無料で人事評価業務を行う方法
まずは、コストをかけずに人事評価を行う方法を紹介します。
エクセルやGoogleスプレッドシートを使う
評価シートを紙に印刷して運用しているなら、まずはエクセルやGoogleスプレッドシートを使ってみましょう。普段から使い慣れている従業員も多いはずなので、比較的導入しやすいです。人事評価テンプレートを無料でダウンロードできるサイトもあるため、気軽に利用できるでしょう。
PC上で評価シートを管理するので手書きよりも入力スピードが上がり、関数を使うことでデータの検索や共有がしやすくなります。なお、Googleスプレッドシートならクラウド上で使えて閲覧制限なども可能なので、エクセルよりもデータの共有が簡単です。しかし、従業員の人数分シートを作成する手間があったり、上書きや削除などのトラブルにも注意する必要があります。
無料トライアルを使う
人事評価システムとは、評価シートの作成や配布、回収、評価結果の集計、分析などを行うシステムのことです。クラウドサービスとして提供されている製品が多く、スマートフォンやタブレットで評価を入力できる場合もあるので、評価のワークフローがスムーズになるでしょう。業務効率が上がり、評価過程や評価結果が可視化されることで、評価のフィードバックがしやすくなります。評価に対する納得感を高められ、従業員の満足度も上がるでしょう。
人事評価システムは有料製品が大半ですが、中には無料トライアルやデモが提供されているケースもあるので一定期間無料で使えます。
無料ソフトを使う
人事評価システムの中には無料ソフトとして提供されているものもあります。製品によっては、使える機能は有料版と同じでも、利用人数に制限を設けている場合があるため、あらかじめ利用人数を明確にしてから導入することをおすすめします。また、データの保存期間も、有料版に比べると短く設定しているケースもあるため、確認しておきましょう。
無料で使える人事評価システムを比較！
ここからは無料トライアルやデモが使える人事評価システムを紹介します。
評価ポイント の比較ポイント
- 【年間ランキング１位】各企業に合わせたクラウド化のご提案
- 1on1・サンクスポイント・KPI・MBO・コンピテンシー対応
- ポイントで評価を見える化。システムを使い切るスキルは不要！
「評価ポイント」は、株式会社シーグリーンが提供する人事評価システムで、評価シートの集計や提出催促などの手間を減らします。この製品では導入前に無料でデモ画面を見られます。
- ・MBO/コンピテンシー/KPI/自己評価/360度評価などのデータを自動連動
- ・面談記録が残るので振り返りがしやすい
- ・リアルタイムで評価を行い、日々のがんばりをグラフで可視化
- ・売上増加や離職０に導いた成功事例あり
CYDAS PEOPLE 人事評価 の比較ポイント
- 柔軟なカスタマイズ性で自社に合った評価制度構築を支援
- 運用中の評価シートをシステム化し工数削減、進捗状況を可視化
- 納得感が得られる評価で従業員エンゲージメントを向上
株式会社サイダス提供の「MBO Cloud（サイダス）」は、目標管理制度にあわせて柔軟にカスタマイズできる人事評価システムです。この製品は導入前に無料のトライアルやデモで、実際の運用を体験できます。
- ・個人の目標だけでなく組織の目標を意識させ、組織力を高められる
- ・評価にギャップがある社員を抽出し、適切な評価を実現
- ・Performance Cloudとの連携で評価変動の原因分析ができる
- ・人材情報の正確なデータ化は専門スタッフが実施するので負担軽減
- ・導入の検討段階においても、デモを実施可能
あしたのクラウドHR の比較ポイント
- 導入企業約3,000社以上。評価制度が無くても構築からご支援可能
- Excel管理からの脱却。評価業務のペーパーレス化で効率化を実現
- 適切な目標設定・評価を実現するAI・各種機能搭載。運用が定着
「あしたのクラウドHR」は、株式会社あしたのチームが提供するクラウド型の人事評価システムです。導入企業約3,000社以上の実績があります。問い合わせを行えば無料デモが発行可能です。
- ・評価制度が無い場合も制度の構築から運用まで支援
- ・評価軸別、評価者別、部署別など、多様な切り口で分析ができる
- ・評価結果から査定額を自動算出する給与シミュレーション機能
