勤怠管理とは？
勤怠管理とは、従業員の出退勤時間や欠勤情報、有給など休暇の取得状況を正確に把握して、法令や会社の就業規則を守った労働ができているかを管理することを言います。
労務管理のうち、もっともベースにあるもので、この勤怠情報が社員の給与計算や人事評価に反映されることになります。
勤怠管理で把握する内容としては、以下のものが一般的です。
- 【勤怠管理で把握する主な情報】
-
- 出勤時間、退勤時間、休憩時間
- ・上記から計算される労働時間
- ・時間外労働（残業）の時間とその区分（法定内残業・法定外残業）
- ・深夜労働時間
- ・休日の労働時間とその区分（法定内・法定外）
- ・出勤日数・欠勤日数
- ・有給休暇の取得日数と残数
これらの情報をもとに、社員一人ひとりに対して労働時間を把握し、給与や人事評価に反映させていくのです。
勤怠管理の必要性
では、なぜ勤怠管理が必要なのでしょうか。その背景には、労働基準法と働き方改革というキーワードがあります。では、実際に勤怠管理システムの必要性について紹介していきます。
コンプライアンス遵守を徹底するため
従業員の労働時間は、労働基準法で上限が決められています。また、企業には法定時間外労働や休日労働について、割増賃金を支払う義務があります。労働基準法を守れていない場合には、コンプライアンス違反になります。そのため、従業員一人ひとりがどれくらいの時間勤務しているのか、時間外労働はどれくらいか、休日出勤をしているのか、といった情報については、正確に管理しておく必要があります。
コンプライアンスの観点から、勤怠管理システムが必要な理由については、以下の記事で詳しく解説しています。
★なぜ必要？勤怠管理の必要性と課題
働き方改革に合わせた働き方のため
「働き方改革」を進めていく上で重要なキーワードになるのは「生産性向上」です。特定の従業員にだけ業務負荷がかかり続けている状態では、企業全体としての生産性が上がらず、またその従業員のメンタルヘルスに不調をきたす恐れもあります。
また、改革が進む中で従来とは違う働き方も浸透してきています。例えば、在宅でのリモートワークやフレックス制度など会社以外の場所で働く人も増えてきています。こうした制度の導入は労働環境の改善による生産性向上が望める反面、正確な勤怠管理が難しくなってしまうといった側面もあります。
労働生産性を高めていくには、まずは勤怠管理が必要ですが、タイムカードでの集計・紙での申請・承認では、働き方改革に対応していくことは難しいかもしれません。
「働き方改革」については、以下の記事で詳しく紹介しています。。
ITトレンドスタイル「国内の働き方改革ICT市場規模 2021年は2兆6622億円に IDCが予測」
https://it-trend.jp/style/theme/infrastructure/1641
管理部門の事務作業軽減のため
勤怠管理業務は多くの会社で人事・総務など管理部門の方が担当していると思います。
勤怠管理に係る業務は、日常の勤怠管理だけでなく給与計算をしたり、残業時間管理や有給管理など多岐にわたります。こうした管理は一人一人正確に行う必要もあり、大規模な企業になると細かい管理業務が人数に比例して増加するためデータ管理に時間がかかってしまったり、時に管理漏れが起きてしまうこともあります。
特に2019年4月の法改正により有給取得が義務化されたことで、管理部門へ対応が迫られる事務作業がますます煩雑化したこともありシステムによる勤怠管理の必要性は今非常に高まっています。
有給管理システムについては以下の記事で詳しく紹介しています。
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勤怠管理の方法
勤怠管理の必要性が分かったところで、具体的にどのように勤怠管理を行うのか、その方法を見ていきましょう。大きく分けて4つの方法があります。
- ①紙の出勤簿で手書き
- ②タイムカードで打刻
- ③エクセルで管理
- ④勤怠管理システムの活用
一つずつポイントを見ていきましょう。
①紙の出勤簿に手書き
一つ目の方法が、出退勤のタイミングで、所定の紙の出勤簿に、従業員が出退勤の時間を手書きをする方法です。アナログでの管理になります。用紙とペンがあればすぐに開始でき導入費用は低いですが、記入ミスや漏れが発生したり、管理する際に再度転記したりと、さまざまなデメリットが考えられます。
②タイムカードで打刻
二つ目の方法に、タイムカードが挙げられます。従業員がタイムカードをタイムレコーダーと呼ばれる打刻機に挿入すると、出退勤の時刻を記録することができます。手書きによるミスがなくなる一方で、他の人にカードの挿入を頼むなど、打刻の不正も発生しています。
勤怠管理にタイムカードを使う際の課題については、以下の記事で整理しています。
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③エクセルで管理
三つ目の方法は、エクセルでの管理です。集計するにあたり、データで管理するようになりました。そこまで難しい関数を使うわけでもなく、減数、SUM関数、IF関数を使用すれば、勤怠管理表を作成することができます。
