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スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを活用するメリット・デメリットとは?

#製品比較
2021年05月17日 最終更新
ワークフローシステムの製品一覧
スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを活用するメリット・デメリットとは?

最近のワークフローシステムは、スマホ・タブレットに対応したものが大半で、社外から申請や承認が可能です。承認者が出張などで不在だと決裁までに時間がかかりますが、どこからでも承認できるので手続きが円滑に進むでしょう。この記事ではスマホ・タブレット対応のワークフローシステムを紹介し、導入のメリットやデメリットも解説します。

この記事は2021年5月時点の情報に基づいて編集しています。

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ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、申請から承認までの業務フローを電子化し、手続きのスピード向上や効率化を実現するシステムです。また、権限を付与された人しか承認できず、社内ルールに則った承認ルートで手続きが進み、進捗を可視化して証跡を管理するので、内部統制の強化にもつながります。

【システムの基本機能】
  • ●書類のフォーム作成
  • ●承認ルート設定
  • ●承認・決裁

以下の記事では、ITトレンドで資料請求の多かった人気製品のほか、大企業向けや操作が簡単な製品などタイプ別にさまざまな製品を比較しています。

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スマホ・タブレット対応システムのメリット

最近では、ワークフローシステムがスマホやタブレットに対応したことで、申請や承認をPC以外でも実行できるようになりました。これは業務の効率化に大きく役立ちます。主なメリットは以下のとおりです。

1.外出先から申請・承認できるので決裁までがスピーディー

これまでは、社内でなければ申請・承認作業を進められないという課題がありました。例えば外回りの多い営業担当者が、見積書の作成にあたって上司の承認を得るためだけに帰社しなければならないケースが考えられます。しかし、承認者である上司が会議や出張などで離席していれば、承認を得るまでに時間がかかるでしょう。見積書の発行に遅れが生じると、先方が他社を検討しはじめるかもしれません。

スマホ・タブレット対応のワークフローシステムは、こうした課題に効果的です。スマホやタブレットでワークフローシステムにアクセスし、申請や承認を行えます。営業担当者はわざわざ帰社する必要がなく、承認者は移動時間などの空き時間を使って承認できます。必要に応じてコメントを入力し、申請内容に不備があれば差し戻しも可能です。

2.承認依頼の通知が届くので漏れがない

製品の中にはメール通知やスマホのプッシュ通知機能が搭載されたものがあります。ワークフローシステムにアクセスしていないときでも、申請や承認、差し戻しがあればすぐに把握できます。ワークフローの停滞を防ぎ、処理漏れをなくせるでしょう。

なお、ChatWorkやSlackなどと連携して、ビジネスチャットツール上に通知が届くように設定することも可能です。

ほかにもワークフローシステムにはさまざまなメリットがあります。以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

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スマホ・タブレット対応システムのデメリット

スマホ・タブレット対応により、外出先でも申請・承認ができることは大きなメリットです。しかし、システム導入の際にデメリットとなることもあります。

1.利用端末に対応していない可能性がある

製品を導入するにあたっては、利用している端末に対応しているかという点に注意しなければなりません。iPhoneにしか対応しておらずiPadやAndroidは未対応、といった製品もあります。

社内で用意した端末か個人所有の端末を業務で利用していると思いますが、マルチOS・マルチデバイス対応のものを選ぶとよいでしょう。あるいは、利用端末・OSの種類を確認しておき、それに対応しているものを選択してください。また、無料トライアルやデモを活用して、スマホやタブレットで申請書が見やすいか、簡単な手順で承認できるかなどを確認するのがおすすめです。

2.端末紛失時に情報漏えいのリスクがある

外出先で申請・承認作業を進めていて、万が一スマホやタブレットをどこかに置き忘れてしまった場合、情報漏えいのリスクが高まります。申請書の中には社外秘の重要な情報が含まれていることもあり、第三者に見られてはなりません。

もちろん、スマホやタブレットを紛失したとしても、ワークフローシステムにログインされなければまだ安全です。IDとパスワードを設定していれば、紛失しても簡単に見られる心配はないでしょう。しかし、実際にはID・パスワードが自動入力されるように設定しているケースは多く、リスクが高い状態といえます。

