ICT(情報通信技術)を活用した、時間や場所にとらわれない新しい働き方として脚光を浴びている「テレワーク制度」。従来のオフィス勤務型の働き方とは異なるため、テレワーク制度を導入する場合には、就業規則を見直す必要があります。また、効率よくテレワーク制度を活用するためには、細かい点までルールを策定した方がよいでしょう。では、これらの就業規則や勤務規程はどのように策定すればよいのでしょうか。効果的にテレワーク制度を活用するための就業規則、勤務規程の策定ステップについてご紹介します。

テレワーク制度にはどのような規則が必要?

テレワーク制度は、自宅をはじめとする会社のオフィス外で勤務します。一般的なオフィス勤務とは異なる勤務形態であるため、場合によっては、テレワーク制度に特有の規則を定めなくてはなりません。では、テレワーク制度について、どのような規則を定める必要があるのでしょうか? テレワーク制度の課題を踏まえながら、定めるべき勤務規程について見ていきましょう。

勤務規程とは

はじめに、勤務規程について説明します。勤務規程とは、会社における社内ルールである就業規則の一部です。常時10人以上の社員が所属している会社は、労働基準法(昭和22年法律第49号)第89条の規定により、就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長に届け出なければならないとされています。多くの会社ではすでに勤務規程が定められていますが、テレワーク制度はオフィス勤務などの従来の勤務形態とは異なるため、独自の勤務規程を定める必要があります。

テレワーク制度の課題とは

テレワーク制度を実施するにはさまざまな課題・問題点が生じる可能性があります。例えば、上司や他の社員とのコミュニケーション不足によって、業務にトラブルが起こるかもしれません。電話、社内SNS・ビジネスチャットツールなどを利用してコミュニケーションをとることはできますが、対面でコミュニケーションをとれるわけではないため、オフィス勤務と同様にやりとりすることは難しいでしょう。また、上司が部下の業務状況を直接確認することができないため、勤務時間や業務の進捗状況も把握しにくくなるという課題も挙げられます。

テレワーク制度の勤務規程

テレワーク制度の勤務規程にはどのような事柄を定めればよいのでしょうか。まずは、テレワーク制度を利用できる条件を定めましょう。また、テレワーク制度の課題として挙げられる勤務時間の管理方法や、コミュニケーションに関する規定も同時に定めておくことをおすすめします。テレワークの情報セキュリティに関する規定や、実施にあたって必要な細かい規定なども定めるとよいでしょう。

テレワーク制度の勤務規程の策定方法

テレワーク制度の勤務規程を実際に策定する際には、どのようにすればよいのでしょうか。

勤務規程の策定の順序は?

勤務規程にはテレワークをおこなう上での規則が細かく明記されています。策定する際に、テレワークを導入する上での全体的な方針や大枠をあらかじめ設定するとよいでしょう。また、勤務規程はテレワーク勤務において必要な事項を漏れなくカバーしていることが大切です。はじめに必要と思われる項目を洗い出してから、細かい内容を詰めるという順序で勤務規程を策定しましょう。

テレワークを実施する目的を勤務規程に反映させよう

勤務規程は、すべての会社がまったく同じ内容で策定するものではなく、自社の社員が働く際のルールを定めたものです。そのため、テレワークを実施する目的や実際の利用方法に即して、勤務規程を策定してください。また、策定した勤務規程は実際に運用して、業務に支障をきたさないかを確認し、必要に応じて修正しましょう。

次にテレワーク制度の勤務規程の具体的な策定手順を、3つのステップに分けて見ていきます。

ステップ1.テレワーク制度の実施目的を明確化する

テレワークの勤務規程を整備する上での最初のステップは、テレワークを実施する目的を明確にすることです。テレワークを利用してどのような業務をおこなうのかは、テレワークを導入する目的によって異なると考えられます。細かい勤務規程にも影響するため、テレワークの実施目的は最初に明確に定めるようにしましょう。その上で、テレワーク勤務をおこなうことができる社員の条件や、テレワークにおける勤務時間などの各規定を策定します。

ステップ2.各種規定の内容を決める

テレワーク制度の実施目的を明確にできたら、次は具体的に各規定の内容を決める段階に移ります。以下に、テレワーク制度の導入にあたって必要な規定の例を挙げています。それぞれの内容について見ていきましょう。

