勤怠管理・就業管理アプリとは
勤怠管理・就業管理アプリとは、従業員の勤務時間や休暇、残業などをスマートフォンやタブレットで記録・確認できるツールです。アプリ専用型のほか、ブラウザで利用するクラウド型も含めて検討すると、自社の勤務形態にあう製品を選びやすくなります。
スマートフォンで勤怠を記録する仕組み
勤怠管理・就業管理アプリでは、従業員がスマートフォンから出勤、退勤、休憩開始、休憩終了などを打刻します。管理者は集まった勤怠データを画面上で確認し、打刻漏れや残業時間を把握できます。紙の出勤簿や表計算ソフトよりも、情報の入力から確認までの流れをまとめやすい点が特徴です。
専用アプリとブラウザ利用の違い
勤怠管理・就業管理アプリには、スマートフォンへ専用アプリを入れて使うタイプと、ブラウザからログインして使うタイプがあります。専用アプリは通知や位置情報との相性がよく、直行直帰や外回りの打刻に向いています。一方、ブラウザ型はインストール作業を抑えやすく、端末を選ばず使いやすい傾向があります。
なお、実際の勤怠管理では、すべての従業員が同じ方法で打刻するとは限りません。外勤者はスマートフォン、本社勤務者はパソコン、店舗スタッフはICカードのように、複数の打刻方法を組み合わせられる製品もあります。以下の表で、それぞれの特徴を確認しましょう。
| 種類 | 特徴 | 向いている企業 |
|---|---|---|
| 専用アプリ型 | スマートフォンにアプリを入れて打刻や申請を行います。 | 外勤やテレワークが多く、位置情報を活用したい企業 |
| ブラウザ型 | アプリを入れず、スマートフォンのブラウザから利用します。 | 端末管理を簡素化し、導入時の説明を減らしたい企業 |
| 端末併用型 | アプリやパソコン、ICカード、専用端末などを組み合わせます。 | 本社や店舗、工場など勤務場所が複数ある企業 |
紙やタイムカードとの違い
紙やタイムカードでは、集計や確認に人の手が入りやすく、月末に作業が集中しがちです。アプリなら打刻データが自動で集まり、勤務状況を日々確認しやすくなります。とくに複数拠点やシフト勤務では、管理者が現場にいなくても勤怠状況を把握しやすい点が大きな違いです。
勤怠管理・就業管理アプリでできること
勤怠管理・就業管理アプリは、打刻だけでなく、休暇申請やシフト確認、残業管理、給与計算ソフトとの連携などに対応する製品もあります。自社の課題が打刻漏れなのか、集計作業なのか、労務管理なのかを整理してから機能を確認しましょう。
出退勤打刻と位置情報の記録
アプリで出退勤を打刻すると、時刻が勤怠データとして記録されます。製品によっては、全地球測位システムであるGPSを使い、打刻した場所の情報も残せます。直行直帰や訪問営業、建設現場、介護事業所など、管理者が現場で確認しにくい働き方で役立ちます。
申請と承認のやり取り
残業申請や休暇申請、打刻修正申請をアプリ上で行える製品もあります。従業員は外出先から申請し、上長は通知を見て承認できます。紙の申請書やメールでのやり取りを減らせるため、申請状況の確認漏れを防ぎやすくなります。承認ルートを部署別に設定できるかも確認しましょう。
勤務時間や残業の集計
勤怠管理・就業管理アプリでは、打刻情報をもとに勤務時間や休憩時間、残業時間を集計できます。労働時間は企業が適正に把握する必要があるため、日々の勤務実績を見える化できる仕組みは労務管理の面でも重要です。アプリを活用すれば、勤務状況をこまめに確認し、長時間労働への早めの対応につなげやすくなります。
給与計算や人事労務との連携
勤怠データは、給与計算や人事労務の手続きにも関係します。勤怠管理・就業管理アプリと給与計算システムを連携できれば、勤務時間の転記作業を減らし、入力ミスの抑制につながります。連携できるソフト、出力できるファイル形式、締め処理の流れを事前に確認しておくと安心です。
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勤怠管理・就業管理アプリが向いている利用シーン
勤怠管理・就業管理アプリは、従業員が同じ場所で働く企業だけでなく、外出や在宅勤務、店舗勤務、シフト勤務がある企業にも向いています。どの場面で使うかによって、必要な打刻方法や管理機能が変わります。
外出や直行直帰が多い職場
営業や保守、配送、建設など、勤務開始時に会社へ寄らない働き方では、紙や据え置き端末だけでは打刻が難しい場合があります。スマートフォンから打刻できるアプリなら、現場や訪問先にいながら勤務の開始を記録可能です。位置情報をあわせて確認できる製品を選ぶことで、管理者も勤務実態を把握しやすくなるでしょう。
店舗や拠点が複数ある職場
飲食店や小売店、医療・介護施設など、複数拠点で働く従業員がいる企業にも向いています。拠点ごとにタイムカードを回収する必要がなくなり、本部側で勤怠状況をまとめて確認できます。ヘルプ勤務や複数店舗勤務がある場合は、所属や勤務場所を打刻時に選択できるかも比較しましょう。
テレワークやフレックスタイム制の職場
