ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■対応言語別
- 英語で申請・承認したい：rakumo ワークフロー、kickflow、SmartDB、Garoon、グルージェントフロー、ジョブカンワークフロー、desknet's NEO、コラボフロー、POWER EGG 3.0、Jugaad-ジュガール
- 中国語や韓国語にも対応したい：rakumo ワークフロー、kickflow、SmartDB、Garoon、POWER EGG 3.0
- タイ語など東南アジアの言語にも対応したい：グルージェントフロー
- ■海外拠点での運用別
- タイムゾーンを設定して拠点ごとの時差に備えたい：rakumo ワークフロー、SmartDB
- グループ会社や複数の拠点で運用したい：MAJOR FLOW ワークフロー、楽々WorkflowII、Business WorkFlow
- 申請内容を複数の言語に翻訳したい：承認TIME
ワークフローシステムで多言語化される画面と申請書
ワークフローシステムの多言語対応といっても、翻訳される範囲は製品によって異なります。メニューなどの画面表示、申請フォームの中身、通知の3つに分けて確認すると、自社の使い方に足りない部分が見えてきます。
メニューや操作画面の表示言語
多言語対応の基本は、メニューやボタン、エラーメッセージといった操作画面の表示言語を切り替えられることです。利用者ごとに言語を設定できる製品であれば、同じシステムを日本の本社と海外拠点で使い分けられます。
対応言語は英語のみの製品もあれば、中国語や韓国語、タイ語などに対応する製品もあります。拠点がある国の言語に対応しているか、ヘルプ画面や操作マニュアルも同じ言語で用意されているかを確認しましょう。
申請フォームの項目名と選択肢
見落としやすいのが、自社で作成した申請フォームの翻訳です。画面表示が英語に切り替わっても、フォームの項目名や選択肢、入力の説明文が日本語のままでは、現地の社員は何を入力すべきか判断しにくくなります。
項目名を言語ごとに登録できる製品であれば、1つのフォームを複数の言語で表示できます。言語ごとにフォームを分けて作る方法もありますが、フォームの数が増えると改定時の修正漏れにつながるため、管理の手間も比べておきましょう。
通知メールと承認コメントの言語
申請の到着や差し戻しを知らせる通知メールが、受け取る人の言語で届くかも確認が必要です。通知が日本語だけだと、現地の承認者が内容を読み取れず、処理が遅れる場合があります。
一方、申請理由や承認コメントのような自由記述は、入力した言語のまま表示される製品が中心です。英語を社内の共通語にするなど、コメント欄で使う言語のルールを決めておくと、拠点間のやり取りが円滑に進みます。
海外拠点を含むワークフローの承認経路
海外拠点を含めると、承認経路の設計に考えることが増えます。現地で完結させる申請と本社まで回す申請の線引きや、時差による承認の遅れへの備えが必要です。ここでは承認経路を組む際の考え方を説明します。
現地承認と本社決裁の分け方
すべての申請を本社まで回すと、決裁に時間がかかり、現地の業務が止まる場合があります。現地の責任者が決裁できる範囲と、本社の承認が必要な範囲を、金額や申請の種類で分けておくと、処理の流れを明確にできます。
例えば、一定額未満の経費精算は現地で完結させ、設備投資や新規取引先との契約は本社の部門長まで回すといった分け方です。この線引きはグループの決裁規程とあわせて決め、ワークフローの分岐条件として設定します。
時差を踏まえた承認期限と代理承認
本社と海外拠点の間に時差があると、承認者の勤務時間が重ならず、申請の確認が翌日以降にずれ込む場合があります。急ぎの申請が多い業務では、承認期限を時差も含めて設定しておくことが大切です。
あわせて、承認者の出張や現地の祝日に備えて、代理承認者を設定しておきましょう。国ごとに祝日が異なるため、本社のカレンダーだけで期限を管理すると、現地が休日の間に期限を迎えるおそれがあります。
拠点ごとの決裁権限と組織情報の管理
海外拠点では、現地法人の組織体系や役職名が日本と異なる場合があります。役職名を言語ごとに登録できるか、拠点ごとに組織図を管理できるかを確認すると、承認者の割り当てを正しく設定できます。
現地の人事異動が本社に伝わらず、承認経路の更新が遅れることもあります。組織情報の変更を誰がどの頻度で反映するかを決め、拠点の管理者に一部の設定権限を任せられるかも検討するとよいでしょう。
多言語以外に確認したいワークフローのグローバル対応
海外拠点で申請・承認を回すには、言語の切り替えに加えて、通貨や日付、時刻の扱いも確認が必要です。ここを見落とすと、金額の集計や承認の記録に食い違いが生じる場合があります。
外貨建ての申請と為替レートの扱い
海外拠点の経費や購買の申請は、現地の通貨で入力されます。外貨建ての金額をそのまま扱うのか、為替レートで円に換算して承認経路の金額条件に使うのかによって、必要な機能が変わります。
換算する場合は、為替レートを誰がいつ更新するのか、申請日と承認日のどちらのレートを使うのかを決めておきましょう。会計システムへ連携する場合は、通貨コードや換算後の金額を受け渡せるかも確認が必要です。
