スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを活用するメリット・デメリットとは？

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、申請から承認までの業務フローを電子化し、手続きのスピード向上や効率化を実現するシステムです。また、権限を付与された人しか承認できず、社内ルールに則った承認ルートで手続きが進み、進捗を可視化して証跡を管理するので、内部統制の強化にもつながります。

【システムの基本機能】

• ●書類のフォーム作成
• ●承認ルート設定
• ●承認・決裁

以下の記事では、ITトレンドで資料請求の多かった人気製品のほか、大企業向けや操作が簡単な製品などタイプ別にさまざまな製品を比較しています。

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スマホ・タブレット対応システムのメリット

最近では、ワークフローシステムがスマホやタブレットに対応したことで、申請や承認をPC以外でも実行できるようになりました。これは業務の効率化に大きく役立ちます。主なメリットは以下のとおりです。

１．外出先から申請・承認できるので決裁までがスピーディー

これまでは、社内でなければ申請・承認作業を進められないという課題がありました。例えば外回りの多い営業担当者が、見積書の作成にあたって上司の承認を得るためだけに帰社しなければならないケースが考えられます。しかし、承認者である上司が会議や出張などで離席していれば、承認を得るまでに時間がかかるでしょう。見積書の発行に遅れが生じると、先方が他社を検討しはじめるかもしれません。

スマホ・タブレット対応のワークフローシステムは、こうした課題に効果的です。スマホやタブレットでワークフローシステムにアクセスし、申請や承認を行えます。営業担当者はわざわざ帰社する必要がなく、承認者は移動時間などの空き時間を使って承認できます。必要に応じてコメントを入力し、申請内容に不備があれば差し戻しも可能です。

２．承認依頼の通知が届くので漏れがない

製品の中にはメール通知やスマホのプッシュ通知機能が搭載されたものがあります。ワークフローシステムにアクセスしていないときでも、申請や承認、差し戻しがあればすぐに把握できます。ワークフローの停滞を防ぎ、処理漏れをなくせるでしょう。

なお、ChatWorkやSlackなどと連携して、ビジネスチャットツール上に通知が届くように設定することも可能です。

ほかにもワークフローシステムにはさまざまなメリットがあります。以下の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

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スマホ・タブレット対応システムのデメリット

スマホ・タブレット対応により、外出先でも申請・承認ができることは大きなメリットです。しかし、システム導入の際にデメリットとなることもあります。

１．利用端末に対応していない可能性がある

製品を導入するにあたっては、利用している端末に対応しているかという点に注意しなければなりません。iPhoneにしか対応しておらずiPadやAndroidは未対応、といった製品もあります。

社内で用意した端末か個人所有の端末を業務で利用していると思いますが、マルチOS・マルチデバイス対応のものを選ぶとよいでしょう。あるいは、利用端末・OSの種類を確認しておき、それに対応しているものを選択してください。また、無料トライアルやデモを活用して、スマホやタブレットで申請書が見やすいか、簡単な手順で承認できるかなどを確認するのがおすすめです。

２．端末紛失時に情報漏えいのリスクがある

外出先で申請・承認作業を進めていて、万が一スマホやタブレットをどこかに置き忘れてしまった場合、情報漏えいのリスクが高まります。申請書の中には社外秘の重要な情報が含まれていることもあり、第三者に見られてはなりません。

もちろん、スマホやタブレットを紛失したとしても、ワークフローシステムにログインされなければまだ安全です。IDとパスワードを設定していれば、紛失しても簡単に見られる心配はないでしょう。しかし、実際にはID・パスワードが自動入力されるように設定しているケースは多く、リスクが高い状態といえます。

そのため、スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを導入する際には、端末やパスワード管理などのルールも徹底しましょう。

なお、個人所有の端末を業務利用する場合には、MDM（Mobile Device Management）も導入すると安心です。MDMとは、複数のデバイスの一元管理をするシステムで、紛失時には遠隔操作で端末内のデータを削除できます。また、不正利用されないように監視・制限も可能です。MDMの導入により、セキュリティが強化されるでしょう。

MDMのおすすめ製品を以下の記事で紹介しているので、ぜひこちらもご覧ください。

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【比較】おすすめスマホ・タブレット対応ワークフローシステム

ここからはスマホ・タブレットに対応したおすすめのワークフローシステムを紹介します。ITトレンドの資料請求ランキングで上位の製品をピックアップしましたので、まずはこちらの製品から検討してみてください。

ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTS

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《ジョブカンワークフロー》のPOINT

1. 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
2. クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
3. 業界最安クラス！資料請求の方には3か月無料クーポン配布中

「ジョブカンワークフロー」は、株式会社Donutsが提供するクラウド型ワークフローシステムで、2019年・2020年の２年連続ランキング１位を獲得しています。スマホ・タブレット端末のブラウザからシステムにアクセスして、申請・承認を行えます。申請フォーム作成や条件分岐の承認経路設定など、必要な機能を網羅しているにもかかわらず、利用料金は１ユーザー月300円という低コストが魅力です。なお、ジョブカンシリーズを利用していれば月250円です。

Create!Webフロー

インフォテック株式会社

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《Create!Webフロー》のPOINT

1. 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
2. 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
3. 各種システムと連携して業務全体を効率化

インフォテック株式会社が提供する「Create!Webフロー」は、iPhoneやiPad、Android端末に対応したワークフローシステムです。モバイル専用画面が用意されており、PC画面とモバイル専用画面を自由に切り替えられます。また、紙の申請書のイメージをそのままにフォーマットをデザインできたり、複雑な承認フローを設定できたり、柔軟性の高さも特徴でしょう。グループウェアや社内ポータルと連携し、シングルサインオンや進捗確認などが可能です。

X-point Cloud

株式会社エイトレッド

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《X-point Cloud》のPOINT

1. 直感的操作で誰にでも使いやすいのに稟議に対応する機能性の高さ
2. ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
3. 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化

株式会社エイトレッドの「X-point cloud」は、従業員数1,000名未満の企業に適したクラウド型ワークフローシステムです。iPhone・iPad、Android端末対応のアプリやモバイルサイトが用意されており、申請や承認作業を進められます。また、プッシュ通知機能も搭載しており、グループウェアなどの外部システムとの連携が可能です。さらに、申請フォーマットは1,000以上のサンプルがあり、承認ルートの設定も自由度が高いです。

なお、以下の記事ではアプリに対応しているワークフローシステムを比較しています。今回紹介したのはほんの一部なので、製品比較する際は以下もぜひご覧ください。

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スマホ・タブレット対応システムで申請・承認業務の迅速化へ

ここ数年、行政手続きにおいても脱ハンコの動きが加速しており、企業でもワークフローシステムの導入率が高まっています。せっかくシステムを導入するなら、スマホ・タブレット対応の製品がおすすめです。どこからでもシステムにアクセスして申請・承認を進められるので決裁までが迅速化されるうえ、プッシュ通知により承認漏れもなくなるでしょう。ぜひこの機会に、さまざまな製品を比較して導入検討してみてはいかがでしょうか。