在宅勤務やフレックスタイム制では、出社を前提にした打刻方法が合わない場合があります。アプリであれば、自宅や外出先から出退勤を記録し、勤務時間をリアルタイムに確認できます。時間外労働の上限は原則として月45時間、年360時間とされているため、残業状況を見える化することも重要です。
シフト変更が多い職場
アルバイトやパート従業員が多い職場では、シフト変更や休暇申請のやり取りが頻繁に発生します。勤怠管理・就業管理アプリでシフト確認や申請を行えれば、電話や紙での連絡を減らせます。勤務予定と実績を同じ画面で確認できる製品なら、人員配置の見直しにも活用しやすいでしょう。
勤怠管理・就業管理アプリの比較ポイント
勤怠管理・就業管理アプリを選ぶ際は、スマートフォンで打刻できるかだけで判断しないことが大切です。利用人数や勤務形態、承認フロー、連携先、セキュリティを確認し、自社の運用に無理なく合う製品を比較しましょう。
勤務形態にあう打刻方法
スマートフォン打刻のほか、パソコン打刻やICカード打刻、顔認証、指紋認証、専用端末などに対応する製品があります。全従業員が同じ打刻方法でよいとは限りません。本社はパソコン、店舗はタブレット、外勤はスマートフォンなど、職種や拠点ごとに使い分けられるか確認しましょう。
位置情報や不正打刻対策
位置情報を取得できる製品は、直行直帰や外勤の勤怠管理に役立ちます。ただし、従業員のプライバシーに配慮し、取得する目的や範囲を社内で説明する必要があります。打刻エリア制限や端末認証、本人確認、打刻履歴の確認など、自社の管理方針に合う不正打刻対策を選びましょう。
管理者と従業員の操作性
導入後に使われない原因の一つは、操作がわかりにくいことです。従業員が迷わず打刻できる画面か、管理者がエラーや未承認申請をすぐ確認できるかを見ましょう。スマートフォンの画面サイズでも見やすいか、通知やリマインドが使えるかも、現場定着に関わるポイントです。
料金とサポート体制
勤怠管理・就業管理アプリの料金は、利用人数や機能、サポート内容によって変わります。月額料金だけでなく、初期費用や最低利用人数、オプション、端末費用も確認しましょう。法改正への対応や設定支援が必要な場合は、ヘルプサイトや問い合わせ方法、導入時のサポート範囲も比較すると安心です。
ここまでの比較ポイントに加えて、導入後の運用まで見据えると、以下の項目も確認しておくとよいでしょう。打刻方法だけでなく、申請や承認、給与計算との連携まで確認すると、自社に合う製品を絞り込みやすくなります。
- ■アプリの利用範囲
- 打刻だけでなく、申請や承認、シフト確認、通知まで利用できるか確認します。
- ■勤務形態への対応
- 固定時間制やシフト制、フレックスタイム制、変形労働時間制などに対応できるか見ます。
- ■データ連携
- 給与計算システムや人事労務システムと連携できるか確認します。
- ■運用後の見直し
- 打刻漏れや残業アラートをもとに、勤怠ルールを改善できるかを見ます。
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おすすめの勤怠管理・就業管理アプリを比較
ここでは、ITトレンドに掲載されている勤怠管理・就業管理製品のなかから、スマートフォン利用や多様な打刻方法と相性のよい製品を紹介します。対応範囲はプランや設定で変わるため、詳細は資料請求して比較しましょう。
ジョブカン勤怠管理
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- ジョブカン給与計算や他シリーズ連携でさらに効率化！
- 導入実績100,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、出退勤管理やシフト管理、休暇管理などに対応した勤怠管理システムです。スマートフォンでの打刻や申請を活用しやすく、店舗や拠点が複数ある企業でも運用を整理しやすいでしょう。勤怠管理と給与計算など、ジョブカンシリーズで業務を広げたい企業にも向いています。
KING OF TIME 勤怠管理
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- 2019年4月からの「働き方改革関連法」にもバッチリ対応。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 勤怠管理」は、多様な打刻方法に対応するクラウド型の勤怠管理システムです。スマートフォンアプリでは打刻時刻や位置情報の記録に対応しており、外出やテレワークの勤怠管理にも活用できます。拠点や職種ごとに打刻方法を分けたい企業に向いています。
freee勤怠管理Plus
- 正確な勤怠管理を簡単に実現する豊富な機能
- 充実した打刻方法
- 誰でも使いこなせる操作性
フリー株式会社が提供する「freee勤怠管理Plus」は、クラウド上で勤怠情報を管理できるサービスです。スマートフォンからの打刻に対応しており、従業員が外出先や在宅勤務時にも勤怠を登録しやすいでしょう。freee人事労務など周辺サービスとの利用を検討している企業にも比較しやすい製品です。
タッチオンタイム
- 勤怠管理システム シェアNo.1 / 利用者数440万人突破!