日付形式とタイムゾーンの表示
日付の書き方は国によって異なり、年月日の順番が入れ替わる地域もあります。表示形式が利用者の地域にあわせて切り替わるかを確認すると、申請日や支払予定日の読み違いを防げます。
申請や承認の日時が、どの国の時刻で記録されるかも重要です。タイムゾーンを利用者ごとに設定できる製品であれば、現地時刻で表示しつつ、履歴を共通の基準で確認できます。監査で記録を確認する場面を想定して、表示と記録の方法を確かめておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でワークフローシステムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
海外拠点の申請データを本社で扱う際の注意点
海外拠点の申請データを本社のシステムで一元管理すると、申請状況の把握や監査を進めやすくなるでしょう。一方で、現地の法令や通信環境によって注意すべき点もあります。ここでは主な注意点を取り上げます。
個人データの国外移転と書類の保存ルール
申請データには、社員の氏名や連絡先などの個人データが含まれます。EUの一般データ保護規則（GDPR）のように、個人データを国外へ移す際に条件を設けている法令もあるため、拠点のある国のルールを確認する必要があります。
証憑の保存期間や保存方法も、国によって定めが異なります。日本の電子帳簿保存法の考え方がそのまま当てはまるとは限らないため、法務部門や現地の専門家に確認し、データの保管場所や保存期間を決めましょう。
海外からのアクセス環境と認証
クラウド型のワークフローシステムでも、海外からの接続では通信が遅くなる場合があります。回線の状況やサーバの所在地、利用する端末など、複数の要因が影響するため、導入前に現地で試用して画面の表示や操作の反応を確認すると安心です。
接続元のIPアドレスを制限する設定や、シングルサインオン（SSO）を使う場合も注意が必要です。SSOは、1回の認証で複数のサービスを使える仕組みです。海外拠点の回線や認証基盤も対象に含められるかを、情報システム部門とあわせて確認しましょう。
多言語対応のワークフローを海外拠点へ展開する手順
多言語対応の設定が整っても、いきなり全拠点で使い始めると、翻訳の誤りや経路の不備に気づくのが遅れる場合があります。試験的な展開と、現地向けの案内を組み合わせて進めると安全です。
試験拠点で翻訳と承認経路を検証する
まず1つの拠点を選び、限られた申請の種類で試験的に運用します。現地の社員に試験用の申請を出してもらい、フォームの翻訳が業務の言葉と食い違っていないか、承認経路が想定どおりに回るかを確かめます。
翻訳は機械的に置き換えるだけでは意味が通じない場合があるため、現地の社員に確認してもらうとよいでしょう。試験で見つかった修正点を反映してから、ほかの拠点へ順に広げていくと、手戻りを抑えられます。
現地の言語で手引きをそろえ拠点ごとの相談体制を整える
操作マニュアルは、現地の言語か共通語で用意します。製品が提供するマニュアルに加え、自社の申請ルールや承認経路の考え方をまとめた資料を添えると、現地の社員が判断に迷う場面を減らせます。
問い合わせは、現地の担当者と本社の担当者で役割を分けると対応が滞りにくくなります。時差を考えると本社だけでは即答が難しいため、拠点ごとに複数の窓口役を置き、よくある質問を共有する体制を整えましょう。
対応言語で比べる多言語対応ワークフロー一覧
この記事で紹介するワークフローシステムについて、製品ページで確認できた対応言語や海外拠点での運用に役立つ機能を一覧にまとめました。対応言語の範囲はプランやオプションによって異なる場合があるため、比較の出発点として活用してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| rakumo ワークフロー | ユーザー画面は日本語・英語・中国語（簡体）に対応。タイムゾーンも設定できる |
| kickflow | 英語・中国語・韓国語の多言語対応。SSOや監査ログなどの管理機能も備える |
| SmartDB | 日本語・英語・中国語の多言語とタイムゾーンに対応。部門横断の複雑な業務フローにも対応 |
| Garoon | 対応言語は日本語・英語・簡体字中国語・繁体字中国語。差し戻しや回覧の機能もそろう |
| グルージェントフロー | 英語・タイ語に対応。メールやチャットツール、スマホアプリで通知を受けられる |
| ジョブカンワークフロー | 言語選択画面で「English」を選ぶと表示が英語に切り替わる。スマホからも承認可能 |
| desknet's NEO | 対応言語は日本語・英語。グループウェアの1機能としてワークフローを利用できる |
| コラボフロー | プレミアムプランで英語表示を利用できる。Excelファイルから申請フォームを作成可能 |
| MAJOR FLOW ワークフロー | マルチテナント・複数会社対応・多言語対応の機能を備え、多様なフロー形態を実現 |
| 楽々WorkflowII | 多国語対応の機能を備え、部門単位から全社・グループ会社での利用まで展開できる |
| HUEワークフロー | 多言語対応や部門別管理者設定を備え、金額などによる条件分岐をノーコードで設定可能 |
