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近年、働き方改革やワーク・ライフ・バランスといった言葉が注目を浴びており、「勤怠管理」の重要性が再び説かれるようになってきています。残業時間を削減していくためにも、まずは勤怠管理を行うことが大切と言われています。
ここでは、勤怠管理の基礎や必要性、具体的な方法や特殊なケースへの対応策などを見ていきます。また、デジタルで管理できる勤怠管理システムに着目し、勤怠管理の基本機能から導入メリット、比較検討ポイントまで見ていきたいと思います。
この記事を読んで、勤怠管理について詳しく知っていきましょう！
勤怠管理とは、従業員の出退勤時間や欠勤情報、有給など休暇の取得状況を正確に把握して、法令や会社の就業規則を守った労働ができているかを管理することを言います。
労務管理のうち、もっともベースにあるもので、この勤怠情報が社員の給与計算や人事評価に反映されることになります。
勤怠管理で把握する内容としては、以下のものが一般的です。
これらの情報をもとに、社員一人ひとりに対して労働時間を把握し、給与や人事評価に反映させていくのです。
では、なぜ勤怠管理が必要なのでしょうか。大きな要因として、労働基準法と働き方改革というキーワードがあります。
従業員の労働時間は、労働基準法で上限が決められていますし、法定時間外労働や休日労働については、割増賃金を支払う義務があります。労働基準法を守れていない場合には、コンプライアンス違反になります。そのため、従業員一人ひとりがどれくらいの時間勤務しているのか、時間外労働はどれくらいか、休日出勤をしているのか、といった情報については、正確に管理する必要があるのです。
コンプライアンスの観点から、勤怠管理システムが必要な理由については、以下の記事で詳しく解説しています。
★なぜ必要？勤怠管理の必要性と課題
「働き方改革」を進めていく上で重要なキーワードになるのは「生産性向上」です。特定の従業員にだけ業務負荷がかかり続けている状態では、企業全体としての生産性が上がらず、またその従業員のメンタルヘルスに不調をきたす恐れもあります。
また、「サービス残業」「ブラック企業」「ワーク・ライフ・バランス」などのキーワードが注目を浴びている近年では、正確な労働時間を管理し、従業員の働きすぎを抑制することが企業に求められているのです。
労働生産性を高めていくには、まずは勤怠管理が必要です。ただ、その勤怠管理の方法がアナログ、タイムカードでの集計、紙での申請・承認であれば、生産性の向上は難しいかもしれません。
勤怠管理の方法については、次の章で見ていきましょう。
「働き方改革」については、以下の記事が参考になります。
ITトレンドスタイル「国内の働き方改革ICT市場規模 2021年は2兆6622億円に IDCが予測」
https://it-trend.jp/style/theme/infrastructure/1641
勤怠管理の必要性が分かったところで、具体的にどのように勤怠管理を行うのか、その方法を見ていきましょう。大きく分けて4つの方法があります。
一つ目の方法が、出退勤のタイミングで、所定の紙の出勤簿に、従業員が出退勤の時間を手書きをする方法です。アナログでの管理になります。
用紙とペンがあればすぐに開始できるので、導入費用はかからないのですが、記入ミスや漏れが発生したり、管理する際に再度転記したりと、さまざまなデメリットが考えられます。
二つ目の方法に、タイムカードが挙げられます。従業員がタイムカードをタイムレコーダーと呼ばれる打刻機に挿入すると、出退勤の時刻を記録することができます。手書きによるミスがなくなる一方で、他の人にカードの挿入を頼むなど、打刻の不正も発生しています。
タイムカードで勤怠管理をする課題については、以下の記事で整理しています。参考までにご覧ください。
★タイムカードから勤怠管理システムへ移行しよう！ 5つのメリットと4つの選定ポイント
三つ目の方法は、エクセルでの管理です。集計するにあたり、データで管理するようになりました。そこまで難しい関数を使うわけでもなく、減数、SUM関数、IF関数を使用すれば、勤怠管理表を作成することができます。
エクセルで勤怠管理を行う方法については、以下の記事で解説しています。
★勤怠管理をエクセル（Excel）で実現するには？
ただ、管理者が記入するのが難しい、他のデータの連携に問題がある、などの課題も出てきています。そこで普及してきたのが、次に紹介する「勤怠管理システム」です。
勤怠管理を行う上で、さまざまな課題を解決するべく、勤怠管理システムが登場しました。勤怠管理システムにより、さまざまな場所・デバイスで出退勤時間を把握することが可能になりました。
打刻だけでなく、それらを集計して管理することも簡単に行えるところがポイントです。
タイムレコーダーが誕生してから、現在の勤怠管理システムが普及するまでの歴史はこちらから！
★勤怠管理システム誕生の歴史 アナログからデジタルへ
