請求書を発行し、入金を確認する──。取引先数が増えれば増えるほど、その作業量は膨れあがっていきます。急成長中のベンチャー企業では、少ないリソースのままで、請求管理業務をおこなっていることも珍しくありません。取引先件数が「昨年の15倍に増えた」というクラウドエースもその一例です。

この状況をロボットに請求業務を任せることで、人員を増やすことなく乗り越えることができた、クラウドエース取締役COOの青木さんに、請求管理業務へのシステム導入の背景やその効果などを教えてもらいました! また、同社が活用している『請求管理ロボ』の提供会社、ROBOT PAYMENT取締役の川本さんにもお話を聞いてきました。

クラウドエース株式会社 取締役COO 青木 誠さん
(所属・役職は取材当時)

設立2ヵ月で請求管理業務の自動化を決定

──設立間もない時期に『請求管理ロボ』の導入を決めたそうですね。

はい。クラウドエースが請求管理ロボを導入したのは、親会社の吉積情報株式会社から分社化してすぐのタイミングでした。ちょうどGoogle が東京にGoogle Cloud Platform™のリージョンを開設したタイミングで、 GCPの国内普及に向けたインフラ提供を専門として設立された会社がクラウドエースです。

──早いですね。そのころはまだ、発行する請求書は少なかったのではないでしょうか。請求書の発行数が増えて、業務ボリュームが人的リソースを上回った時点で、ようやく自動化を検討し始める企業も少なくない中で、なぜクラウドエースさんはそんなに早く決断できたのですか。

自社の成長をしっかり支えられる体制にしておきたいと考えたためです。

弊社は Google Cloud Platform™ のプレミアパートナーとしてビジネスをしている会社で、 GCP 市場の盛り上がりとともにビジネスを加速していきたいと思っております。

その中で「数年後の自社の姿」をイメージし、請求業務が増加していくことを見据えると、バックオフィス業務を整え、自社の成長をバックアップできる体制が必要と考えるようになりました。

──請求管理業務を効率化するツールはいくつかありますが、ツール選定の決め手はなんでしたか。

実は、他のプロダクトと比較をしていません。Google Cloud Platform™は、毎月利用した分だけの利用料が発生する従量課金モデル、また、サポート費用や運用保守費用は定期課金です。『請求管理ロボ』を選んだのは、サブスクリプションモデルとの相性の良さ、スポットで課金が発生するトレーニング事業の受講料にクレジットカード払いが柔軟に対応できる点などがポイントとなりました。

あとは、エンジニア出身の当社代表の吉積が、「クラウドサービスを選ぶこと」への強いこだわりを持っていて、『請求管理ロボ』のコンセプトに惚れ込んだ、ということも選定理由の一つです。

ロボットで人件費3名分のコスト削減を実現

──では、『請求管理ロボ』を使ってみた効果を教えてください。

人件費でいうと3名分の導入効果があったのではないでしょうか。当社は、サブスクリプション型のビジネスが主軸のため、請求内容の確定から発行までのリードタイムがとても短く、かつ、請求書の記載内容や発行頻度が発行先ごとに異なります。この業務フローを人力で対応しようとすれば、現在、3日で終えているものが、専属で1名つけても1週間はかかっていたと思います。その他に、見直しやダブルチェックを担当するスタッフも配置しなければいけないことも考えると、いまは「3名分」の業務短縮ができていると思います。

それに、ミスなく業務を遂行できていることも大きな効果だと感じています。請求管理業務をすべてヒトでおこなおうとすると、請求数が少ない時でさえ人的ミスが発生しかねません。しかし、『請求管理ロボ』導入から2年経ち、取引件数は15倍になっていますが、ミスなく対応できています。導入していなければ、きっと現場は混乱を招いていたでしょうね。

──ロボットがとても頼もしく感じますね。では、経営陣の一員として、青木さんが感じているメリットはなんでしょう。

いちばん大きいのは、企業のいかなる成長過程にも柔軟に対応できる点です。当社では、CRMやSFA、受注管理システム、会計ソフトなど、さまざまなITツールを導入しています。会社が大きくなるにつれ、再構築を余儀なくされるツールがほとんどですが、『請求管理ロボ』は規模を問わず、企業が成長を遂げたあとも、導入時そのままの状態で運用していくことができると考えています。

当社は、この1年でメンバーが十数名から70名程に増えるほど急拡大しました。営業メンバーも増え、毎月、新規顧客がコンスタントに増えていますが、こと請求管理業務についていえば、柔軟に対応できています。また我々はIPOを目指しておりますので、「バックオフィス業務がボトルネックになりかねない」といった不安を抱くことなく、売上計画をポジティブに策定できるので、経営側からみてとても助かります

