こんにちは。『ITトレンドスタイル』ライターのあやかです。働き方改革が必要であることは、私にもだんだんわかってきました。でも、具体的にどうやって推進すればいいんだろう…。そんなふうに思い始めた私にぴったりなイベントが! 2018年2月7日から3日間、開催された「実践ソリューションフェア2018」に行ってきました! 会場になっているザ・プリンス パークタワー東京といえば、女子あこがれの結婚式場。私も“その日”にそなえて下見のつもりで…。いやいや、これはお仕事。働き方改革の最前線で使えるITが一堂に会するこのイベントに潜入して、最新のソリューションをみなさんにお伝えします!

PCの稼働データで残業を把握

大塚商会さんが主催し、大阪・名古屋も含め全国各地で開催されるこのイベント、なんと今回で41回目になるんだそうです。企業の情報システム部門や総務部門の方、中堅・中小企業の経営者を中心に、昨年の東京会場の実績で約1万5,000人が来場した大人気イベント。働き方改革を意識した、さまざまな最新ソリューションや最先端テクノロジーが多数、紹介されているので、参加者の表情は真剣そのもの。「職場に導入できるものを見つけよう」「働き方改革の推進に役に立つヒントをもらおう」という感じ。でも、そんななかでも、明るい雰囲気があります。だって、見たこともない、新しい製品に触れられるのって、楽しいじゃないですか!

ワクワクしながら、私がまず訪れたのは『事務所-Office-』のブース。入り口には「Officeが変われば、成果も変わる」というキャッチフレーズが書かれていました。展示のなかで、目をひいたのは「親切なPC」。終業時刻の少し前に、デスクトップ画面に「帰りましょう」というメッセージが表示されるんです。PCがそういっているんだから、帰らなきゃね。さらには、ノー残業デーの終業時刻になると、強制的に電源がOFFになるように設定できるんです。PCが使えないんだから、帰らなきゃね。

そんな「親切なPC」なら、管理する側は、従業員が社用PCの電源をON/OFFにした操作履歴をもとに、労働時間や残業時間を把握することができます。そのデータから業務負荷が大きい部署・従業員を把握できるし、通常の勤務時間外のPC稼働履歴(たとえばサービス残業をしている)も知ることができるのです。従業員と画面上で残業申請⇔承認のやりとりができたり、細かいニーズにこたえています。PCの使用時間の「見える化」で業務の効率を上げていく仕組みでした。

一斉消灯で帰れる雰囲気づくり

次に訪問したのは『電力ソリューション』のブース。電力? 働き方改革とあまり関係ないんじゃ…? たぶん、「ワケわかんない」という表情をしていたんでしょうね、ブースの説明員の方が話しかけてくれました。「定時を過ぎても上司が仕事をしていると帰りにくい雰囲気、ありませんか?」。うーん、確かに。「つきあい残業が常態化している職場でも、一斉消灯をすれば、帰るきっかけづくりができるんです」。なるほど!

でも、どうしても定時以降にやらなければならない仕事もあるけど…。「大丈夫です。そんな場合は無線スイッチで、必要な場所のみ点灯することができるんです」。さすがです。職場環境の改善や電気代の削減につながっている実例も展示されていました!

ファックスも名刺も複合機で管理

続いては『最新複合機ソリューション』のブース。本当にびっくりしたのですが、今の複合機って、すごく進化しているんですね!たとえば、ファックスで受信した文書を自動的に電子化して、仕分けしてくれる機能。さらに、請求書とか紙でもらった文書をWordやExcelにできるんです。これほしい! 請求書や領収書の管理は私の仕事なんです。その仕分けの手間がはぶけるなんて、なんてステキ!電子化することで検索性も格段にアップ。見つけたい請求案件をすぐ見つけることができる。もう、編集長の「ほら、先月の取材のための会食、あのお店の領収書、出してよ」という依頼にも即対応できます! っていうか、編集長、この複合機があれば、自分でできますよね?