テレワークの実施に関する規定

テレワークには、適している業務と適していない業務があります。そのため、テレワーク制度を導入する際には、どのような業務でテレワークを実施できるのか明確にします。テレワーク勤務を認める社員の条件や、テレワークをおこなう場所についての条件も規定に盛り込むとよいでしょう。

人事評価制度に関する規定

テレワークで勤務する社員は、上司から離れた場所で仕事をおこなうため、勤務内容を上司が直接把握することは困難でしょう。このため、上司は部下が目の前にいない状態で部下の勤務内容を評価せざるを得なくなり、評価にばらつきが生じかねません。こういった課題に対して、業績や成果にもとづいた評価制度の導入など、テレワークにあわせた人事評価制度を構築しなくてはいけません。

勤務時間に関する規定

テレワークの課題の一つに、労働時間の管理が挙げられます。労働時間を客観的に、かつ正確に把握できるようにするために、始業・終業および着席・離席の連絡・管理方法をあらかじめ定めておく必要があります。また、テレワークにおいて適用する労働時間制度を選択しなければなりません。テレワークに適用できる主な労働時間制度として、以下のような制度が存在します。

  • 通常の労働時間制
  • 1日8時間、1週40時間の法定労働時間以内の法定労働時間とするもので、通常のオフィス勤務と同じ労働時間制度です。

  • 事業場外みなし労働時間制
  • テレワークのように事業所以外の場所で勤務した際に、労働時間を算定することが困難な場合、法定労働時間または労使協定で定めた時間分を勤務時間とみなす制度です。しかし、テレワーク就業形態の実態によっては適用できない場合もあるので注意が必要です。

  • フレックスタイム制
  • 始業・終業時刻の決定が労働者にゆだねられており、かつ1ヵ月単位で1週あたりの平均労働時間が40時間以内と定められている制度です。

設備や費用に関する規定

テレワークを導入する際、環境・設備の整備や情報セキュリティ対策も必要不可欠です。パソコン本体や情報通信機器などの設備を整えるための費用、通信回線費用、その他備品などの負担について、あらかじめ規定を定めましょう。加えて、情報通信機器に不具合が生じた場合の問い合わせ対応先も事前に決めておくとよいでしょう。

情報の取り扱いに関する規定

テレワーク勤務では、通常のオフィス勤務より情報漏洩や外部からの不正アクセスなどのリスクが高まります。セキュリティ上の観点から、情報の取り扱いに関する規定を定めておきましょう。特に、情報の持ち出しやパソコン・USBなどの取り扱いに関する規定は欠かせません。もし、社内の情報を外部に持ち出すことが危険であれば、リモートアクセスやシンクライアントなど、社外からデータを確認することができるシステムを活用してみるのもよいでしょう。

テレワーク時のコミュニケーションに関する規定

テレワーク勤務時における上司やその他の社員とのコミュニケーションをどのようにおこなうのか、という点についても、あらかじめ規定を定めておきましょう。具体的には、Web会議システムや社内SNS・ビジネスチャットツールなどの連絡手段や、定期的な連絡をおこなうことなどのルール作りなどが挙げられます。

労務上の規定

上記の規則に加えて、「勤務中に災害が発生した場合にはどうするか」など、緊急時の対応に関する規定も定めておきましょう。テレワーク勤務時でも業務起因性あるいは業務遂行性が認められれば労災は適用されるので、健康管理に関する規定も定めなくてはなりません。特に、健康に悪影響のある不規則な勤務や、長時間座って作業したことによる腰痛を未然に防ぐための規定を定める企業が多いようです。

ステップ3.策定した規定を運用・評価する

勤務規程の具体的な内容を決定した後は、導入に向けた最終段階に移ります。策定した勤務規程は、導入する前にテレワーク勤務をしている社員に内容を説明する必要があります。また、説明と同時に要望などを集約し、必要に応じて内容を改善することが大切です。その後、テレワークの通常業務に実際に適用してみましょう。業務への支障の有無や、規定に抜け穴が無いかなどを意識しながら勤務規程を評価します。なんらかの問題点が生じた際には、規定の内容を再検討し、改正しましょう。

まとめ

テレワークの勤務規程は、以上の3つのステップを経ることによって策定できます。テレワークをおこなう目的を達成できるように、各規定を細部までぬかりなく定めるようにしましょう。また、策定した勤務規程は、テレワークのなかで実際に用いながら再評価と改正をおこない、よりよい勤務規程を目指しましょう。

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