文書管理システム選定は「目的」と「機能」から

現状の課題と導入目的の明確化

ビジネスと文書管理（ドキュメント管理）は切っても切れない関係にあります。例えば、会議資料や顧客への提案資料、契約書、請求書とさまざまな場面で文書管理が必要とされます。そのため、発生するドキュメント資料は膨大な数に及び、その管理が煩雑になるとさまざまな問題が発生します。

具体的には、「紙が氾濫して業務効率が低下」「必要な資料を探すために膨大な手間がかかる」「情報漏えいの危険性がある」といった問題の発生が想定されます。

このように、まずは文書管理の観点で、どんな課題があるのかを整理しシステムを導入する目的を明確にすることが重要です。

導入目的から必要になる機能を選ぶ

文書管理システムの導入目的と、必要となるツールのタイプ・機能を紹介します。

■ペーパーレス化

紙文書を電子化することで、保存場所が不要になり、スペースを作ることができるなどオフィス環境が改善されます。また、ファイリングや仕分けの手間もなくなり、業務を効率化できます。補足になりますが、電子管理への移行が進んでいる背景には、電子帳簿保存法(下記リンクを参照)やe文書通則法、e文書整備法の規制緩和があります。

出典：国税庁「電子帳簿保存法について」
https://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/01.htm
　　　

紙文書をデジタル化するのであれば、スキャナや複合機などの読み取りをサポートする機能が必要です。また、帳票の電子化が可能なソリューションは豊富に販売されており、それらとの連携機能の有無も重要となります。さらに、電子化されたドキュメントのファイル形式は多岐にわたります。そうしたデータ管理に対応できるかどうかも確認しましょう。

■業務効率化

必要な資料やドキュメントを検索することで手間なく探し、業務効率化が可能になります。

業務効率化を目的にする場合、着目すべき機能が２つあります。１つが「検索機能」です。この機能によりドキュメントを探し出せない、または時間がかかるなどの課題を解決できます。ツールには検索に特化しているタイプややもあり、ドキュメント内の全文検索機能を備えているツールもあります。もう1つが「ワークフロー機能」です。これは、申請業務を紙で行っている場合、承認に時間がかかる、進捗状況がわからないという課題を解決できます。

■セキュリティ強化

紙文書での管理を電子管理へ移行し、セキュリティの強化が可能です。

セキュリティ強化を目的にする場合、システムへのアクセス権限設定、アクセス履歴を保管する証跡管理の機能があるかを確認しましょう。

■バージョン管理

例えばプロジェクトチームなどで、情報共有におけるドキュメントのバージョン管理が可能になります。

この目的で利用する場合、システムにプロジェクトの進捗工程のドキュメントをひも付け、バージョン管理機能が備わっているかを確認します。

■モバイル対応

外出先での情報入力や管理を円滑化させるために、文書管理をモバイル端末で行うことが可能になります。例えば、製造業では、これまで現場への製造指示やピッキングリストなどに紙伝票を使っていましたが、今ではタブレット端末を利用する現場が増えています。また、外出先の営業担当者への指示もスマートフォンを利用するようになっています。

この目的で利用する場合は、システムがモバイル端末に対応しているかを確認しましょう。モバイルで利用することに特化したツールも開発されています。

まとめ　～ 目的に応じた管理レベルを確認する ～

文書管理システムは、さまざまな目的のもと使用され、それに応じた機能があります。そのため、自社の課題に合わせて、検討している製品に目的を満たすための機能が備わっているかを確認することが重要です。

また近年、文書管理に関わる法改正の1つにe-文書法があります。同法では、法的に保存が義務付けられた文書を従来の紙文書だけではなく、電子化されて保存された文書も認められるようになりました。このことから、文書管理システムの社内業務における有用性、効率性が高まっていることがいえます。導入検討の際は、法規制に対応した文書管理システムかどうかも考慮しましょう。