そのため、スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを導入する際には、端末やパスワード管理などのルールも徹底しましょう。

なお、個人所有の端末を業務利用する場合には、MDM(Mobile Device Management)も導入すると安心です。MDMとは、複数のデバイスの一元管理をするシステムで、紛失時には遠隔操作で端末内のデータを削除できます。また、不正利用されないように監視・制限も可能です。MDMの導入により、セキュリティが強化されるでしょう。

MDMのおすすめ製品を以下の記事で紹介しているので、ぜひこちらもご覧ください。

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【比較】おすすめスマホ・タブレット対応ワークフローシステム

ここからはスマホ・タブレットに対応したおすすめのワークフローシステムを紹介します。ITトレンドの資料請求ランキングで上位の製品をピックアップしましたので、まずはこちらの製品から検討してみてください。

ジョブカンワークフローのロゴ画像

ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTS
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《ジョブカンワークフロー》のPOINT
  1. 社内のあらゆる申請に対応!スマホからも申請・承認可能!
  2. クラウドサインと連携!社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
  3. 業界最安クラス!資料請求の方には3か月無料クーポン配布中

「ジョブカンワークフロー」は、株式会社Donutsが提供するクラウド型ワークフローシステムで、2019年・2020年の2年連続ランキング1位を獲得しています。スマホ・タブレット端末のブラウザからシステムにアクセスして、申請・承認を行えます。申請フォーム作成や条件分岐の承認経路設定など、必要な機能を網羅しているにもかかわらず、利用料金は1ユーザー月300円という低コストが魅力です。なお、ジョブカンシリーズを利用していれば月250円です。

ジョブカンワークフローの製品詳細ページはこちら arrow_forward_ios
Create!Webフローのロゴ画像

Create!Webフロー

インフォテック株式会社
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《Create!Webフロー》のPOINT
  1. 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
  2. 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
  3. 各種システムと連携して業務全体を効率化

インフォテック株式会社が提供する「Create!Webフロー」は、iPhoneやiPad、Android端末に対応したワークフローシステムです。モバイル専用画面が用意されており、PC画面とモバイル専用画面を自由に切り替えられます。また、紙の申請書のイメージをそのままにフォーマットをデザインできたり、複雑な承認フローを設定できたり、柔軟性の高さも特徴でしょう。グループウェアや社内ポータルと連携し、シングルサインオンや進捗確認などが可能です。

Create!Webフローの製品詳細ページはこちら arrow_forward_ios
X-point Cloudのロゴ画像

X-point Cloud

株式会社エイトレッド
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《X-point Cloud》のPOINT
  1. 直感的操作で誰にでも使いやすいのに稟議に対応する機能性の高さ
  2. ノーコードで簡単にフォーム作成!1000以上のサンプルフォームも
  3. 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化

株式会社エイトレッドの「X-point cloud」は、従業員数1,000名未満の企業に適したクラウド型ワークフローシステムです。iPhone・iPad、Android端末対応のアプリやモバイルサイトが用意されており、申請や承認作業を進められます。また、プッシュ通知機能も搭載しており、グループウェアなどの外部システムとの連携が可能です。さらに、申請フォーマットは1,000以上のサンプルがあり、承認ルートの設定も自由度が高いです。

X-point Cloudの製品詳細ページはこちら arrow_forward_ios

なお、以下の記事ではアプリに対応しているワークフローシステムを比較しています。今回紹介したのはほんの一部なので、製品比較する際は以下もぜひご覧ください。

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ワークフローアプリを徹底比較!選び方も解説!

watch_later 2021.05.19

ワークフローアプリを徹底比較!選び方も解説!