そんな勤怠管理システムを取り巻く、技術トレンドや労働環境については、以下の記事で詳しく解説しています。
★技術の発展と労働環境の変化！勤怠管理 注目のワケ
では、勤怠管理システムにはどのような機能があるのでしょうか？基本的な機能について、従業員と管理者の両方の立場から解説します。
ICカード打刻管理機能では、出退勤の打刻がICカードのタッチだけで完了します。
専用ICカード以外にも、交通系ICカードや電子マネー系のカードにも対応しています。
クラウド型勤怠管理システムであれば、スマホからシステムにアクセスして打刻できます。外出先からの直行直帰でも正確な労働時間を記録できます。
GPS機能を活用すれば、訪問先の記録も残せるため、営業が多い企業ではとても便利な機能になりますね。
勤怠管理システムでは、ワンクリックでの出退勤簿承認、残業や休暇などの電子申請と承認ができます。
申請機能により、メールや書面で申請する手間を省くことができ、また申請者自身もシステム上で申請内容を確認できます。申請者自身のタイムマネジメントの意識改善にも繋がるかもしれません。
勤怠時間をリアルタイムで管理できる、自動集計機能があります。設定した残業時間に近づいたら、メールなどでアラートを出すことも可能です。
勤怠管理システムで集計された従業員の勤怠データをCSV出力することができます。給与計算ソフトへインポートできれば、出退勤記録を簡単に給与へ反映でき、各データを入力する工数を削減できます。
特定の給与計算システムと連携している勤怠管理システムであれば、自動的にデータがインポートされます。CSVファイルの出力も不要です。
勤怠管理システムでは、多種多様な勤務体系にも対応できる、柔軟なスケジュール設定機能があります。シフト制の職場であれば、シフトの作成やシフト希望の反映など、負担になっている業務を自動化できます。
勤怠管理システムの基本機能にまつわる詳細記事は以下からご覧ください。
★従業員と管理者から見る 勤怠管理システムの基本機能
さて、勤怠管理システムの基本機能を押さえたところで、勤怠管理システムを活用するメリットを見ていきましょう。従業員の出退勤を管理する上で、勤怠管理システムを使うと、どんな便利なことがあるのでしょうか？
勤怠管理システムを活用して従業員の出退勤の時刻を管理していると、労務担当者が手入力する作業がなくなるため、不正申告や記入ミスがなくなります。タイムカードや日報などでの管理だと、後々担当者がシステムやエクセルにまとめ上げるときに、転記ミスが起きかねません。
社員数が多いほど管理や手続きに手間がかかるものですが、勤怠管理システムを活用すれば、ICカードやスマホ、生体認証などの仕組みによって、不正を防止しながら正確な就業時間の記録ができます。そのため、従業員にも管理者にも負担の少ない、就業時間の管理を実現できます。
勤怠管理システムと給与計算システムを連携することができれば、別途データをインポートせずとも自動計算してくれます。
また、労働基準法で定められている、時間外労働や休日労働、深夜労働などの割増賃金の対象について、勤怠情報と規定を照らし合わせて手計算する必要がありません。勤怠管理システムにはこれらの出退勤時刻の記録だけではなく、規定に対応した労働時間の集計、管理もできるようになっています。
人事担当者、労務担当者を悩ませる要因の一つに、法改正があります。
ルール改正に対応した勤怠管理をすることを難しいことですが、勤怠管理システムを活用すれば、法改正に伴うシステム変更が保守契約の中で提供、もしくは、クラウドサービスなら無償で自動反映されます。
働き方改革が進んでいる今では、テレワークを導入している企業も少なくないのではないでしょうか？
テレワークを実施する上での懸念点は、会社の外で働いている従業員の出退勤時間の管理です。ここでも、勤怠管理システムを活用すれば、社外にいても勤務時間を正確に測ることができます。
テレワークとは、在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスでの勤務などのことを指します。そこでの勤務時間の管理は、PCやモバイルからアクセスできるクラウド型の勤怠管理システムで可能になります。
テレワークの詳細や勤怠管理システムの関係は、以下の記事で紹介します。
★テレワークはどんな働き方？
以上のメリット以外にも、勤怠管理システムを導入して得られるメリットはたくさんあります。ぜひ以下からチェックしてみてくださいね！
★勤怠管理・就業管理システム 5つの導入メリット
★勤怠管理システムで解決できる課題と5つのメリット
さて、勤怠管理の必要性や勤怠管理システムのメリットを解説してきましたが、いきなり高いコストをかけて導入するのもハードルが高いですよね。
実は、やろうと思えば勤怠管理は無料で実施することができるのです。
では、どのようにして勤怠管理を無料でやるのでしょう？大きく分けて3つの方法があります。