| 承認TIME | ボタン操作で複数の言語に翻訳できる多言語対応を備えたクラウド型ワークフロー |
| Business WorkFlow | 条件分岐・並行・多言語対応で、多拠点・グローバル展開での利用を想定 |
| POWER EGG 3.0 | 英語・中国語の多言語オプションを用意。スマートフォンからもアクセスできる |
| Jugaad-ジュガール | 日本語と英語の2か国語に対応。組織変更の予約や柔軟な申請経路の設定が可能 |
海外拠点での申請・承認に使えるワークフロー
表示言語の切り替えに加えて、タイムゾーンの設定や複数会社での運用など、海外拠点を含めた申請・承認に役立つ機能を備えた製品を紹介します。拠点の言語に対応しているかを確かめたうえで、資料請求で詳細を比べてみてください。
rakumo ワークフロー
- マニュアル不要で、直感的に利用可能
- ノーコード・AI支援で申請書を簡単作成
- メールやSlack通知で外出先からも迅速承認
rakumo 株式会社が提供する「rakumo ワークフロー」は、Google Workspace と連携するクラウド型のワークフローシステムです。ユーザー画面では日本語・英語・中国語（簡体）、運用管理画面では日本語・英語を選択でき、タイムゾーンの設定も可能です。承認者が不在の場合は管理者が代理で承認・確認でき、メールやSlackの通知で承認依頼に気づきやすくなります。本社と海外拠点で時差がある環境でも、利用者ごとの言語で申請・承認を進めたい企業の候補です。
kickflow
- 直感的で誰もが迷わず操作できるUI・UX
- 中堅・大企業に対応できる多機能性
- 豊富なAPI・Webhook
株式会社kickflowが提供する「kickflow」は、中堅・大企業の要件に対応する多機能なワークフローシステムです。多言語対応として英語・中国語・韓国語が示されており、日本語以外を使う社員がいる拠点でも同じシステムで申請・承認を進められます。組織図の事前予約や承認経路のシミュレーションを備え、シングルサインオンや監査ログといった管理機能もそろっています。SlackやTeamsとの連携により、チャットツール上で承認まで完結できる点も特徴です。
SmartDB
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、Webデータベースとワークフロー機能を備えた大企業向けの業務デジタル化クラウドです。日本語・英語・中国語の多言語表示とタイムゾーンの設定に対応しています。承認期限の設定や代行承認、並列合議に対応し、ワークフローや文書内の項目ごとに細かい権限を設定できます。部門や拠点をまたぐ複雑な承認フローを、言語や時差を考慮しながら1つの基盤で運用したい企業に向いています。
Garoon
- 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
- ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
- APIを利用した他機能、他製品との連携が可能
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、ワークフローとスケジュール管理や情報共有の機能をまとめた、中堅・大規模組織向けのグループウェアです。日本語・英語・簡体字中国語・繁体字中国語に対応。申請フォームはGUIで作成・変更でき、承認者は承認や却下に加えて差し戻しも行えます。スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、英語圏や中国語圏に拠点を持つ企業が社内の申請基盤をそろえる際に検討しやすい製品です。
グルージェントフロー
- 申請の不備・漏れを防ぐ申請フォームと、柔軟な承認フロー
- Microsoft・Googleアカウントで認証、慣れ親しんだ環境で利用可
- kintoneをはじめ、外部システム連携により、業務の自動化を実現
サイオステクノロジー株式会社が提供する「グルージェントフロー」は、Microsoft・Googleアカウントで認証して使えるクラウド型ワークフローです。ビジネスプランでは、英語・タイ語にも対応しています。合議や並列設定、条件による自動分岐を設定でき、通知はメールのほかLINE WORKSやSlackなどのチャットツール、スマホアプリで受け取れます。タイなど東南アジアに拠点を持ち、現地の社員にも使ってもらいたい企業の候補です。
ジョブカンワークフロー
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンワークフロー」は、表示言語を英語に切り替えて使えるクラウド型のワークフローシステムです。ログイン後の言語選択画面で「English」を選択すると、操作画面の表示を英語に切り替えられます。申請・承認・却下はスマートフォンからも行えるため、出張中の承認者がいても処理を止めにくい仕組みです。英語を共通語として海外拠点と申請をやり取りしたい企業に適しています。
desknet's NEO
- 社内申請、各種届出や業務フローのスピーディな申請・決裁を実現
