経費精算システムを導入して、申請者も経理担当者もうんと楽に! …のはずが、うまくシステムを活用しきれず、いまだに経費精算業務に時間がかかっている、そんな企業も多いのではないでしょうか。そんな中、経費精算業務にかかる時間を大きく短縮してくれるシステムがあるとのこと! なんでも領収書をパシャッとスマホで撮影して簡単に経費精算できるのだとか。さっそく編集部では、経費精算システム『楽楽精算』を体感しようと、サービス提供会社であるラクスさんのオフィスを訪ねてきました!

▼株式会社ラクス クラウド事業本部 ファイナンス・クラウド事業部 営業1課 杉浦 大樹さん
「領収書の読み取り機能は、多くのユーザーさんから『機能に追加してほしい』とリクエストされていました。やっと実現できてよかったです」

領収書を自分のスマホで撮ればOK!

これまでの『楽楽精算』では、領収書の添付はできても、領収書に記載されている金額等、申請時に必要な情報は手入力する必要がありました。これからは申請者が領収書を自分のスマホで撮影するだけで、金額、日付、取引先等を自動でデータ化! 申請者の手入力の手間が大きく削減できますね。

この「領収書読み取り機能」をはじめ、『楽楽精算』によって解決できる経費精算業務の課題については、申請者だけでなく、上がってきた申請内容のチェックや、会計ソフトへの取り込み作業等をおこなう経理担当者の業務効率化にもつながるため、「働き方改革」への貢献も大きくなりそうです。それぞれの立場でどんなお悩みを解決できるか、まとめてみました。

■一般社員(申請者)のお悩みを解決!

▼Before : 申請内容を作成するのに時間がかかり面倒…

経費精算業務において最も面倒なのが、毎月発生する交通費精算ではないでしょうか。期間中に利用した経路を思いだし、金額を調べて入力する…と工程がたくさん。領収書も提出しなければならない場合、金額の入力だけでなく、領収書に記載されている日付や取引先名など、こまかな入力作業が発生します。ミスも起こりやすいし、なにより時間がかかって本来の自分の業務ができない! ということもありますよね。

▼After : ピッ! パシャッ! で手入力の手間が激減!

『楽楽精算』には、交通系ICカードを専用リーダーにピッとかざすだけで、履歴をシステムに自動的で取り込み、そのまま申請できる機能があります。さらにプライベートで使用した履歴は申請対象から外すことができるため、仕事で使った交通費だけを申請することができます。この作業がものの数分程度で終わるのです!

▲交通系ICカードを専用リーダーにピッ! 履歴を一覧で確認可能

さらに、この度『楽楽精算』に新たに追加された「領収書読み取り機能」。これにより申請者の入力の手間を更に削減できるようになりました。「経費精算が大きく変わった!」と実感しやすくなるのではないでしょうか。

『楽楽精算』の営業担当 杉浦さんが、さっそく、領収書を撮影して申請データを作成するデモストレーションを見せてくれました。スマートフォンで専用アプリを立ち上げ、手元の領収書をパシャッと撮影。「これで領収書のデータが登録できました」。…って、こんなに簡単なんだ!

『楽楽精算』ユーザーでいうと、申請者ひとりが経費申請にかけている時間は10分~15分程度が多いのだそうです。杉浦さんのデモを見ていると、この領収書読み取り機能や、交通系ICカードの読み取り機能を活用すれば、そんなにかからないんじゃないかと思えるほどでした。「私は使い慣れていますから」と杉浦さんは謙遜しますが、時短の効果は絶大です!

■経理担当者のお悩みを解決!

▼Before : 規定に違反していないか、目視チェックが大変…

経理担当者が経費精算でチェックしているのは、領収書などのエビデンス資料と申請金額があっているかだけではありません。「社内ルールに則っているか」も経理が最終チェックしています。これが経理の負荷を大きくしている原因のひとつ。たとえば「いちばん安い乗り換えルートの金額で申請すること」「出張先での宿泊ホテル料金は上限1万5,000円にすること」といった独自のルールを設定している企業もあります。

このような社内独自のルールに反していないかのチェックは、目視で確認する必要があるため、経理担当者が一つ一つ確認して判断している企業も…。これが大きな負担になっています。

▼After : 申請不備を自動でチェック!

『楽楽精算』は表示画面のカスタマイズが非常に簡単で、社内ルールへの抵触をチェックする作業をシステムでおこなうことができます。

杉浦さんは、この規定違反があった場合の申請画面も見せてくれました。例えば交通費精算のケースで、「タクシーを利用したらその理由を記載しなければならない」という社内規定があった場合、申請する段階で理由が記載されていないと、申請できないようにすることも可能です。これにより、上がってきた不備のある申請内容を経理担当者が一つ一つ確認し、差し戻す作業がなくなります。

▲不備がある場合は申請できないようにエラーを設定
▲規定に則ったものだけ申請可能 記入漏れを防ぐ!

また、『楽楽精算』には、「申請期限までに申請されない」という問題を大幅に減らす機能があります。経理部に申請が届くまでのフローの中で、どこで滞っているのかが可視化されるのです。「営業Aさんは、まだ申請を出していない」「カスタマーサポートBさんは、直属の上長に提出したが、その上長がまだ次に回していない」といったことが一目瞭然。経理担当者から催促するのであれば、誰に声をかければいいのかすぐわかるわけです。

経費精算業務、削減する?このままでいい?

申請者にとっても経理担当者にとってもメリットの大きい経費精算システム。しかし、経理業務にIT導入を検討するとき、どうしても「このままでいい」と後回しにされてしまいがち。杉浦さんいわく、経費精算業務が社員・経理担当者の負担になっていることが、経営者から見えにくいことが要因の一つだそうです。

仮に、紙ベースで申請をする場合、申請者ひとり当たり月1時間程度の作業、経理担当者では月初5日の大半をとられています。この時間を「多い。削減するべきだ」とみるか「大したことはない。いまのままでいい」とみるか。経営者によって判断はわかれそうです。もしも、この労働時間を削減できるシステムが高額のものであれば、間違いなく「このままでいい」派が増えるでしょう。

しかし、『楽楽精算』はクラウドサービス。サーバー管理の必要もなく、保守メンテナンスなどのコストを導入企業が負担することもありません。「月額3万円~」と低コストで始められるのもクラウドサービスのいいところですね。
また、ラクスさんでは『楽楽精算』の設定講座を頻繁に開催しており、これに参加すると導入初期の設定が相談しながらできるそうです。クラウドサービスといっても手厚いサポートが受けられるのは、経理担当者にとっては嬉しいサービスですね!

以上、領収書をパシャッとスマホで撮影して簡単に経費精算できる『楽楽精算』のデモを体験してきました。デモを見ていると、爽快感、解放感がありました! そういう気持ちが湧き上がってくるのは、経費精算という業務の重たさゆえかもしれませんね。

「申請者の場合、月1時間程度。経理の稼動月間にして5日間程度。IT投資で改善しなければならないほどの業務ではない」と考える経営者の方や、経理担当者の方がいるなら、ぜひ考え直してほしいです!

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