勤怠管理の方法とは？基礎知識や効率化についてわかりやすく解説！

勤怠管理とは

勤怠管理とは、従業員の出退勤時刻や休暇の取得状況を正確に把握し、労働基準法や会社の就業規則を守った労働ができるように管理することです。労務管理のベースとなる勤怠管理情報は、給与計算や人事評価に反映されます。

対象管理項目

勤怠管理業務で管理すべき項目は、労働者の出退勤を中心にさまざまなものがあります。対象の管理項目は以下のとおりです。

■管理項目

• ・労働日数、欠勤数
• ・始業、終業時刻、休憩時刻
• ・労働時間数
• ・時間外労働時間数、深夜労働時間数、休日労働時間数
• ・有給休暇日数、残日数
• ・遅刻や早退の回数と時間

労働日ごとの始業・終業時刻を確認するだけでなく、時間外労働や深夜残業、休日出勤の有無・時間の把握が必要です。また、2019年４月から年次有給休暇の取得も義務化されたため、進捗状況の管理も求められています。

参考：労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
参考：働き方改革 ～ 一億総活躍社会の実現に向けて ～｜厚生労働省

対象企業

労働基準法によると、勤怠管理を実施しなければいけない企業は「労働時間の規定が適用される事業所である」と定められています。原則、業種や企業規模を問わず、従業員の雇用がある企業すべてに適切な勤怠管理を求められます。なお、労働時間の規定が適用されない農業や水産業など一部の業種は対象ではありません。

対象従業員

2017年に発表された厚生労働省のガイドラインでは、勤怠管理の対象者は「管理監督者」や「裁量労働制が適用される人」以外の従業員と定められていました。しかし、2019年４月の法改正により管理監督者や裁量労働制が適用される人も、勤怠管理の実施が義務化されています。労働者の健康を守るための措置であり、使用者には労働時間の客観的把握や健康管理時間の把握が求められます。

勤怠管理の方法と特徴

従業員の労働時間を正確に把握し管理するには、どのような方法があるのでしょうか。代表的な方法と特徴を紹介します。

１．出勤簿など自己申告

出退勤のタイミングで出勤簿に、従業員が時間を手書きする方法です。月に一度、人事・労務担当者が出退勤簿を回収し、総労働時間を集計したり給与計算システムへ反映したりするために、エクセルなどにデータとして転記します。

■メリット

紙と筆記用具があれば導入できるため、コストはほとんどかかりません。勤怠管理用のテンプレートが印字されたシートも販売されているため、購入すればすぐに勤怠管理を開始できます。

■デメリット

毎月の集計が手作業で実施するため、時間を要し転記ミスの発生もあるでしょう。また、正確な打刻の把握ができません。導入コストはかかりませんが、集計する人件費はかかり、３年間の保存義務がある出勤簿の保管コストも発生します。

また、偽った時間の記入や代理人の記入など、不正申告のおそれもあるでしょう。さらにサービス残業が常態化する場合もあります。

出勤簿による勤怠管理は、自己申告にもとづくものであり、法で定められた「客観的方法による労働時間の把握」にはあてはまりません。そのため、出勤簿を用いた勤怠管理では、労働者に適正な自己申告を求める必要があります。実際の労働時間と乖離がないかの実態調査も実施しましょう。

２．エクセルでの管理

従業員が出退勤時刻や休暇取得などの情報を、エクセルに入力します。人事・労務担当者などが作成する勤怠管理表では、減数・SUM関数・IF関数を使用して管理します。

■メリット

新規のシステムなどを購入せずとも、勤怠管理を実施できるため、気軽にはじめられるでしょう。勤怠管理表の作成やテンプレートのダウンロードをすれば、従業員が入力するだけのため、コストをかけずに利用できますCSVファイルとして、勤怠データを給与計算システムへインポートも可能です。

■デメリット

外部のテンプレートをダウンロードしても、自社の就業形態にマッチしない場合もあります。自社の勤務形態にあっているか、深夜残業や休日出勤の計算が正しくできるかなどを必ず確認しましょう。必要であれば、関数を組みなおす必要もあります。

