外出先で使うワークフローシステム

スマートフォン・タブレット対応のメリット

ワークフローシステムは以下のことが可能なシステムです。

• 　書類のフォーム作成
• 　承認申請プロセスの可視化
• 　ブラウザ上で、書類の承認申請・承認付与が行える

これらの機能がベースで、もともとはPC上でできるものでした。

最近では、ワークフローシステムがスマートフォンやタブレットに対応したことで、承認申請プロセスが、PC以外でも実行できるようになりました。これは業務の効率化に大きく役立ちます。主たるメリットは以下の3つです。

メリット１　申請者が外出先・出張先から承認申請できる

例えば、営業の方が承認申請のためだけに、帰社しなければいけないことはありませんか？そうなると、帰社にかかる時間や交通費が余分に発生します。

スマートフォンで承認申請が行えると、毎回PC操作や印鑑をもらうために帰社する必要がなくなります。営業の方は、帰社の手間がなくなり、会社としても、交通費の削減にもなるでしょう。

メリット２　承認者も外出先・出張先から承認できる

承認者が忙しく、会議や出張で離席していることは多いでしょう。モバイル対応のワークフローシステムでは外出先から承認ができるために、スキマ時間を利用して対応することが可能です。重要な書類の承認までの時間が短くなります。

また、近年環境への配慮やコスト削減と言った面から、紙資料をデータ化してタブレットで持ち運ぶケースが多くなっています。タブレット対応のワークフローシステムとも相性がいいでしょう。

メリット３　通知機能がある

ワークフローシステムには、プッシュ通知機能がついている場合があります。この機能があれば、承認申請書類を見落としてしまうことも減るでしょう。また、わざわざワークフローシステムを起動しなくても、承認依頼が来ているかどうか確認できます。督促機能が付いていることもあるので、期限を忘れてしまっても安心です。外出先で通知がくるので、通知機能のメリットを最大限に活かせるでしょう。

スマートフォン・タブレット対応を選ぶ際の注意点

スマートフォン・タブレット対応により、外出先でも承認申請・承認付与ができることは大きなメリットです。しかし、システム導入の際は注意するべきこともあります。

落とし穴１．スマートフォン画面に対応していない

これはマルチメディア対応と書かれている商品に多くみられます。確かに、スマートフォンとタブレットでもワークフローシステムにおける電子書類を見ることはできます。しかし、画面の大きさをスマートフォンに対応させていない場合、書類が非常に見ずらくなります。スマートフォンも使うのであれば、画面サンプルを確認しておきましょう。

落とし穴２．対応していない端末がある

スマートフォン対応のものでも、時に問題があります。対応できる端末が限られることがあるからです。スマートフォンについては、一般的にiPhoneであれば対応可能なシステムが多いですが、一部Android（アンドロイド）に対応していないシステムもあります。特にAndroidは、iPhoneと違って提供している企業も多く、機種が豊富のため、導入前に一度システム提供会社に確認することをおすすめします。

落とし穴３．紛失のおそれがある

スマートフォン・タブレットは、ノートPCに比べて小さく持ち歩くことが多いため、紛失するリスクが高くなります。その他のデータにも共通することですが、ワークフローシステムで管理する書類には、重要な書類があるために、第三者に見られると自社の損害になることも少なくないでしょう。

もちろん、スマートフォンを紛失したとしても、ワークフローシステムにログインされなければまだ安全です。IDとパスワードを設定していれば、紛失しても簡単に見られる心配はないでしょう。しかし、実際にはIID・パスワードの自動入力を実行しているケースは多く、リスクが高い状態といえます。

そこで、スマートフォン・タブレット対応のワークフローシステムを導入する際には、端末やパスワード管理などのルールも徹底するようにしましょう。

スマートフォン・タブレットは会社で支給するべきか？

スマートフォン・タブレット対応のワークフローシステムを導入するにあたり、端末を企業側が用意するか、個人のものを利用するか検討するでしょう。

もし全社で同じデバイスを導入している、またはする予定があれば、ワークフローシステムが端末に対応しているものを選びましょう。

一方で、会社で新しくデバイスを導入する場合、費用がかかってしまう上に普段は外出のない内勤の人からすると、個人のスマートフォン・タブレッﾄを利用したいという声があがるでしょう。この場合、MDM（Mobile Device Management）を利用することを検討しましょう。

MDMは、複数のデバイスの一元管理をすることができる方法です。万が一紛失した時も、遠隔でデータを削除できます。また、不正な使用がなされないように監視・制限することができるものです。MDMを使うことで、個人のスマートフォン・タブレットでも安心して使えるようになるでしょう。

まとめ

ワークフローシステムをスマートフォンやタブレットに対応させることによって、外出先からの承認申請プロセスがとても便利になります。承認のフローが早くなることで、内勤の経理担当にもメリットがあるといえるでしょう。現在の社内のスマートフォンなどの利用の状況を考慮しつつ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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