無料と有料の勤怠管理システムの違いとは？それぞれの特徴を紹介

複雑化する勤怠管理の解決策！ 勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・欠勤・残業時間を自動的に集計してアウトプットするシステムのことです。タイムカードでの打刻による勤怠管理方法では、以下のような問題が生じていました。

• ●労働時間の虚偽申告
• ●サービス残業の発生
• ●管理者の転記ミス
• ●計算間違い

勤怠管理システムを導入すればこれらの問題を解決できます。最近はクラウドが普及し、複数の支社や事業所を持つ大規模な会社でもデータを包括的に一元管理できるようになりました。

勤怠管理システムにおける無料と有料の違いとは？

勤怠管理をする方法には自作でデータベースを作る方法やエクセルを利用する方法の他に、勤怠管理システムを導入する方法があります。勤怠管理システムにも無料のものと有料のものがあります。ここでは、無料システムと有料システムの違いを解説します。

無料勤怠管理システムの特徴

無料の勤怠管理システムの特徴としては以下の点が挙げられます。

• ・初期費用とランニングコストが発生しない
• ・細かな修正やアフターフォローなどのサービスが受けられない
• ・保管データの補償がない

以下でさらに詳しく見ていきましょう。

広告収入で収益化しているから無料で利用できる

料金が発生しない仕組みは、画面内にバナーなどの広告を表示することで、広告料を得て収益化しているからです。無料の勤怠管理システムはこの広告収入モデルが一般的です。

中には簡易的な機能しかないためにシステムの完成度が不十分なこともあります。また、使用するたびにバナー広告が表示されるので、使用するときに煩わしく感じるかもしれません。

勤怠データのバックアップ補償がない

無料の勤怠管理システムの大きなデメリットは保管している勤怠データのバックアップ補償がないことです。サーバの不具合やサービスが停止することもあり得るので、「大事なデータがなくなってしまった！」ということにならないように、普段からデータのバックアップをこまめに実施して保管しておく必要があります。

有料勤怠管理システムの特徴

有料の勤怠管理システムの特長として、以下の点が挙げられます。

• ・保管データの補償がある
• ・セキュリティ対策がなされている
• ・給与計算システムと連携できる
• ・導入費用やランニングコストがかかる

以下でさらに詳しく見ていきましょう。

データを安全に管理できる

勤怠管理システムは、従業員の勤怠という経営上で重要な情報を取り扱うため、安全に管理することが重要です。有料のサービスであれば、予期せぬトラブルが起きた場合でも、データの補償が用意されているので安心です。

また、セキュリティの面でも情報漏洩のリスクを軽減でき、給与計算システムなどの他システムと連動する機能で運用の手間も省けます。

サポート・カスタマイズ機能が充実している

サービスによって様々ですが、有料の勤怠管理システムのサポート機能は充実しています。例えば、残業や有給休暇の申請機能がついていたり、残業時間が一定時間以上になったときにアラートがかかる機能がついていたりします。

自社の業種や従業員の働き方によって自由にカスタマイズできるので、自社に最適なシステムに近づけられます。

初期費用やランニングコストがかかるデメリットはありますが、長期的に利用することを考えるなら、一度は有料のシステムを検討する価値はあるでしょう。

無料と有料の勤怠管理システムを比較する際のポイント

無料と有料の勤怠管理システムの違いを説明しましたが、自社がどちらを導入するべきかを迷っている方が多いでしょう。

ここでは無料システムと有料システムを比較する際のポイントを紹介していきます。

自社の導入目的を明確にする

有料システムと無料システムのどちらにすべきかは自社の導入目的が何かに左右されます。タイムカードのミスや不正打刻をなくすことが目的ならば無料の勤怠管理システムで十分です。

一方で、労務管理業務に追われてメイン業務に注力できない、法改正に迅速に対応してコンプライアンス違反のリスクをなくしたいなどが導入目的であれば有料システムを選択することをおすすめします。

無料トライアルを活用する

勤怠管理システムを導入するにあたっての懸念点は、実際に使ってみないと使い勝手が分からないという点です。無料のものであれば手軽に試せますが、費用が発生する有料サービスでは気軽に試せません。そこで、有料の勤怠管理システムには無料で使えるトライアル期間が設定されているものがあります。

お試し期間中に自社の勤務形態を考慮したり、イレギュラーなデータ入力を試してみたりするなどして使い勝手の確認やトラブルシューティングをすれば、より安心して勤怠管理システムを導入できるでしょう。

勤怠管理システムの無料トライアルに関しては以下の記事で詳しく説明しています。ぜひ参照してください。

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勤怠管理システムは導入後の利便性が重要！

無料と有料の製品が存在する勤怠管理システム。担当者にとって、導入費用・ランニングコストがかからない無料の勤怠管理システムは魅力的かもしれません。

しかし、「長期間に渡って安全に使用できる」「使い勝手がよく勤怠入力・管理に余計なストレスがない」「ほかのシステムとの連動性が高い」ということを考慮すると、コストが発生しても有料サービスには十分なメリットがあります。

勤怠管理システムにどのような製品があるのか知りたいという方はぜひ以下の記事を参照してください。

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