誰でも簡単に入力できるからこそ、記録された出退勤時刻が正確でない可能性もあります。なお、エクセルによる勤怠管理は「自己申告制」とみなされ、客観的な記録とされない可能性があるため、注意が必要です。

以下の記事では、エクセルを使用した勤怠管理で必要な関数やポイントなどを解説しているので、参考にしてください。

３．タイムカードでの打刻

従業員が出社・退社するタイミングで、タイムレコーダーにタイムカードを差し込み打刻します。打刻されたデータは、手入力でエクセルへと転記する場合がほとんどです。製品によっては、勤怠管理ソフトがついていて、USBケーブルやSDカードでパソコンに取り込める場合もあるでしょう。

■メリット

比較的安価にタイムレコーダーを導入できます。近年のタイムレコーダーでは、データの出力機能や社員証と連携させた認証機能が搭載の製品も登場しています。

■デメリット

打刻方法が限られているタイムカードは、直行・直帰に対応できず、不便に感じるシーンもあるでしょう。在宅勤務などテレワークなどにも不向きといえます。また、残業時間の管理や有給管理が困難な側面もあります。また、他人が使用する不正打刻やミスの可能性、印字の失敗なども想定されるでしょう。

タイムカードで勤怠管理をする場合の課題について、以下の記事で整理しています。

４．勤怠管理システムの活用

勤怠管理システムは、従業員の出退勤の打刻や記録、残業や休暇の申請などの管理ができるツールです。さまざまな場所・デバイスで出退勤時間を記録できます。

■メリット

勤怠管理システムの打刻は、ICカード・スマホ・PC・生体認証などさまざまな方法があり、承認申請もワンクリックでできるため、従業員の負担が軽減されるでしょう。また、GPSに対応したアプリを使用した製品では打刻場所も記録されるため、不正の防につながります。

管理画面では、従業員の出退勤情報をリアルタイムで確認でき、必要なときにはCSV出力も可能です。さらに給与計算システムと連携できる製品では、正確な賃金計算を効率的に実施できます。法律に則した残業代計算も自動で実施する勤怠管理システムもあります。勤怠管理業務が効率化するため、人件費などコスト削減につながるでしょう。

■デメリット

自社に適した勤怠管理システムを導入できないと、コストがかかったり、従業員が活用できず定着しなかったりと、人事・労務担当者の負担を招くでしょう。自社の勤務形態に適した製品選びが大切です。

上記方法で、法に則った「客観的方法による労働時間の把握」に対応できるのは、勤怠管理システムです。以下のボタンより気になる製品の比較表作成や無料で資料請求もできるので、ぜひご覧ください。

勤怠管理の必要性

勤怠管理が必要とされるようになった背景の一つに、働き方改革関連法によって見直された労働基準法や労働安全衛生法への対応が挙げられます。「客観的方法による労働時間の把握」が企業の義務となったため、従業員の出退勤状況を正確に把握しなければならなくなりました。また、労働基準法で定められた法定労働時間を守り、適切な給与計算をしていなければ、労務コンプライアンスで問題が発生します。客観的方法による労働時間の把握や、正確な給与計算には、勤怠管理システムが適切な方法といえるでしょう。

参考：労働基準法
参考：労働安全衛生法

勤怠管理の必要性について、さらに知りたい方は以下のページをご覧ください。

効率的な勤怠管理にはシステム導入がおすすめ

正確で効率的な勤怠管理業務には、システムの導入がおすすめです。勤怠管理システム導入により得られるメリット、期待できる代表的な効果は以下のとおりです。

• ●打刻時間を正確に把握できる
• ●不正な打刻を防止
• ●労働時間を管理できる
• ●コストを抑えられる
• ●モバイルデバイス対応で働きやすさ向上
• ●他システムと連携できる
• ●法改正への対応も安心

労働基準法や労働安全衛生法など法律が改正された場合は、対応しなければなりません。勤怠管理システムでは、法改正の際もシステムのアップデートにより法令を遵守した勤怠管理が可能です。人事や労務担当者・管理職の業務効率は大幅に向上するでしょう。

