勤怠管理の最新の打刻方法とは？ICカード、生体認証など徹底比較

勤怠管理の必要性と自社に合った打刻の大切さ

勤怠管理が求められている背景に、労働基準法（労基法）への対応があります。厚生労働省は労働者保護の目的から労働時間の徹底した削減を推進しています。また、ワーク・ライフ・バランスを重視する従業員も増えてきており、適切な労働環境を整えることと、勤怠を管理することは、採用やコンプライアンスの順守の観点からも非常に重要になってきています。

勤怠管理を行うには様々な方法があります。従来は、社員が手書きした勤務時間の記録や、タイムレコーダー（打刻機）で記録されたタイムカードを、人事総務担当者が月に1度回収して、エクセルで集計、という方法が主流でした。これには大きな手間がかかり、集計ミスや、不正発生のリスクがあるのが問題点でした。

そこで、最近では管理側の生産性の向上や、正確性を高めるために、紙やタイムカードなどが不要な打刻システムの導入も進んでいます。ここでは最新の打刻方法を学び、自社の現場が使いやすい打刻方法を検討しましょう。

より詳しく知りたい方はこちらも御覧ください。
★なぜ必要？勤怠管理の必要性と課題

勤怠管理システムの打刻方法とそれぞれの注意点

具体的な打刻方法について、特徴とそれぞれの注意点を紹介します。導入の費用や、手間、不正のリスク、打刻の漏れが発生しないかなど確認していきましょう。

①社員証で打刻

社員証がICカードの場合に可能な方法です。社員が、出退勤・休憩などの際に、専用のICカードリーダーに社員証をかざし記録する方法です。データは月に一度、人事担当者がSDカードなどの媒体で取り出します。機械がネットワークに接続されている場合は、SDカードなどの媒体を使わずに都度取得も可能です。エクセルへの転記などの手間がない分、ミスなく運用の手間が少ないのが特徴です。

■社員証での運用の注意点

• 管理するべき社員の全員にICカード付きの社員証を配布する必要があります。アルバイトなど社員の入れ替わり頻度が高い会社の場合、全員分の社員証カードの購入もしなければならないため、その分コストがかかります。

②電子マネーなどのICカードで打刻

社員証にかぎらず、交通系ICカードなど社員の手持ちのICカードを利用できる方法です。こちらも、出勤・退勤・休憩などの際にICカードをICカードリーダーにかざし記録します。社員の手持ちのカードを利用できるので、別途カードを用意する費用が抑えられるのが特徴です。

■ICカードの注意点

• ＜不正打刻＞利用するICカードは、通勤定期として利用しているカードなど、日々使うカードにすることがおすすめです。もし日常的に使わないカードの場合は、容易に同僚に預けるということが可能になり、なりすまし打刻のリスクが高まります。


• ＜運用の手間＞社員が普段持ち歩くICカードを利用するため、紛失や忘れてしまった際の対応についても考慮する必要があります。

③生体認証（静脈認証・指紋認証・顔認証)

タイムカードやICカードなどの代わりに、従業員の生体で認識する方法です。静脈認証、指紋認証、顔認証などの仕組みがあります。こちらは、なりすまし打刻のリスクが非常に低くなり、紛失や忘れてしまうといったことも防ぐことが可能です。

■生体認証の注意点

• ポイントになるのは、認証の精度です。コストを抑えて精度の高くない認証端末を導入した場合、スムーズに読み取りができないとうことが発生する可能性があります。実際に製品を比較してみて、求める精度と投資できる費用をよく検討する必要があります。

④クラウドシステムを使ったGPS打刻

スマートフォンや携帯電話の位置情報とともに打刻を行う方法です。外勤営業や、作業員など、社員が事業所以外で勤務を行うことが多い場合にも、「勤務をどこで開始、終了したか」を正確に記録できることがメリットです。なりすまし打刻のリスクも低くなります。操作が簡単で、新たにGPS打刻用の端末を用意する費用や手間が不要なことも導入が進んでいる理由の一つです。

■クラウドシステムを使ったGPS打刻の注意点

• 勤怠管理に限らず、従業員がGPS機能で位置情報を知らせることに「監視されている」といったネガティブな印象をもつ可能性もあります。収集したデータを活用して、営業活動の効率化や業務の生産性を上げられることなどメリットを説明し、社内の理解を深めてから導入をすることが重要です。

⑤PCで打刻

オンプレミスやクラウドのシステムを導入し、会社支給のPCを使って社員が自席で打刻できる方法です。クラウドシステム利用の場合は、次の⑥で詳しく紹介します。

特にオンプレミス型の場合、自社に合わせたカスタマイズがし易いので、複雑な勤務形態、就業形態の場合も対応可能です。自社の社員の特性に合わせて、画面の構成など使いやすさを高められます。

■PCで打刻の注意点

• オンプレミス型の場合、開発が必要なので、初期費用や導入費用が高額になることがあります。自社でサーバーを用意したり、保守費用も発生する為、大企業向けのシステムと言えるでしょう。


• PC端末の立ち上げ後に打刻するため、業務が立て込んだときなどには打刻漏れが発生する可能性があります。導入初期は、打刻漏れが無いように声をかけ合うなど、意識付けが大事になります。

⑥クラウドシステムでwebブラウザで打刻

クラウドシステムを導入し、PCのwebブラウザを使って打刻できる方法です。新たに打刻用の端末を用意しなくてもよい点や、リモートワークなどの働き方にも対応できることがメリットです。事前の残業申請や、有給申請の仕組みがついたシステムもあります。 オンプレミス型と比較してカスタマイズ性が低くなりますが、低価格で利用できることも導入が増えている理由です。システム自体が給与計算ソフト等と連携可能なものも多いので、他当社の負担も減らすことができます。

■クラウドシステムを使ったwebブラウザで打刻の注意点

• クラウド型勤怠管理システムの場合、基本料金+従業員数で月額費用が発生するものがあります。打刻端末の用意や、管理にかかるコストが他の方法に比べて低い分、月額費用と比較して、自社にあったプランを選ぶことが必要です。


• PCでの打刻と同様に、出勤、退勤の打刻漏れが発生する可能性があります。サービスによっては打刻漏れの情報を集計して該当者にアラートを挙げる機能があります。

まとめ~自社に最適な勤怠管理、打刻の方法とは~

正しい打刻は勤怠管理の基本です。打刻方法は様々な方法がありそれぞれメリットやデメリットが挙げられます。その中で、集計ミスがない、導入の初期投資が少なくコスト面でのハードルが低いという点で、クラウド型勤怠管理システムの打刻方法がおすすめです。クラウド型勤怠管理システムには、無料のお試し版が用意されているものもあるので、まずは一度デモなどで画面の表示や機能を実際に使ってみるのもよいのではないでしょうか。