複雑化する勤怠管理の解決策！ 勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムとは、従業員の出勤・欠勤・残業時間を自動的に集計してアウトプットするシステムのことです。主に従業員向けの機能と、管理者向けの機能に大別され、勤怠管理におけるさまざまな業務を効率化します。
主な機能とは
勤怠管理システムにおいて、一般的な従業員向けの機能は以下のものがあります。
- ●ICやスマートフォン、生体認証などの打刻機能
- ●ワークフロー機能
- ●通知機能
勤怠管理システムにおいて、管理者向けの機能は以下のものがあります。
- ●勤怠管理の集計機能
- ●CSVやPDFでの帳票出力機能
- ●他システムとの連携機能
- ●スケジュール・シフト管理機能
従来の勤怠管理方法における問題
タイムカードでの打刻による従来の勤怠管理方法では、以下のような問題が生じていました。
- ●労働時間の虚偽申告
- ●サービス残業の発生
- ●管理者の転記ミス
- ●計算間違い
勤怠管理システムを導入すればこれらの問題を解決できます。最近はクラウドが普及し、複数の支社や事業所をもつ大規模な会社でも、データを包括的に一元管理できるようになりました。
勤怠管理システムにおける有料と無料の違いとは？
勤怠管理をする方法には自作でデータベースを作る方法やエクセルを利用する方法のほかに、勤怠管理システムを導入する方法があります。さらに勤怠管理システムにも有料のものと無料のものがあります。では有料システムと無料システムの違いとは何でしょうか。詳しく見ていきましょう。
有料勤怠管理システムの特徴
有料の勤怠管理システムの特長として、以下の点が挙げられます。
- ・保管データの補償がある
- ・セキュリティ対策がなされている
- ・他システムと連携できる
- ・サポートが充実している
以下で詳しく見ていきましょう。
データの保証とセキュリティ面で安心
勤怠管理システムは、従業員の勤怠という経営上で重要な情報を取り扱うため、安全に管理することが重要です。有料のサービスであれば、予期せぬトラブルが起きた場合でも、データの補償があるため安心です。
またベンダーによっては、ISMS認証を取得していたり、データを暗号化したりするなど強固なセキュリティ行っているものもあるため、情報漏えいのリスクを軽減できるでしょう。
他システムと連携できる
勤怠情報は給与計算における基礎データになるため、給与計算システムなどの他システムと連携する機能があれば、運用の手間も省けます。既存の給与計算ソフトと連携できるかどうかは製品によって異なるため、導入前に問い合わせてみましょう。
サポートが充実している
有料の勤怠管理システムの多くは、サポート機能が充実しています。勤怠管理は毎日行うものなので、導入・運用支援や操作方法、万が一のトラブル対応など、ベンダーのサポートが充実していると安心です。
有料の勤怠管理システムは初期費用やランニングコストがかかるデメリットはありますが、セキュリティや機能面など長期的に利用することを考えるなら、一度は有料のシステムを検討する価値はあるでしょう。
無料勤怠管理システムの特徴
無料の勤怠管理システムの特徴としては以下の点が挙げられます。
- ・初期費用とランニングコストが発生しない
- ・広告表示されることがある
- ・機能が不十分なものもある
- ・保管データの補償がない
- ・サポートが不十分なことも
以下で詳しく見ていきましょう。
広告収入で収益化しているから無料で利用できる
料金が発生しない仕組みは、画面内にバナーなどの広告を表示することで、広告料を得て収益化しているからです。無料の勤怠管理システムはこの広告収入モデルが一般的です。
有料の勤怠管理システムに比べると、簡易的な機能しかないためにシステムの完成度が不十分なこともあります。また、使用するたびにバナー広告が表示されるので、煩わしく感じるかもしれません。
勤怠データのバックアップ補償がない
無料の勤怠管理システムの大きなデメリットは保管している勤怠データのバックアップ補償がないことです。サーバの不具合やサービスが停止するケースもあり得るので、「大事なデータがなくなってしまった！」ということにならないように、普段からデータのバックアップをこまめに実施して保管しておく必要があります。
サポートが不十分なことも
無料で使える勤怠管理システムには十分なサポートがなく、トラブル時には自らヘルプページを参照して対応する必要がある場合もあります。専門知識をもつ社員がいる場合には、無料の勤怠管理システムでも十分ですが、操作やトラブル時の対応に不安がある場合は有料製品を選択する方が無難でしょう。
▶有料の勤怠管理システムTOP３を紹介
2021年ITトレンド上半期資料請求数ランキングにもとづいて、人気の勤怠管理システムTOP３を紹介します。
ジョブカン勤怠管理 の比較ポイント
- 働き方改革関連法案にも対応！
- 勤怠管理・シフト管理共に業界トップクラスの機能をご用意！
- 導入実績70,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！
「ジョブカン勤怠管理」は、出退勤管理・シフト管理・休暇申請管理など豊富な機能を搭載しているクラウド型勤怠管理システムです。2021年ITトレンド上半期資料請求数ランキングで１位を獲得しています。有料プランは200円/月～と低価格で利用できるのも魅力ですが、無料プランも提供されている点も見逃せないポイントです。
タッチオンタイム の比較ポイント
- 勤怠管理システム シェアNo.1 / 利用ID数210万突破!
