電子承認とは？メリットと注意点について徹底解説

電子承認とは

電子承認は、契約書や各種文書の承認プロセスをデジタル化することを指します。紙の文書に代わるものとして、現代のビジネス環境において広く採用されています。

「本人性の証明」と「非改ざん性証明」の実施

電子承認では、「本人性の証明」と「非改ざん性証明」が非常に重要です。電子承認の信頼性を保証し、法的有効性を確保します。

本人性の証明

本人性の証明は、電子文書が特定の個人によって承認されたことを証明するプロセスです。デジタル署名やメール認証などの方法を通じて行われます。デジタル署名は、公開鍵基盤（PKI）を利用して、文書の承認者の身元を確実に特定し、なりすましや不正承認を防ぐ役割を果たします。

メール認証は、メールアドレスに届いた認証メール内のURLにアクセスすることで、実在性を証明する電子証明書です。

非改ざん性の証明

非改ざん性の証明は、文書が承認後に改ざんされていないことを保証するものです。タイムスタンプやブロックチェーン技術などを用いて行われ、文書の完全性を維持します。

タイムスタンプは、文書が特定の時点で存在していたことを証明し、後からの改ざんを防ぎます。ブロックチェーン技術を用いた場合、文書は改ざんが非常に困難な分散型台帳に保存され、安全性が高まるでしょう。

電子承認システムの導入

電子承認は多くの場合、ワークフローシステムの機能の一部として提供されています。市場にはさまざまなワークフローシステムが存在し、それぞれ異なる機能や特性をもちます。企業は自社のニーズに合わせて最適なシステム選択を行い、従来の紙ベースのプロセスからデジタル化へと移行することで、効率性とセキュリティの大幅な向上が可能です。

電子承認システムは、現代のビジネスプロセスにおける効率化とセキュリティ向上の鍵となり、多くの企業にとって重要なツールといえます。

電子承認システム導入によるメリットとは

電子承認システムを導入することによって得られるメリットは多岐にわたり、現代のビジネス環境において非常に重要です。ここでは、電子承認システム導入のメリットを解説します。

承認の手続きをデジタル化できる

電子承認システムの導入により、従来の紙ベースの手続きを完全にデジタル化することが可能です。これにより、文書の作成や配布、保管といったプロセスが効率化され、大幅な時間の節約と作業効率の向上を実現できます。

また、デジタル化されたプロセスでは、手書きの書類や紙のファイルに比べて、ミスの発生率が低下します。加えて、デジタルデータの一元管理により、必要な情報の検索や共有が容易になり、チームワークの向上にも貢献できるでしょう。

承認までの時間を短縮できる

紙ベースの手続きでは、文書の物理的な移動や保管に多くの時間を費やしますが、電子承認システムを利用することで、文書管理にかかる時間を大幅に削減できます。電子承認はどこからでもアクセスが可能であり、リアルタイムでの承認が行えるため、プロジェクトの進行や意思決定のスピードが格段に向上します。

特に、リモートワークや多拠点での業務が増える現代において、企業の大きなアドバンテージとなるでしょう。

書類の保管スペースを削減できる

紙の書類は保管スペースを大量に消費しますが、電子承認システムを導入することで、物理的な保管スペースの必要性がなくなります。これによりオフィススペースの有効活用が可能となり、保管に関わるコストも削減されます。また、デジタルフォーマットで保存された文書は、検索機能を用いて迅速にアクセスでき、必要な書類をすぐに見つけることが可能です。

書類の印刷代を削減できる

電子承認システムの導入により、書類の印刷にかかる費用が削減されます。紙やインク、プリンターの維持管理コストを含めた長期的な経済効果につながります。初期投資は必要ですが、印刷コストの削減により、長期的には大きなコスト削減が見込めるでしょう。さらに、環境に配慮したペーパーレスオフィスの実現にも貢献し、企業の社会的責任（CSR）も果たせます。

これらのメリットはワークフローシステムの機能を使用することでも得ることができます。 ワークフローシステムについては以下より、資料請求をして詳細情報を得ることも可能です。

電子承認システム導入時に注意することとは

電子承認システムを導入する際には、いくつかの重要な点に注意する必要があります。適切なシステム選択とその後の運用は、導入の成功に不可欠です。ここでは、電子承認システム導入にあたっての注意点を解説します。

機能の充実性

電子承認機能はワークフローシステムの一部にすぎません。そのため、システム全体の充実性や機能性を考慮することが重要です。サポート体制やシステムの使いやすさ、カスタマイズの柔軟性など、自社のニーズに合致するシステムを選択することが求められます。また、将来的な拡張性やアップデートのサポートも重要な検討事項です。

導入コストと予算の確認

電子承認システムの導入には、初期コストや維持管理のコストがかかります。これらのコストはシステムの規模や機能、提供企業によって大きく異なるため、予算とのバランスを考慮する必要があります。導入による長期的なコスト削減を考えつつ、初期投資の回収期間やROI（投資収益率）を計算することも有効です。

利用可能契約の確認

電子承認システムを導入しても、すべての取引先が電子承認を受け入れるとは限りません。特に法的な観点から、紙ベースのドキュメントが必要な場合もあります。そのため、取引先との契約形態を事前に確認し、必要に応じて従来の紙ベースのプロセスも維持する必要があります。また、国内外の法規制や業界標準に適合しているかどうかも重要な検討ポイントです。

これらの点を慎重に考慮し、自社に最適な電子承認システムや、ワークフローシステムの導入を進めることが、業務の効率化とコスト削減への道を切り開く鍵となるでしょう。

自社に最適なワークフローシステムを活用しよう

電子承認の導入は、企業に多くのメリットをもたらしますが、そのためには適切なシステム選択と運用が不可欠です。自社のニーズに合ったワークフローシステムを選択し、業務の効率化を図りましょう。

興味のある方は、ぜひ資料請求をご検討ください。