- ノーコードで紙の帳票をそのまま再現するワークフローを構築
- AppSuiteとの連携により蓄積されたデータを自動集計
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、ノーコードツールのAppSuiteが一体化したグループウェアです。日本語・英語に対応しており、ワークフロー機能では申請者の所属組織をもとに承認経路が自動で設定されます。書式のアクセス権や経路の自動分岐を使えば、決められた書式と経路で申請を統制しやすくなります。スマートフォンからも承認できるため、海外出張の多い承認者がいる組織でも申請が滞りにくいでしょう。
コラボフロー
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。
- 4年連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフロー」は、WebとExcelがあれば誰でもワークフローを作成・運用できるワークフローシステムです。英語表示はプレミアムプランで利用できます。今あるExcelファイルをそのままWebフォームに変換して申請フォームを作れるほか、停滞した申請には指定した日数後に自動でリマインドメールを送れます。リマインドメールや停滞書類の検索は、時差で承認が遅れやすい拠点との申請で、停滞に気づくきっかけとして役立ちます。
MAJOR FLOW ワークフロー
- 多彩なアイテムを選択するだけで簡単にフォームを作成可能
- 人事や総務、経費、稟議など、幅広い業務の効率化を支援
- 1か月無料。標準機能を全て試せるトライアルをご用意
パナソニック デジタル株式会社が提供する「MAJOR FLOW ワークフロー」は、複雑な決裁規定に対応するワークフローエンジンを備えたシステムです。代筆・根回し・一括承認といった日本特有の商習慣に沿った機能に加え、並列フローや部門別フロー、合議など多様なフロー形態を設定できます。マルチテナント・複数会社対応・多言語対応の機能をサポートしており、グループ会社や海外拠点を含めて申請を回したい企業の候補です。
楽々WorkflowII
- 複雑な承認フローにも対応し、部門～全社・グループ 利用も可能
- 他システムとの連携・データ活用ができる汎用ワークフロー基盤
- AI活用で、申請・承認プロセスやアドオン開発をサポート
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々WorkflowII」は、多国語対応を挙げている汎用ワークフロー基盤です。部門単位の運用から全社・グループ会社での大規模利用まで展開でき、人事異動対応の機能や、複数部門にまたがる申請・承認ルートをマウス操作で設定する機能も備えています。きめ細かなユーザ・組織管理を採用しているため、拠点ごとに組織体系が異なるグループでも運用を検討しやすいでしょう。対応する言語の詳細は資料で確認してください。
HUEワークフロー
- 複雑な承認ルート・条件分岐もノーコードで設定可能
- 細かい権限設定や組織設定でガバナンス強化を実現
- 使いやすさを追及した直観的な画面デザイン
株式会社ワークスアプリケーションズが提供する「HUEワークフロー」は、成長する組織の複雑なルールへの追従を目指したワークフローシステムです。多言語対応やマルチデバイス対応、部門別管理者設定に対応します。申請書の内容や金額による条件分岐、グループ承認をノーコードで設定でき、組織変更や人事異動にも対応しやすい設計です。拠点ごとの管理者に設定を任せながら運用したい場合に検討できます。対応言語は資料請求で確かめましょう。
承認TIME （SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）
- スマホ利用で片手で完結する申請・承認業務を実現
- マウス操作のみで文書フォームをかんたん作成
- 月額3,000円のワークフローを最短1週間で運用スタート
Business WorkFlow （新日本コンピュータマネジメント株式会社）
- マウス操作で業務に応じた申請フォームを容易に作成・設定可能。
- 条件分岐・並行・多言語対応で、多拠点・グローバル展開に対応。
- 他システム連携で既存運用に合わせたワークフロー化が可能。
POWER EGG 3.0 （ディサークル株式会社）
- サーバーに合わせて選ぶことが可能な2つの提供形態
- ユーザー数に合わせた使用料で経費負担も最小限を実現
- 各種申請ワークフローをシンプルにスムーズにする
Jugaad-ジュガール （VeBuIn株式会社）
- 中小企業から大企業まで3,000社以上の導入実績！
- 圧倒的多機能で紙ベースのように柔軟な承認フローを構築可能！
- 1ユーザー300円の低コスト！無料トライアルでの事前チェックもOK
まとめ
ワークフローシステムの多言語対応は、画面表示の言語に加えて、申請フォームの項目名や通知メールまで翻訳できるかを確認することが重要です。海外拠点を含む申請・承認では、現地承認と本社決裁の分け方や時差、外貨建ての申請、個人データの扱いも検討しましょう。自社の拠点で使える言語や機能を備えたワークフロー製品を比べたい方は、資料請求で詳細を確認してください。
