ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールの違いは？

ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールの違いは？

ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールの違いを、端的に示すと以下のようになります。

ワークフローシステムは、経費精算などの業務手続きを電子化して、申請・承認・決裁の流れをシステム上でコントロールします。いつ誰が何をするのかを明確にし、あらかじめ設定されたフローで業務が進められます。権限が付与されている人のみ申請や承認が行えて、申請内容に応じて適した承認者へ自動的にリレーされるため、第三者が勝手に作業することはできません。そのため内部統制にも役立ちます。

一方、プロジェクト管理ツールはタスクやスケジュールなどを管理し、プロジェクト全体の進捗の把握や情報共有をしやすくするものです。ワークフローシステムのようにフローがきっちり決まっているわけではないので、作業の遅れがあれば臨機応変な対処が可能です。しかし、自由度が高い分、適正ではないフローで業務が進むおそれもあるでしょう。

ワークフローシステムとは？

ワークフローとは、業務の一連の流れのことです。例えば、Aさんが申請した書類にBさんが目を通し、最後にCさんが承認印を押す、といった流れを指します。

この流れをITツールでシステム化したものがワークフローシステムです。ワークフローシステムを使えば、申請書や稟議書を電子化し、手続きの流れを自動化できます。

先ほどの例でいうとA→B→Cさんの順に申請書が回覧されますが、申請書は電子化されているのでシステム上で閲覧でき、自動でリレーされていくのです。また、ワークフローは可視化されており、どこで停滞しているのかを確認できます。承認漏れがなくなり、決裁までがスピーディーです。

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プロジェクト管理ツールとは？

プロジェクト管理とは、プロジェクトの進捗状況やToDoリスト、関係者同士の連絡を管理することです。そして、プロジェクト管理ツールは、それらを円滑化するための機能を備えています。例えば、ガントチャートで進捗状況が可視化されたり、チャット機能で関係者が手軽にやり取りできたりします。

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトに関する情報を一元化できるツールといえるでしょう。すべてが一か所にまとまっているため、進捗確認や情報共有に時間がかかりません。プロジェクト全体の見通しがよくなることで、思わぬトラブルや遅延を避けられます。

なお、チケットという形でタスクを振り分けたり、チケットの処理ステータスを管理したり、ワークフローを管理する機能を搭載した製品もあります。しかし、ワークフローシステムのように、条件分岐で自動的にタスクを割り振ることや、３万円以上の経費申請は２人以上の承認が必要などの業務ルールを適用するのは難しいでしょう。

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どれを導入すべき？お悩み別！選定方法

では、ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールのどちらを導入すべきなのでしょうか。両者の違いを踏まえて、自社に適したものを選ぶ方法を解説します。

承認・決裁スピードを向上させたい：ワークフローシステム

ワークフローシステムの最大のメリットは、業務手続きを円滑化できることです。申請書や稟議書はペーパーレスになり、印刷や手渡しの手間が必要ありません。すべてシステム上で完結するため、パソコンやタブレット、スマートフォンさえあれば出張中でも確認や承認が可能です。

また、承認がどこかで滞っている場合は、別のルートに自動変更させる機能などもあります。これらを駆使すれば、承認や決裁に伴う無駄な待ち時間を最低限に抑えられるでしょう。

したがって、承認や決裁のスピードが遅いと感じているのであれば、ワークフローシステムを選びましょう。企業全体の意思決定が早くなり、ビジネスを加速できます。

進捗を計画的に管理したい：プロジェクト管理ツール

一方、プロジェクト管理ツールはプロジェクト全体を管理するのに向いています。大人数が関わるプロジェクトでも、一目で進捗状況を把握できます。したがって、プロジェクトの状況が不透明であることに課題を感じているなら、プロジェクト管理ツールがおすすめです。

具体的には、手の空いている人と忙しい人を把握し、適切な人材配置が実現します。タスクの割り振りが最適化され、プロジェクトはスムーズに進行するでしょう。

また、データの共有やコミュニケーション促進機能を備えたツールもあります。メンバー間での情報共有がスムーズになれば、誤解・失念による遅延や失敗を回避できるでしょう。

どちらの問題も解決したい：ツールを併用

承認・決裁を早めたいだけでなく、プロジェクト全体の管理もしたい場合は両方のツールを併用しましょう。これらのシステムは守備範囲が異なるため、片方だけの導入で両方の問題を解決することはできません。ワークフローシステムにはガントチャートやマイルストーン表の作成機能が搭載されておらず、プロジェクト管理ツールは条件分岐の承認ルートの設定ができないのです。

クラウド型製品ならAPIにより、プロジェクト管理ツールとワークフローシステムを簡単に連携できます。ワークフローシステム上での作業がプロジェクト管理ツールの進捗管理に反映されるなど、利便性が高まります。

こういったメリットも踏まえたうえで、どのシステムが適しているのか考えましょう。

ワークフローとプロジェクト管理の違いを踏まえて選択を！

ワークフローシステムとは、業務の流れをコントロールするためのツールです。活用することで申請や承認の手間を減らし、決裁までがスピーディーになり、企業の意思決定を加速できます。

一方、プロジェクト管理ツールはプロジェクト全体の進捗を管理するツールです。堅実で計画的なプロジェクト進行に役立ちます。

以上を踏まえ、自社に適したシステムを導入しましょう。