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勤怠管理システムを効果的に使用するポイント

勤怠管理システムの効果を最大限に引き出すためには、ポイントがあります。勤怠管理システムを導入して発生してしまう代表的な問題は以下のとおりです。

• ●従業員が正しく使用できない
• ●勤怠データの活用が有効化できない
• ●例外的な問題の発生

導入後の失敗を防ぐために、対策すべき５つのポイントを紹介します。

正確な使用方法の徹底

出退勤時刻が正確に記録されていないと、適切な管理ができません。新システムの打刻方法や入力操作を、管理者・従業員ともに正しく理解することが必要不可欠です。新システムの活用方法についての社員説明会を開催しましょう。説明会の他にも、部門単位または職場単位できめ細かな教育を実施してください。

また、システムを導入してしばらくは、打刻の際に担当者が操作指導を実施するのもおすすめです。社員だけでなく、パート社員やアルバイトもストレスなく使用できるかを確認しましょう。

登録データのミスをチェック

勤怠管理システムは集計を自動化できるためミスは軽減しますが、念のため確認は必要といえるでしょう。出退勤時刻や雇用形態など登録データが正しい情報か、導入前のデータと比較し確認しましょう。システム導入当初は想定しないミスの発生も考えられるため、確認時間を確保しましょう。

またシステム導入前と導入後のデータを比較することで、導入以前のミスを発見する可能性もあります。システム導入前の登録データが正確かあわせて確認しましょう。

勤怠情報を開示する

勤怠管理システムの導入で、労働時間において新しいルールや指示を策定する場合が多くあります。残業禁止や、残業時間の計算方法があっているか不安になる従業員がストレスを感じる場合もあるでしょう。

タイムカードからICカードに変更したところ、社員からの残業時間に関する問い合わせが急増し、人事部の通常業務に支障が出たという報告もあります。従業員が勤務時間を確認できるシステムの採用や、仕組みを整えましょう。

勤怠データの有効活用

勤怠管理システムでは、出退勤のデータをノウハウとして蓄積でき、さまざまな方面に有効活用できます。自社が実施したい活用に対応している製品を導入しましょう。代表的な活用例を紹介します。

人員配置の最適化

部署ごとの勤務時間を精査・比較して、配置人数が適正であるか確認しましょう。勤怠情報を集約してグラフ化する機能がある製品では、データを可視化できます。勤怠管理システム導入後は、人員の増減や配置転換に活用しましょう。

長時間労働の防止

総務省主導の働き方改革のなかで、2019年から「働き方改革関連法案」が随時施行されています。より働きやすい職場を推進していく中で、長時間労働の発見も重要です。

もし長時間労働をしている社員が突然倒れてしまったら、巨額の賠償金を請求されるおそれもあります。紙のタイムカードやエクセルによる勤怠管理の場合、長時間労働を発見するのは困難ですが、勤怠管理システムでは、アラート機能などで早期に発見が可能です。

トラブル発生時のサポート確認

勤怠管理システムは全社で利用するため、短時間の機能停止でも大きな混乱を招きます。予想外の問題にも迅速に対応できるよう、最悪の状態を想定して対策しましょう。

予想外のケースの一例として、システム側の不具合やクラウドサーバのアップデートなどが挙げられます。万が一、不具合が発生した際に、どのようなシステムサポートサービスがあるか確認しましょう。

以下のページでは、勤怠管理システムの特徴を比較しています。効果を発揮できる製品選びの参考にしてください。

勤怠管理システムを導入して業務を効率化しよう

働き方改革や新型コロナウイルスの流行により、勤怠管理は複雑化しています。勤怠管理の方法は自己申告やエクセル、タイムカードなどがありますが、適切な勤怠管理は困難といえるでしょう。法律に則った効率的な勤怠管理には、システム導入がおすすめです。自社にあう製品を選び、使用するポイントをおさえて、勤怠管理システムの効果を最大限に引き出しましょう。

代表

北 光太郎さんのコメント