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従業員の適切な勤怠管理は、働く環境を整備したり、経理上の処理を正しく行ったりするために重要な業務です。
もし、正社員だけではなくパート社員や派遣社員など、さまざまな立場の従業員が複数の勤務体系で働いている場合には、多様な勤怠情報をミスのないように管理しなければいけません。
コンプライアンス（法令順守）上で、勤怠管理が重視されている今、勤怠管理システムについて、無料システムと有料システムを比較しながら紹介します。
勤怠管理システムとは、従業員の出勤・欠勤・残業などの勤務状況について、自動的に集計しアウトプットまで行うシステムのことです。
勤怠管理システムなら、タイムカードでの打刻などアナログな管理方法で生じる問題点を軽減することができます。
最近はクラウドが普及し、複数の支社や事業所を持つ大規模な会社でも、データを包括的に一元管理できるようになりました。また、技術革新によるコストダウンのおかげで、中小企業でもクラウド技術を利用した勤怠管理システムを利用できるようになっています。
さらに、ICチップ認証を使った社員証での出退勤時間の記録機能や、生体認証で誤用を防ぐ機能を搭載した製品など、高度な勤怠管理システムも登場しています。
勤怠管理システムには、無料と有料の製品・サービスがあります。新しいシステム導入には、必ずコストや手間が発生するので、それぞれのメリット・デメリットを理解し、ムダなくシステムを導入したいものです。そのために、無料と有料の勤怠管理システムの特長をそれぞれ見ていきましょう。
無料の勤怠管理システムの特長に、以下の点が挙げられます。
料金が発生しない仕組みは、画面内にバナーなどの広告を表示することで、広告料を得て、収益化しているからです。無料の勤怠管理システムは、この広告収入モデルが一般的です。中には、簡易的な機能しかなく、システムの完成度が十分とはいえず、使いにくいものもあるようです。また、使用するたびにバナー広告が表示されるので、人によっては煩わしく感じるかもしれません。
無料の勤怠管理システムの大きなデメリットは、保管している勤怠データのバックアップ補償がないことです。サーバの不具合やサービスが停止することもあり得るので、「大事なデータがなくなってしまった！」ということにならないように、普段からデータのバックアップをこまめに行い、保管しておく必要があります。
有料の勤怠管理システムの特長として、以下の点が挙げられます。
勤怠管理システムは、従業員の勤怠という経営上で重要な情報を取り扱うため、安全に管理することが重要です。有料のサービスであれば、予期せぬトラブルが起きた場合でも、データの補償が用意されているので安心です。
また、セキュリティの面でも情報漏えいなどのリスクも抑えることができ、さらに給与計算システムなどの他システムと連動する機能で運用の手間も省けます。
初期費用やランニングコストがかかるデメリットはありますが、長期的に利用することを考えるなら、一度は有料のシステムを検討する価値はあるでしょう。
勤怠管理システムを導入するにあたっての懸念点は、実際に使ってみないと使い勝手が分からないという点です。無料の勤怠管理システムであれば、手軽に試すことはできますが、費用が発生する有料サービスでは、気軽には試せません。そこで、有料の勤怠管理システムの多くは無料で使えるお試し期間が設定されています。
お試し期間中に自社の勤務形態を考慮するだけでなく、可能な限りイレギュラーなデータ入力を試してみるなどして、使い勝手の確認やトラブルシューティングを行えば、より安心して勤怠管理システムを導入できるでしょう。
無料と有料の製品、サービスが存在する勤怠管理システム。その中で、担当者にとって、無料のシステムはありがたい存在に見えます。
しかし、「長期間に渡って安全に使用できる」「使い勝手がよく勤怠入力・管理に余計なストレスがない」「ほかのシステムとの連動性が高い」ということを考慮すると、コストが発生しても有料サービスには十分なメリットがあります。
勤怠管理システム導入を検討しているのであれば、まずは自社の勤怠状況に合ったメリットの大きいシステムを選ぶことをおすすめします。
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| 9月17日(月) 更新 | |
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