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スマホ・タブレット対応システムで申請・承認業務の迅速化へ

ここ数年、行政手続きにおいても脱ハンコの動きが加速しており、企業でもワークフローシステムの導入率が高まっています。せっかくシステムを導入するなら、スマホ・タブレット対応の製品がおすすめです。どこからでもシステムにアクセスして申請・承認を進められるので決裁までが迅速化されるうえ、プッシュ通知により承認漏れもなくなるでしょう。ぜひこの機会に、さまざまな製品を比較して導入検討してみてはいかがでしょうか。

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基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
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インフォテック株式会社
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3.9
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紙の申請・決裁業務をそのまま電子化する「Create!Webフロー」
Create!Webフローは「紙」と「デジタル」のメリットをあわせ持つワークフローシステム。 紙による申請・決裁の流れをシステム上に再現することで、業務プロセスの可視化・効率化を実現します。
株式会社DONUTS
株式会社DONUTS
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無料プランご用意!選ばれてNo1 稟議・申請を電子化ジョブカンワークフロー
★ITトレンド年間ランキング2020で1位獲得 導入実績2万社突破! 1ユーザ250円〜で利用可能。初期費用・サポート費用無料! 稟議・申請書のペーパーレス化はジョブカン。テレワークにも対応!
株式会社イーネットソリューションズ
株式会社イーネットソリューションズ
☆☆☆☆☆
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4.1
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紙申請の負担を電子化で軽減!ドキュメントワークフロー ActionPassport
いま使用している紙の書類をそのまま再利用することで、ワークフローの電子化を実現するクラウドサービス。コンプライアンス強化のための決裁フローの可視化にも最適です。
株式会社日立ソリューションズ西日本
株式会社日立ソリューションズ西日本
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Hi-PerBT ワークフロー
クラウドなので導入・電子化・運用カンタン! 決裁書や申請書、報告書等の社内帳票を電子化し、 ウェブ上で申請・承認を実施。帳票自動回覧システムを構築します。
株式会社エイトレッド
株式会社エイトレッド
☆☆☆☆☆
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3.8
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稟議に対応する高機能ワークフロークラウドX-point Cloud
ワークフロー運用に必要なきめ細やかな機能を実装しており、稟議にも完全対応。まるで紙のようなフォームだから導入もスムーズ。ノンプログラミング&安心のサポート体制で管理者も安心!
株式会社コラボスタイル
株式会社コラボスタイル
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WebとExcelで誰でも「簡単に直感的に操作できる」ワークフローコラボフロー
コラボフローはWebとExcelがあれば誰でもワークフローを作成・運用できるワークフローシステムです。使い手を選ばない簡単な操作性と充実機能で刻々と変化する業務に迅速柔軟に対応します。
住友電工情報システム株式会社
住友電工情報システム株式会社
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3.7
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あらゆる申請業務を楽々電子化、電子決裁システムの決定版楽々WorkflowII
すぐに簡単に導入できる「クラウド」や基幹システム連携対応の「パッケージ」など予算や規模に合わせて様々なワークフローを提供。
株式会社ビーブレイクシステムズ
株式会社ビーブレイクシステムズ
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クラウドワークフローシステム「MA-EYES」
稟議や各申請を電子化して業務効率化に貢献するクラウド型ワークフローシステムです。
サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社
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3.9
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申請の電子化により、ペーパーレスと迅速な承認を実現Garoon(ガルーン)
ワークフローに加え、スケジュール管理や情報共有の基盤としても利用できるグループウェアとしての機能をワンパッケージに集約した製品です。
株式会社ワークスアプリケーションズ
株式会社ワークスアプリケーションズ
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ノーコードで現場で簡単に利用できる「HUE Workflow」
現場で簡単に利用することができる、ワークフローサービスです。 直観的に設定できるので専門的なスキルは必要なく、紙の申請を簡単に電子化し、ペーパーレスを推進することができます。
ディサークル株式会社
ディサークル株式会社
☆☆☆☆☆
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3.8
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ペーパーレス化で生産性向上オールインワン情報活用ツール POWER EGG 3.0
ワークフロー、Webデータベース、グループウエア機能をオールインワンで実装。 日々の申請業務はもちろん、集計や台帳管理・進捗管理など決裁後の業務までワンストップで管理します。
