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ソフトブレーンでは、社員一人あたりの生産性を重視しており、自社の営業支援システムと交通費精算やワークフローなどのシステムを連携し、業務のペーパーレス化と効率化を推進してきた。

一方で、契約書は書類で管理する運用していた。そのため、営業社員が外出先から契約書を確認したい場合、担当部門に依頼して探してもらうか、帰社後に自身で探すしか方法がなかったという。そこで、契約書の管理でも紙の書類をなくし、業務の効率化の促進することにした。

電子契約書保管サービスで契約書をすべて電子化
(画像提供:ソフトブレーン)

電子化にあたっては、同社の営業支援システムとの連携を見越してGMOクラウドのクラウド型の電子契約書保管サービスを導入した。営業支援システムとの連携の可能性と、自社内で安全に書類を電子化できることを評価し採用を決めたという。

同社では2万件あった紙の契約書は2か月をかけてすべて電子化し、クラウド上に移行した。その結果、外出先から契約書の閲覧や確認が可能になった。必要とする契約書の検索も容易に行えるようになり、確認時間の大幅な削減にもつながった。契約書の保管書庫が不要になり、オフィスの省スペース化も実現した。

今後は、自社の営業支援システムからも契約書が確認できる機能を検討する。そのほかにもITを活用したバックオフィスの業務効率化に取り組んでいく考えだ。

編集部のココがポイント!

e文書法の施行により、総務・人事労務・経理などのバックオフィス業務は電子化が進んでますが、紙書類が全てペーパーレス化しているわけではありません。特に領収書や契約書、請求書などの国税関係書類は、電子帳簿保存法により保存要件が規定されているため電子化が進んでいないのが現状です。

しかし、電子帳簿保存法は、2016年・2017年に法律の改正で、保存要件が緩和され、スマートフォンで撮影したデータの保存も可能になりました。電子データ化を検討する企業も増えてきています。しかし、改正が多い法律のため、保存したデータが本当に要件を満たしているか不安な担当者も多いでしょう。

専門の電子契約書保管サービスや帳票電子化サービスなどを使えば、この要件を満たした上で、書類の電子化を簡単に実現します。帳票電子化サービスを検討する企業は、ここ数年で増えてきています。電子化が進めば、紙書類の紛失を防ぐことにもつながり、業務効率化やペーパーレス化によるコストの削減も期待できます。もし、営業活動や事務作業における書類管理に課題を感じているのであれば、このような事例を参考にすると、業務効率の向上につながるかもしれませんね。

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