、既に導入している勤怠管理システムを活用することもできます。

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ここでは派遣社員の勤怠管理に使える機能を紹介します。

１ .スタッフ管理機能

派遣社員の契約情報や法定帳票の管理、更新を行えます。また派遣社員の稼働状況をリアルタイムで把握できます。

２ .クライアント管理機能

派遣先企業との契約書や法定帳票の管理、更新が可能です。派遣先の要求や、派遣社員の希望条件を把握します。

３ .受注管理機能

派遣社員の契約終了日や更新日の管理を行えます。派遣先企業との案件状況の管理もできます。

４. 勤怠管理機能

派遣社員の勤怠管理ができます。クラウド型のシステムであれば、スマートフォンによる打刻も対応可能です。勤怠情報を派遣社員への給与計算、派遣先企業への請求額計算にそのまま用いることもできます。

製品選びに迷ったら、実際に問い合わせ数の多い勤怠管理システムの資料をまず取り寄せてみて、自社ならどんなシステムが合うのかを検討してみてはいかがでしょうか。ITトレンドでは、資料請求数の多い勤怠管理システムをランキング形式で紹介しています。気になる製品は「リスト追加」して、まとめて資料請求ができます。

派遣対応の勤怠管理システム導入のメリット

派遣対応の勤怠管理システムを導入するメリットを解説します。

１．管理業務の負担軽減

派遣社員と派遣先それぞれの管理を一括で行えます。派遣元企業は勤務状況の確認が簡単に行なえ、労働時間をリアルタイムで把握できます。派遣先企業も勤怠データの通知が不要になり、互いに情報共有の手間が大きく削減するでしょう。また、打刻漏れや記入ミスなどのヒューマンエラー解消にもつながります。

２．勤怠管理業務の効率化

従来の問題点であった勤怠情報の集計にかかる手間を、システムによる自動化で大幅に効率化できます。給与計算システムとの連携に対応した製品であれば、給与計算作業も正確かつスピーディーに行えます。

３．契約状況の一括管理

派遣社員の契約書類や帳票を一括管理できます。労働基準法や労働者派遣法などで保管が義務付けられている書類の管理も簡単に行えます。

派遣社員の勤怠管理もシステムで！

派遣社員の勤怠情報の管理は、派遣先、派遣元の企業がそれぞれ責任を持つため、複雑化し問題が生じていました。しかし勤怠管理システムを導入することで解決できる問題点もあります。もし派遣社員の勤怠管理に問題点を感じている場合は、勤怠管理システムの導入を考えてみてください。