エクセルを使うことで、簡易的な勤怠管理システムを自作することができます。毎日の出勤時間と退勤時間、休憩時間を入力し、退勤時間から休憩時間と出勤時間を引けば、1日の勤務時間を算出することができます。また、1日の勤務時間欄を合計すれば、1ヶ月間の合計勤務時間を算出することができます。
ただし、残業代や休日出勤の時間の管理方法には注意が必要です。法定時間を超えた残業については、所定の割増料金を加算した残業代を支払うことが義務付けられていますが、残業代として計算される時間もエクセル上で算出しておくことが望ましいでしょう。
エクセルでの勤怠管理について知りたい方は、以下の記事も参考にしてみて下さい。
★勤怠管理をエクセル（Excel）で実現するには？
グループウェアには、出退勤を記録する打刻機能が付属しているものも多くあります。普段自分たちで使っているツール上にあれば、より手軽に使い始めることができるでしょう。朝の出勤時に「出勤」、夜の退勤時に「退勤」ボタンをクリックすれば、自動的に出勤時刻と退勤時刻が記録されます。また、休憩時間についても、事前に設定しておけば自動で挿入することが可能です。
月末になれば、出退勤の記録が終わったタイムカードをCSV出力すれば、簡易的ではありますが勤務表が完成します。
勤怠管理システムの中には、無料で使えるものも存在します。
機能としては非常にシンプルなもの、広告が挿入されるものもあります。有料の勤怠管理システムと機能面では遜色ないものでも、無料で使える人数に制限があったりする場合もあります。
ただ、スタートアップやベンチャー企業など、もともと従業員数が少ない企業であれば、無料で勤怠管理システムを利用できる人数制限内に収まる場合もあるでしょう。その場合は特に問題なく、こういったシステムを利用して、無料で勤怠管理を行うことができます。
無料で行う勤怠管理について知りたい方は、以下の記事も参考にしてみて下さい。
★勤怠管理は無料でできる？
では、有料の勤怠管理システムは、無料の勤怠管理システムとどこが違うのでしょうか？
無料か有料か、悩んでいる方は、以下の記事も参考に見てみてください。
★無料か有料か、勤怠管理システム導入前に理解しておくべき特徴
次は、勤怠管理システムの提供型を比較してみましょう！
オンプレミス型の勤怠管理システムは、自社でシステム環境を構築した勤怠管理システムです。完全に自社にマッチしたシステムを構築できるため、クラウド型の勤怠管理システムと比較して、拡張性に優れています。好きなようにカスタマイズできるイメージです。
その分、導入費が非常に高額で、サーバーの購入や運用費も発生します。また、トライアルができないため、長い期間をかけて企業の現状をリサーチし、失敗しないように入念な準備が必要です。
クラウド型の勤怠管理システムは、オンプレミス型と比較して、どのような特徴があるのでしょうか？オンプレミス型とは違い、クラウド型はあらかじめ勤怠管理システムとして作成されているものを、ユーザーごとの課金制で導入するものであるため、導入費はオンプレミス型よりも格段に安く済みます。コストメリットを重視するのであれば、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。
また、クラウド型の勤怠管理システムであれば、外出先でも、モバイルやアプリから打刻ができるようになります。経費申請システムとの連携機能があれば、交通費精算も自動でできます。
詳しくは、以下の記事で解説していますので、ぜひチェックしてください！
★勤怠管理システムーオンプレミス型？クラウド型？自社にあった提供形態の選び方
勤怠管理システムの特徴や価格・提供形態の違いが分かったところで、実際に勤怠管理システムを選ぶ際に気をつけたいポイントをご紹介します。自社で初めての導入であれば、さまざまな製品を見て、自社に合うものを導入したいものです。ここでは、勤怠管理システムの選定ポイントを6つピックアップして、解説します。
勤怠管理システムを導入するには、会社で定めている勤務体系に対応しているかを確認してください。業種や企業規模などによって、会社の就業規則が大きく異なります。勤怠管理システムでは、勤務形態や給与体系、休日休暇などの項目が関わるため、就業規則にそぐわない勤怠管理システムを選定してしまうと、うまく活用できない失敗の原因になりかねません。
給与計算システムと連携できる勤怠管理システムがあります。給与計算において、勤怠情報は重要な情報です。連携の仕方は2パターンあり、API連携により勤怠情報を自動で計算してくれるシステムと、勤怠管理システムからCSVファイルに出力してデータをインポートして連携するシステムがあります。
勤怠管理をする上で、いくら高性能な勤怠管理システムを導入したからといって、従業員に活用が定着しなければ意味がありません。出退勤のデータを収集するタイムレコーダーや管理画面のデータ集計など、さまざまな機能が自社の従業員にとって使いやすいものかどうかを見極めましょう。
勤怠管理システムには、タイムカード、ICカード、生体認証、アプリからの打刻など、さまざまな打刻方法があります。業務や従業員、コストに合わせて、最適なものを選ぶことが大切です。