エクセルで勤怠管理を行う方法については、以下の記事で解説しています。
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ただ、管理者が記入するのが難しい、他のデータの連携に問題がある、従業員の規模に対応しきれないなどの課題も出てきています。そこで普及してきたのが、次に紹介する「勤怠管理システム」です。
④勤怠管理システムの活用
勤怠管理を行う上で、さまざまな課題を解決するべく、勤怠管理システムが登場しました。勤怠管理システムにより、さまざまな場所・デバイスで出退勤時間を把握することが可能になりました。打刻だけでなく、それらを集計して管理することも簡単に行えるところがポイントです。
また、他システムと連携できる製品も多く、例えば給与計算システムと連携すれば従業員一人一人の勤怠状況や残業日数・時間外労働時間に合わせた給与を自動的に計算できます。
勤怠管理システムの基本機能
では、勤怠管理システムにはどのような機能があるのでしょうか？基本的な機能を簡単に紹介します。
多彩な打刻機能
1つ目は打刻機能です。勤怠管理システムの最も基本的な機能です。例えばICカードを活用した打刻機能を利用すれば、出退勤の打刻がICカードのタッチだけで完了します。クラウド型勤怠管理システムであれば、スマホからシステムにアクセスして打刻できます。外出先からの直行直帰でも正確な労働時間を記録できます。
ワンクリックでの申請・承認などワークフロー機能
勤怠管理システムでは、ワンクリックでの出退勤簿承認、残業や休暇などの電子申請と承認ができます。申請機能により、メールや書面で申請する手間を省くことができ、また申請者自身もシステム上で申請内容を確認できます。申請者自身のタイムマネジメントの意識改善にも繋がるかもしれません。
勤怠情報の集計・管理機能
勤怠管理システムを使って打刻を行えば、システムがその打刻情報を自動集計できます。また、従業員への通知機能もあり上限設定した残業時間に近づいたら、メールなどでアラートを出すことも可能です。
データ出力機能
勤怠管理システムで集計された従業員の勤怠データをCSV出力することができます。給与計算ソフトへインポートできれば、出退勤記録を簡単に給与へ反映でき、各データを入力する工数を削減できます。
スケジュール管理・シフト管理機能
勤怠管理システムでは、多種多様な勤務体系にも対応できる、柔軟なスケジュール設定機能があります。シフト制の職場であれば、シフトの作成やシフト希望の反映など、負担になっている業務を自動化できます。
勤怠管理システムの機能については以下の記事で詳しく紹介しています。
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勤怠管理システムのメリット
さて、勤怠管理システムの基本機能を押さえたところで、勤怠管理システムを活用するメリットを見ていきましょう。従業員の出退勤を管理する上で、勤怠管理システムを使うと、どんな便利なことがあるのでしょうか？
①就業時間を正確に把握できる
勤怠管理システムを活用して従業員の出退勤の時刻を管理していると、労務担当者が手入力する作業がなくなるため、不正申告や記入ミスがなくなります。タイムカードや日報などでの管理だと、後々担当者がシステムやエクセルにまとめ上げるときに、転記ミスが起きかねません。
社員数が多いほど管理や手続きに手間がかかるものですが、勤怠管理システムを活用すれば、ICカードやスマホ、生体認証などの仕組みによって、不正を防止しながら正確な就業時間の記録ができます。そのため、従業員にも管理者にも負担の少ない、就業時間の管理を実現できます。
②効率よく給与計算ができる
勤怠管理システムと給与計算システムを連携することができれば、別途データをインポートせずとも自動計算してくれます。
また、労働基準法で定められている、時間外労働や休日労働、深夜労働などの割増賃金の対象について、勤怠情報と規定を照らし合わせて手計算する必要がありません。勤怠管理システムにはこれらの出退勤時刻の記録だけではなく、規定に対応した労働時間の集計、管理もできるようになっています。
③法改正にスムーズに対応できる
人事担当者、労務担当者を悩ませる要因の一つに、法改正があります。ルール改正に対応した勤怠管理をすることを難しいことですが、勤怠管理システムを活用すれば、法改正に伴うシステム変更が保守契約の中で提供、もしくは、クラウドサービスなら無償で自動反映されます。
④テレワークにも対応できる
働き方改革が進んでいる今では、テレワークを導入している企業も少なくないのではないでしょうか？テレワークを実施する上での懸念点は、会社の外で働いている従業員の出退勤時間の管理です。ここでも、勤怠管理システムを活用すれば、社外にいても勤務時間を正確に測ることができます。
テレワークとは、在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスでの勤務などのことを指します。そこでの勤務時間の管理は、PCやモバイルからアクセスできるクラウド型の勤怠管理システムで可能になります。