さらには、名刺管理機能がついた複合機も! スキャンした名刺を自動的にOCR処理し、データをキャビネットに保存・管理。名刺検索がとっても簡単になります。それだけでなく、スマートデバイスからそのデータを閲覧すれば、電話番号のデータをクリックして電話をかけられるし、住所のデータからそこの地図を表示させたりできる。上手にこれを活用すればムダな時間が減って、効率アップできますね。

自社に最適なリモート接続方式を

『外出先-Remote-』のブースにも行ってきました。リモートワークは働き方改革を進めるうえで、多くの企業にとって重要なファクターになっています。なので、このブースだけは絶対に外せないと思っていました。入ってみると、「いつでも」「どこでも」仕事ができ、あらゆる場所がオフィスに変わる仕組みを紹介していました。

恥ずかしながら私、あまりにも多くの製品があって、めまいがしてしまったのです…。でも、ブースの展示から、わかったことがあります。社外での仕事を可能にするリモートアクセスの接続方式は大きくわけて3つ。

  1. クラウド型アプリ方式:
    Web上からクラウド型アプリに接続するため、どこからでも同じ環境下で作業することが可能。作業データはクラウド上に保存されるため、緊急時には別の端末からアクセスしデータを参照することができる。アプリケーション利用のためのライセンスによって、更新管理が必要となる。また、使用端末のメモリを消費するため、ある程度の端末性能が求められる。
  2. 仮想デスクトップ方式:
    社内に設置されているサーバーから提供される仮想デスクトップに、手元にあるPCから遠隔でログインする方法。サーバーの管理者が権限を持つため、仮想デスクトップ利用者が自由にソフトウェアをインストールすることを防止できる。一方で、サーバーのリソース配分に留意が必要で、作業量の多い専門職(設計やデザインなど)には不向き。
  3. リモートデスクトップ方式:
    社内に設置されたPCのデスクトップ環境に、外出先で使用するPCやタブレット、スマートフォンなどからアクセスし遠隔閲覧や操作が可能に。持ち出している端末には画面情報が転送されるだけでデータが残らないのでセキュリティ面では安全性が高い反面、接続環境を整えることが必要。また、社内端末の電源を常時オンにしておかなければならず、利用者が増えるとコストが増大する恐れがある。

社外で仕事をする頻度や、セキュリティをどれだけ強固にする必要があるのか、など、自社の状況をいちど見つめなおしたうえで、どれにするか考える必要がありそうですね。

RPAを実際に導入して効果アリ!

最後に訪れたのは『RPA』のブースです。Robotic Process Automation、つまりロボットを使って仕事の効率化をはかるのです。ホントに「仕事をやってくれるロボット」なんてあるのかなあ。そう思っていたら、なんと、主催者である大塚商会さんが、自社のサポートセンターにRPAを導入したんですって!

そのサポートセンターでは、大塚商会さんが顧客企業に提供するデータセンターやメール関連のサービスを企画・開発する業務と、そうした顧客企業へのサポート業務を行っているそうです。多岐にわたる業務内容を約800名でこなしていても、まだまだ業務量が多く、一部でもロボットに代行できたら…。ということで、導入を決めたそうです。

サポートセンターに電話で寄せられるユーザーの悩みは個々に違う非定型情報。いままでは「IT導入による業務効率化の対象になりにくい」とされていた領域です。でも、ヒトが対応する前にロボットが対応し、「どんな分野の悩み・問い合わせなのか」を仕訳してからヒトにつなぐことで、センターの工数・コストともに大幅に削減できたんですって!

ブースの説明員の方は「ロボットは、忖度はしてくれません(笑)。しかし、人間だとミスの多い単純なルーティンワークについてはロボットの方が非常にすぐれています。人間とロボットとの共存が大事ですよね」と語っていました。寝ている間に原稿を書き上げてくれるロボットと共存できる日も、そう遠くないのかしら? 「そうなったら、おまえを雇う必要ないだろ」って、編集長、そんな…。大塚商会さんはRPA導入にあたり、「ロボットにまかせられる仕事はなにか」「人間でなければできない仕事はなにか」と業務の切りわけをしたそうです。どの職場でも、ロボットを導入するにあたって必要な作業なんだと思いました。

改革につなげる「使い方」が大事

本当に多くの製品に触れることができて、楽しかった!明日から職場に使えそうなものも多かったし! 最後に、主催者である大塚商会さんの広報担当の小野聡さんにお話をうかがいました。「働き方改革のためのハード、ソフトがあるのではないんです。大事なのは使い方です。使い方しだいで、あらゆるコト・モノが働き方改革につながるんです」。本当にその通りだなと思いました! みなさんの職場での改革推進のヒントになれば幸いです!

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