勤怠管理とは
勤怠管理とは、従業員の出退勤や休暇取得などの就業に関する状況を正確に把握し、法令や会社の就業規則を守って労働できているか管理することをいいます。賃金を正しく支払うためだけでなく、長時間労働の防止や従業員の健康維持にも欠かせないものです。
なお、勤怠管理は業種や企業規模にかかわらず、使用者の義務とされています。
勤怠管理が必要な背景
労働基準法によると、従業員の労働時間は「１日８時間、週に40時間」、時間外労働の上限は原則「月45時間・年360時間」と定められています。また、法定時間外労働や休日労働には割増賃金が必要です。コンプライアンスを遵守し、適切な賃金を支払うためには従業員一人ひとりの就業情報を正確に把握しなくてはなりません。
さらに、働き方改革の流れをうけ2019年より労働安全衛生法が改正され、客観的な方法による労働時間の把握が義務づけられました。法改正により、タイムレコーダーや専用システムを用いた勤怠管理体制の構築と、勤怠記録の３年間の保管が必要となりました。
参考：労働基準法 | e-Gov法令検索
参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
勤怠管理で把握する就業情報とは
使用者が管理する勤怠情報は、以下のものが一般的です。
- ・出勤時間、退勤時間、休憩時間
- ・実労働時間
- ・時間外労働（残業）の時間とその区分（法定内残業・法定外残業）
- ・深夜労働時間
- ・休日の労働時間とその区分（法定内・法定外）
- ・出勤日数・欠勤日数
- ・有給休暇の取得日数と残数
上記の勤怠情報をもとに、従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握し、時間外労働の上限規定を超えていないか、給与支払いが正しく行われているかなどを管理します。
就業管理との違い
似た言葉である勤怠管理と就業管理は一般的にはほぼ同義として扱われています。勤怠管理は「従業員の労働時間の管理」を主な目的とする言葉です。対して就業管理は「従業員が法令や社内規定に沿って従事しているかを管理すること」が目的です。
就業管理の一つとして勤怠管理が位置づけられているといえるでしょう。
勤怠管理の方法
勤怠管理の方法は、大きく４つに分かれます。それぞれの特徴や違い、メリット・デメリットを詳しく解説します。
紙の出勤簿に手書き
従業員が出退勤時に紙の出勤簿へ時刻を手書きする方法です。従業員数の少ない小規模な事業所で主に導入されています。用紙とペンがあればすぐに開始できるため導入費用は低いですが、記入漏れや転記ミス、紛失などのリスクがあります。
また2019年４月の労働安全衛生法の改正により、出勤簿のような自己申告による勤怠記録方法単独では、適切な勤怠方法として認められなくなりました。タイムカードや勤怠管理システムなど、客観的に労働時間を把握できる方法との併用が求められます。なお出勤簿は３年間の保管が求められるため、保管場所や管理コストについても検討する必要があるでしょう。
- ■メリット
- 費用がかからず、手軽に導入できる。
- ■デメリット
- 出勤簿とあわせて、客観的な労働時間の把握が求められる。
タイムカードで打刻
紙のタイムカードをタイムレコーダーに通して出退勤時間を記録する方法です。タイムレコーダーには時刻を記録するシンプルなものから、集計機能のついたものや簡易的な勤怠管理システムが内蔵されたものまで、さまざまな種類があります。比較的安価で導入できるのも特長です。
手書きによるミスはなくなりますが、打刻情報をエクセルに転記する際の入力ミスが考えられます。また、他の人にカードの挿入を頼むなど、打刻の不正も発生しかねません。
タイムカードは多くの企業で導入されています。しかし、働き方の多様化が進むにつれ、テレワークや直行直帰に対応できないなどの課題点が出てきました。実際に勤怠管理システムへ切り替える事例が増えています。
- ■メリット
- 比較的低コストで導入でき、操作も簡単。
- ■デメリット
- 休暇管理や残業管理が別途必要。
勤怠表（エクセル）で管理
勤怠表とは従業員の出勤状況や欠勤の情報を表にまとめたもので、勤怠管理表ともよばれます。すでにエクセルを導入している企業であれば無料で始められるうえ、手書きの出勤簿に比べて速く正確に集計できるのが特長です。テンプレートも多くありますが、関数の知識があれば自作も可能でしょう。
しかし、入力ミスや操作ミスによるデータの消失、改ざんなどのリスクはあります。また法改正の度に修正が必要になる可能性も考えられます。
- ■メリット
- 費用がかからず導入できる。