テレワークの詳細や勤怠管理システムの関係については、以下の記事で詳しく紹介しています。
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以上のメリット以外にも、勤怠管理システムを導入して得られるメリットは以下の記事で詳しく紹介しています。
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徹底比較①【無料か？有料か？】
さて、勤怠管理の必要性や勤怠管理システムのメリットを解説してきましたが、いきなり高いコストをかけて導入するのもハードルが高いですよね。 実は、やろうと思えば勤怠管理は無料で実施することができるのです。
無料で勤怠管理をやってみよう！
では、どのようにして勤怠管理を無料でやるのでしょう？大きく分けて3つの方法があります。
- ①エクセルで勤怠管理
- ②グループウェアなどに付属している機能で勤怠管理
- ③無料の勤怠管理システムを導入
一つずつ、簡単に説明します。
①エクセルで勤怠管理
エクセルを使うことで、簡易的な勤怠管理システムを自作することができます。毎日の出勤時間と退勤時間、休憩時間を入力し、退勤時間から休憩時間と出勤時間を引けば、1日の勤務時間を算出することができます。また、1日の勤務時間欄を合計すれば、1ヶ月間の合計勤務時間を算出することができます。
ただし、残業代や休日出勤の時間の管理方法には注意が必要です。法定時間を超えた残業については、所定の割増料金を加算した残業代を支払うことが義務付けられていますが、残業代として計算される時間もエクセル上で算出しておくことが望ましいでしょう。
②グループウェアなどに付属している機能で勤怠管理
グループウェアには、出退勤を記録する打刻機能が付属しているものも多くあります。普段自分たちで使っているツール上にあれば、より手軽に使い始めることができるでしょう。朝の出勤時に「出勤」、夜の退勤時に「退勤」ボタンをクリックすれば、自動的に出勤時刻と退勤時刻が記録されます。
また、休憩時間についても、事前に設定しておけば自動で挿入することが可能です。月末になれば、出退勤の記録が終わったタイムカードをCSV出力すれば、簡易的ではありますが勤務表が完成します。
③無料の勤怠管理システムを導入する
勤怠管理システムの中には、無料で使えるものも存在します。機能としては非常にシンプルなもの、広告が挿入されるものもあります。有料の勤怠管理システムと機能面では遜色ないものでも、無料で使える人数に制限があったりする場合もあります。
ただ、スタートアップやベンチャー企業など、もともと従業員数が少ない企業であれば、無料で勤怠管理システムを利用できる人数制限内に収まる場合もあるでしょう。その場合は特に問題なく、こういったシステムを利用して、無料で勤怠管理を行うことができます。
無料で行う勤怠管理について知りたい方は、以下の記事も参考にしてみて下さい。
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無料の勤怠管理との差は？有料の勤怠管理システムの特徴
では、有料の勤怠管理システムは、無料の勤怠管理システムとどこが違うのでしょうか？
- ・保存データの補償制度がある
- ・メンテナンスやアフターフォローが充実している
- ・市販の給与ソフトとの整合性がある
- ・購入費用やランニングコストが必要
このように、無料の勤怠管理システムではできないメリットがあるのです。無料の勤怠管理システムでは、導入費用やランニングコストがかからないところが大きなメリットではありますが、無料である一方で、サポートやセキュリティ面での心配事があります。
初期費用と運用費用がかかる有料の勤怠管理システムですが、長期間利用することを考えるなら、安心して使えるものになるでしょう。
無料か有料かどんな製品を選べばいいか悩んでいる方は、以下の記事も参考にしてみてください。。
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徹底比較②【オンプレミス型か？クラウド型か？】
次は、勤怠管理システムの提供型を比較してみましょう！
オンプレミス型―自社に合うようにカスタマイズ！
オンプレミス型の勤怠管理システムは、自社でシステム環境を構築した勤怠管理システムです。完全に自社にマッチしたシステムを構築できるため、クラウド型の勤怠管理システムと比較して、拡張性に優れていて好きなようにカスタマイズできます。その分、導入コストが高くなることもあります。入念な下調べと準備をしてから導入しましょう。
クラウド型―コストメリットを優先！
クラウド型の勤怠管理システムは、オンプレミス型と比較して、どのような特徴があるのでしょうか？オンプレミス型とは違い、クラウド型はあらかじめ勤怠管理システムとして作成されているものを、ユーザーごとの課金制で導入するものであるため、導入費はオンプレミス型よりも格段に安く済みます。コストメリットを重視するのであれば、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。