勤怠管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があることは説明しましたが、クラウド型であれば、センター側のキャパシティの確認が必要です。対応できないままにクラウド型の勤怠管理システムを導入しても、活用できずに問題が発生するだけになってしまいます。特に、勤怠管理は出勤の朝の始業時間にアクセスが集中することが想定されるので、キャパシティは十分にあった方がよいでしょう。
また、従業員の勤怠情報は機密情報にあたるため、勤怠管理システムがセキュアな状態にあるかどうかも確認が必要です。
これらは、勤怠管理システムを検討する上で重要なポイントです。それぞれの詳細は以下の記事にまとめております。
★勤怠管理システム選定の４つのチェックポイント
社員の出退勤の時間を管理する勤怠管理システムですが、実際に出退勤のデータを収集する役割を担っているのは「タイムレコーダー」です。タイムレコーダーは、勤怠管理システムとペアとなり、システム選択の際の重要なポイントになります。タイムカードが主流になっていたタイムレコーダーですが、今ではデジタルに打刻時間を管理し、勤怠管理システムへとデータを転送する機能が一般的になっています。また、打刻方法もさまざまのため、タイムレコーダーには認証機能も含まれています。
タイムレコーダーが自社に合うかどうかを見極めるポイントは、仕様規模や耐久性、打刻機能などがあります。細かな機能や条件を見ながら、自社に合うタイムレコーダーを選ぶことが大切です。
タイムレコーダーの選定ポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。
★勤怠管理・就業管理システムとタイムレコーダー
最近の勤怠管理システムは進化しており、海外に支社を持つ企業や海外人材を雇用する企業のために、多言語対応が一つのキーワードになっています。グローバル企業から注目され、ログインするユーザーごとに表示言語を切り替えられる製品も出ています。
実際に、自社に合うように多言語対応の勤怠管理システムを導入、もしくは構築した事例を以下で紹介しています。
★グローバル時代の勤怠管理システムとは？
以上のような観点を意識しながら、勤怠管理システムを選んでみてくださいね。以下の記事では、勤怠管理システムを導入して失敗してしまった事例を掲載しています。選定ポイントを押さえた上で読んでみると、より注意するポイントが分かると思います。
★勤怠管理・就業管理システムの導入における失敗例
さて、実際に導入する勤怠管理システムが決まれば、あとは契約をして導入するだけです。ただ、導入して何も設定しなければ、うまく有効活用できません。そこで、ここでは、勤怠管理システムを導入したあとに是非取り組みたいポイントをまとめます。
勤怠管理システムを導入したら、まずは登録されたデータをチェックして、ミスがないかを確認することが必要です。導入前後のデータを比較すれば、ミスや不正が発見できることがあります。確実に勤怠情報が登録できているかどうかも確認してください。放っておいて、気づけば丸々一ヶ月分登録できていなかった、というようなことがないようにしてください。
いくら便利な勤怠管理システムを導入したとしても、従業員に使ってもらわないと意味がありません。全社員が一斉にアタrシイシステムになることは、実務面でも心理面でもハードルがあります。必ず社内教育が必要です。ICカードをかざして勤怠管理をするタイプのタイムレコーダーであれば、勤怠管理システムを導入してからしばらくは、担当者を勤怠管理システムのそばにつかせて、操作指導や不正がないかどうかを見張っておくなどの対応が必要でしょう。
勤怠管理システムの活用が定着してきたなら、次はその勤怠情報を有効活用していきましょう。部署ごとの勤務時間を精査比較して、配置人数が適正であるかどうかを確認してみてください。勤怠管理システムなら、集約データをグラフ化して分析しやすくなっています。また、こうした分析のおかげで、過重労働者の早期発見にも繋がります。気が付かぬ間にブラック企業と言われないように、事前に勤怠情報を管理しておくことが大切なのです。
他にも導入後にやるべきことはありますが、まずはこの3点をしっかり押さえましょう。詳細は以下の記事からご覧ください。
★勤怠管理・就業管理システム導入後にまずやること
一口に勤怠管理システムといっても、シフト勤務や海外展開など、対応しなければ行けない就業形態は企業ごとに様々です。そのため、たとえシェアNo.1の製品でも、自社の就業形態に対応できない場合もあります。
また、価格が安いからといって導入したら使いにくかったり、必要以上に多機能なシステムを導入した結果、コストが高くついてしまうなど、結果的に導入が失敗となってしまうケースもあります。
勤怠管理システムを導入する際には、自社に必要な機能は何か、自社の就業形態に対応しているのかなど、様々な観点で比較することをおすすめします。
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