- ・評価者のスキルを数値化し、社内・全国での偏差値を算出可能
Qasee（カシー） の比較ポイント
- 従業員・チーム・業務ごとの働き方をモニタリング
- テレワーク管理にも
- 業務やプロジェクトごとにその人的なコストを把握
Qasee株式会社が提供している「Qasee（カシー）」は使用ログからさまざまなデータを抽出し、多様な分析を行うことで組織の課題を明確化するサービスです。無料トライアル可能です。詳しくはお問い合わせください。
- ・インストールするだけで自動で業務や組織の状況を分析
- ・従業員はセルフマネジメントに、管理者は組織状況の改善に使用できる
- ・ワンクリックでインストール、短時間で全社導入可能
- ・メールや専用サイトによる充実したサポート体制
人事評価ナビゲーター の比較ポイント
- 業界トップクラスの低価格！月５５００円（税込）から運用可能！
- コンサル会社のノウハウが詰まった様々な機能を搭載！
- シンプルで誰でも簡単に運用可能！導入後も安心のサポート体制！
株式会社日本経営が提供する「人事評価ナビゲーター」は、コンサルティング会社が培ってきたノウハウをもとに作られた人事評価システムです。コンサルならではのポイントを押さえた評価基準や豊富な機能を持ち合わせていながら、低価格であることも魅力です。無料デモが可能なので、お問い合わせください。
- ・人材配置には、指定した条件で抽出も簡単
- ・クラウド型なので場所を問わず、マルチデバイスに対応
- ・過去の評価履歴もストック
- ・専用のお客様センターでサポートが受けられる
無料で人事評価を行う際の注意点
無料版を利用するにあたり注意点や費用対効果について考えてみるとよいでしょう。詳しく説明します。
無料版には機能や人数などの制限がある
人事評価を無料で行う場合、エクセルを使うのが一般的ですが、従業員の人数分の評価シートを用意しなければならず手間がかかります。一方、人事評価システムの無料トライアルを活用する場合は、機能や利用期間に制限があり、継続して利用する場合は別途費用が必要となります。無料トライアルは、あくまでもお試しとして利用するのが望ましいでしょう。
有料製品を使えば問題解決することも
無料製品では使いにくかった部分も、有料製品を選択することで以下のようなメリットもあります。人数や保存期間で自社の条件と合わない場合は、有料版も検討してみましょう。
- ●データの保存期間が長く、過去のデータの閲覧も可能
- ●利用できる機能が増える
- ●利用人数に制限はなく、自社に合った人数プランで利用できる
- ●クラウド型の利用では、利用端末や場所を問わずに利用できる
利用規模や費用対効果を考える
有料製品を利用するか迷った際は、利用規模や費用対効果を考えてみるとよいです。具体的には工数削減の面と、コスト削減の面で考えてみましょう。
たとえば工数について、人事評価において現在行っている工数をすべて洗い出し、システム導入によってどの程度時間の短縮が見込めるかを算出します。
またコストの面でいえば、現在紙で人事評価を行っている場合はペーパレス化によるコスト削減が実現するでしょう。既存システムの置き換えでシステム導入を検討している場合は、置き換えによって見込める費用対効果も算出してみましょう。
従業員が50名以上いる場合や今後企業規模を拡大する場合は、管理するデータの量が増えるので有料製品のほうが使いやすいはずです。また、中小企業でも人事担当者の業務負担がなくなることで人件費を削減できたり、ほかの重要業務に注力できたりするなど、システムの導入効果が高い場合は有料製品を導入する価値があるでしょう。
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人事評価システムとは？
ここで人事評価システムの基本機能はについておさらいしてみましょう。
- ■目標・評価結果の管理
- 従業員それぞれの目標と評価結果を見える化し、目標の達成率の把握や評価の共有などを行う。
- ■業務目標（MBO）評価
- 組織の目標を個人の目標に落とし込み、達成度の計算等を行って評価する。
- ■多面（360度）評価
- 特定の人物だけでなく、上司、部下、同僚など複数人から公平な評価を行う。
- ■評価ワークフロー
- 部署内で評価を自動でエスカレーションし、進捗確認やアラートによりスムーズな人事評価を行う。