また、クラウド型の勤怠管理システムであれば、外出先でも、モバイルやアプリから打刻ができるようになります。経費申請システムとの連携機能があれば、交通費精算も自動でできます。
詳しくは以下の記事で紹介しています。
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どのように選べばよい？―勤怠管理システムの選定ポイント
勤怠管理システムの特徴や価格・提供形態の違いが分かったところで、実際に勤怠管理システムを選ぶ際に気をつけたいポイントをご紹介します。自社で初めての導入の際は失敗しないよう選び方を知っておきたい！という方も多いかと思います。ここでは、勤怠管理システムの選定ポイントを6つピックアップして解説していきます。
①自社の勤務体系に対応しているか？
勤怠管理システムを導入するには、会社で定めている勤務体系に対応しているかを確認してください。業種や企業規模などによって、会社の就業規則が大きく異なります。勤怠管理システムでは、勤務形態や給与体系、休日休暇などの項目が関わるため、就業規則にそぐわない勤怠管理システムを選定してしまうと、うまく活用できない失敗の原因になりかねません。
②給与計算システムの連携は可能か？
給与計算システムと連携できる勤怠管理システムがあります。給与計算において、勤怠情報は重要な情報です。連携の仕方は2パターンあり、API連携により勤怠情報を自動で計算してくれるシステムと、勤怠管理システムからCSVファイルに出力してデータをインポートして連携するシステムがあります。
③打刻方法など、従業員にとって使いやすいシステムか？
勤怠管理をする上で、いくら高性能な勤怠管理システムを導入したからといって、従業員に活用が定着しなければ意味がありません。出退勤のデータを収集するタイムレコーダーや管理画面のデータ集計など、さまざまな機能が自社の従業員にとって使いやすいものかどうかを見極めましょう。
勤怠管理システムには、タイムカード、ICカード、生体認証、アプリからの打刻など、さまざまな打刻方法があります。業務や従業員、コストに合わせて、最適なものを選ぶことが大切です。
④キャパシティとセキュリティは十分か？
勤怠管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があることは説明しましたが、クラウド型であれば、センター側のキャパシティの確認が必要です。対応できないままにクラウド型の勤怠管理システムを導入しても、活用できずに問題が発生するだけになってしまいます。特に、勤怠管理は出勤の朝の始業時間にアクセスが集中することが想定されるので、キャパシティは十分にあった方がよいでしょう。
また、従業員の勤怠情報は機密情報にあたるため、勤怠管理システムがセキュアな状態にあるかどうかも確認が必要です。
⑤自社に合うタイムレコーダーか？
社員の出退勤の時間を管理する勤怠管理システムですが、実際に出退勤のデータを収集する役割を担っているのは「タイムレコーダー」です。タイムレコーダーは、勤怠管理システムとペアとなり、システム選択の際の重要なポイントになります。タイムカードが主流になっていたタイムレコーダーですが、今ではデジタルに打刻時間を管理し、勤怠管理システムへとデータを転送する機能が一般的になっています。
また、打刻方法もさまざまのため、タイムレコーダーには認証機能も含まれています。タイムレコーダーが自社に合うかどうかを見極めるポイントは、仕様規模や耐久性、打刻機能などがあります。細かな機能や条件を見ながら、自社に合うタイムレコーダーを選ぶことが大切です。
タイムレコーダーの選定ポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。
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⑥多言語対応になっているか？
最近の勤怠管理システムは進化しており、海外に支社を持つ企業や海外人材を雇用する企業のために、多言語対応が一つのキーワードになっています。グローバル企業から注目され、ログインするユーザーごとに表示言語を切り替えられる製品も出ています。
自社のニーズに合った勤怠管理システム選びを！
一口に勤怠管理システムといっても、シフト勤務や海外展開など、対応しなければ行けない就業形態は企業ごとに様々です。そのため、たとえシェアNo.1の製品でも、自社の就業形態に対応できない場合もあります。
また、価格が安いからといって導入したら使いにくかったり、必要以上に多機能なシステムを導入した結果、コストが高くついてしまうなど、結果的に導入が失敗となってしまうケースもあります。
勤怠管理システムを導入する際には、自社に必要な機能は何か、自社の就業形態に対応しているのかなど、様々な観点から比較した上で導入をご検討ください。
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