- 働き方改革で義務化となる 有給休暇、残業時間の管理ができる！
- 初期費用0円、300円 /人の従量課金制で導入しやすい
「タッチオンタイム」は、導入社28,000社、ユーザー数200万人以上を誇るクラウド型勤怠管理システムです。タッチオンタイムレコーダー 、指静脈認証タイムレコーダー、指ハイブリッド認証（指紋＋指静脈）タイムレコーダー、ICカード認証などさまざまなタイムレコーダーを提供しており、ニーズにあわせたシステムを導入できます。
KING OF TIME の比較ポイント
- 17年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性！細かな要望に応えます！
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート！
- 2019年4月からの「働き方改革関連法」にもバッチリ対応！
「KING OF TIME」は、アクティブユーザー200万人以上誇る勤怠管理システムです。
指紋認証、指静脈認証、スマートフォン認証などさまざまな打刻手段を選択できます。勤務データ、残業状況などのリアルタイムな管理は、国内はもとより世界の拠点にも対応している点がポイントでしょう。
このほかにもICカードに対応した勤怠管理システムは、多くあります。ひとまず最新の人気製品から検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。
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▶無料の勤怠管理システムを紹介
無料で使える勤怠管理システムを紹介します。データの保存期間が短い、広告表示がされる、などのデメリットはありますが、コストをかけずに勤怠管理を行いたい場合におすすめです。
IEYASU
「IEYASU」は、利用人数には制限がなく、打刻機能やシフト管理機能、休暇管理機能、Web給与明細機能などさまざまな機能が搭載されています。バナー広告があり、データ保存期間は１年ですが、完全無料で活用できるのは魅力でしょう。
フリーウェイタイムレコーダー
「フリーウェイタイムレコーダー」は、10人までであれば永久無料で活用できます。ICカード打刻とPC・スマホでの手動打刻に対応しています。カスタマイズ、操作サポートはありませんが、自社で専門知識をもつ社員がいる場合は、利用してみるとよいでしょう。
スマレジ・タイムカード
「スマレジ・タイムカード」は、従業員30名までは、無料のプランがあります。無料で使えるのは勤怠管理機能のみに限定されていますが、スマホやタブレット、各種PC端末に対応しています。無料プランでも、メール・チャットのサポートがあるのは安心でしょう。
以下の記事では、完全無料・無料トライアル付の勤怠管理システムを紹介しています。無料で勤怠管理を行う方法や選び方についても解説していますので、参考にしてください。
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有料と無料の勤怠管理システムを比較する際のポイント
有料と無料の勤怠管理システムの違いを説明しましたが、自社がどちらを導入するべきかを迷っている方も多いでしょう。ここでは有料システムと無料システムを比較する際のポイントを紹介します。
自社の導入目的を明確にする
有料システムと無料システムのどちらにすべきかは自社の導入目的が何かに左右されます。タイムカードのミスや不正打刻をなくすことが目的ならば無料の勤怠管理システムで十分です。
一方で、労務管理業務に追われてメイン業務に注力できない、法改正に迅速に対応してコンプライアンス違反のリスクをなくしたい、などが導入目的であれば有料システムの選択をおすすめします。
無料トライアルを活用する
勤怠管理システムを導入するにあたっての懸念点は、実際に使ってみないと使い勝手がわからないという点です。無料のものであれば手軽に試せますが、費用が発生する有料サービスでは気軽に試せません。そこで、有料の勤怠管理システムには無料で使えるトライアル期間が設定されている製品もあります。
お試し期間中に自社の勤務形態を考慮したり、イレギュラーなデータ入力を試してみたりするなどして使い勝手の確認やトラブルシューティングをすれば、より安心して勤怠管理システムを導入できるでしょう。
勤怠管理システムは導入後の利便性が重要！
有料と無料の製品が存在する勤怠管理システム。担当者にとって、導入費用・ランニングコストがかからない無料の勤怠管理システムは魅力的かもしれません。
しかし、「長期間に渡って安全に使用できる」「使い勝手がよく勤怠入力・管理に余計なストレスがない」「ほかのシステムとの連動性が高い」ということを考慮すると、コストが発生しても有料サービスには十分なメリットがあります。
勤怠管理システムにどのような製品があるのか知りたいという方はぜひ以下の記事を参照してください。
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