SFAで案件管理を行うメリットはある？成功させるポイントを解説！

エクセルを使った案件管理の課題

エクセルを使った案件管理では、以下のような問題が多く発生します。

• ■データの入力作業が煩雑で、営業担当者の負担が大きい
• ■データの記録はできても、売上予測などができない
• ■案件数が多くなると管理が難しくなり、他のデータとの関連性も分かりづらくなる
• ■過去の商談内容が把握しづらいため、業務改善をスムーズに行えない
• ■データ共有がしにくいので、属人化が発生し業務の引継ぎが難しい
• ■リアルタイムな更新ができないため、急な市場の変化についていけない
• ■データの紐づけができないため、営業担当者の課題を分析しづらい

特に入力作業の煩雑さなどの非効率性やデータ共有の難しさは、案件数が増加するほど大きい問題となります。

SFAで案件管理を行うメリット

SFAで案件管理を行うメリットは、どこにあるのでしょうか。

意思決定に役立てられる

取引先企業名・住所・電話番号・取引先担当者・営業担当者・案件受注日・案件内容・進捗状況などを一元管理でき、最適な施策を提案・実行できます。交渉が進んでいない案件や見積金額が正当でない案件など、問題部分の可視化も可能なので、業務の改善にも効果的です。

業務を効率化できる

SFAには入力作業を簡略化するシステムや、欲しい情報にいつでもアクセスできる検索機能などがあります。

必要な情報をいつでも抽出・管理できるため、各種マーケティング施策の立案・実行も容易です。リアルタイムの情報を精査することで、効果的なアドバイスや指示を送れます。営業会議などの資料作成も簡単なので、会議中に新たなデータが必要になった時でも安心です。

SFAは案件数や蓄積するデータが増えるほど、メリットも多くなります。

案件の対応漏れを防げる

SFAで案件管理することで、商談内容・営業担当者・取引先企業・商品内容・見積金額・進捗状況などを一括把握できます。リアルタイムで情報を更新できるため、進捗状況に応じた最適な施策の提案・実行も可能です。

失注案件・成約確率向上案件・予定変更案件、放置案件などの最新情報も表示され、案件の対応漏れを防げます。また、アラート機能で担当者に警告を出すことも可能です。

SFAを活用した案件管理を成功させるポイント

SFAを活用した案件管理を成功させるには、どのようなことに気を付ければよいのでしょうか。

案件の定義付けをする

案件の定義を明確にしないと、営業担当者の個人的主観により定義付けがされるため、SFAによる案件管理がうまくいきません。

案件の定義は、会社・業種・サービスの種類などによってさまざまなので、自社に最適なものを決めましょう。案件管理の目的や管理対象を明確にし、評価・検証項目を具体化できる定義づけが大切です。責任者との面談・商品の名前・型番・販売数量・見積金額などが代表的な項目です。

中には商品価格が安すぎたり商品数が多すぎたりなどで、営業担当が介在しないため案件定義が難しいケースもあります。また、たとえば資料やカタログを渡しwebなどでの注文を待つようなケースを、ひとつの営業案件とみなすのは非常に困難です。

そのためこのようなケースでは、案件管理ではなく行動管理や顧客管理による定義づけが重要になるでしょう。また定義づけは、自社にとって案件管理が本当に必要なのかを知る手掛かりにもなります。

情報共有のメリットを伝える

経営者にとって、SFAで進捗状況を把握し業績予測することは素晴らしい施策です。しかし、現場の社員にとってはそうでもありません。入力作業が煩雑で営業活動の時間が削がれる、営業報告をしても上司からフィードバックがないなど、負担の割に見返りがないと感じてしまうのです。

SFAを現場に浸透させるには、経営側から社員に対し、SFAで情報を共有するメリットを伝える必要があります。経営側と現場社員の間に温度差があると、SFAによる案件管理はうまくいきません。

情報共有のメリットを伝えるには、営業報告の件数を評価するなどして、情報共有を人事評価に結び付けるのがおすすめです。ほかにも、データ共有によって得た成果に応じて、担当者に利益還元するなどの工夫を行います。ヒアリングにより現場社員と経営側のニーズをすり合わせ、双方納得できる合意形成を目指しましょう。

SFA導入前から、現場社員の負担となりそうな要素を把握して排除しておくことも有効です。

SFAで案件管理を行い、営業プロセスを改善！

SFAで案件管理を行うと、データ共有が楽になり業務を効率化できます。各案件の内容・担当者・進捗状況などを一元管理できるため、意思決定のサポートも柔軟に行えます。リアルタイムの情報更新により、案件の対応漏れも防げるでしょう。

SFAによる案件管理成功のポイントは、案件の定義付けをし、現場に情報共有のメリットをきちんと伝えることです。

SFAで案件管理を行い、営業プロセスを改善させてください。