ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールの違いは？

ワークフローシステムとは？

ワークフローとは、業務の一連の流れのことです。たとえば、Aさんが申請した書類にBさんが目を通し、最後にCさんが承認印を押す、といった流れを指します。

この流れをITツールでシステム化したものがワークフローシステムです。ワークフローシステムを使えば、手続きの流れを自動化できます。

たとえば、稟議書はA→B→Cさんの順で確認するとしていた場合、自動的にシステム上でこの順番に書類が回覧されます。また、今誰の確認を待っているのかリアルタイムで知ることもできます。

ワークフローシステムを使えば手続きにかかる手間が減り、企業の意思決定が促進されるでしょう。

プロジェクト管理ツールとは？

プロジェクト管理とは、プロジェクトの進捗状況やToDoリスト、関係者同士の連絡を管理することです。そして、プロジェクト管理ツールは、それらを円滑化するための機能を備えています。

たとえば、進捗状況がガントチャート化されたり、関係者がツール上のチャット機能で手軽にやり取りできたりします。

プロジェクト管理ツールは、プロジェクトに関する情報を一元化できるツールと言えるでしょう。すべてが一か所にまとまっているため、細々とした確認に無駄な時間をとられずに済みます。プロジェクト全体の見通しが良くなることで、思わぬトラブルや遅延を避けられます。

ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールの違いは？

ワークフローシステムは流れを管理するためのシステムです。いつ誰が何をするのかを明確にし、それに沿った流れで業務を進めることを支援します。権限を付与した人のみ作業できるようにすれば、ほかの人は勝手に作業を進められません。

一方、プロジェクト管理ツールはあくまでプロジェクト全体を把握するものです。誰が何をやっているのかは掴めますが、誰に何をさせるのかを決定することは不可能です。

つまり、両者の主な違いは端的に以下のように表現できます。

ワークフローシステム

業務状況のコントロール

プロジェクト管理ツール

業務状況の把握

自社に最適な製品は？

では、ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールのどちらを導入すべきなのでしょうか。両者の違いを踏まえて、自社に適したものを選ぶ方法を解説します。

承認・決済スピードを向上させたい：ワークフローシステム

ワークフローシステムの最大のメリットは手続きを円滑化できることです。紙の書類をやり取りするような、印刷や手渡しの手間が必要ありません。すべてシステム上で完結するため、パソコンやタブレットさえあれば出張中でも確認や承認が可能です。

また、承認がどこかで滞っている場合は、別のルートに自動変更させる機能などもあります。これらを駆使すれば、承認や決裁に伴う無駄な待ち時間を最低限に抑えられるでしょう。

したがって、承認や決裁のスピードに難を感じているのであれば、ワークフローシステムを選びましょう。企業全体の意思決定が早くなり、ビジネスを加速できます。

進捗を計画的に管理したい：プロジェクト管理ツール

一方、プロジェクト管理ツールはプロジェクトの全体を管理するのに向いています。大人数が関わるプロジェクトでも、一目で進捗状況を把握できます。したがって、プロジェクトの状況が不透明であることに難を感じている企業には、プロジェクト管理ツールがおすすめです。

具体的には、手の空いている人と忙しい人を把握でき、適切な人材配置が実現します。タスクの割り振りが最適化し、プロジェクトのスムーズな進行に貢献するでしょう。

また、データの共有やコミュニケーション促進機能を備えたツールもあります。メンバー間での情報共有がスムーズになれば、誤解・失念による遅延や失敗を回避できるでしょう。

これらの機能を活用すれば、予定に沿った堅実なプロジェクト進行が実現します。

どちらの問題も解決したい：ツールを併用

承認・決裁を早めたいだけでなく、プロジェクト全体の管理もしたい場合は両方のツールを併用しましょう。これらのシステムは守備範囲が異なるため、片方だけの導入で両方の問題を解決することはできません。

また、ツールの併用自体にもメリットがありえます。それは、これらのツールの連携により、どちらの管理も楽になることです。

製品の種類によっては、プロジェクト管理ツールとワークフローシステムを連携できます。その結果、ワークフローシステム上での進捗がプロジェクト管理ツールの進捗管理に反映されるなど、高い利便性が実現します。

こういったメリットも踏まえたうえで、改めて自社がどのようなシステムを求めているのか考えましょう。

ワークフローとプロジェクト管理の違いを踏まえて選択を！

ワークフローシステムとは、業務の流れをコントロールするためのツールです。これを活用することで手続きの手間を減らし、企業の意思決定を加速できます。

一方、プロジェクト管理ツールはプロジェクトの進捗やタスクを管理するツールです。堅実で計画的なプロジェクト進行に役立ちます。

以上を踏まえ、自社に適したシステムを導入しましょう。

関連記事

watch_later 2020.06.01

【迷わない！】2020年最新ワークフローシステム27選を比較

続きを読む ≫