在宅勤務制度導入に伴うワークフロー見直しの重要性とは？

在宅勤務制度導入におけるワークフロー見直しの重要性

申請・承認業務は、あらかじめ決められたワークフローに従って行われます。ただし、そのワークフローは関係者が社内にいる前提で作られています。ワークフローを見直さず、在宅勤務制度を導入しようとしても問題が生じ、うまく運用できません。

たとえば、承認者が不在がちで申請プロセスが滞るケースがよく見られます。

社内勤務であれば承認者と直接顔を合わせる機会があり、承認を促せます。しかし、在宅勤務ではそのような機会はなく、承認されるまでに時間がかかるでしょう。これでは業務が進まず、部署全体へ影響が及ぶおそれもあります。

したがって、在宅勤務制度の導入を進めるには、ワークフローの再構築が大切だといえるでしょう。

在宅勤務制度導入に伴うワークフローシステムの活用例

ワークフローシステムとは、申請・承認業務を電子化・自動化するシステムです。これにより、ワークフローの最適化や業務のスピードアップが期待できます。

では、在宅勤務制度導入に際してワークフローシステムを活用すると、どんな効果が得られるのでしょうか。３つの活用例を紹介します。

いつでもどこでも業務ができ、決裁のスピードを向上

ワークフローシステムはスマホ対応であることが多く、社外からでも申請・承認が行えます。さらに、ワンクリックで承認ができたり、プッシュ通知機能により申請書の修正依頼などにすぐ対応できたりします。申請・承認の進捗状況もスマホから把握可能です。

在宅勤務に懸念されがちなタイムラグを解決し、業務スピードが上がるでしょう。実際、ある会社では、在宅勤務者・社内勤務者が居合わせないため、申請・承認のタイムラグが生じ、決裁までに時間がかかっていました。

特に、社内勤務者が出張などで不在になる場合、在宅勤務者の問い合わせや申請にすぐ応じることはできません。そこでワークフローシステムを活用したところ、社内勤務者はスマホから問い合わせや申請内容を確認し、決裁までの時間を大幅に短縮できたのです。

稟議内容をシステム上でまとめ、検索性を向上

在宅勤務においては、メールやチャットをよく使います。稟議の際にもそれらを使うことがあるのですが、過去の稟議内容がメッセージに埋もれてしまいすぐに確認できない、という事態に陥りがちです。こういった場合にワークフローシステムは役立ちます。

ワークフローシステムでは、稟議内容や決裁までのプロセスを記録し、システム上に保存します。過去の稟議内容は、検索機能を活用すればすぐに見つけることが可能です。

具体的には、検索範囲を細かく指定できたり、検索条件を保存してワンクリックで探せたりします。この機能により、必要な時に必要な情報を簡単に入手できるでしょう。

業務フローや社内ルールを明確化し、内部統制を強化

在宅勤務制度を導入するにあたり、社内ルールを定めなければなりません。

「高額な備品を購入するときは上司・管理部長からの承認が必要」「福利厚生の利用には届出が必要」など、細かく定めます。社内ルールがない状態で在宅勤務制度を導入すると、いつ誰が何をしたのか把握できず、内部不正が起きるおそれもあるのです。

ワークフローシステムも同じく、導入にあたって業務フローや社内ルールが必要になります。システム上で承認ルートや決裁権限を設定する必要があるからです。

ワークフローシステムの導入をきっかけに、業務フロー・社内ルールを明確化できます。それらをもとにシステムでワークフローを運用すれば、効率的かつ正確に申請・承認業務が行われ、決裁までのプロセスが記録されるため、内部統制の強化が可能です。

在宅勤務制度導入に伴うワークフローシステム活用の注意点

在宅勤務ではインターネットを利用してワークフローシステムへアクセスすることになり、不正アクセスのリスクが高まります。このリスクを軽減するにはセキュアな環境の構築が必要です。VPNやセキュアブラウザで通信を暗号化し、セキュリティを強化しましょう。

また、モバイルデバイスからの情報漏えいにも留意してください。

在宅勤務者が外出先でスマホから重要書類を閲覧していた場合、他人にのぞき見される恐れもあります。モバイルデバイス上での閲覧を許可する文書とそうでない文書に分け、在宅勤務者の業務に関係ない情報へのアクセスを制限しましょう。

ただし、すべての業務においてセキュリティを厳しくしてしまうと、利便性を損ないます。機密情報や個人情報を扱う業務だけは厳しくアクセス制限するなど、業務内容に合わせてセキュリティ対策をしましょう。

在宅勤務にワークフローシステムを導入し、業務効率を向上！

在宅勤務制度の導入を進めるには、ワークフローの見直しが必要です。

その際、ワークフローシステムの利用を検討しましょう。ワークフローシステムは、決裁スピードの向上や内部統制の強化といった、在宅勤務における課題を解決できます。しかし、ワークフローシステムを在宅勤務に活用するにはセキュリティ対策の強化に努めなければいけません。

以上を踏まえ、在宅勤務にワークフローシステムを導入し、業務効率化につなげましょう。