- 働き方改革で義務化となる 有給休暇、残業時間の管理ができる！
- 初期費用0円、300円 /人の従量課金制で導入しやすい
株式会社デジジャパンが提供する「タッチオンタイム」は、スマートフォン、パソコン、専用端末など多様な打刻方法に対応する勤怠管理システムです。スマートフォンでは位置情報を活用した打刻も検討できます。直行直帰や出張が多い従業員と、拠点勤務の従業員が混在する企業に向いています。
ジンジャー勤怠
- ジンジャー勤怠は法改正に自動で対応！
- 人事部の業務負荷改善や現場の打刻漏れも解決！
- 月末月初に発生しやすい抜け漏れへの対応工数＆ストレスを解消！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、スマートフォンアプリでの打刻や各種申請に対応した勤怠管理システムです。位置情報を活用した打刻や、通信状況が不安定な場面を考慮した運用を検討したい企業に適しています。人事労務領域の情報をまとめて管理したい場合にも比較候補になります。
楽楽勤怠
- 豊富な機能で自社の運用ルールに合わせてカスタマイズ
- 専任サポートで最適な運用方法や業務フローをご提案
- 誰もが使いやすいシンプルなデザインで直観的に操作可能
株式会社ラクスが提供する「楽楽勤怠」は、勤怠打刻や申請、承認をクラウドで管理できる勤怠管理システムです。スマートフォンからの打刻や打刻履歴の確認に対応しており、従業員が日々の勤怠を確認しやすい点が特徴です。承認作業や勤怠チェックを効率化したい企業に向いています。
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勤怠管理・就業管理のアプリ利用に関するFAQ
勤怠管理・就業管理アプリを検討する際は、無料アプリで足りるのか、位置情報を使ってよいのか、従業員の私物端末を使えるのかなどの疑問が出やすいものです。導入前に不安を整理しておきましょう。
- Q１：無料の勤怠管理アプリでも使えますか？
- 少人数で打刻と簡単な集計だけを行う場合は、無料プランでも利用できることがあります。ただし、承認フローや残業管理、シフト管理、給与計算連携、サポート体制には制限がある場合があります。人数増加や複雑な勤務形態を想定するなら、有料製品も含めて比較すると安心です。
- Q２：スマートフォンを持たない従業員がいる場合はどうしますか？
- スマートフォン打刻に限定せず、パソコンやICカード、専用端末、タブレット打刻を併用できる製品を選ぶ方法があります。全員に同じ運用を求めると現場負担が増えるため、職種や拠点ごとに打刻方法を分けられるか確認しましょう。
- Q３：位置情報を取得しても問題ありませんか？
- 位置情報を使う場合は、勤怠管理の目的や取得する場面、確認できる担当者を明確にし、従業員へ説明することが大切です。常時追跡ではなく、打刻時のみ位置情報を記録する製品もあります。プライバシーに配慮した社内ルールを整えましょう。
- Q４：私物スマートフォンで使えますか？
- 製品によっては私物スマートフォンから利用できます。ただし、会社として利用を認める場合は、通信費や端末紛失時の対応、退職時の扱い、ログイン管理などを決めておく必要があります。端末を会社支給にするか、私物端末を使うかは運用負担も含めて判断しましょう。
- Q５：導入後に定着させるコツはありますか？
- 導入前に打刻ルールを整理し、従業員向けの簡単な操作手順を用意することが重要です。最初からすべての機能を使うのではなく、打刻や申請、承認など優先度の高い機能から始めると定着しやすくなります。打刻漏れの傾向を見ながら、運用を見直しましょう。
まとめ
勤怠管理・就業管理アプリは、スマートフォンから打刻や申請を行えるため、外勤や店舗、テレワーク、シフト勤務の勤怠管理に役立ちます。選定時は、専用アプリの有無だけでなく、位置情報や承認フロー、給与計算連携、サポート体制まで比較しましょう。
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