支払申請のワークフローを効率化する方法
支払申請のワークフローを、システム化によって効率化する方法を紹介します。
経費精算システムを導入する
経費精算システムとは、その名のとおり経費精算を自動化するためのITシステムです。このシステムのワークフロー機能によって、支払申請のワークフローを効率化できます。
具体的には、経費精算における申請や承認、差し戻しなどの業務を自動化できます。すべて電子上で完結するため、紙を扱う必要はありません。
基本的に経費精算システムでシステム化できるのは、経費精算におけるワークフローです。しかし、製品によってはそれ以外に稟議書の申請や休暇申請なども管理できることがあります。
ワークフローシステムを導入する
ワークフローシステムとは、ワークフローの効率化に特化したITシステムです。経費精算や稟議書の申請など、幅広いワークフローを円滑化します。
経費精算システムとの違いは、ワークフローを管理する機能が付随的なものではなく、そちらがメインである点です。そのため、ワークフローを効率化する機能が経費精算システムよりも基本的に優れています。
支払申請だけでなく、そのほかの業務のワークフローも効率化したい場合はこちらを選ぶとよいでしょう。
支払申請のワークフローをシステム化する効果
支払申請をシステム化することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。
業務を効率化できる
一度ワークフローをシステム化してしまえば、自動でその流れに沿って業務を進められます。そのため、その都度関係者が連絡をとる必要がありません。メールや電話の手間が減るため、業務が効率化します。
また、業務に関わる情報をシステム上に一元化できるのも魅力です。すべての情報が一か所にまとまっていれば、さまざまな場所の資料を探す必要がありません。情報の共有や活用が簡単になります。
さらに、時間や場所を選ばず作業できるのも特徴です。スマートフォンやタブレットからも申請や承認が可能なため、担当者の不在によるワークフローの遅延を防げます。
内部統制を強化できる
紙でワークフローを管理している場合は、その書類が今どこにあるのかが分かりません。それを持っている誰かが業務を忘れている可能性もあれば、書類自体を紛失した可能性もあります。さらに、内容の改ざんなどの不正が行われるおそれもあるでしょう。
しかし、ワークフローをシステム化すればそれらの問題を解決できます。ワークフローに携わる人物が、いつどのような作業をしたのか分かるからです。
何か起きたときには、履歴を確認して原因を究明できます。また、記録が残ること自体に、関係者に真面目な取り組みを促す効果があるでしょう。支払申請を効率化するために必要な機能
支払申請をITシステムで効率化する際、どのような機能が必要になるでしょうか。
柔軟なワークフローの設定
ワークフローをシステム化するには、まずワークフローの流れを設定しなければなりません。申請された書類が、どのようなルートを通って誰に承認されるのかをあらかじめ決めるのです。一度決めてしまえば、あとは自動でその流れに沿ってワークフローが進められることになります。
このとき、ワークフローを柔軟に設定できることがポイントとなります。たとえば、「支払申請を承認するAさんが対応できない場合は自動でBさんに回す」といった条件分岐設定があります。このように柔軟なワークフロー設定ができる製品であれば、実務上のさまざまな局面に対応可能です。
システム間の連携
ワークフローシステムは、ほかのシステムと連携することでより大きなメリットをもたらします。
たとえば、画像データをテキスト化するOCRシステムと連携すれば、データの入力に手間がかかりません。また、勤怠管理システムと連携すれば、休暇申請の管理が円滑化します。ワークフローシステムを導入する前に、それがどのようなシステムと連携できるのかを確認しましょう。
モバイルデバイスの対応
モバイルデバイスに対応しているワークフローシステムであれば、時間や場所を問わずワークフローを進められます。具体的には、出張先や自宅からの申請や承認が可能です。
支払申請においては遅延利息の発生防止につながります。そのほか、在宅ワークなど柔軟な働き方の促進にも役立つでしょう。
支払申請のワークフローはシステムを使って効率化しよう！
支払申請のワークフローを効率化する方法は以下の２つです。
- ■経費精算システムの導入
- ■ワークフローシステムの導入
ワークフローをシステム化すると以下のメリットが得られます。
- ■業務の効率化
- ■内部統制の強化
支払申請の効率化に必要な機能は以下のとおりです。
- ■柔軟なワークフロー設定
- ■システム間連携
- ■モバイルデバイス対応
以上を踏まえ、ワークフローの効率化を図りましょう。
