国内ワークフローシステムのシェア・市場規模
まずは、国内ワークフローシステムのシェア・市場規模を見ていきましょう。
年々、拡大基調にある
国内のワークフロー市場は年々拡大傾向にあり、今後も需要は増加していくと予想されています。
今までは、従業員数の多い大企業を中心に導入が進んでいました。しかし近年では、大手・中堅企業のグループ統合により複雑になった申請・承認フローへの対応を目的に導入する企業が増えています。ワークフローシステム導入によって、誰にとっても分かりやすい申請フォームの作成が可能になり、複雑な申請ルート・承認ルートも容易に設定できるためです。
ほかにも、基幹系システムとリアルタイムで連携できることから、情報を一元管理したい企業のニーズも高まっています。
クラウド化の需要が高まっている
ワークフローシステムはオンプレミス・IDC型でパッケージ版のシェアが大半を占めています。しかし、今後は時代の要請によりクラウド型システムが普及していくと見込まれています。
コスト面からクラウド型システムのユーザーは従業員が数十人以下の小規模企業が中心でしたが、従業員数が500人前後の企業にもニーズが高まっています。
国内ワークフローシステムの今後
今後のワークフローシステムは、ERPなどの基幹システム、グループウェアなど利用頻度が高いシステムとの連携を望む企業によるニーズが高まっています。現在でも一部のシステムとの連携は可能であり、ワークフローに必要なデータを転記する必要はありません。
ペーパーレスを進める企業が増え、電子帳簿保存法（2019年９月30日施行）の改正に対応した需要も高いです。
システム同士を連携すれば、データ入力業務の負担軽減やミスの防止ができます。将来的には、複数システムと連携しながら、さまざまなデータ処理を自動化・高速化できるでしょう。
さらに、今後は働き方改革の影響により、AIの活用が本格的に進むと見られており、人の判断が不要になると期待されています。
参照：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律～｜電子政府の総合窓口（e-Gov）
ワークフローシステムの選び方
市場規模は今後も拡大していくことが予想されますが、導入するなら安全で信頼性の高いシステムがよいでしょう。では、何に注目して選ぶべきなのでしょうか。３つのポイントを紹介します。
コストは予算内に収まるか
ワークフローシステムはスポット的にではなく、中長期で利用するのが前提です。システムを選ぶときは、初期費用や月々の運用コストを試算してください。
クラウド型であれば、初期費用を低コストに抑えられても利用人数、利用期間が長くなれば合計の費用は大きくなります。反対にオンプレミス型のシステムであれば、初期費用は大きくなるものの長期的にみれば運用コストは低くなるでしょう。
システムによっては、利用人数や利用期間に応じて１人あたりの単価が安くなる場合もあります。コスト面で比較する際は、発生する費用をすみずみまで洗い出すようにしてください。
必要な機能は揃っているか
企業によって適した機能は異なります。事前に運用を想定してどのような機能が必要なのか洗い出す必要があります。
たとえば、金額など申請内容によって決裁者が変わる場合は、経路分岐機能があるとよいでしょう。決裁者の外出が多いときは、チャットアプリの通知連携機能があると便利です。
なお、申請状況や証跡を確認する機能は、どの企業においても必要です。内部統制やコンプライアンスの強化につながるでしょう。
管理画面は使いやすいか
ワークフローシステムは全社員が利用するといっても過言ではありません。操作が難しいシステムであれば、便利な機能を搭載していても実際の業務で使われず、社内に浸透しません。ITシステムの導入に抵抗感がある社員も一定数存在するため、誰でも簡単に利用できるシステムを選ぶようにしましょう。
動作の速度も重要なポイントです。システムの立ち上げ・画面の切替が遅いサービスであれば、ユーザーにとってストレスになります。
しかし、使い勝手がよいかは実際に操作してみないと分からないでしょう。だからこそ、無料のトライアル期間を利用し、導入前に操作感を試してみてください。
ワークフローシステムのシェアを知り製品導入を検討
ワークフローシステムのシェアは年々、拡大傾向にあります。経営統合して規模が大きくなった企業を中心に、ニーズが高まっています。小規模や中堅企業では、比較的低コストで導入できるクラウド型が人気です。
ワークフローシステムのシェアや将来性を知り、システム導入を検討しましょう。