社員を専門性の高い仕事にシフトさせたい

──請求管理業務の効率化のほかに、クラウドエースさんではどんな「働き方改革」の取り組みをされていますか。

Googleのビジネスアプリをフル活用しています。Google Cloud Platform™のトータルサポートをしている会社ですからね(笑)。当社ではフレックスタイム制やリモートワークなど職場が制限されない働き方を推奨し、また、大阪、名古屋、福岡に支社を立ち上げました。ロケーションが異なるメンバーとコミュニケーションをうまくはかるために、GmailやハングアウトなどのGsuiteを活用しています。

──なるほど。今後、ロボットに業務を代替させることを考えているものはありますか。

SFAに営業スタッフが入力する顧客関連の情報を、他のツールに自動転記できるようになったらいいなと思っています。現状はSFA内の情報を、都度コピーして他のツールに入れていますが、この作業時間は、営業の生産性向上を考えると改善が必要です。ルーティンワーク化しているものは、どんどん自動化していこうと思っています。

──「働き方改革」に取り組む経営者・管理部門担当者にメッセージをお願いします。

当社が業務の自動化に前向きなのは、「ミスを防げるから」であると同時に、「社員をより専門性の高い仕事にシフトさせることができるから」でもあります。業務自動化を推進することで、社員のモチベーション向上にもつながっていきます。こうした、数値では測りにくい部分にまで気を配って、組織をデザインしていくことが、企業の「働き方改革」には大事だと思います。

──業務自動化は、決してコスト削減のためだけではなく、社員のためにもなっているのですね。それでは、『請求管理ロボ』を提供している、ROBOT PAYMENTの川本さん、お願いします!

株式会社ROBOT PAYMENT 取締役 川本 圭祐さん
(所属・役職は取材当時)

「はじめからクラウド」の企業が激増

──「働き方改革」へのIT活用について、ユーザー側の意識は変わってきていますか。

はい。クラウド化へのマインドシフトを強く感じます。「働き方改革」には、企業活動のさまざまな場面での業務効率化が欠かせません。社内の数多くの業務を、それぞれオンプレミスのシステムで効率化しようとすれば、莫大なIT投資が必要。だから従来は手をつけられず、属人的な仕事のままになっていたのです。

しかし、クラウドサービスを使えば、数多くの業務をそれぞれ低コストで効率化できます。属人的ではなくなり、ブラックボックスだった業務が「見える化」されるので、さらなる効率化のための手を打っていくことが可能です。オンプレミスとの比較検討は念頭になく、当社に問い合わせする時点で「クラウドサービスありき」で検討している企業が、いまではめずらしくなくなりました。

──特に、人的リソースが限られるベンチャー企業では、属人化している業務があり、それが経営上の致命傷になりかねません。クラウドサービス導入がより切実に求められそうです。

ええ。請求管理業務について、属人化のリスクを回避したのが、クラウドエースさんですね。同社は、会社設立間もない時期から『請求管理ロボ』を導入。事業スケールに関係なく、一定のリソースで業務を遂行できるツールですので、導入時から取引件数が15倍に増えた現在まで、請求書発行業務についての人員の補充をすることなく運用できています。

また、クラウドエースさんが展開しているのはサブスクリプションモデルのビジネス。継続的に請求書の発行業務が発生し、かつ、請求金額の確定から請求書発行までのリードタイムが数日しかない。正確かつ迅速に請求書の発行業務をおこなうためには、「人の手には頼れない」という危機感が強くあったそうです。『請求管理ロボ』は請求書発行にかかわるオペレーション業務すべてを自動化します。だから、これらの危機感のすべてが解消されたのだと思います。

──今後、「働き方改革」支援についてのビジョンを聞かせてください。

『請求管理ロボ』をさらに進化させていきます。ユーザーからのリクエストが多い、「入金データの消し込みの完全自動化対応」「SFAやERPなど、他のシステムとの連携強化」「売掛金の早期入金」の実現を急ぎます。

近い将来に、代金の回収業務まで、まったくヒトの手がかからないようにしていく構想をもっています。属人的な業務からヒトを解放することが業務改革の要諦。それを支援することで、より多くの方々に生産性の高い仕事をしてもらえるように、尽力していきます。

──ヒトの手がかからずとも請求書業務をおこなえるようになると、負担もミスも減りますね。また、属人的かつルーティン化した業務から解放されることは、「働き方改革」にもなりそうです。青木さん、川本さん、ありがとうございました!

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