株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社)
株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社)
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国内シェアNO.1 ワークフローシステムX-point
あらゆる業務を効率化! 紙の書類を扱うのと同じような「直感的な操作」を実現したワークフローシステムです。
スミセイ情報システム株式会社(SLC)
スミセイ情報システム株式会社(SLC)
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3.8
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テレワーク・ペーパーレス化を促進『皆伝!』シリーズ
皆伝!シリーズは、経費精算、人事総務、勤怠業務を中心にワークフローのパイオニアとして、バックオフィス業務全般を強力にサポートします。
株式会社ワークスアプリケーションズ
株式会社ワークスアプリケーションズ
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4.4
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大規模企業様の対応実績多数!複雑なWFも標準機能で実現!ArielAirOne
大手企業実績多数!企業規模1000名以上の導入比率 90%! 緻密な権限制御、全文検索、スマートデバイス対応など、情報を最大限活用しテレワーク効率を最大化する高機能グループウェアです。
株式会社大塚商会
株式会社大塚商会
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申請と承認を電子化し決裁スピードアップへeValue V
会社内における稟議書や届出書、報告書の提出を電子化することにより、業務効率を向上させるツールです。
サイオステクノロジー株式会社
サイオステクノロジー株式会社
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クラウド型ワークフローシステムで業務の電子化/DXGluegent Flow
シンプルな操作性で簡単に使える本格クラウド型ワークフローシステムです。 Google や Microsoft 365と強力に連携する Gluegent Flow により様々な業務プロセスをデジタル化します。
株式会社電通国際情報サービス
株式会社電通国際情報サービス
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社内の申請・各種届出業務を電子化するワークフローシステムCi*X Workflow
人事や総務に関する各申請・届出業務の電子化・ペーパーレス化の推進を強力にサポートする汎用ワークフローシステムです。
TDCソフト株式会社
TDCソフト株式会社
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申請業務をラクにシンプルにする クラウドワークフロー「Styleflow」
外出先や遠隔地で申請承認できて業務効率UP!プログラム知識不要で誰でも使えるからスピード導入を実現。少人数~大規模組織まで「Styleflow」は日本のワークスタイルに合わせたサービスです。
株式会社東計電算
株式会社東計電算
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業務系スクラッチ開発が得意な会社の簡単Findワークフロー
Findワークフローはシンプルで使いやすいワークフローシステムです。 業務システムSEのノウハウを活かした業務システム連携をご提案できます。 自社DC運用による当社一貫対応をご提供致します。
株式会社LayerX
株式会社LayerX
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バクラク申請(旧: LayerX ワークフロー)
「稟議システム」と「会計システム」のデータの分断による非効率を解決する次世代のクラウド型稟議システムです。 バクラク請求書と合わせて活用し、一気通貫の業務を実現いたします。
株式会社kickflow
株式会社kickflow
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エンタープライズ向け次世代のクラウドワークフロー「kickflow」
kickflowはエンタープライズ企業の課題解決に特化してつくられた次世代のクラウドワークフローです。圧倒的な使いやすさと管理のしやすさで企業の意思決定とデジタル戦略を加速させます。
株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社)
株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社)
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【稟議完全対応・組織改編に強い】 大規模組織向けワークフローAgileWorks
社内業務やシステム管理のコストを最適な形で解決! システムを停止することなくワークフロー設定の変更が可能な、 組織改編や業務変更に強いワークフローシステムです。
freee株式会社
freee株式会社
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30日間無料!ノーコードで導入・運用負担が軽い クラウドワークフローfreee
クラウドワークフローで、簡単申請、どこでも承認。 稟議申請から会計処理、管理までfreee 1つで一気通貫で対応することが可能です。
株式会社ドリーム・アーツ
株式会社ドリーム・アーツ
☆☆☆☆☆
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大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB」
【SaaS型ワークフロー大企業シェア「No.1」※】 「SmartDB」は高セキュリティの文書管理+ワークフローシステムを搭載した業務デジタル化クラウドです。
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5月16日(月) 更新
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  • 稟議に対応する高機能ワークフロークラウドX-point Cloud
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