外出先で使うワークフローシステム

2018年04月10日最終更新
ワークフローの製品一覧

　ワークフローシステムは、各種承認や新請をブラウザなどの画面上で行うことができるようにするものです。紙書類の整理や対面でのやり取りが必要ない分、コスト削減や業務効率化につながります。最近では、外出先でもつかえるようにスマートフォン・タブレット対応の製品も登場しています。今回は、モバイル対応のメリットや注意点をお伝えします。

スマートフォン・タブレット対応のメリット

ワークフローシステムは以下のことが可能なシステムです。

　書類のフォーム作成
　承認申請プロセスの可視化
　ブラウザ上で、書類の承認申請・承認付与が行える

これらの機能がベースで、もともとはPC上でできるものでした。

最近では、ワークフローシステムがスマートフォンやタブレットに対応したことで、承認申請プロセスが、PC以外でも実行できるようになりました。これは業務の効率化に大きく役立ちます。主たるメリットは以下の3つです。

メリット１　申請者が外出先・出張先から承認申請できる

例えば、営業の方が承認申請のためだけに、帰社しなければいけないことはありませんか？そうなると、帰社にかかる時間や交通費が余分に発生します。

スマートフォンで承認申請が行えると、毎回PC操作や印鑑をもらうために帰社する必要がなくなります。営業の方は、帰社の手間がなくなり、会社としても、交通費の削減にもなるでしょう。

メリット２　承認者も外出先・出張先から承認できる

承認者が忙しく、会議や出張で離席していることは多いでしょう。モバイル対応のワークフローシステムでは外出先から承認ができるために、スキマ時間を利用して対応することが可能です。重要な書類の承認までの時間が短くなります。

また、近年環境への配慮やコスト削減と言った面から、紙資料をデータ化してタブレットで持ち運ぶケースが多くなっています。タブレット対応のワークフローシステムとも相性がいいでしょう。

メリット３　通知機能がある

ワークフローシステムには、プッシュ通知機能がついている場合があります。この機能があれば、承認申請書類を見落としてしまうことも減るでしょう。また、わざわざワークフローシステムを起動しなくても、承認依頼が来ているかどうか確認できます。督促機能が付いていることもあるので、期限を忘れてしまっても安心です。外出先で通知がくるので、通知機能のメリットを最大限に活かせるでしょう。

スマートフォン・タブレット対応を選ぶ際の注意点

スマートフォン・タブレット対応により、外出先でも承認申請・承認付与ができることは大きなメリットです。しかし、システム導入の際は注意するべきこともあります。

落とし穴１．スマートフォン画面に対応していない

これはマルチメディア対応と書かれている商品に多くみられます。確かに、スマートフォンとタブレットでもワークフローシステムにおける電子書類を見ることはできます。しかし、画面の大きさをスマートフォンに対応させていない場合、書類が非常に見ずらくなります。スマートフォンも使うのであれば、画面サンプルを確認しておきましょう。

落とし穴２．対応していない端末がある

スマートフォン対応のものでも、時に問題があります。対応できる端末が限られることがあるからです。スマートフォンについては、一般的にiPhoneであれば対応可能なシステムが多いですが、一部Android（アンドロイド）に対応していないシステムもあります。特にAndroidは、iPhoneと違って提供している企業も多く、機種が豊富のため、導入前に一度システム提供会社に確認することをおすすめします。

落とし穴３．紛失のおそれがある

スマートフォン・タブレットは、ノートPCに比べて小さく持ち歩くことが多いため、紛失するリスクが高くなります。その他のデータにも共通することですが、ワークフローシステムで管理する書類には、重要な書類があるために、第三者に見られると自社の損害になることも少なくないでしょう。

もちろん、スマートフォンを紛失したとしても、ワークフローシステムにログインされなければまだ安全です。IDとパスワードを設定していれば、紛失しても簡単に見られる心配はないでしょう。しかし、実際にはIID・パスワードの自動入力を実行しているケースは多く、リスクが高い状態といえます。

そこで、スマートフォン・タブレット対応のワークフローシステムを導入する際には、端末やパスワード管理などのルールも徹底するようにしましょう。

スマートフォン・タブレットは会社で支給するべきか？

スマートフォン・タブレット対応のワークフローシステムを導入するにあたり、端末を企業側が用意するか、個人のものを利用するか検討するでしょう。

もし全社で同じデバイスを導入している、またはする予定があれば、ワークフローシステムが端末に対応しているものを選びましょう。

一方で、会社で新しくデバイスを導入する場合、費用がかかってしまう上に普段は外出のない内勤の人からすると、個人のスマートフォン・タブレッﾄを利用したいという声があがるでしょう。この場合、MDM（Mobile Device Management）を利用することを検討しましょう。

MDMは、複数のデバイスの一元管理をすることができる方法です。万が一紛失した時も、遠隔でデータを削除できます。また、不正な使用がなされないように監視・制限することができるものです。MDMを使うことで、個人のスマートフォン・タブレットでも安心して使えるようになるでしょう。

まとめ

ワークフローシステムをスマートフォンやタブレットに対応させることによって、外出先からの承認申請プロセスがとても便利になります。承認のフローが早くなることで、内勤の経理担当にもメリットがあるといえるでしょう。現在の社内のスマートフォンなどの利用の状況を考慮しつつ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。