ワークフローシステムとデータベースを連携するケース・事例を解説！

ワークフローシステムとデータベースを連携するメリット

ワークフローシステムは、業務の流れをコントロールするシステムです。いつ誰が何をするのかを管理し、そのとおりに業務が進むように支援します。

これをデータベースと連携することで、ワークフローに関するデータを自動的にデータベースに収集できるようになります。たとえば、ワークフローで１つの業務を完了させれば、それがデータベースのタスク管理に反映します。

つまり、データベースへのデータの蓄積や更新が楽になるということです。システムに手作業で入力するのに要していた労力と時間を、データの分析や施策の検討に回せます。

ワークフローシステムとデータベースを連携するケース

どのような場面でワークフローシステムとデータベースの連携が有効なのでしょうか。代表的なケースを２つ紹介します。

契約書の管理

ワークフローシステムがよく使われる場面に、契約書の申請・承認があります。システム上で契約書のやり取りをすることで、紙によるやり取りにかかる手間を排除できるのが大きなメリットです。

そして、電子データとしての契約書の保管に必要なのがデータベースです。データベースに保存することで高い検索性が実現し、欲しいときに情報にアクセスできます。

また、契約に関する別のデータ（取引先担当者の連絡先など）もあわせて一元管理できるため、データを活用しやすくなるでしょう。

ワークフローシステムとデータベースを連携すると、データベースへのデータ保管がスムーズになります。ワークフローシステムで更新した契約書の情報が自動でデータベースに反映されるため、入力作業の二度手間から解放されます。

経費の申請・計上

ワークフローシステムでは経費の申請や計上も管理できます。申請や承認、支払い状況の確認などが可能です。

フローシステムとデータベースを連携すれば、それらのデータもデータベースに保存できます。データベースの機能を活用すれば、データにグラフ化などの加工を施すことも可能。ワークフローシステム単独で利用するより分析しやすいため、今後の経営に役立つでしょう。

ワークフローシステムとデータベースの連携事例

実際にワークフローシステムとデータベースを連携すると、どのような成果が得られるのでしょうか。具体的な連携事例を見ていきましょう。

売上や経費計算データをそのまま月次決算へ反映

ある企業では、経理業務の負担が本社の経理課に集中しているという問題がありました。少数の従業員で計上や精算を行っている状態でした。基本的に表計算ソフトを活用した作業で、上部に提出する際は紙に印刷していたといいます。

そこで、この企業はワークフローシステムを導入。データベースと連携することで、作成した経費精算データや売上データをそのままデータベースに保存できることに魅力を感じたそうです。

結果として、月次決算の早期化が実現しました。システム上での入力が簡単なため、専門的な知識がなくてもデータの作成ができるようになりました。

そのため、本社に集中していた負担が分散。経理における成功例を踏まえて、この企業はさらに稟議書の回覧や営業日報などでもワークフローシステムの活用を検討しているといいます。

複数システムとの連携でシームレスな管理を実現

ある企業は、カスタマイズ性に富んだワークフローシステムを導入しました。豊富なオプションプランを利用して自社に合ったシステム連携を構築。ワークフローシステムとデータベースだけでなく会計システムも連携させ、シームレスな管理を実現しました。

決裁データ出力オプションにより、複雑な連携が可能になったといいます。会計システムから検索できるようにしたり、予算の残高から支払い後の予算額確認ができるようにしたりと工夫を凝らしています。

また、承認者の履歴表示を押印の代わりにするなど、電子データ特有の管理方法も構築したといいます。

連携によって作業が複雑になった点は、説明動画で解決。その結果、短期間でのリリースに成功したそうです。

ワークフローシステムとデータベースを連携し、業務効率化！

ワークフローシステムとデータベースを連携することで、入力の二度手間を減らし、データの活用性を高められます。たとえば、以下のケースではシステム連携が大きなメリットをもたらします。

• ■契約書の管理
• ■経費の申請・計上

実際にシステムを連携し、データ活用の効率を向上させた企業は少なくありません。ぜひ、自社での導入・連携も検討してみてください。