なぜ必要？文書管理システムの５つの導入目的とは

企業における文書管理の課題

ビジネスと文書管理（ドキュメント管理）は切っても切れない関係にあります。例えば会議資料や顧客への提案資料、契約書、請求書などさまざまな場面で文書管理が必要とされます。そのため企業規模が大きくなればなるほど膨大な数の文書を管理しなければならず、以下のような問題が発生してしまいます。

• ●膨大な量の紙資料がスペースを取る
• ●求めている文書がスムーズに見つからない
• ●紙文書だと紛失・情報漏洩などセキュリティ面で不安がある
• ●外出先で文書をスムーズに確認できない
• ●文書データを資産として上手く活用できない

紙文書による文書管理は維持費がかかって管理が煩雑になるうえ、文書内のデータを会社の資産として活用できる機会を減らしてしまうのです。これらの課題を解決するために、文書管理システムは必要不可欠なシステムだと言えます。

文書管理システムの５つの導入目的

文書管理システムに限らず多くのシステムの導入に際に大事なのが、「自社がなぜそのシステムを導入するのか？」、つまり導入目的を明確にしておくことです。目的が曖昧な場合、自社に最適なシステムを選定できず、結果としてシステムの導入に失敗してしまいます。

さて、文書管理システムを企業が導入する目的には様々なものがありますが、ここでは５つのポイントに分けて見ていきましょう。

• １．文書のペーパーレス化
• ２．業務の効率化
• ３．セキュリティの強化
• ４．バージョン管理
• ５．ナレッジマネジメントの実施

１．文書のペーパーレス化

紙文書を電子化することで、保存場所が不要になってスペースを作れるなどオフィス環境が改善されます。また、ファイリングや仕分けの手間もなくなり業務を効率化できます。

紙文書をデジタル化するのであれば、スキャナや複合機などの読み取りをサポートする機能が必要です。また、帳票の電子化が可能なソリューションは豊富に販売されており、それらとの連携機能の有無も重要となります。さらに、電子化されたドキュメントのファイル形式は多岐にわたります。そうしたデータ管理に対応できるかどうかも確認しましょう。

２．業務の効率化

多くの企業が悩んでいるのが、文書管理にリソースをを割くために業務効率が悪化してしまうことです。そのような企業では、文書管理にできるだけ時間と人員を使わないことが何より重要になってきますよね。

文書管理システムを導入すれば、必要な資料やドキュメントを検索することで手間なく探し、業務を効率化できます。

３．セキュリティの強化

自社で工夫することによって文書管理にさくコストを最低限にできても、多くの企業はセキュリティ面でのリスクをなくせません。リスク管理を徹底するためには、やはりデータ上で文書管理をするのが必要になってきます。

文書管理システムにはセキュリティ強化のため、システムへのアクセス権限設定、アクセス履歴を保管する証跡管理の機能があり、文書の紛失を防げるのはもちろん、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。

４．バージョン管理

バージョン管理とは、コンピュータ上で作成、編集されるファイルの変更履歴を管理することです。多くの企業は様々なデータについて、それぞれ「いつどのように更新したのか？」を把握できていません。

文書管理システムを導入すればバージョン管理をする機能もあるので、このような企業の悩みを解決できますし、常に最新のデータを把握して活用することもできます。

５．ナレッジマネジメントの実施

多くのIT企業がビジネスを拡大し、データの価値が重要視されてきている昨今では、自社のノウハウを蓄積・把握・分析していくことはとても重要です。しかし紙媒体で文書管理をしている多くの企業は自社に蓄積されたデータを資産として活用できていません。

文書管理システムを導入することで、ナレッジマネジメントを実施でき、結果として会社に蓄積した情報を自社独自の資産として活用することができます。

ナレッジマネジメントとは、企業や社員がもつ知識や経験、ノウハウを企業内で共有することで企業全体の生産性や競争力、企業価値を高めていく経営手法のことを言います。文書管理システムはこれをサポートする面でも有用なのです。

逆に言えば、文書管理システムの導入メリットとしてナレッジマネジメントを考えていなかった方は、こちらの記事を読んで文書管理システムの導入効果を最大限引き出しましょう。

文書管理システムを導入する前に、導入目的を明確にしよう！

文書管理システムは、さまざまな目的のもとで使用されます。そのため、自社の課題に合わせて目的を設定し、目的を達成できるような製品を選ぶ必要があります。

こちらの記事を参考にしつつ、まずは自社の現状を整理して「何をどう改善したいのか」を考えてみてください。

以下の記事では、文書管理システムの導入メリットについて詳しく解説しています。文書管理システムの導入に成功したい方はぜひ読んでみて下さいね。

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