スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを活用するメリット・デメリットとは？

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、申請から承認までのフローを電子化し、承認手続きのスピード向上や効率化を実現するシステムです。また、システム活用していくことで、然るべき人しか承認フローに入れなかったりが出来るので、内部統制を図ることも可能とします。

スマホ・タブレット対応のメリット

ワークフローシステムは以下のことが可能なシステムです。

• ●書類のフォーム作成
• ●承認申請プロセスの可視化
• ●ブラウザ上で、書類の承認申請・承認付与が行える

これらの機能がベースで、もともとはPC上でできるものでした。

最近では、ワークフローシステムがスマホやタブレットに対応したことで、承認申請プロセスが、PC以外でも実行できるようになりました。これは業務の効率化に大きく役立ちます。主なメリットは以下の3つです。

１　申請者が外出先・出張先から承認申請できる

例えば、営業の方が承認申請のためだけに、帰社しなければいけないことはありませんか？そうなると、帰社にかかる時間や交通費が余分に発生します。

スマホで承認申請が行えれば、毎回PC操作や印鑑をもらうために帰社する必要がなくなります。営業の方は、帰社の手間がなくなり、会社としても、交通費の削減にもなるでしょう。

2　承認者も外出先・出張先から承認できる

承認者が忙しく、会議や出張で離席していることは多いでしょう。モバイル対応のワークフローシステムなら外出先から承認ができるため、スキマ時間を利用して対応でき、重要な書類の承認までの時間が短くなります。

また、近年環境への配慮やコスト削減と言った面から、紙資料をデータ化してタブレットで持ち運ぶケースが多くなっています。タブレット対応のワークフローシステムとも相性がいいでしょう。

３　通知機能がある

ワークフローシステムには、プッシュ通知機能がついている場合があります。この機能は申請が届いた際端末のポップアップで知らせてくれます。承認申請書類を見落としてしまうことも減るでしょう。

また、わざわざワークフローシステムを起動しなくても、承認依頼が来ているかどうか確認できます。リマインダーが付いていることもあるので、期限を忘れてしまっても安心です。

ワークフローシステムのメリットが知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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スマホ・タブレット対応を選ぶ際のデメリット

スマホ・タブレット対応により、外出先でも承認申請・承認付与ができることは大きなメリットです。しかし、システム導入の際にデメリットとなることもあります。

１．スマホ画面に対応していなかった場合

これはマルチメディア対応と書かれている商品に多くみられます。確かに、スマホとタブレットでもワークフローシステムにおける電子書類を見ることはできます。しかし、画面の大きさをスマホに対応させていない場合、書類が非常に見ずらくなります。スマホも使うのであれば、画面サンプルを確認しておきましょう。

２．対応していない端末があった場合

スマホ対応のものでも、時に問題があります。対応できる端末が限られることがあるからです。

スマホについては、一般的にiPhoneであれば対応可能なシステムが多いですが、一部Android（アンドロイド）に対応していないシステムもあります。導入前に必ず確認しましょう。

３．紛失のリスクがある

スマホ・タブレットは、ノートPCに比べて小さく持ち歩くことが多いため、紛失するリスクが高くなります。その他のデータにも共通することですが、ワークフローシステムで管理する書類には、重要な書類があるために、第三者に見られると自社の損害になることも少なくないでしょう。

もちろん、スマホを紛失したとしても、ワークフローシステムにログインされなければまだ安全です。IDとパスワードを設定していれば、紛失しても簡単に見られる心配はないでしょう。しかし、実際にはIID・パスワードの自動入力を実行しているケースは多く、リスクが高い状態といえます。

そこで、スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを導入する際には、端末やパスワード管理などのルールも徹底するようにしましょう。

スマホ・タブレットは会社で支給するべきか？

スマホ・タブレット対応のワークフローシステムを導入するにあたり、自社で端末を用意するか、個人使いのものを利用するか検討するでしょう。

既に統一した端末を導入している場合

もしすでに社内で統一したデバイスを導入している場合は、自社の求める機能があるもので、導入済みの端末に対応しているワークフローシステムを選びましょう。

まだ端末を導入していない場合

一方で、会社で新しくデバイスを導入する場合、費用がかかってしまう上に普段は外出のない内勤の人からすると、個人のスマホ・タブレッﾄを利用したいという声があがるでしょう。この場合は、必要な人にのみ端末を配布し、普段使いのスマホ・タブレットを使う人にはMDM（Mobile Device Management）を利用することを検討しましょう。

MDMは、複数のデバイスの一元管理をすることができる方法です。万が一紛失した時も、遠隔でデータを削除できます。また、不正な使用がなされないように監視・制限することができるものです。MDMを使うことで、個人のスマホ・タブレットでも安心して使えるようになるでしょう。

MDMについて詳しく知りたい方はぜひ以下の記事をご覧ください。

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スマホ対応！おすすめワークフローシステム

ここからはスマホ端末に対応したおすすめのワークフローシステムについて紹介していきます。

ジョブカンワークフロー

株式会社Donuts

• check社内のあらゆる申請に対応！スマホアプリからも申請・承認可能！
• check数千名規模の実績多数！高機能なのに、使いやすい操作感を実現！
• check業界最安クラス！初期費用も無料。お試し無料トライアル実施中！

X-point Cloud

株式会社エイトレッド

• check書類が大量に届く部署のマストツール。あらゆる業務に対応。
• check導入実績 2,500社以上。導入企業名公開、導入事例あり。
• check総務部・経理部で実現できる運用管理。プログラミング知識不要。

「Create!Webフロー」

インフォテック株式会社

• check紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
• check構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
• check各種システムと連携して業務全体を効率化

ここで紹介したもの以外でも、スマホ対応のオススメワークフローシステムは多数あります。もっとシステムを知りたい方はぜひクリックしてご覧になってみてください。

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スマホ・タブレット対応で申請・承認業務のスピード化へ

ワークフローシステムをスマホやタブレットに対応させることによって、外出先からの承認申請プロセスがとても便利になります。

承認のフローが早くなることで、内勤の経理担当にもメリットがあるといえるでしょう。現在の社内のスマホなどの利用の状況を考慮しつつ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。