スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを活用するメリット・デメリットとは？

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、申請から承認までのフローを電子化し、承認手続きのスピード向上や効率化を実演するシステムです。また、システム活用していくことで、然るべき人しか承認フローに入れなかったりが出来るので、内部統制を図ることも可能とします。

スマホ・タブレット対応のメリット

ワークフローシステムは以下のことが可能なシステムです。

• ●書類のフォーム作成
• ●承認申請プロセスの可視化
• ●ブラウザ上で、書類の承認申請・承認付与が行える

これらの機能がベースで、もともとはPC上でできるものでした。

最近では、ワークフローシステムがスマホやタブレットに対応したことで、承認申請プロセスが、PC以外でも実行できるようになりました。これは業務の効率化に大きく役立ちます。主たるメリットは以下の3つです。

メリット１　申請者が外出先・出張先から承認申請できる

例えば、営業の方が承認申請のためだけに、帰社しなければいけないことはありませんか？そうなると、帰社にかかる時間や交通費が余分に発生します。

スマホで承認申請が行えると、毎回PC操作や印鑑をもらうために帰社する必要がなくなります。営業の方は、帰社の手間がなくなり、会社としても、交通費の削減にもなるでしょう。

メリット２　承認者も外出先・出張先から承認できる

承認者が忙しく、会議や出張で離席していることは多いでしょう。モバイル対応のワークフローシステムでは外出先から承認ができるために、スキマ時間を利用して対応することが可能です。重要な書類の承認までの時間が短くなります。

また、近年環境への配慮やコスト削減と言った面から、紙資料をデータ化してタブレットで持ち運ぶケースが多くなっています。タブレット対応のワークフローシステムとも相性がいいでしょう。

メリット３　通知機能がある

ワークフローシステムには、プッシュ通知機能がついている場合があります。この機能があれば、承認申請書類を見落としてしまうことも減るでしょう。

また、わざわざワークフローシステムを起動しなくても、承認依頼が来ているかどうか確認できます。督促機能が付いていることもあるので、期限を忘れてしまっても安心です。外出先で通知がくるので、通知機能のメリットを最大限に活かせるでしょう。

スマホ・タブレット対応を選ぶ際のデメリット

スマホ・タブレット対応により、外出先でも承認申請・承認付与ができることは大きなメリットです。しかし、システム導入の際にデメリットとなることもあります。

デメリット１．スマホ画面に対応していない

これはマルチメディア対応と書かれている商品に多くみられます。確かに、スマホとタブレットでもワークフローシステムにおける電子書類を見ることはできます。しかし、画面の大きさをスマホに対応させていない場合、書類が非常に見ずらくなります。スマホも使うのであれば、画面サンプルを確認しておきましょう。

デメリット２．対応していない端末がある

スマホ対応のものでも、時に問題があります。対応できる端末が限られることがあるからです。

スマホについては、一般的にiPhoneであれば対応可能なシステムが多いですが、一部Android（アンドロイド）に対応していないシステムもあります。特にAndroidは、iPhoneと違って提供している企業も多く、機種が豊富のため、導入前に一度システム提供会社に確認することをおすすめします。

デメリット３．紛失のおそれがある

スマホ・タブレットは、ノートPCに比べて小さく持ち歩くことが多いため、紛失するリスクが高くなります。その他のデータにも共通することですが、ワークフローシステムで管理する書類には、重要な書類があるために、第三者に見られると自社の損害になることも少なくないでしょう。

もちろん、スマホを紛失したとしても、ワークフローシステムにログインされなければまだ安全です。IDとパスワードを設定していれば、紛失しても簡単に見られる心配はないでしょう。しかし、実際にはIID・パスワードの自動入力を実行しているケースは多く、リスクが高い状態といえます。

そこで、スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを導入する際には、端末やパスワード管理などのルールも徹底するようにしましょう。

スマホ・タブレットは会社で支給するべきか？

スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを導入するにあたり、端末を企業側が用意するか、個人のものを利用するか検討するでしょう。

もし全社で同じデバイスを導入している、またはする予定があれば、ワークフローシステムが端末に対応しているものを選びましょう。

一方で、会社で新しくデバイスを導入する場合、費用がかかってしまう上に普段は外出のない内勤の人からすると、個人のスマホ・タブレッﾄを利用したいという声があがるでしょう。この場合、MDM（Mobile Device Management）を利用することを検討しましょう。

MDMは、複数のデバイスの一元管理をすることができる方法です。万が一紛失した時も、遠隔でデータを削除できます。また、不正な使用がなされないように監視・制限することができるものです。MDMを使うことで、個人のスマホ・タブレットでも安心して使えるようになるでしょう。

スマホ・タブレット対応で申請・承認業務のスピード化へ

ワークフローシステムをスマホやタブレットに対応させることによって、外出先からの承認申請プロセスがとても便利になります。

承認のフローが早くなることで、内勤の経理担当にもメリットがあるといえるでしょう。現在の社内のスマホなどの利用の状況を考慮しつつ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

また下の記事では、オススメのワークフローシステム２６選をご紹介しています。もし、具体的なシステムを知りたい方はぜひクリックしてご覧になってみてください。

関連記事

watch_later 2019.10.17

【迷わない！】2019年最新ワークフローシステム26選を比較

続きを読む ≫