- ■エクセルへのCSV出力
- 集計・分析したデータをCSVで出力する。
人事評価システムの選定ポイント
有料の人事評価システムを選ぶときには、どのようなポイントを意識すればよいのでしょうか。
提供形態を決める
人事評価システムは主にクラウド型とオンプレミス型の２種類の提供形態があります。それぞれの特徴を踏まえて選択しましょう。
クラウド型
クラウド型は自社内でサーバなどの設備を整えるのではなく、インターネットを経由して外部から提供されるサービスを利用する形態です。クラウド型には以下の特徴があります。
- ・自社内で整える設備が少なくて済む
- ・場所を選ばず利用できる
- ・インターネット環境により操作性が左右される
- ・カスタマイズ性に劣る
- ・ランニングコストがかかる
クラウド型はインターネット環境さえあれば、場所を選ばずに利用できます。大掛かりな設備が必要ない分、初期費用が安い傾向にあります。
弱点はカスタマイズ性に劣ることと、ランニングコストがかかることでしょう。自社内でシステムを管理するわけではないため、自由度は低くなりがちです。また月々の利用料が発生するため、長期的な視点ではコストがかかる可能性があります。
オンプレミス型
オンプレミス型は自社でサーバを準備し、システムを構築する利用形態です。オンプレミス型には以下の特徴があります。
- ・自由度が高い
- ・セキュリティに優れている
- ・初期費用が高い
- ・設備の整備やトラブル対応も自社内で行う必要がある
オンプレミス型はクラウド型と異なり、完全に自社内で管理するためカスタマイズ性に優れています。一度設置してしまえば、月額利用料がかからないのも強みです。さらに、インターネットを利用しない分、セキュリティ面でも安心でしょう。
ただし、設備を整えるために初期費用は高くなります。トラブルが発生した際に、すべて自社で対応しなければならないのも負担となるでしょう。
操作性を確認する
人事評価システムに限らず、何か新しいシステムを社内に導入する際は、あらかじめその操作性を確認しておくことが大切です。
「システムを導入したのに使いづらいため定着しなかった」というのでは意味がありません。無料トライアルなどを利用し、実際にシステムに触れて操作性を確かめておきましょう。
また、高機能すぎる製品は要注意です。必要ない機能まで備えたシステムは複雑で、かえって使いにくくなるケースもあります。MBO、360度評価、コンピテンシー評価など、自社の評価項目や基準に応じてどのような機能が必要なのか、あらかじめ洗い出しておくとよいでしょう。
ほかのシステムと連携できるか
ほかのシステムと連携できるかどうかも、システムを選ぶうえで重要なポイントです。例えば、以下のようなシステムと連携できれば人事全体の業務が効率化するでしょう。
- ・勤怠管理
- ・残業管理
- ・日報管理
- ・会計システム
また、データ移行方法も確認しておきましょう。システム連携ができない場合は手入力でのデータ移行となるため、非常に手間がかかります。
そのほか、現状の人事評価方法によってはPDFやエクセルファイルでの出力機能なども重要になるかもしれません。自社での運用方法や既存のシステムについて考慮しながら製品を選びましょう。
ベンダーの信頼性は高いか
人事評価システムを導入する際にはベンダーの信頼性にも注意が必要です。具体的には、以下のような点を確認しましょう。
- ・セキュリティの高さ（プライバシーマークや通信の暗号化）
- ・システムの実績（導入実績のある企業の数や利用年数）
- ・導入支援（サポートプランやマニュアルの有無）
人事評価システムを導入した後も、ベンダーとは長い付き合いを続けることになります。安心してシステムを利用し続けられるように、以上の点を確認しておきましょう。
自社にあった人事評価システムを探して利用しよう
無料で人事評価を行うにはエクセルの利用が一般的ですが、人事評価システムの無料トライアルを活用するというのも１つの方法です。しかし、機能が制限され、継続利用で費用が発生します。
無料のものはあくまでお試しと考え、自社に適した製品を選ぶ際の参考にしましょう。ぜひ資料請求を行い、複数の人事評価システムを比較してみてください。
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