- ■デメリット
- 計算ミスやデータ改ざんのリスクがある。
勤怠管理システムで管理
勤怠管理による管理は、紙・エクセル・タイムカードでの管理方法に比べると少し費用がかかります。しかし勤怠管理システムを導入すれば、不正打刻や記入・転記・計算ミスを防いだうえで正確に就業時間を把握できるでしょう。打刻方法も豊富で、交通系ICカードや社員証・スマホアプリ・PCのシステムログイン/ログオフ、静脈や指紋による生体認証などさまざまです。
また、勤怠データを給与計算システムと連動して労務管理を効率化したり、システム上でシフト作成や共有が可能だったりと、従業員・管理者双方にとって負担が解消されるでしょう。
- ■メリット
- リアルタイムで勤怠情報を管理できるため、残業管理がしやすく労働過多を防げる。
- ■デメリット
- 導入に費用がかかる。就業ルールの変更・周知が必要となる場合もある。
勤怠管理システムは、製品によって機能が豊富です。以下の記事より、おすすめの勤怠管理システムを比較できます。ぜひ製品選びの参考にしてください。
勤怠管理における注意点
ここからは、勤怠管理をする際に気をつけるポイントについて、詳しく解説します。
雇用形態にかかわらず休暇管理する
労働基準法では、正社員・アルバイト・パートなどの区分なく、一定の条件を満たせば有給休暇が付与されると定められています。さらに2019年の法改正によって、企業は労働者に対して年５日の有給休暇を取得させるよう義務付けられました。違反すると罰則が適用されるため、全従業員の有給取得日数を正確に管理する必要があります。
扶養控除を希望する従業員の勤怠管理を慎重に行う
アルバイト・パート従業員はシフト勤務や不定期勤務のため、一人ひとりの勤怠状況をより正確に把握しなくてはなりません。なかでも扶養控除の範囲で勤務を希望する従業員については、年収や週の労働時間によって扶養から外れてしまう可能性があるため、勤務日数や時間の調整が必要です。
テレワーク下の勤怠管理ルールを周知・徹底する
テレワーク下では勤務実態の把握が難しく、クラウド型の勤怠管理システムから打刻するなどの自己申告に頼ることになります。直接勤務状況を確認できないため、長時間労働のリスクが高まります。PCのログ管理などによる実態調査を必要に応じて実施する、社内ルールを徹底させる、などの対策が必要でしょう。
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勤怠管理システムの導入メリット
従業員の勤務実態の正確な把握には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。ここからは、勤怠管理システムの導入メリットを紹介します。
就業時間を正確に把握できる
勤怠管理システムを活用して従業員の出退勤時刻を管理すると、労務担当者による手入力作業がなくなるため、不正申告や記入ミスを防げます。タイムカードや日報での管理だと、後々担当者がシステムやエクセルにまとめ上げるときに、転記ミスが起きかねません。
効率よく給与計算ができる
勤怠管理システムと給与計算システムを連携できれば、別途データをインポートせずとも自動計算してくれます。
また労働基準法で定められている、時間外労働や休日労働、深夜労働などの割増賃金の対象について、勤怠情報と規定を照らしあわせて手計算する必要がありません。勤怠管理システムは出退勤時刻の記録だけではなく、規定に対応した労働時間の集計・管理も可能です。
法改正にスムーズに対応できる
人事担当者、労務担当者を悩ませる要因の一つに、法改正があります。働き方改革に伴い数年間の間に多くの法律が改正しており、すべての対応するにはかなり負担でしょう。勤怠管理システムを活用すれば、法改正に伴うシステム変更が保守契約内で提供、もしくは、クラウドサービスなら無償で自動反映されます。
テレワークにも対応できる
テレワークとは、在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスでの勤務などを指します。テレワークを実施するうえでの懸念点は、会社の外で働いている従業員の出退勤時間の管理です。PCやモバイルからアクセスできるクラウド型の勤怠管理システムを活用すれば、社外にいても勤務時間を正確に測れるでしょう。
システムを活用して適切な勤怠管理をしよう
勤怠管理は企業の義務であり、正確で客観的な勤怠状況の記録が求められます。勤怠管理の課題を解決し、業務効率化につながるのが勤怠管理システムです。コストや自社の勤務体系にあわせて適した製品の導入を検討してください。
