ワークフローシステムで文書管理はできる？実現した事例を紹介！

ワークフローシステムで文書管理はできる？

ワークフローシステムでも文書管理は可能なのでしょうか。

文書検索機能を使えば簡易的に行える

ワークフローシステムには、文書管理用の機能として文書検索機能が搭載されています。テキストデータに存在する単語から検索するだけでなく、書類の作成日や申請日など、さまざまな観点から検索可能です。

この機能を使えば、紙の書類よりも素早く目的の書類を見つけられます。書類の手続きを効率化するのに役立つでしょう。

徹底して行うことは難しい

上述したように、目的の文書を探し出すくらいであればワークフローシステムでも可能です。しかし、本格的に文書管理を行うには不十分といえます。

たとえば、企業が電子データを扱う際には電子帳簿保存法（令和元年９月30日施行）などの法律に従わなければなりません。具体的には、文書を管理するソフトウェアには改ざん防止機能や権限設定機能が求められます。

しかし、ワークフローシステムはあくまでワークフロー上の書類の管理を円滑化するだけであり、そのような機能を備えていません。

ワークフロー管理と文書管理を同時に行うには？

では、ワークフロー管理と文書管理を同時に行うにはどうすればよいのでしょうか。

ワークフローシステムと文書管理システムの連携

ワークフローの管理に特化したワークフローシステムがあるように、文書管理に特化した文書管理システムも存在します。両方の管理を適切に行うには、この２つのシステムを連携しましょう。

具体的には、ワークフローシステムで扱った書類を、文書管理システムで管理できる体制を整えなければなりません。手動でデータを移動させることもできますが、大規模な組織では難しいでしょう。

また、人為的ミスが発生する原因にもなります。そのため、人の手を介することなく両システム間でデータをやり取りできる環境を技術的に構築しなければなりません。

ただし、これにはITシステムに関する高度な知識が必要になります。どのようなシステムを使っているかが企業によって異なる以上、システムの連携方法はケースバイケースだからです。

文書管理機能を強化したワークフローシステムの活用

前述したように、一般的にはワークフローシステムだけで文書管理を行うのは困難です。しかし、近年は文書管理機能が優れたワークフローシステムも少なくありません。そのような製品を選べば、文書管理システムと連携させなくても充分な文書管理が実現します。

具体的には、検索機能はもちろん、アクセス権限設定やバージョン管理機能など高度な文書管理機能を備えています。また、製品によっては導入後にカスタマイズで機能を追加することも可能です。

１つのシステムで完結するため、２つのシステムを連携させる煩雑さはありません。複数のシステムの使い方を学ぶ必要もなく、一元管理できるため、書類の行方が分からなくなる心配も不要です。少ない負担で業務を効率化したい場合におすすめの方法です。

ワークフローシステムで文書管理を最適化させた事例は？

ワークフローシステムの導入により、どのように文書管理が改善するのでしょうか。導入に成功した事例を２つ見てみましょう。

IT部門の負担軽減を実現した事例

ある技術商社は、以前使っていたワークフローシステムに難を感じていました。文書管理システムをベースにした製品だったため、ワークフローの細かい設定が困難だったそうです。

そこで、現場で自由にカスタマイズできる製品を導入。その結果、各現場が自分たちでワークフローを設計して使えるようになり、IT部門の負担が減少しました。

海外展開を成功させた事例

ある自動車部品製造企業は海外展開を進めていました。ところが、当時使っているワークフローシステムは日本語にしか対応しておらず、検索機能も不十分でした。

そこで新たな製品を導入。これは多言語に対応しているほか、全文検索機能も備えたものでした。その結果、海外拠点で扱う膨大な資料をうまく管理できるようになったといいます。

ワークフローシステムで文書管理を行える製品の導入を！

一般的に、ワークフローシステムだけでは文書管理を充分に行えません。搭載されている文書管理機能があくまで付随的なものだからです。この課題を解決するには以下の方法があります。

• ■ワークフローシステムと文書管理システムを連携する
• ■文書管理機能を強化したワークフローシステムを導入する

前者は高度な知識を要するため、おすすめなのは後者です。ぜひ、自社に最適なシステムを導入してください。